Informationshanteringsplan 2014

Transkript

1

2 Tjänsteskrivelse : Emmy Andersson FHN Folkhälsonämnden Informationshanteringsplan 2014 Sammanfattning Enlighet Karlskoga kommuns kommunala arkivreglementet (KF , 101) skall varje myndighet upprätta en förteckning som redovisar myndighetens allmänna handlingar. I förteckningen skall det framgå hur myndighetens allmänna handlingar förvaras, bevaras och gallras. Syftet är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens handlingar, från att de inkommer och upprättas tills det att de slutarkiveras eller gallras. Förteckningen skall uppdateras en gång per år samt revideras vid behov. Förteckningen har tidigare benämnts dokumenthanteringsplan men från och med benämns den som informationshanteringsplan. De ändringar som gjorts vid revideringen består bland annat av kompletteringar av handlingar som rör verksamheten, användandet av ny mall, uppdelning av planens innehåll i områden samt att planen döpts om till informationshanteringsplan. Revideringen har gjorts av förvaltningens arkivredogörare i samråd med ansvariga på förvaltningens enheter samt kommunarkivet. Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 23 oktober 2013 Förslag till informationshanteringsplan för folkhälsonämnden den 23 oktober 2013 Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsonämnden godkänner informationshanteringsplanen för 2014 Emmy Andersson Förvaltningssekreterare c:\temp\eann9crbvq.doc Expedieras till Förvaltningschef Enhetschefer POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering fkn@karlskoga.se BESÖKSADRESS Box TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Skrantahöjdsvägen MALMÖ

3 Informationshanteringsplan Folkhälsonämnden Antagen av folkhälsonämnden Ersätter dokumenthanteringsplan dnr , FHN

4 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bland annat genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom förvaring i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp Syfte Syftet med informationshanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens information och handlingar, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut för de uppräknade handlingstyperna. Instruktioner Dokumenthanteringsplanen är indelade i de fyra avdelningar som förvaltningen består av: Kansli, personal och verksamhetsadministration; Protokoll och nämndadministration; Projektadministration; Information. Bevaras Innebär att handlingarna skall bevaras för all framtid. Slutförvaring sker i kommunarkivet. Bevaringsskyldigheten gäller originalhandlingar. Gallras Handlingarna förstörs. Sekretesskyddade handlingar förstörs under kontroll. Tidsfristen anger de år som skall förflyta innan gallringen verkställs och avser hela kalenderår. Exempel: handlingar från år 2004 med 2 års gallringsfrist får förstöras först år Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras så snart den förlorat sin betydelse för förvaltningen. Gallring bör ske regelbundet, förslagsvis en gång om året och utföras med försiktighet. Arkivering Vid leverans till kommunarkivet ska handlingarna ligga i arkivkartonger och vara rensade från allt som inte är arkivhandlingar, såsom kopior, oviktiga minnesanteckningar, utkast samt gem, plastfickor med mera. Arkivkartongerna ska vara ordentligt fyllda och innehåll och tid skall stå med blyerts. Leverantören får en leveransreversal efter arkivpersonal gått igenom leveransen. Ansvaret på leverans ligger hos handläggare och/eller arkivredogörare.

5 Handlingsslag Förvaring Diarieförs Bevaras/ Anmärkning Arkiverings- Gallras ansvarig Kansli, personal och verksamhetsadministration Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar? Arkivredogörare? Osv. A3 blanketter respektive chef System: G Nej Gallras Gallras vid inaktualitet Ansvarsbeskrivningar, befogenhetsbeskrivningar, uppdragsbeskrivningar respektive chef Nej Gallras Gallras vid inaktualitet Anställningsavtal/bevis (underskrivet exemplar) Anställningshandlingar (ansökan, CV, personligt brev och dylikt) Anställningshandlingar (ansökan, CV, personligt brev och dylikt) till semestervikariat personalavdelningen System: Winlas bemanningsenheten förvaltningsassistent Nej Bevaras Originaldokument skickas till personakt Personalavdelningen Nej Gallras Ansökningshandlingar som tillhör sökning av vikarie skickas till bemanningsenheten. Nej Gallras Ansökningshandlingar som hör till sommarvikariat. Dokumenten gallras vid inaktualitet

