Bevaras Diarieförs Papper/

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för utbildning på grund och avancerad nivå vid Umeå universitet Upprättad av: Registratur och Arkiv Dnr: Fastställd: Reviderad: Styrande föreskrifter är: RA FS 1991:6, 1997:6, RA FS 2007:1, RA FS 2008:3, RA FS 2011:2, RA FS 2012:2, RA FS 2013:5, RA FS 2016:2 Process Fastställa utbildningsutbudet på grund och avancerad nivå Beslut om ekonomiska ramar Förvaltningen Från fakultetsnämnd. för utbildningsutbud Förslag på kurser/utbildningar Från erna Förslag till beslut om utbildningsutbud Förvaltningen Från utbildningskommitté eller grundutbildningsnämnd Beslut om utbildningsutbud Förvaltningen Från fakultetsnämnd Inrätta huvudområde på grund och avancerad nivå Förslag till inrättande av Från. huvudområde Förslag till beslut om inrättande av huvudområde Förvaltningen Från utbildningskommitté och fakultetsnämnd Yttrande om inrättande av huvudområde Förvaltningen Från examina och utbildningsstrategiska rådet Rektorsbeslut om inrättande av huvudområde Förvaltningen Beslut om utbildningsprogram på grund och avancerad nivå Denna process gäller för alla beslut om program. Det kan t.ex. vara val av studieort, avvikande terminstider, tröskelkrav. Samma process gäller även för avvecklande av utbildningsprogram Förslag till inrättande av Från Institution. 1

2 3.1.3 Yttrande om inrättande av utbildningsprogram utbildningsprogram Förslag till beslut om inrättande av utbildningsprogram Rektorsbeslut om inrättande av utbildningsprogram 2 Förvaltningen Från programrådet, examina och utbildningsstrategiska rådet. Förvaltningen Från utbildningskommitté och fakultetsnämnd. Förvaltningen Utbildningsplan Beslut om kurser på grund och avancerad nivå Denna process gäller för alla beslut om kurser. Det kan t.ex. vara val av studieort, avvikande terminstider, tröskelkrav. Samma process gäller även för avvecklande av kurser på grund & avancerad nivå Förslag till inrättande av kurser Förslag till beslut av inrättande om kurser Från. Från utbildningskommitté, fakultetsnämnd & utbildningsutskott Beslut om inrättande av kurser Kursplan Bevaras Digitalt Förvaltningen Kursplaner bevaras från och med 2014 i myndighetens utbildningsdatabas Selma Upprätta lokala examensbeskrivningar på grund och avancerad nivå Förslag till inrättande av lokala examensbeskrivningar Från Förslag till beslut av inrättande av lokala examens Förvaltningen Från utbildningskommitté och fakultetsnämnd.

3 beskrivningar Mall för examensbeskrivningar Bevaras Yttrande om inrättande av lokala examensbeskrivningar Rektorsbeslut om upprättande av lokala examensbeskrivningar 3.2 Hantera antagning till utbildning på grund och avancerad nivå 3.2 Ansökan/Ansökan med bilagor Gallras 2 efter beslut om antagning 3.2 Ansökan om avsteg från gängse urvalsgrund 3.2 Anmälan att göra anpassat högskoleprov Gallras 2 efter beslut om antagning Gallras 2 månader efter provtillfället (v & höst) Förvaltningen Förvaltningen Från examina och utbildningsstrategiska rådet. Förvaltningen NyA Digitalt Förvaltningen Om anmälan registrerats i antagnings eller studieregister. För antagen som inte registrerats i studieregister, t.ex. inresande (utländsk) student, bör anmälan med bilagor bevaras. RA FS 2007:1 (ändrad 2008:3, 2011:2, 2013:5) NyA Digitalt Förvaltningen Ansökningar angående särskilda skäl (avsteg från gängse urvalsgrund) Förvaras och av handläggaren RA FS 2007:1 (ändrad 2008:3, HP admin Digitalt Förvaltningen Gallring styrs centralt av UHR. RA FS 1991:6 (ändrad 1997:6, 3.2 Intyg som styrker anpassat Gallras efter 2 Diarieförs Digitalt/ Förvaltningen OSL 21 kan förekomma i 3

