Tjänsteskrivelse Tjänsteskrivelse: Revidering av arkivbeskrivning

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR BUN EMELIE HALLIN SID 1/2 NÄMNDSEKRETERARE BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Tjänsteskrivelse: Revidering av arkivbeskrivning Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar att anta föreliggande förslag till arkivbeskrivning. Ärendet i korthet Syftet med arkivbeskrivningen är att ge allmänheten, förtroendemän och tjänstemän inblick i myndighetens organisation och underlätta sökandet efter allmänna handlingar i myndighetens arkiv. Arkivbeskrivningen har reviderats utifrån de rekommendationer som finns från den kommunala samrådsgruppen för arkivfrågor, samt utifrån de förändringar som genomförts gällande arkivorganisation. Handlingar 1. Arkivbeskrivning för barn- och ungdomsnämnden 2. Revidering av arkivbeskrivning Eva Lod T.f. utbildningschef Britt-Marie Lövquist Tf Ekonomiadministrativ chef Ska expedieras till: Akt Kommunstyrelsen Barn- och ungdomsförvaltningen Kommunala grundskolor Resurscentrum TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX

2 TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR BUN SID 2/2

3 SID 1/3 Arkivbeskrivning för barn- och ungdomsnämnden Organisation Barn- och ungdomsnämnden består av 9 ledamöter och 9 ersättare och den sammanträder ca 9 gånger per år. Barn- och ungdomsnämndens arbetsutskott bereder nämndens ärenden. Barn- och ungdomsnämnden inrättades år Tidigare var grundskole- och förskoleverksamheterna organiserade under olika politiska nämnder, men fr.o.m. 1 januari 2002 samordnades verksamheterna med en politisk nämnd och en förvaltning. Nämndhistorik Förskoleverksamhet Grundskoleverksamhet Socialnämnden (- 1994) Barnomsorgsnämnd ( ) Skolstyrelsen ( ) Förskolenämnd ( ) Grundskolenämnd ( ) Interimistisk nämnd (2001) Interimistisk nämnd (2001) Barn- och ungdomsnämnd ( ) Barn- och ungdomsnämnd (2002- ) Verksamhet och arbetsuppgifter Barn- och ungdomsnämnden ansvarar för förskola, familjedaghem, förskoleklass, grundsärskola och fritidshem. Nämnden ansvarar också för öppen förskola och ungdomsmottagning. Verksamheten bedrivs inom barn- och ungdomsförvaltningen. I barn- och ungdomsnämndens reglemente anges barn- och ungdomsnämndens uppgifter. Reglementet antogs av kommunfullmäktige den 22 april 2002, 17, och reviderades senast den 13 september 2010, 114. I senaste revideringen flyttades ansvaret för kulturskolan från barn- och ungdomsnämnden till kulturnämnden. Ärendeslag och handlingar I barn- och ungdomsnämndens dokumenthanteringsplan framgår de handlingstyper som förekommer inom nämndens verksamhetsområde. Handlingarna utgörs av olika ärendeslag inom områdena ekonomi och administration, kvalitet och utveckling, samt undervisningsrelaterade och elevvårdande delar inom skolverksamheterna. Fr.o.m. den 30 september 2008 registreras barn- och ungdomsnämndens handlingar i Platina, ett elektroniskt dokument- och ärendehanteringssystem för hela kommunen.

4 SID 2/3 Dessförinnan, mellan åren , registrerades barn- och ungdomsnämndens handlingar i diariesystemet Diva. Register, förteckningar och sökhjälpmedel På förvaltningsnivå registreras handlingar i verksamhetssystemet Platina, i enlighet med dokumenthanteringsplanen. Platina har sökfunktioner med vilka handlingar kan sökas fram utifrån avsändare, rubrik, fritext och datum. Verksamhetssystemet Platina kommer successivt införas i de kommunala skolenheterna, och underlätta sökningar bland skolenheternas handlingar. Jobbansökningar registreras i verktyget Reach Me av respektive enhetschef. Extens används för administration av elevdata, betyg och skolpeng, uppgifter hämtas månadsvis från Skatteverket, och exporteras till Dexter, skola 24, Fronter samt analys- och statistikverktyg. De register/förteckningar/system i vilka det finns personuppgifter anmäls till personuppgiftsombudet, som för en förteckning över dessa i enlighet med 39 Personuppgiftslagen. Gallringsregler Gallring utförs i enlighet med barn- och ungdomsnämndens dokumenthanteringsplan. Sekretess Inom barn- och ungdomsnämndens områden förekommer sekretess främst inom skolhälsovården, förskoleverksamheten och i skolans elevvårdande verksamhet. Sekretess förekommer i vissa fall även på förvaltningsnivå. Skolhälsovårdens sekretess regleras i 25 kap, 1, i offentlighets- och sekretesslagen. Sekretess i utbildningsverksamheterna regleras i 23 kap i offentlighets- och sekretesslagen. Utöver detta tillkommer sekretess för uppgift om enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden i enlighet med 21 kap offentlighets- och sekretesslagen. Uppgifter som myndigheten hämtar och lämnar till andra Barn- och ungdomsförvaltningen hämtar månatligen personuppgifter ur Skatteverkets register för att uppdatera sitt verksamhetssystem Extens. Uppgifter lämnas regelbundet till SCB och Skolverket, vid begäran från myndigheterna.

5 SID 3/3 Uppgifter och allmänna handlingar lämnas även ut till privatpersoner och företag efter begäran i enlighet med bestämmelserna i Offentlighets- och sekretesslagen. Arkivorganisation Barn- och ungdomsnämnden beslutade, , 34, att: delegera arkivansvaret för barn- och ungdomsnämndens arkiv till utbildningschefen till arkivhandläggare för barn- och ungdomsnämnden utse nämndsekreteraren till arkivredogörare på följande enheter att uppdraget ska höra till tjänsten: BUF-kontoret ekonomiassistent Bällstabergsskolan Ekebyskolan Gustav Vasaskolan Hammarbacksskolan Hjälmstaskolan Karbyskolan Karlbergsskolan Kårstaskolan Kulturskolan Lovisedalsskolan Ormstaskolan Resurscentrum Nämndsekreterartjänsten är sedan förlagd till kommunstyrelsens kansli i enlighet med beslut i kommunfullmäktige ( 56). Nämndsekreteraren är registrator för Barn- och ungdomsnämnden vad gäller Platina samt arkivhandläggare. Upplysningar om de allmänna handlingarna Allmänheten kan kontakta nämndsekreteraren/registrator eller respektive arkivredogörare på skolenheterna för att begära ut allmänna handlingar.