Ärende 26. Arkivbeskrivning för kommunstyrelsens ledningskontor

Transkript

1 Ärende 26 Arkivbeskrivning för kommunstyrelsens ledningskontor

2 Tjänsteskrivelse 1 (1) KS Handläggare Karin Jirénius Kommunstyrelsen Arkivbeskrivning för kommunstyrelsens ledningskontor Sammanfattning I enlighet med det kommunala arkivreglementet (KF ) ska varje myndighet redovisa sitt arkiv i en översiktlig beskrivning som ska visa myndighetens arbetsuppgifter och organisation, förändringar som är av betydelse ur arkivsynpunkt, arkivvårdens organisation samt principer för bevarande och gallringsbeslut. Arkivbeskrivningen ska fortlöpande revideras. Arkivbeskrivningen för kommunstyrelsens ledningskontor har reviderats avseende ny organisation från den 1 september 2015 och nya arkivredogörare. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse den 1 oktober 2015 Arkivbeskrivning för kommunstyrelsens ledningskontor den 1 oktober 2015 Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner arkivbeskrivning för kommunstyrelsens ledningskontor. Karin Jirénius Kommunsekreterare Expedieras till Kommunarkivet

3 Tjänsteskrivelse KS Handläggare: Karin Jirénius Arkivbeskrivning för kommunstyrelsens ledningskontor Verksamhet Kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet och kommunala företag i enlighet med vad som framgår av kommunallagen. Vidare ska kommunstyrelsen uppmärksamt följa frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen ska även fullgöra uppgifter som fullmäktige beslutat eller som framgår av lag. Organisation Kommunstyrelsen har 13 ledamöter och 13 ersättare. Under kommunstyrelsen finns arbetsutskottet som ansvarar för personalpolitiken, näringslivsfrågor samt är budgetberedning. För att verkställa fattade beslut och utarbeta beslutsunderlag finns en förvaltningsorganisation, kommunstyrelsens ledningskontor. Kontoret består av kommunledning samt fyra avdelningar; ekonomiavdelningen, kansliavdelningen, personalavdelningen och utvecklingsavdelningen. Under ekonomiavdelningen finns budget- och uppföljningsenheten, redovisningsenheten och upphandlingsenheten, under personalavdelningen finns bemanningsenheten och kommunikationsenheten, samt under utvecklingsavdelningen finns ITenheten. Historik Kommunkansliet, ekonomikontoret, personalkontoret, planeringskontoret och servicekontoret samlas under en förvaltning kommunstyrelsens ledningskontor. Den nya organisationen består av stab/juridik, kansliavdelning, g:\kansliavdelningen\ks\kallelser\ks 2015\ks \underlag\arkivbeskrivning för ks ledningskontor 2015.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering kommunstyrelsen@karlskoga.se BESÖKSADRESS Box TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Katrinedalsgatan MALMÖ

4 (4) ekonomiavdelning, planeringsavdelning, personalavdelning, AR/ADB-avdelning och näringslivsavdelning Arkivfrågorna läggs under ekonomiavdelningen Inrättades en arbetsmarknadsenhet inom förvaltningen Controllerfunktionen flyttas från ekonomiavdelningen till att bli direkt underställd kommundirektören Den 1 februari underställs staben kommundirektören Lovisa ADB-utbildning övergår till barn- och utbildningsnämnden Ett miljöutskott inrättas under kommunstyrelsen 1995 Personalutskottet avskaffas. Uppgifterna överförs till kommunstyrelsen och/eller dess arbetsutskott Det inrättas en finansförvaltning inom ekonomiavdelningen Servicenämnden övertar ledningskontorets uppgift att agera hyresvärd mot andra avseende kommunens lokaler Ansvar och resurser för turistfrågor och allmän information, inklusive konsumentvägledning, överförs från den 1 oktober till kultur- och fritidsnämnden CLL/Komvux överförs till kommunstyrelsen från barn- och utbildningsnämnden Från Teknisk service överförs mark- och exploateringsavdelningen Servicenämnden upphör. Verksamheterna läggs direkt under kommunstyrelsen och organiseras i en avdelning för kost och en för kommunteknik, som innefattar städ-, fastighet-, gatu/trafik- och parkavdelning Arbetsmarknadsenheten och CLL/Komvux läggs samman till en avdelning under KS ledningskontor Miljöutskottet under kommunstyrelsen ersätts av miljöberedningen under kommunfullmäktige Från och med 1 april flyttas CLL/Komvux från kommunstyrelsen till barn- och utbildningsnämnden.

5 (4) 2004 Kommunteknik som avdelning upphör. Fastighetsverksamheten blir en sektion under ekonomiavdelningen, gatu- och parkverksamheten blir en egen avdelning och kostavdelningen blir en egen nämnd i samarbete med Degerfors Städverksamheten överförs från kommunstyrelsen till folkhälso- och kostnämnden Personal- och ekonomiavdelningarna centraliseras till kommunstyrelsen från och med den 1 maj En ledningsstab för tillväxt och utveckling inrättas, där en ny verksamhetscontroller och en utvecklingschef anställs. Gatu- och parkavdelningen samt fastighetsavdelningen flyttas till den nya samhällsbyggnadsnämnden vid årsskiftet 06/ Bemanningsenheten bildas som ett projekt under personalavdelningen. Redovisningsgruppen flyttar från KShuset och budgetgruppen flyttar in i KS-huset Löneenheten och budgetgruppen flyttar in i KS-huset. IT-avdelningen flyttas från KS-huset till Skrantahöjdsvägen 35, men är kvar som en del av KS ledningskontor Bemanningsenheten permanentas under personalavdelningen Löneenheten flyttas till Kristinehamns kommun. Tjänsten som förvaltningschef inrättas Upphandlingsenheten flyttas från ekonomiavdelningen till kansliavdelningen den 1 februari. Tjänsten som informatör för kommunstyrelsens ledningskontor flyttas till kansliavdelningen. Tjänsten som förvaltningschef tas bort Upphandlingsenheten flyttas från kansliavdelningen till Ekonomiavdelningen den 1 september. Kommunikationsenheten samlas under personalavdelningen. IT-avdelningen ändras till en enhet under utvecklingsavdelningen. Växel/reception flyttas från IT-avdelningen till

6 (4) kansliavdelningen. Ytterligare förändringar avseende tjänsters tillhörighet till olika avdelningar har förändrats. Viktigare handlingstyper Från verksamheten finns bevarat protokoll, diarier, diarieförda handlingar, informationsbroschyrer och tidningar, personalakter, bokslut och årsredovisningar, budgethandlingar, grund- och huvudbokföring, förteckning över förtroendemän samt egenproducerad statistik. Gallringsbeslut Gallring ska ske i enlighet med dokumenthanteringsplanen, för respektive avdelning. Sekretess Sekretess tillämpas främst i följande fall Upphandlingsärenden, OSL 19 kap 3 Affärsförbindelse med myndighet, OSL 31 kap 16 Personalsocial verksamhet, OSL 39 kap 1 Personaladministrativ verksamhet i övrigt, OSL 39 kap 2 Arkivansvar Arkivansvarig är kommundirektören. Arkivredogörare är: Huvudregistrator för kansliavdelningen Redovisningschef för ekonomiavdelningen Upphandlingschef för upphandlingsenheten Pensionshandläggare för personalavdelningen Webbredaktör för kommunikationsenheten Verksamhetsutvecklare för utvecklingsavdelningen IT-konsulent för IT-enheten