4 högskoleprov 3.2 Beslut att få göra anpassat högskoleprov efter senaste provtillfället Gallras efter 2 efter senaste provtillfället centralt 2 ggr/ (samlingsärende) 4 papper kap. 1 bilagorna. Bilagorna förvaras i arkiv hos Registratur och Arkiv. RA FS 1991:6 (ändrad 1997:6, HP admin Digitalt Förvaltningen RA FS 1991:6 (ändrad 1997:6, 3.2 Ansökan om anstånd Bevaras Diarieförs, Digitalt/ Förvaltningen NyA papper 3.2 Beslut om anstånd Bevaras Diarieförs, Digitalt/ Förvaltningen NyA papper 3.2 Kontrollbesked (automatiserat från systemet) Gallras vid inaktualitet NyA Digitalt Förvaltningen Vid anmälan, ändring av anmälan och ändring av förutsättningar. RA FS 1991:6 (ändrad 1997:6, 3.2 Sammanställning av antagna (antagningslistor) Gallras vid inaktualitet NyA/Ladok Digitalt/ papper Förvaltningen RA FS 1991:6 (ändrad 1997:6, 3.2 Beslut om behörighet Gallras efter 3 NyA Digitalt/ papper Förvaltningen RA FS 2007:1 (ändrad 2008:3, 3.2 Beslut om antagning Bevaras NyA/Ladok Digitalt Förvaltningen Bevaras i ladok. 3.2 Antagningsbesked Gallras vid inaktualitet NyA Digitalt Förvaltningen Urval 1 och urval 2. RA FS 1991:6 (ändrad 1997:6, 3.2 Arbetsprover för utbildning som leder till konstnärlig examen, arkitektexamen eller Återlämnas 1 månad efter beslut om NyA Institution Förekomsten av uppvisande arbetsprover bör dokumenteras.

5 motsvarande, och som utgörs av allmänna handlingar antagning under förutsättning att arbetsprovet har dokumenterats. Vid avsaknad av dokumentation ska arbetsproverna sparas i 2 efter beslut om antagning. Om den sökande inte begärt återlämnande f arbetsprover 1 månad efter beslut om antagning. Dokumentation av uppvisade arbetsprover f 2 efter beslut om antagning. De listor (med bl.a. bedömning och närvaro) som upprättas ska bevaras och arkiveras i konsthögskolans arkiv. Listorna tas ut på papper. Beslut dnr Arbetsprover som utgörs av föremål och som inte har bedömts vara allmänna handlingar kan förstöras eller återlämnas utan medgivande från Riksarkivet. RA FS 2007:1 (ändrad 2008:3, 3.3 Planera och genomföra utbildning på grund och avancerad nivå Planera undervisning på program och kurser Bemanningsplanering för undervisning Bevaras BPS Digitalt Institution BPS är ett centralt bemannings & planerings 5

6 system för hela myndigheten. Informationen bevaras Beslut om examinator Avtal om verksamhetsförlagd utbildning (VFU) Schema Bevaras TimeEdit Digitalt Institution Bevaras i TimeEdit Litteraturlistor Bevaras Selma Digitalt Institution Bevaras i Selma Läromedel Bevaras Digitalt/ papper Institution T.ex. kompendier, power point etc. Bevaras i lärplattform eller skrivs ut på papper. Vid bevarande läs Riksarkivets föreskrift, RA FS 2009:2, för val av format Studiehandledning/ studieguide Förbereda utbildningsmoment Registreringslista (vilka som registrerats på utbildningen /kursen) Bevaras Digitalt/ papper Bevaras Ladok Välkomstbrev Bevaras Institution Inbegriper information om vad som ska ske på utbildningen/ kursen som t.ex. läsanvisningar. Bevaras i lärplattform eller skrivs ut på papper. Vid bevarande läs Riksarkivets föreskrift, RA FS 2009:2, för val av format. Institution Sista urvalet. Skrivs ut på papper på en. Institution Bevaras i lärplattform eller skrivs ut på papper. Vid bevarande läs Riksarkivets föreskrift, RA FS 6

