Dokumenthanteringsplan för kommunkontoret

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för kommunkontoret Fastställd , dnr KS 2013/141 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel

2 Innehållsförteckning 1. Dokumenthanteringsplan för kommunkontoret... 2 Gallring... 2 Leverans till arkivet... 2 Gallringsråd Handlingar som är av tillfällig betydelse Diarieföring (registrering) m.m Arkiv Politik & nämndservice... 6 Protokoll Generellt förekommande handlingar... 7 Statistik... 8 Avtal... 8 Remisser... 8 Klagomål/Synpunkter Policy-/styrdokument Kvalitetsarbete Enkäter Budget och ekonomisk uppföljning Projekthandlingar Personaladministration Information/kommunikation Sociala medier IT PuL-administration Borgerliga vigslar

3 1. Dokumenthanteringsplan för kommunkontoret Av dokumenthanteringsplanen framgår vilka handlingar som ska bevaras (arkiveras för all framtid) och vilka som ska gallras (förstöras). Det framgår också när gallring ska ske och hur handlingarna ska förvaras. För mer information kring arkivering och gallring se Trosa kommuns Arkivreglemente och dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun. Arkivansvarig ansvarar för att kontoret uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens arkivreglemente. På kommunkontoret är kanslichefen den som är arkivansvarig. Arkivredogörare utses av kanslichef. Arkivredogöraren sköter det praktiska arbetet med myndighetens arkiv, verkställer beslutad gallring och iordningsställande av arkivhandlingar för överlämnande till kommunarkivet. är det ärendehanteringssystem där vi diarieför handlingar som ska bevaras. Om det framgår i dokumenthanteringsplanen att handlingar ska förvaras i ska handlingen lämnas till registrator för registrering. G: är en kommungemensam mapp där vi förvarar digitala dokument. Om det står i dokumenthanteringsplanen att en handling ska förvaras på G: så ska handlingen endast finnas på G:, inte skrivas ut för att förvaras i pappersformat. Gallring Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför förlust av betydelsebärande data, förlust av möjliga sammanställningar, förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. När det anges att en allmän handling kan gallras efter tio år, så betyder det att tio kalenderår ska gå efter det att handlingen kom till eller ärendet avslutades. Allmänna handlingar med tio års gallringsfrist som upprättas 2004, kan alltså gallras tidigast i januari Vid gallring ska ett gallringsprotokoll fyllas i. Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för instruktioner. Leverans till arkivet Leverans till kommunarkivet bör ske efter tio år eller när arkivansvarig gör bedömningen att leverans bör ske tidigare. Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för rutiner vid överlämnandet. Handlingar inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling Handlingar som uppkommer inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling redovisas i egna dokumenthanteringsplaner. Gallringsråd Trosa kommuns dokumenthanteringsplaner baseras på Sveriges Kommuner och Landstings gallringsråd som finns i skrifterna Bevara eller gallra. 2

4 2. Handlingar som är av tillfällig betydelse A. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse Gallringsfrist: Vid, det innebär att respektive tjänsteman kan gallra handlingen när den inte behövs för arbetet. Exempel på ovanstående handlingar: 1. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. 2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. 3. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte har föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. 4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. 5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. 6. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift. 7. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. Här avses t.ex. inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post. 8. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras. 9. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingar inte heller i övrigt har någon funktion. 3

5 B. Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar Gallringsfrist: Vid, det innebär att respektive tjänsteman kan gallra handlingen när den inte behövs för arbetet. Exempel på ovanstående handlingar: 1. Handlingar som har inkommit till kommunen eller expedierats från kommunen i elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel utskrift på papper. 2. Handling som inkommit till myndigheten i icke autenticerad form, till exempel fax, om en autenticerad handling med samma innehåll har inkommit senare. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet avslutas, om inte ankomsttiden dokumenteras på annat sätt. 3. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare eller motsvarande, och som tillfört ärendet sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar. 4

6 3. Diarieföring (registrering) m.m. Handling Förvaring och sortering / In- och utgående handlingar av vikt Adresslistor Postlistor Fullmakter för postöppning Pärm Diarieförda handlingar Diarier och övriga register som ger sökingångar till handlingar Dokumenthanteringsplan Arkiv Handling Förvaring och sortering / Gallringsbeslut/protokoll Pärm i arkivet Arkivförteckningar Visual Arkiv (arkivförteckningsprogram) Arkivbeskrivningar Upprättas enligt arkivlagen 6 samt offentlighets- och sekretesslagen, kap 4, 2 Arkivredovisningar Leveransversal Pärm i arkivet Kvitto över handlingar levererade till arkivmyndigheten 5