6 Ansökningar om tjänstledigt personalavdelningen System: Winlas Nej Bevaras Skickas till personakt Personalavdelningen Arbetskadeanmälan System: LISA Nej Bevaras Skickas till personakt Personalavdelningen Arbetstidsschema Verksamhetsstrateg System: Pussel, Timecare Nej Gallras Gallras vid inaktualitet Arkivbeskrivning Ja Bevaras Skickas till kommunarkiv efter att ärendet avslutats. Revideras vid behov. Arkivredogörare Avgångsbeslut/begäran Avgångsförmån Avtal, kontrakt och dylikt Beslut om godkännande, kök personalavdelningen personalavdelningen nämndsekreterare. Förvaras: Kopia i pärm hos verksamhetschef kost Nej Bevaras Skickas till personakt Personalavdelningen Nej Bevaras Skickas till personakt Personalavdelningen Ja Gallras Gallras 2 år efter avtalstidens utgång Ja Gallras Godkännande för att driva livsmedelsanläggning Beslut gallras 2 år efter inaktualitet. Original förvaras hos beslutande myndighet.

7 Belastningsregister, utdrag Förvaring: I pärm hos förvaltningsassistent System: Winlas Nej Gallras Vid inaktualitet Debiteringsunderlag, kopior Delegationsförteckning/ delegationsordning Förvaras: Per enhet Nej Gallras Gallras efter 2 år Ja Bevaras Skickas till kommunarkiv efter avslutad mandatperiod Nämndsekreterare Delegationsbeslut Ja Bevaras Diarieförs i samlingsärende per år i KAISA Nämndsekreterare Skickas till kommunarkiv efter avslutat ärende. Diarieförda handlingar Ja Bevaras Skickas till kommunarkivet efter att ärendet avslutats Nämndsekreterare Fullmakt för e-post, intyg om sekretess, postöppning etc. Förvaras: I pärm hos förvaltningsassistent Nej Gallras Gallras vid inaktualitet Bevaras om inget annat gallringsbeslut finns i detta dokument. Följesedlar beställaren Nej Gallras Gallras vid inaktualitet Informationsplan ja Bevaras Skickas till kommunarkivet efter att ärendet avslutats. Uppdateras kontinuerligt. Nämndsekreterare

8 Inkomna handlingar Ja Gallras Inkomna pappershandlingar som ej tillhör ärende registreras som övrig post i KAISA. Gallras efter 5 år. Nämndsekreterare Inspektionsrapporter, livsmedelstillsyn verksamhetschef kost Nej Gallras Gallras vid inaktualitet Inkomna elektroniska handlingar som ej tillhör ärende registreras som övrig post i KAISA. Gallras efter 5 år. Inkomna handlingar som hör till ärende diarieförs i ärendet och levereras till kommunarkivet efter ärendet avslutats. Inventarieförteckningar, Inventeringar respektive chef Nej Gallras Gallras efter 2 år. Kontrollrapporter, salmonella personal Förvaras: I pärm hos verksamhetschef kost Nej Gallras Gallras efter 2 år Kostintyg/Intyg om specialkost Körjournaler Matkuponger, kvittenser över utdelade respektive verksamhet nämndsekreterare förvaltningsassistent Nej Gallras Original finns hon BUN. Gallras vid inaktualitet Nej Gallras Gallras efter 2 år Nej Gallras Gallras efter 2 år