7 3.3.3 Hantera utbildningsmoment Provformulär Bevaras Rättningsmall Bevaras Skriftliga prov Gallras efter :2, för val av format. Institution Benämns även skrivningsuppgifter/provmall /tentamensfrågor. Bevaras i lärplattform eller skrivs ut på papper. Vid bevarande läs Riksarkivets föreskrift, RA FS 2009:2, för val av format. Institution Bevaras i lärplattform eller skrivs ut på papper. Vid bevarande läs Riksarkivets föreskrift, RA FS 2009:2, för val av format. Institution Återlämnas till student efter betygsättning och betyget registrerats i studieregister. Provsvar som inte återlämnats f 2 efter betygsättning. Om student begär omprövning av betyg bör provsvar bevaras i 2. RA FS 2007:1 (ändrad 2008:3, Kodblad till tentamen Gallras efter 2 Institution RA FS 2007:1 (ändrad 2008:3, Betygsunderlag/rättnings Bevaras Papper Institution Sammanställning av 7

8 protokoll Registerkort för studenter (äldre kortlådor) Handledarrapport från verksamhetsförlagd utbildning med bilagor (lärarutbildning) Studenternas rapporter från praktik eller verksamhetsförlagd utbildning med bilagor (lärarutbildning) Uppsatser för 60 hp. (Individuella arbeten, självständiga arbeten, fördjupningsuppgifter, motsvarande B nivå) studieresultat. Kan även benämnas rutlistor & excellistor. Bevaras Papper Institution Avser prestationer som inte är införda i studieregister. Gallras 2 Ladok Institution Rapporter f inte om efter avslutad de legat till grund för betygsättning delkurs eller och betyget inte utbildning registrerats i studieregister. RA FS 2007:1 (ändrad 2008:3, Gallras 2 efter det att betyget registrerats i studieregister Gallras 5 efter betygsdatum Ladok Ladok Institution Rapporter f inte om de legat till grund för betygsättning och betyget inte registrerats i studieregister. Med bilagor avses utlåtanden från arbetsplatser och annan dokumentation som bildar underlag till rapporten. RA FS 2007:1 (ändrad 2008:3, 2011:2, 2013:5) Institution För att gallring ska vara möjlig ska betyg ha registrerats i studieregister. Uppsatser som bedöms ha ett värde för forskningens behov, inom eller utom den egna disciplinen, eller som bedöms 8

9 vara av allmänintresse ska bevaras. För uppsatser i ämnen och program där 60 högskolepoäng (tidigare 40 p) utgör den högsta nivån ska särskild ställning tas till ett eventuellt bevarande Examensarbeten, 90 hp och högre Blankett för godkännande av publicering Bedömningskriterier Bevaras Instruktion/förutsättningar för examensarbetet Arkivlista uppgift och betyg på examensarbete (undertecknad) RA FS 2007:1 (ändrad 2008:3, Bevaras Ladok/Diva Digitalt Institution T.ex. uppsatser som kandidat, magister och master. Bevaras i Diva. Bevaras Papper Institution Bevaras Bevaras Ladok Institution Bevaras i lärplattform eller skrivs ut på papper. Vid bevarande läs Riksarkivets föreskrift, RA FS 2009:2, för val av format. Institution Bevaras i lärplattform eller skrivs ut på papper. Vid bevarande läs Riksarkivets föreskrift, RA FS 2009:2, för val av format. Förvaltning Skickas löpande till Registratur och Arkiv. 9

