Rutiner vid tecknande av avtal

Transkript

1 Tjänsteskrivelse KFN Handläggare: Annelie Henriksson Rutiner vid tecknande av avtal Sammanfattning I november 2013 fick förvaltningen i uppdrag att se över rutinerna för tecknande av avtal som en del i internkontrollplanen En översyn ha gjorts och detta har mynnat ut i ett nytt förslag i rutiner för tecknande av avtal för kultur och föreningsförvaltningen. Beslutsunderlag Kultur och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 17 mars 2014 Kultur och föreningsnämndens protokoll den 13 november Uppdragsbeskrivning den 13 november 2013 Rutiner för tecknandet av avtal den 14 mars 2014 Sammanställning av kartläggning av rutiner den 27 februari 2014 Beskrivning av ärendet Rutinerna idag Rutinerna för upprättande av avtal ser lite olika ut på olika delar av förvaltningen. Många av avtalen skickas efter påskrift till registrator för diarieföring, men många stannar kvar ute på enheterna. I diariet finns så kallade samlingsärenden för avtal. Detta gör att det kan vara svårt att hitta avtalen samt att det är svårt att para ihop en eventuell uppsägning av avtal med rätt avtal då registreringen sker på detta sätt. Det finns idag inte heller ett bra system för uppföljning av avtal. Det saknas rutiner för att se över tillsvidare-avtal och uppsägningar och vid genomgång av avtalen upptäcktes att de avtal förvaltningen upprättade själva ofta var bristfälliga då det saknas avtalstid, uppsägningsklausul med mera. Gallringsregler för avtal för kultur- och föreningsnämnden finns reglerat i informationshanteringsplanen och gallringen utförs av registrator (arkivredogörare för kansli) i den mån avtalen är levererade till kansli. c:\temp\ahen9hajcw.doc Genomförande av internkontroll Kvalitetsledaren kartlade rutinerna för tecknande av avtal genom en enkät till avdelningscheferna. Registrator samlade ihop de avtal som fanns ute på enheterna för att få en överblick av vilka avtal som förvaltningen faktiskt hade. Hos registrator fanns även åtta pärmar med gamla avtal som inte var sorterade alls. Dessa gicks igenom, sorterades upp per avdelningschef och förvaltningschef, vilka sedan gick igenom sin hög och gallrade de icke gällande avtalen i enlighet med informationshanteringsplan och lämnade in de gällande avtalen till POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering kfn@karlskoga.se BESÖKSADRESS Box TELEFA WEBBADRESS ORG NR Centralplan MALMÖ

2 (3) registratorn. I samråd med IT-avdelningen så har en ny modul till ärendehanteringsystemet KAISA satts i bruk. Häri registrerades alla gällande avtal och skannades in så att handläggarna lättare kan arbeta med avtalen. Härefter utarbetades förslag på rutiner för tecknande av avtal vilka presenterades för avdelningschefer och förvaltningschef. Det har även tagits fram en mall att använda sig av vid upprättande av avtal så att det säkerställs att avtalen blir juridiskt korrekta och inga delar i avtalet glöms bort. Det bör också tydligt klargöras i delegeringsordningen vem som kan skriva under avtal och under vilka villkor detta kan göras. Det är sedan upp till avdelningscheferna och förvaltningschef att klargöra rutinerna kring detta för den personal som behöver veta det. Nya rutiner Avtal som förvaltningen upprättar själv skapas direkt i avtalsdatabasen i enlighet med de rutiner och mallar som ligger där. Avtal som motpart upprättar registreras i enlighet med vissa bestämda avtalstyper, till exempel skötselavtal, internkontrakt, samarbetsavtal med flera. Motpart och objekt/anläggning registreras vilket gör avtalen sökbara på ett bra sätt. Uppsägningstid och bevakningsdatum registreras också vilket gör att ansvarig handläggare får ett mail när det är dags att gå in och se över avtal antingen för förlängning eller för uppsägning. När handläggaren gjort detta uppdaterar registrator uppgifterna alternativt arkiverar avtalet tillsammans med uppsägningen. Konsekvensbeskrivning De nya rutinerna har ingen större inverkan när det gäller hållbar utveckling. Genom att ha fastställda rutiner att till exempel regelbundet se över avtal samt teckna avtal som är juridiskt korrekta ger en bättre överblick och kontroll över avtalen och därigenom även ekonomin. Detta leder i sin tur till att ekonomi och kostnadseffektivitet kan öka. Kultur och föreningsförvaltningens förslag till beslut Godkänna upprättade rutiner för tecknande av avtal. Annelie Henriksson Enhetschef Bilaga Konsekvenser för en hållbar utveckling sammanfattande bedömning Expedieras till Ledningsgruppen Enhetschefer