9 Matsedlar /G Ja Bevaras Bevaring av matsedel från varje verksamhet för vecka 37. Skickas till kommunarkivet per år Verksamhetschef kost Gallring av övriga matsedlar vid inaktualitet Minnesanteckningar handläggare Ja Bevaras Bevaras om den har betydelse för verksamheten eller tillför sakfråga i ärende. Närvarolistor från utbildningar och avdelningsmöten ansvarig handläggare Nej Gallras Gallras efter 2 år Diarieförs i tillhörande ärende om sådant finns och skickas till arkiv vid avslutat ärende. Diarieförs i samlingsärende om sådant krävs och skickas till arkivet efter 1 år. Gallras vid inaktualitet om ovan angivna kriterier ej är uppfyllda Postlistor Ja Bevaras Skickas till kommunarkiv efter 1 år Nämndsekreterare Rutinbeskrivningar ansvarig handläggare System: G Utskrift från diariet en gång per månad. Samlingsärende skickas årsvis. Nej Gallras Gallring vid inaktualitet

10 Rehabiliteringsutredningar respektive chef System: Adato Nej Bevaras Ansvarig chef skickar kopia till personakt Personalavdelningen Samrådsremiss, detaljplaner och dylikt Ja Gallras Remisser och detaljplaner som ej besvarats gallras vid inaktualitet, originalhandling förvaras hos utskickande myndighet Statistik Förvaras: Per enhet Ja Bevaras Sammanställning skickas till kommunarkivet efter 1 år Statistikunderlag gallras vid inaktualitet Tjänstgöringsbetyg respektive verksamhetschef Nej Gallras Gallras vid inaktualitet Tjänstgöringsintyg löneenheten Nej Bevaras Kopia skickas till personakt Utbildning, som förvaltningen håller informatören/handläggare Nej Bevaras Bevaras om det har betydelse för verksamheten. n lämnar till informatören Skickas till kommunarkivet efter 2 år. Informatören/ Utredningar handläggare Ja Bevaras Bevaras om det har betydelse för verksamheten. Skickas till kommunarkivet efter avslutat ärende Övrig post i KAISA registrator Ja Gallras Gallras efter 5 år. Övrig post ska endast innehålla korrespondens av kortvarig betydelse. Registrator

11 Protokoll och nämndadministration Förhandlingsprotokoll och fackliga framställningar (Enskilda fall) personalavdelningen Nej Bevaras Skickas till personakt Personalavdelningen Nämndens budget Ja Bevaras Skickas till kommunarkiv efter 1 år Nämndens handlingar Bevaras Skickas till kommunarkiv efter 1 år Nämndsekreterare Förvaras årsvis på förvaltningen Nämndens Ja Bevaras Skickas till kommunarkiv efter 1 år verksamhetsbeskrivningar Nämndens årsberättelser Ja Bevaras Skickas till kommunarkiv efter 1 år Protokoll, Folkhälsonämnden Protokoll, Samverkan Förvaras: Original hos nämndsekreterare Förvaras: Original hos nämndsekreterare Ja Bevaras Skickas till kommunarkivet efter 1 år Nämndsekreterare Ja Bevaras Skickas till kommunarkivet efter 1 år Nämndsekreterare Protokoll, Ledningsgrupp Nej Gallras Bevaras om det har betydelse för verksamheten, annars gallring vid inaktualitet Protokoll, Arbetsplatsträff Nej Gallras Bevaras om det har betydelse för verksamheten, annars gallring vid inaktualitet

12 Projektadministration Projektdokumentation (egna projekt) Förvaras: Per enhet/ Projektägare/ projektledare Ja Bevaras Skickas till kommunarkiv efter avslutat projekt Bevaring av: Avtal/kontrakt (ex med sammarbetspartner); projektansökan; budget (tilldelade resurser, fastställda ramar, budgetansvar, attestregler); ekonomisk redovisning; beslut; projektdirektiv; projektplan; förstudierapport; delrapport; utvärdering; slutrapport; korrespondens som dokumenterar avgöranden, överenskommelser, sakfrågor eller som på annat sätt är av vikt; minnesanteckning som tillför sakuppgifter eller på annat sätt är av vikt; övrig projektdokumentation av tillfällig eller ringa betydelse Projektledare/ Projektägare Gallras vid ärendets avslut, om ovan angivna kriterier ej är uppfyllda Projektansökan (extern) Förvaras: Per enhet/ Projektägare/ projektledare Ja Gallras Vid ej antagen ansökan sparas ansökanmed motivering av svaret. Gallras vid inaktualitet Projektledare/ Projektägare