10 3.3.3 Arkivlista betyg på hel kurs (undertecknad) Arkivlista betygsändring (undertecknad) Arkivlista borttagning (undertecknad) Arkivlista beslut om tillgodoräknande (undertecknad) Arkivlista prov (moment, undertecknad) Kursbevis Bevaras alt. Förvaltning Skickas löpande till Registratur och Arkiv. Förvaltning Skickas löpande till Registratur och Arkiv. Förvaltning Skickas löpande till Registratur och Arkiv. Bevaras Ladok Bevaras Ladok Bevaras Ladok Bevaras Ladok Bevaras Ladok Förvaltning Skickas löpande till Registratur och Arkiv. Förvaltning Skickas löpande till Registratur och Arkiv. Byter namn i Ladok3 till Modul. Institution Kursinformation bevaras i Ladok (och Selma). De kursbevis som på begäran skrivs ut ur Ladok bevaras inte i pappersform Kursvärderingar/andra värderingar rörande utbildning Gallras 2 efter att sammanställning upprättats Utvärderingsmall för kurser Bevaras Om kursbevis tas ut enhetligt & regelmässigt på papper (äldre modell) bevaras en papperskopia. Institution Om ingen sammanställning har upprättats ska kursvärderingarna sparas i 10. RA FS 2007:1 (ändrad 2008:3, Institution Bevaras i lärplattform eller skrivs ut på papper. Vid bevarande läs 10

11 3.3.3 Sammanställning av kursvärdering Bevaras Riksarkivets föreskrift, RA FS 2009:2, för val av format. Institution Om handlingstypen finns i t.ex. lärplattform, bevaras den där annars skrivs den ut på papper och diarieförs. Vid bevarande läs Riksarkivets föreskrift, RA FS 2009:2, för val av format. För Teknisk naturvetenskaplig fakultet finns sammanställningarna i systemet Kursrapport från och med RA FS 2007:1 (ändrad 2008:3, 3.4 Hantera studentärenden på grund och avancerad nivå Hantera individuell studiegång Ansökan om individuell studiegång med ev. bilagor OSL 21 kap. 1 kan förekomma i bilagorna Förslag till beslut om individuell studiegång Beslut om individuell studiegång Överenskommelse Benämns även individuell studiegång Hantera undantag från förkunskapskrav inom program Ansökan om dispens från Benämns även dispens. 11

12 tröskelkrav Beslut om dispens från tröskelkrav Hantera studieuppehåll samt återupptagande av studier Ansökan om studieuppehåll Gallras efter 3 Ladok med ev. bilagor OSL 21 kap. 1 Från programrådet. En förutsättning för att gallring ska vara möjlig är att tillförts studieregister. Det är samma hantering oavsett bifall eller avslag. kan förekomma i bilagorna Beslut om studieuppehåll Gallras efter 3 Ladok Ansökan diarieförs alt. hålls systematisk ordnad. RA FS 1991:6 (ändrad 1997:6, En förutsättning för att gallring ska vara möjlig är att tillförts studieregister. Det är samma hantering oavsett bifall eller avslag. Beslut diarieförs alt. hålls systematisk ordnad. RA FS 1991:6 (ändrad 1997:6, 12

13 3.4.3 Ansökan om återupptagande av studier efter studieuppehåll Gallras 3 efter det att anmälan inkommit till myndigheten Ladok En förutsättning för gallringen är att uppgifter om återupptagandet av studier som har registrerats i studieregister bevaras. Ansökan diarieförs alt. hålls systematiskt ordnad Beslut om återupptagande av studier efter studieuppehåll Gallras 3 efter det att beslut har fattats i ärendet Ladok RA FS 2016:2 En förutsättning för gallringen är att uppgifter om återtagandet av studier har registrerats i studieregister. Det är samma hantering oavsett bifall eller avslag Överklagande av beslut om studieuppehåll Hantera studieavbrott Anmälan om studieavbrott Gallras efter 3 Ladok Beslut diarieförs alt. hålls systematiskt ordnad. RA FS 2016:2 Förvaltningen Ett nytt ärende skapas och diarieförs på Registratur och Arkiv. En förutsättning för gallringen är att tillförts studieregister. Det är samma hantering oavsett bifall eller avslag. Ansökan diarieförs alt. hålls 13

