Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

Transkript

1 20 Diarium ärendekort + lista på samtliga Inkomna och upprättade diarieförda, registrerade tillhörande Dnr akter Bevaras 4 år Om ej annat anges Förteckning över registrerade och händelser Bevaras 4 år Registrerade händelser, ej tillhörande Handl.kortsnummer 2 år Om ej annat anges Ansöknings där vederbörande fått och antagit tjänsten, samt för den som överklagat, och sammanställning/register över alla sökande Vissa till personalkontoret Ansöknings till utlysta befattningar / tjänster där vederbörande ej fått tjänsten Dnr akter 3 år Se anm Begärd handling återsänds Ansöknings för ej ledigförklarad tjänst Syst.ordn Begärd handling återsänds Kontrakt, avtal, förbindelser för kontoret Dnr akter Förteckning över förtroendevalda PapperIT* O Bevaras Omgående 1 ex/år eller av annan anledning häfte Hemvärnsansökningar Syst.ordn

2 21 SKL:s cirkulär och register PapperIT* K Server Syst.ordn (SKL = Sveriges Kommuner och Landsting) Vänersborgs kommuns författningar PapperIT* K Div.rum Pärm / IT en finns hos nämnds eller Ks diarieförda Skrifter, kuriosa o d. om Vänersborg PapperIT* K Kommunarkivet Bevaras Omgående häfte Dokumenthanteringsplan Sammanställningar av egna enkäter samt PapperIT* O Underlaget kan gallras då unik statistik rörande egna verksamheten se anm. sammanställning gjorts Svar på externa enkäter PapperIT* O / K Dnr akter 4 år Underlaget kan gallras då sammanställning gjorts Personal: Se: Personalkontoret och Gemensamt alla enheter PapperIT* K Exp. Syst.ordn en finns på personalkontoret Ekonomi Se: Ekonomikontoret och Gemensamt alla enheter PapperIT* K Exp. Syst.ordn en finns på ekonomikontoret

3 22 Juridisk enhet ar rörande rådgivning PapperIT* O / K Handläggare Syst.ordn Korrespondens e.d. av värde diarieförs och bevaras PuL-administration: Anmälan av behandling av personuppgifter till Datainspektionen Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Entledigande av tidigare anmält personuppgiftsombud PapperIT* O / K Handläggare Syst.ordn, Pärm Förordnande av personuppgiftsombud Inrättande av personuppgiftsombud Nämndens instruktion för förvaltningen angående behandling av personuppgifter Avtal med personuppgiftsbiträde Dnr akter Bevaras, se anm. 4 år Ingår i protokoll, bilagor eller diarieförda Register förteckning PapperIT* O / K Kansliexp Registerutdrag, begäran om svar PapperIT* O / K Handläggare Syst.ordn. Pärm 1 år

4 23 Kommun-Arkiv Arkivbildarnas arkivbeskrivningar, dokumenthanteringsplaner, gallringsbeslut PapperIT* K Arkivarie Syst.ordn. Server / Pärm Ingår i resp. arkivbildares diarieförda Arkivförteckning Visual Arkiv PapperIT* O Arkivlokalitet er, server Objektsordn. Server / Pärm Uppdateras successivt Senast versionen bevaras ar rörande eftersökning, forskarservice, rådgivning e.d. rutin PapperIT* O / K Arkivarie, server Syst.ordn Reversaler för mottagna och lämnade Papper O / K Arkivarie Arkivbildare Bevaras Omedelbart

5 24 Säkerhetssamordning Krisledningsnämnd, protokoll, bilagor Incident- och skaderapportering, sammanställning, rapport (jfr motsvarande underlag i Gemensamt alla enheter) PapperIT* O Handläggare Dnr akter 5 år Underlag gallras vid / då sammanställning gjorts. Risk- och sårbarhetsanalys. sammanställning, rapport Säkerhetspolicy Riktlinjer för säkerhetsarbeten Plan för hantering av samhällsstörning och extraordinära händelser ar i samband med extraordinära händelser Information av oväsentlig art gallras vid Övervakningskameror, inspelade sekvenser, se anm. It O Resp. enhet Objektsvis 30 dagar I samarbete med Vänersborgsbostäder Inspelningarna gallras per automatik om ingen åtgärd föranlett annan hantering.