13 Information Broschyrer och informationsblad (egna) ansvarig utgivare/ informatör System: G Nej Bevaras Skickas till kommunarkivet en gång per år. Avstämning sker mellan handläggare och informatör, där handläggaren lämnar dokumenten till informatören som i sin tur ansvarar för överlämning till kommunarkivet. Informatör Dokument av ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet. Enkätundersökningar, förvaltningens egna handläggare Ja Bevaras Skickas till kommunarkivet efter ärendet avslutats Bevaring av sammanställning, resultat, rapport och kopia på ett enkätformulär Gallring av besvarade enkäter och underlag vid inaktualitet Informatör/ Enkätundersökningar, förvaltningen besvarar externa handläggare Ja Bevaras Om det är av vikt för verksamheten eller sakfråga bevaras kopia på enkätformulär och svar. Skickas till kommunarkivet efter ärendet avslutats Facebook (inlägg, kommentarer), sidor förvaltningen driver själv Nej Gallras Kommentarer i sakfråga läggs in i DF respons och behandlas enligt regler för inkomna synpunkter (se nedan) Övrig information av ringa vikt gallras vid inaktualitet.

14 Fotografier System: M Nej Gallras Bilder som tillför ärende eller är av vikt för verksamheten bevaras. Skrivs ut i färg på licensierade skrivare och skickas till kommunarkivet efter 5 år. Informatör Bilder som är av ringa betydelse gallras vid inaktualitet. Inkomna synpunkter System: DF respons/kaisa Ja Bevaras Registreras i DF Respons och vidarebefordras till handläggare för besvarande. Samlingsärende årsvis i KAISA med synpunkter och svar alternativt rapportsammanställning. Nämndsekreterare/ Informatör Skickas till kommunarkivet per år. Kurs och konferensinbjudningar, inkomna registrator/handläggare Nej Gallras Vidarebefordras till berörd personal/politiker och gallras vid inaktualitet Kurs och konferensinbjudningar, egen producerade handläggare/informatör Nej Bevaras Bevaras om den har betydelse för verksamheten eller tillför sakfråga i ärende. Skickas till kommunarkivet när ärendet avslutats. Gallras vid inaktualitet om ovan angivna kriterier ej är uppnådda. Nyhetsbrev, inbjudningar, informationsbrev, (inkomna) registrator Nej Gallras Vidarebefordras till berörd personal/politiker och gallras vid inaktualitet

15 Nyhetsbrev, inbjudningar, informationsbrev, (egna) informatör/handläggare Nej Bevaras Bevaras om den har betydelse för verksamheten eller tillför sakfråga i ärende. Gallras vid inaktualitet om ovan angivna kriterier ej är uppnådda. Informatör/ Pressklipp Förvaras: I pärm hos informatör Nej Bevaras Skickas till kommunarkivet efter 5 år. Informatör Samtycke till publicering av bilder Skadlig kod och skräppost (SPAM) informatör Nej Gallras Gallring vid inaktualitet Mottagare Nej Gallras Gallring sker omedelbart av respektive mottagare Trycksaker, egenproducerat informatör/handläggare Nej Bevaras Ett exemplar skickas till kommunarkivet en gång per år. Gallring sker av inbjudningar, annonser och dylikt vid inaktualitet Informatör/ Övrig korrespondens, mail med mera handläggare/mottagare Nej Bevaras Bevaring av korrespondens som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring / Mottagare Gallras vid inaktualitet om ovan angivna kriterier ej är uppfyllda