14 systematiskt ordnad Beslut/bekräftelse på studieavbrott Gallras efter 3 Ladok RA FS 2016:2 En förutsättning för gallringen är att tillförts studieregister. Det är samma hantering oavsett bifall eller avslag. Beslut/bekräftelse diarieförs alt. hålls systematiskt ordnad Ansökan om återupptagande av studier efter studieavbrott Gallras 3 efter det att beslut har fattats i ärendet. Ladok RA FS 2016:2 En förutsättning för gallringen är att uppgifter om återupptagandet av studier har registrerats i studieregister. Det är samma hantering oavsett bifall eller avslag. Ansökan diarieförs alt. hålls systematiskt ordnad Beslut om återupptagande av studier efter studieavbrott Gallras efter 3 Ladok RA FS 2016:2 En förutsättning för gallringen är att tillförts studieregister. Beslut diarieförs alt. hålls systematiskt ordnad. 14

15 3.4.5 Hantera tillgodoräknande Ansökan om tillgodoräknande (med bilagor) Beslut om tillgodoräknande Bevaras Ladok Hantera byte av examinator eller examinationstillfälle Anhållan om byte av examinator eller examinationstillfälle Beslut om byte av examinator eller examinationstillfälle 15 RA FS 2016:2 Bevaras Papper Förvaltningen För en mer detaljerad hantering av denna process, se FS Förvaltningen Hantera Funktionsnedsättning (pedagogiskt stöd vid funktionshinder) PUL godkännande Bevaras Digitalt Förvaltningen OSL 21 kap Ärende/ Ansökan Bevaras NAIS Digitalt Förvaltningen OSL 21 kap Intyg från legitimerad personal (läkarintyg eller utredning) Bevaras NAIS Digitalt Förvaltningen OSL 21 kap Kompletteringar Bevaras NAIS Digitalt Förvaltningen OSL 21 kap Tjänsteanteckningar Bevaras NAIS Digitalt Förvaltningen OSL 21 kap Besked Bevaras NAIS Digitalt Förvaltningen OSL 21 kap Hantera hälsofrämjande stöd Denna process rör Studenthälsans information Se separat process. 3.5 Hantera internationellt utbyte och tredjelands studenter på grund och avancerad nivå

16 3.5.1 Genomföra internationellt utbyte (allmän process) Avtal/bilaterära avtal Institution/ Utlysning av utlandsstudier Institution/ Ansökan om utlandsstudier Gallras efter 3 Interbas Digitalt Institution/ Meritlista (bilaga till ansökan) Gallras efter Ladokutdrag Gallras vid inaktualitet Platsfördelning/rangordning Gallras vid inaktualitet Balans Gallras vid inaktualitet Antagningsbesked Gallras vid inaktualitet Beslut om antagning Gallras efter 3 (utresande) Interbas Digitalt Institution/ Ladok/ Digitalt Institution/ Interbas Interbas Interbas Interbas Digitalt Institution/ Institution/ Institution/ Institution/ Avtalen kan gälla för, fakultet eller omfatta hela universitetet. Vid central hantering i systemet Interbas. RA FS 2007:1 (ändrad 2008:3, 2011:2, 2013:5) RA FS 2007:1 (ändrad 2008:3, Verifiering av akademiska meriter. RA FS 1991:6 (ändrad 1997:6, Häri ing nominering och bedömning av behörighet. RA FS 1991:6 (ändrad 1997:6, Överenskommelse om balans för utbyten enligt, eller med avsteg från, bilaterärt avtal. RA FS 1991:6 (ändrad 1997:6, RA FS 1991:6 (ändrad 1997:6, Omprövning kan begäras. Beslutet är ej överklagbart. RA FS 2007:1 (ändrad 2008:3, 16

17 3.5.1 Meritlista (inresande) Gallras efter Beslut om behörighet (inresande) Beslut om antagning (inresande) Sammanställning av utbytesstudenter (in/ut)) Gallras efter 3 NyA Digitalt Institution/ NyA Digitalt Institution/ Bevaras NyA Digitalt Institution/ Bevaras NyA Papper Institution/ 17 Före 2016 i systemet Interbas. RA FS 2007:1 (ändrad 2008:3, Före 2016 i systemet Interbas. Beslutas på. RA FS 2007:1 (ändrad 2008:3, 2011:2, 2013:5) Bevaras i ladok. Före 2016 i systemet Interbas. RA FS 2007:1 (ändrad 2008:3, 2011:2, 2013:5) Skrivs ut på papper. Bevaras systematiskt. Före 2016 i Interbas Nedan upptagna handlingar gäller enbart Erasmus + Gäller även lärar och personalutbyte. Även på doktorandnivå Ansökan om European Charter Förvaltningen for Higher Education Beslut Erasmus Charter for Higher Education Förvaltningen Beslut som gör att vi f delta i programmet Ansökan, om projektmedel Förvaltningen Rektor skriver under. Ansökan ska länkas till avtalet, ECHE Komplettering av ansökan Förvaltningen Ev. tillägg till ansökan Beslut, hur mycket medel Förvaltningen myndigheten fick Grant Agreement mellan UHR Förvaltningen och UmU Besked om andra utbetalning Slutrapport Förvaltningen

