Borlänge kommun. Internkontroll KS Kontrollområde: Tydlig rubricering av ärenden, Nämndservice. Beslutad av kommunstyrelsen

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Borlänge kommun. Internkontroll 2015 - KS Kontrollområde: Tydlig rubricering av ärenden, Nämndservice. Beslutad av kommunstyrelsen"

Viktoria Sundberg
för 8 år sedan
Visningar:

1 Internkontroll KS Kontrollområde: Tydlig rubricering av ärenden, Nämndservice Beslutad av kommunstyrelsen

2 Metadata om dokumentet Dokumentnamn Internkontroll KS facknämnd Dokumenttyp Del av Kommunstyrelsens Interna kontroll 2015 Omfattar Kommunen Dokumentägare Jörg Bassek Författningsstöd Dokumentansvarig Ylva Johansson Publicering Intern kontroll-rubricering ärenden 2 (7)

Omfattar Kommunen Dokumentägare Jörg Bassek Författningsstöd

3 Innehållsförteckning Sammanfattning... 4 Internkontroll... 4 Bakgrund... 4 Intern kontroll... 6 Riskbedömning... 6 Kontrollaktiviteter... 7 Följande avvikelser har konstaterats... 7 Förslag till åtgärder som ska vidtas... 7 Intern kontroll-rubricering ärenden 3 (7)

.. 6 Kontrollaktiviteter... 7 Följande avvikelser har konstaterats.

4 Sammanfattning Ärenderubriken ska stämma överens med innehållet så att intressenter lätt kan hitta det de söker efter. Aktuell rutin för rubricering av ärenden finns och fungerar enligt rutinbeskrivning. Internkontroll Intern kontroll är en integrerad process i kommunkoncernens verksamhets- och ekonomistyrning samt en viktig del av det systematiska kvalitetsarbetet. Kommunen ska uppfylla kraven på intern kontroll enligt Kommunlagens (KL) 6 kapitel, så att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter och instruktioner. Bakgrund Kommunfullmäktige har antagit ett reglemente för intern kontroll. Nuvarande reglemente för internkontroll fastställdes av kommunfullmäktige , 144. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll d v s ett ansvar för att en organisation kring intern kontroll inrättas. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Det är därför viktigt att nämnden tydliggör vilket ansvar som finns för den interna kontrollen på olika nivåer i organisationen genom att upprätta en plan för granskning och uppföljning. Syfte Ärenderubriken ska stämma överens med innehållet så att intressenter lätt kan hitta det de söker efter. Nationella krav Enligt den fjärde punkten i OSL (offentlighets- och sekretesslagen) 5:2 om registrering av allmänna handlingar ska det normalt framgå att i korthet vad den registrerade handlingen rör. I praktiken motsvaras denna regel av de diarieförda ärendemeningarna på de handlingar som ingår i ärendet samt den diarieförda ärenderubriken. Följande uppgifter om en handling ska registreras Intern kontroll-rubricering ärenden 4 (7)

Internkontroll Intern kontroll är en integrerad process i kommunkoncernens verksamhets- och ekonomistyrning samt en viktig del av det systematiska kvalitetsarbetet.

5 - datum för ankomst eller upprättande - namn på den eller de som skickat in handlingen till myndigheten eller i förekommande fall, namn på den eller de som myndigheten skickat ut handlingen till - kort beskrivning av vad handlingen handlar om. Detta är viktigt för eftersökning av handlingar samt eftersom kommunen presenterar diariet på webben - vilken typ av handling det är. Organisation Nämndservice ingår i sektorn verksamhetsstöd och tillhandahåller tjänster internt för kommunens förtroendevalda och medarbetare men även i viss mån externt för medborgare och media. Enligt sektorsplanen för verksamhetsstöd ska nämndservice förse politiska nämnder och styrelser med god administrativ service samt ansvara för att kommunen har en korrekt ärendehanteringsprocess så att medborgare garanteras en god offentlig struktur. En ändamålsenlig ärendehanteringsprocess syftar till att säkerställa att de demokratiska spelreglerna följs. Nämndservice arbetar för att stärka och förbättra de olika delarna i ärendeprocessen exempelvis posthantering, ärenderegistrering, beredning, beslutsunderlag, kallelser, sammanträdeshandlingar, protokoll, beslutsregistrering, gallring och arkivering. De interna tjänsterna syftar till att ge kunderna, bildningssektorn, sociala sektorn, samhällsbyggnadssektorn, politiska nämnder, styrelser och kommunala bolag, ett professionellt och samordnat stöd. Det innebär bland annat att registrering av handlingar ska ske på ett korrekt sätt, att ärenden behandlas snabbt och rättssäkert, att kallelser och protokoll skrivs och tillgängliggörs efter framtagna rutiner, att personuppgiftsbehandling säkerställs utifrån lagkrav samt att arkivering sker utifrån lag, förordning och kommunens riktlinjer. De externa tjänsterna syftar till att ge snabb och rättssäker service till medborgare och media som vill ta del av kommunens allmänna handlingar. Detta sker genom personliga kontakter men även digitalt, genom e-post och publicering av handlingar och annan information på kommunens hemsida. Rutin Ärendemeningen ska så väl som möjligt täcka ärendets huvudsakliga innehåll och ska kunna leva kvar hela tiden under ärendets gång. Intern kontroll-rubricering ärenden 5 (7)