7 4. Politik & nämndservice Handling Förvaring och sortering / Arvodesbestämmelser Arvodesunderlag, förtroendevalda Närvarolistor, förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar o.d. Skickas till lönekontoret i Håbo kommun Inkomna och utgående skrivelser för arvodesberedningen t.ex. avsägelser och nomineringar Delegationsförteckningar/ originallistor över anmälda delegationsbeslut Delegeringsbeslut Förvaras tillsammans med ärendet Föredragningslistor, dagordningar och kallelser Kungörelser (annonser), fullmäktigesammanträden G:/Nämnder Förtroendemannaregister Troman (dataregister) Inkallelseordning för ersättare Justeringsanslag Voteringslistor Tjänsteskrivelser och andra handlingar som ligger till grund för besluten eller innehåller unik information av direkt relevans Sekretessbevis/tystnadspliktsförsäkringar för förtroendevalda Kommunens anslagstavla Förvaras tillsammans med protokollet Pärm 6

8 Protokoll Handling Förvaring och sortering / Protokoll från nämnd, styrelse, fullmäktige, utskott och kommunala råd Original bevaras i arkivet, årsvis och kronologiskt Använd Arkiv 100 papper Protokoll binds in i böcker löpande Protokollsutdrag Kopieras på Arkiv 80 papper Diarieförs tillsammans med ärendet Protokoll (eller mötesanteckningar) från presidier, beredningar, politiska arbetsgrupper, kommittéer Protokoll (eller mötesanteckningar) från referensgrupper, medborgarråd o.d. Protokoll (eller mötesanteckningar) från styrgrupper Kontakta registrator för förvaring Kontakta registrator för förvaring Kontakta registrator för förvaring 5. Generellt förekommande handlingar Handling Förvaring och sortering / Handlingar, slutrapport, protokoll etc. från utredningar som görs inom eller på uppdrag av den egna verksamheten Protokoll/mötesanteckningar från ledningsgrupp, avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten och liknande som innehåller beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten Inventarieförteckningar Ansökningar om externa medel Upphandlingsärenden Se separat dokumenthanteringsplan för upphandling Revisionsrapporter 7

9 Statistik Handling Förvaring och sortering / Statistik som innehåller unik information om verksamheten Statistik, övrigt Avtal Handling Förvaring och sortering / Avtal, överenskommelser och kontrakt Kopia på avtal gällande inköp ska till avtalskalendern Avtal, överenskommelser och kontrakt, rutinmässiga 2 år efter T.ex. leasing av kopiatorer, städ. Kopia på avtal gällande inköp ska till avtalskalendern Remisser Handling Förvaring och sortering / Remisser, upprättade och inkomna Svar på inkommande remisser Sammanställning av inkomna remissvar Inkomna remissvar Klagomål/Synpunkter Handling Förvaring och sortering / Sammanställning av synpunkter inkomna genom Trosa kommuns synpunktshantering Sammanställning av svar på synpunkter inkomna genom Trosa kommuns synpunktshantering Sammanställning görs årsvis Inkomna synpunkter bevaras i systemet för hemsidan, EPiServer Svar gallras efter sammanställning 8

10 Handling Förvaring och sortering / Klagomål, synpunkter och förslag av rutinartad karaktär (ej inkomna genom Trosa kommuns synpunktshantering) 6. Policy-/styrdokument Handling Förvaring och sortering / Författningssamling Arbetsordningar Reglementen och bestämmelser Delegationsordning Handböcker G: Om framtagna för den egna verksamheten Instruktioner G: Manualer/lathundar G: Miljöledningssystem T.ex. Miljöpolicy, miljöplaner, miljöcertifiering/- diplomering Policy, lednings- och styrdokument, strategisk plan, sektorsprogram, verksamhetsplaner Riktlinjer Organisationsscheman/ beskrivningar Rutinbeskrivningar G: 9

11 7. Kvalitetsarbete Handling Förvaring och sortering / Organisationsutredningar Intern kontroll Dokumentation av upplägg och arbetsformer samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner (motsvarande) Målarbete Dokumentation av mål, strategier samt utvärderingar av arbetet Kvalitetsarbete Dokumentation av valt verktyg samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner (motsvarande) Kvalitetsdokument, processbeskrivningar o.d. /Kvalitetssäkringssystem Enkäter Handling Förvaring och sortering / Enkäter, sammanställningar/ rapporter, egenproducerade av långsiktig betydelse Enkäter av tillfällig betydelse Enkätsvar, inkomna Enkäter, kundundersökningar etc. (med svar) Inkommande och egenproducerade Om sammanställning finns Om av ringa betydelse för verksamheten 10

12 8. Budget och ekonomisk uppföljning Handling Förvaring och sortering / Budgetanvisningar Budgetförslag Underlag gallras vid Budget och flerårsplan Internbudget Verksamhetsplaner Ekonomisk uppföljning med helårsprognos, t.ex. kvartalsrapport Bokslut och verksamhetsberättelse Årsredovisning Övriga ekonomiärenden Se separat dokumenthanteringsplan för ekonomiadministration 9. Projekthandlingar Handling Förvaring och sortering / Avtal T.ex. samarbetsavtal, sponsoravtal Budget Delrapporter Ekonomisk slutredovisning Förstudier Korrespondens Korrespondens som dokumenterar avgöranden, överenskommelser mm av långsiktig betydelse Korrespondens, rutinmässig Minnesanteckningar 11