18 3.5.1 Avslutningsbesked med eventuellt återkrav Sammanställning över sökande Ansökan, sökande. Benämns Grant agreement Gallras efter Antagningsbesked Gallras vid inaktualitet Mobilitetsavtal Gallras efter Attendence Certifcate Gallras efter Intyg om Mobilitet Gallras efter 17 Förvaltningen Förvaltningen Papper Förvaltningen Deltagarnas ansökan om stipendium. RA FS 2007:1 (ändrad 2008:3, 2011:2, 2013:5) Digitalt Förvaltningen Ett besked som visar att sökande är antagen vid universitet/högskola. Gäller enbart studentutbyte. RA FS 1991:6 (ändrad 1997:6, Digitalt Förvaltningen Läggs själv in av sökande. Learning Agreement of Studies. Learning Agreement for Traineeship. Mobilty Agreement for teaching or Training. RA FS 2007:1 (ändrad 2008:3, Digitalt Förvaltningen En bekräftelse som visar att personen varit vid värduniversitetet/högskolan /organisation. RA FS 2007:1 (ändrad 2008:3, 2011:2, 2013:5) Digitalt Förvaltningen Learning Agreement after Mobility. Transcripte of Records. RA FS 2007:1 (ändrad 18

19 3.5.1 Utbetalning av medel Gallras efter :3, Primula Digitalt Förvaltningen Utbetalning av medel sker i snitt 2 gånger per sökande. RA FS 2007:1 (ändrad 2008:3, Hantera tredjelands studenter Denna process gäller för avgiftsbetalande studenter Ansökan om stipendium från student (utanför EU och EES) Gallras efter 3 Digitalt Förvaltningen Stipendium som Umeå universitet administrerar. RA FS 2007:1 (ändrad 2008:3, Programanmälan till Svenska Institutet (SI) om elevstipendier Rangordningslista/Beslut Ansökan till Universitets och högskolerådet (UHR) Beslut från Universitets och högskolerådet (UHR) Redovisning till Universitets och högskolerådet (UHR) Interrimrapport (vterminen) Slutrapport (Höstterminen) 19 Förvaltningen Förvaltningen Uppdaterad lista finns hos International Office. Förvaltningen Förvaltningen Förvaltningen Rekvisition av studieavgifter till Förvaltningen En gång per termin. Svenska Institutet Avisering om visum Gallras vid inaktualitet Papper Förvaltningen RA FS 1991:6 (ändrad 1997:6, Återbetalning Förvaltningen Innehåller bl.a. fakturor.

20 3.5.3 Hantera internationellt samarbete 3.6 Utfärda examen på grund och avancerad nivå 3.6 Mall för examensbevis Bevaras Diarieförs Papper Förvaltningen 3.6 Ansökan med bilagor om examensbevis eller kursbevis Gallras 2 efter att examensbevis eller kursbevis utfärdats Ladok 3.6 Tjänsteanteckning Bevaras Ladok Digitalt Förvaltningen 3.6 Examensbevis Bevaras Papper Förvaltningen 3.6 Återtagande av ansökan Förvaltningen 3.6 Beslut om avslag Förvaltningen 3.6 Bilaga till examensbevis (diploma supplement) Bevaras Papper Förvaltningen Förvaltningen För att gallring ska vara möjlig ska detta registreras i studieregister eller att beslut om avslag fattats. RA FS 2007:1 (ändrad 2008:3, 2011:2, 2013:5) 20