Organisation Nämndservice ingår i sektorn verksamhetsstöd och tillhandahåller tjänster internt för kommunens förtroendevalda och medarbetare men även i viss mån externt för medborgare och media.

6 Ärendemeningen ska innehålla bra sökord, men ska inte vara för lång. Den ska kunna fungera som rubrik på tjänsteskrivelser, i kallelser, i protokoll etc. Undvik att börja ärendemeningen med ord som beträffande, rörande och angående. Ärendets innehåll redovisas i en kortfattad ärenderubrik. Den måste vara tydligt utformad så att var och en kan förstå vad ärendet handlar om. Man ska undvika att använda förkortningar, framför allt sådana som förekommer internt. Formulera ärendemeningen så att den innehåller bra sökord. Intern kontroll Område Kontrollmoment Kontrollansvarig Frekvens Metod Rapport när Efterlevnad av Tydlig rubricering av Chef för Löpande Stickprov Till KS vid regler, policys och ärenden nämndservice (Ej årsbokslut beslut utförare) Ärenderubriken ska stämma överens med innehållet så att intressenter lätt kan hitta det de söker efter. Stickprov har skett med ett till två ärenden per nämnd under året. Eftersökningen visar att en del av kommunens registrerade handlingar är otydligt samt icke informativt rubricerade. Vid stickprovskontroll återfinns en del brister i registeringen, de visar att rutinen för rubricering av ärenden inte efterföljs vid varje registrering. Merparten av de registrerade ärendena uppfyller kvalitetskriterierna. Kontrollen är genomförd med mindre anmärkning. Sannolika fel som kan uppstå Risk Konsekvens A Bristande underlag, lätt eftersökning av handlingar 2 2 Riskbedömning I KS beslutade internkontrollplanen 2015 har ingen riskanalys genomförts för kontrollområdet. Intern kontroll-rubricering ärenden 6 (7)

Den måste vara tydligt utformad så att var och en kan förstå vad ärendet handlar om. Man ska undvika att använda förkortningar, framför allt sådana som förekommer internt.

7 Kontrollaktiviteter Stickprovskontroll av rubricering av ärenden, 10 stickprov på kommunstyrelsen, samt 2 stickprov per övrig nämnd. Ett till två ärenden per månad har valts ut för att säkerställa att ärenderubriken stämmer överens med innehållet så att intressenter lätt kan hitta det de söker efter. Följande avvikelser har konstaterats Resultat iakttagelse JA NEJ 1. Aktuell dokumenterad rutinbeskrivning finns 2. Rutinen fungerar enligt rutinbeskrivningen 3. Rutinen behöver utvecklas Vid stickprovskontroll, visar en av tjugo registrerade ärenden otillräcklig rubricering. Den måste vara tydligt utformad så att var och en kan förstå vad ärendet handlar om. Fortsatt arbete Kontinuerliga uppföljningar av rutinbeskrivningar fortsätter vid nämndservice arbetsmöten. Huvudregistratorn har i uppgift att efterkontrollera registreringarna varje vecka genom stickprov. Nämndsekreterarna samt registratorer kommer varje dag gå igenom dagens registrerade ärenden för att säkerställa tydlig rubricering. Förslag till åtgärder som ska vidtas Förslag på åtgärder är redan vidtaget. Intern kontroll-rubricering ärenden 7 (7)

Följande avvikelser har konstaterats Resultat iakttagelse JA NEJ 1. Aktuell dokumenterad rutinbeskrivning finns 2. Rutinen fungerar enligt rutinbeskrivningen 3.

Relevanta dokument

Borlänge kommun. Internkontroll 2015 - KS Riktlinjer för kontanthantering- rutin för kontanta inbetalningar. Beslutad av kommunstyrelsen

Borlänge kommun. Internkontroll 2015 - KS Riktlinjer för kontanthantering- rutin för kontanta inbetalningar. Beslutad av kommunstyrelsen Internkontroll 2015 - KS Riktlinjer för kontanthantering- rutin för kontanta inbetalningar Beslutad av kommunstyrelsen Metadata om dokumentet Dokumentnamn Riktlinjer för kontanthantering- rutin för kontanta