13 Protokoll med dagordning och deltagarlista Från styrgrupper, projektgrupper/arbetsgrupper, referensgrupper, eventuella delprojekt etc. Projektplaner Projektorganisation T.ex. projektets sammansättning, projektledare, deltagare, delprojekt, tidplaner, tilldelade resurser, budgetansvar, riktlinjer för projektet Slutrapporter Uppdragshandlingar Direktiv, uppdragsbeskrivningar, uppdragsavtal etc. Utvärderingar 10. Personaladministration Handling Förvaring och sortering / Kompetensutvecklingsplaner Pärm/mapp när anställning upphört Utvecklingsplaner, individuella Pärm/mapp när anställning upphört Utvecklingssamtal, dokumenterade överenskommelser Utvecklingssamtal, övriga anteckningar Pärm/mapp Pärm/mapp när anställning upphört Övriga personalärenden Se separat dokumenthanteringsplan för personaladministration 12

14 11. Information/kommunikation Handling Förvaring och sortering / Bildarkiv, digitala och analoga Grafisk profil Informationspolicy Informationsskrifter och broschyrer som framställs inom den egna verksamheten Nyhetsbrev som framställs inom den egna verksamheten Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande omvärldsbevakning med direkt anknytning till verksamheten Arkivkartong Arkivexemplar G: Dokument från 2004 och tidigare finns i arkivet Dokument som tillhör ett ärende ska förvaras med ärendet Pressmeddelanden G: Tidningar, egenupprättade Arkivkartong Arkivexemplar av t.ex. hushållstidning, personaltidning Information på kommunens hemsidor När informationen inte längre är aktuell och skrivs över med ny information Sociala medier Handling Förvaring och sortering / Olämpliga inlägg på sociala medier Inlägg på sociala medier Utdrag från sociala medier Inläggen raderas men skrivs ut på papper för att fungera som underlag för en eventuell polisanmälan 13

15 12. IT Handling Förvaring och sortering / Abonnemangsuppgifter för telefoni Uppgifter om datakonton När abonnemanget sagts upp eller inte är i bruk längre. Hanteras av servicenheten. När personen inte längre arbetar i kommunen Ansökan om IT-behörighet 10 år efter att den upphört Hanteras av respektive systemägare Systemdokumentation Om unik, annars gallras vid Beskrivningar av IT-system (ADB-register) Uppgifter i help-desk-system DuoStation Licensavtal 10 år efter att de upphört För centrala IT-system hanteras detta genom IT-enheten. Övriga licenser ansvarar respektive systemägare för. Elektroniska spår från Internet Granskningsloggar som gäller ekonomiska transaktioner Granskningsloggar i sociala register Övriga granskningsloggar efter 10 år enligt socialtjänstlagen Brandväggsloggar gallras efter 2 månader Ekonomienheten är systemägare Ansvariga verksamheter (t.ex. vård och omsorg, socialtjänsten) är systemägare Hanteras av respektive systemägare Informationssäkerhetspolicy (användarpolicy/internetpolicy/ IT-riktlinjer/regler för dator- Internetanvändning) Diarieförs i IT-plan Diarieförs i 14

16 13. PuL-administration Handling Förvaring och sortering / Anmälan av behandling av personuppgifter till Datainspektionen Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Förordnande av personuppgiftsombud Informationsmaterial till personuppgiftsombudet från Datainspektionen Nämndens/styrelsens instruktion för förvaltningen angående behandling av personuppgifter PuL-pärm hos PuLombud PuL-pärm hos PuLombud PuL-pärm hos PuLombud PuL-pärm hos PuLombud Personuppgiftsbiträde, avtal med Personuppgiftsbiträde, instruktion för Personuppgiftsbiträde, checklista för kontroll av avtalsuppfyllelse Registerförteckningar PuL-pärm hos PuLombud Personuppgiftsombudets förteckning över personregister Registerutdrag, begäran om samt svar PuL-pärm hos PuLombud efter 1 år 15

17 14. Borgerliga vigslar Handling Förvaring och sortering / Arvodesunderlag vigselförrättare Pärm Originalet skickas till Länsstyrelsen Beslut från Länsstyrelsen om förordnande av vigselförrättare Förteckning över vigslar Förteckning görs årsvis Hindersprövningsintyg Pärm Information om vigselförrättarna Pärm Tjänstgöringsschema, vigselförrättare Pärm Vigselbevis Pärm Originalet ges till paret efter genomförd vigsel Vigselintyg signerat av förrättaren Pärm Originalet skickas till skatteverket Vigselintyg ej genomförd vigsel Pärm Vigselprotokoll, arbetskopia Pärm Originalet skickas till Länsstyrelsen 16