3 Bilaga Konsekvenser för en hållbar utveckling - sammanfattande bedömning av förslag till beslut Aspekter Beslutsförslaget har Beskrivning av konsekvenser utifrån checklistan Sociala/ kulturella Barnkonventionen Dialog och inflytande Folkhälsa Jämlikhet och social rättvisa Jämställdhet Kulturmiljö/kulturella omgivningar Miljörelaterad hälsa en positiv påverkan Ekologiska Avfall Biologisk mångfald ingen påverkan en negativ påverkan Lyft särskilt fram konsekvenser som kommer i konflikt med andra aspekter av hållbar utveckling. Energi Konsumtion Transporter Vatten, luft och mark Ekonomiska Kommunens ekonomi Genom att ha en rutin att regelbundet se över avtal samt tecknar avtal som är juridiskt korrekta, ger förvaltningen en bättre överblick och kontroll över avtal och ekonomi vilket leder till att kostnadseffektivitet (och ekonomi) kan öka. Kostnadseffektivitet Se ovan. Tillväxt

4 Rutiner för tecknande av avtal - Internkontroll 1, Sammanställning av Kartläggning av rutiner Önskar nedanstående frågor besvarade och kommenterade senast 14 februari. Sammanställning av svar från sakkunniga 1. Hur ser rutinen ut vid tecknande av avtal? Beskriv kortfattat processen fram till diarieföring HL: Avtal vi själva skapar: 1.Skriver utkast 2. Någon får kritiskt granska 3. Underskrift och skickar till motpart för underskrift 4. Diarieföring när avtalet är påskrivet. Mottagna avtal: 1. Läser kritiskt igenom. 2 Kollar vid behov mot gällande lagstiftning 3. Underskrift 4 Diarieföring. ML: Jag börjar med att titta i leverantörsregistret om det finns ramavtal på köpet eller tjänsten. Därefter tar jag har kontakt med leverantören där vi kommer fram till vad jag vill ha. Därefter får jag offert och kostnadsförslag som jag godkänner och därefter teckas avtalet. Sedan skickar jag påskrivet avtal till diariet. MM: Här skiljer vi på om det är ett nytt avtal eller en förlängning - det bestämmer vem som ska skriva på. När avtalet är klart anmäls det i delegeringsbeslut och anmäls till nämnden. Rev delegeringsordning tas upp för beslut på marsnämnden. PS: Upphandling eller icke, ev köp av varor eller tjänster, avtalsskrivning (internt eller externt), båda parter skriver på, ev diarieföring. 2. Finns någon standard för utformningen? HL: Nej ML: Nej MM: Interna hyreskontrakt finns en mall för - övriga avtal skrivs oftast i wordmall med kommunens logga. PS: Inte som jag känner till. 3. Finns rutiner så att alla avtal diarieförs? HL: Inte skriftliga rutiner. Alla avtal SKA diarieföras och jag förutsätter att alla som tecknar avtal faktiskt gör det. ML: Nej, det gör det nog inte Jag försöker påminna om och komma ihåg själv att skicka till diariet. Jag vill helst inte ha avtal och annat i pärmar utan in i olika system. MM: Alla avtal ska diarieföras (men här kan vi nog bli ännu bätttre). PS: Beror på handläggaren. 4. Finns någon namnstandard så att de är enkla att återfinna i diariet? HL: Dessvärre inte ML: MM: Nej (kan vara svåra att hitta idag). PS: Inte som jag känner till.

5 5. Hur säkerställs att avtalen är juridiskt korrekt utformade? HL: Det sker inte på annat sätt än att jag brukar be någon annan läsa igenom avtalet innan jag skriver under. ML: När man ingår avtal som handlar om större summor har man upphandlingseneten med. Då litar jag till att de besitter den kunskapen. Jag har även skickat vissa avtal till upphandlingseneheten som de har tittat på, så att de kan göra en bedömning över om de är korrekta. MM: Inte en enkel fråga att besvara. Vi större avtal, ex Lunedets friluftsområde har diskussioner med SKL förts. Samhällsbyggnadsförvaltningen har också varit behjälpliga ibland. PS: Säkerställs inte. 6. Hur säkerställs att den som undertecknar avtalet har rätt delegation? HL: Här är det nog lite dåliga rutiner. Idag är detta reglerat i Arbetsordningen. På februarinämnden beslutas en ny delegeringsordning där nya delegater fastställs. ML: MM: Här av vi arbetsordning, delegeringsordning att ta hjälp av. PS: Hypotetisk fråga. Jag har koll på MIN delegation. 7. Hur ser rutinen ut för uppsägning? HL: Inga rutiner alls. Det blir uppsägningar när man tecknar ett nytt avtal eller det sker något annat som gör att man får ögonen på avtalet. En tydlig rutin behövs. ML: Här finns inga rutiner. MM: Om det är förvaltningen som säger upp - diarieför vi uppsägningen med underskrift och datum från den det gäller. PS: Olika. 8. Hur ser rutinen ut för eventuell förlängning? HL: Samma som ovan. Samt att en förlängning (prolongering) är reglerat i delegerinsordningen. ML: Här finns inga rutiner. MM: Vi skriver att vi säger upp nuvarande avtal för omförhandling. PS: Olika. 9. Finns någon rutin för utgångna avtal? HL: Vad avses med frågan? Om det gäller arkivhanteringen så är detta reglerat i informationshanteringsplanen. ML: MM: Ja det står i informationshanteringsplanen PS: Inte som jag känner till. 10. Övriga kommentarer o synpunkter HL: Enbart när man svarar på ovanstående frågor framgår med all oönskad tydlighet att vi behöver styra upp avtalsttecknandet med tydliga rutiner. ML: Jag måste erkänna att mina kunskaper runt detta, punkt 4-10 är mycket bristfälliga. MM: Bra med en översyn av avtal - för många avtal är det!! PS:

6 Uppdrag: Rutiner för tecknande av avtal Internkontroll I 2014

7 KULTUR- OCH FÖRENINGSFÖRVALTNINGEN Administrationen Karlskoga Hans Lundell, Uppdrag: Rutiner för tecknande av avtal Internkontroll I 2014 Uppdragsbeställare: Hans Lundell Uppdragsansvarig: Claes Åsenblad Uppdragsutförare/Sakkunniga: Annelíe Henriksson Katarina Jonsson Uppdragets syfte: Kultur- och föreningsnämnden fastställde sin internkontrollplan för 2014 den 13 november Beslutet var att internkontroll skall ske av rutiner för kultur- och föreningsnämndens och förvaltningens avtal, vilket skall rapporteras till nämnden senast på dess aprilsammanträde I tjänsteskrivelsen framgick att kontrollen innebär att se över nämndens/-förvaltningens rutiner för tecknande av avtal; utformning av avtalen, överensstämmelse med delegeringsordningen, diarieföring. Uppdragets mål och målgrupp: Mål Att se över hur nämndens/förvaltningens rutiner för avtalsteckning fungerar idag. Särskild uppmärksamhet ska visas mot - att avtalen är undertecknade av tjänsteman/förtroendeman med rätt delegation - vid behov föreslå ändring i delegeringsordningen - att avtalen är diarieförda - att avtalen anpassas, utformas och namnges på ett sådant sätt så att avtalen blir enkla att återfinna i diariet - att i övrigt se över rutiner runt avtalstecknandet Resultatet blir en rutinbeskrivning, vilken beslutas i kultur- och föreningsnämnden.

8 Målgrupp 1. Kultur- och föreningsnämnden 2 Kultur- och föreningsförvaltningen 3.Massmedia Uppdragets tidplan och kostnad: Överlämning till uppdragsbeställaren av alla resultat ska ske senast den 31 mars Tjänsteskrivelse ska vara klar till ordförandeberedningen den 7 april Beslut i kultur- och föreningsnämnden den 16 april Inga kostnader är förknippade med utredningsuppdraget Krav på beslut eller förankring Avdelningscheferna deltar som sakkunniga. Förvaltningens ledningsgrupp hålls informerad vid behov av samordning. Uppdragsgivaren/ -beställaren informeras löpande. Beslut i kultur- och föreningsnämnden den 16 april 2014.

9 Rutiner för tecknande av avtal - Internkontroll 1, Kartläggning av rutiner Önskar nedanstående frågor besvarade och kommenterade senast 14 februari. Namn: 1. Hur ser rutinen ut vid tecknande av avtal? Beskriv kortfattat processen fram till diarieföring 2. Finns någon standard för utformningen? 3. Finns rutiner så att alla avtal diarieförs? 4. Finns någon namnstandard så att de är enkla att återfinna i diariet? 5. Hur säkerställs att avtalen är juridiskt korrekt utformade? 6. Hur säkerställs att den som undertecknar avtalet har rätt delegation? 7. Hur ser rutinen ut för uppsägning? 8. Hur ser rutinen ut för eventuell förlängning? 9. Finns någon rutin för utgångna avtal? 10. Övriga kommentarer o synpunkter

10

11 Rutiner för tecknande av avtal Gäller för - avtal vi upprättar själva (där vi är leverantörer) - avtal vi mottar från leverantör När vi upprättar avtal Säkerställ att upphandlingsförfarande beaktats innan avtal upprättas Avtalet skrivs enligt Mall för avtal och rubriker anpassas efter behov Om skäl/behov föreligger granskas avtalet av överordnad tjänsteman/ upphandlingsenheten/jurist Avtalet undertecknas av handläggare enlig beslutad delegeringsordning Avtalet diarieförs i avtalsdatabasen när det undertecknats av båda parter Regelbunden översyn av avtal görs för avtal som ej har fastställd avtalstid (avtalsdatabasen sänder automatiskt påminnelse till handläggaren) Mottagna avtal Säkerställ att upphandlingsförfarande beaktats. Om skäl/behov föreligger granskas avtalet av överordnad tjänsteman/ upphandlingsenheten/jurist Avtalet stäms av mot Mall för avtal och vid behov, mot gällande lagar Avtalet undertecknas av handläggare enlig beslutad delegeringsordning Avtalet diarieförs i avtalsdatabasen när det undertecknats av båda parter Regelbunden översyn av avtal görs för avtal som ej har fastställd avtalstid (avtalsdatabasen sänder automatiskt påminnelse till handläggaren)