Dokumenttyp Fastställd av Beslutsdatum Reviderat Riktlinjer Charlotte Johansson Dokumentansvarig Förvaring Dnr Ylva Sanfridsson Dokumentinformation

Transkript

1 Dokumenttyp Fastställd av Beslutsdatum Reviderat Riktlinjer Charlotte Johansson Dokumentansvarig Förvaring Dnr Ylva Sanfridsson Dokumentinformation

2 Riktlinjer för kommunikation 2 (6) Riktlinjer för information och kommunikation i Oxelösunds kommunkoncern 1. Bakgrund Information och kommunikation skapar trygghet, motivation, stärker delaktighet och vi-känsla samt inspirerar medborgare att engagera sig i kommunala frågor och påverka. Bra information är viktigt för en rättvisande bild av Oxelösund och för att kommunens många kvaliteter ska komma fram (exempelvis för boende, företagande, friluftsliv, båtliv, kultur och turism). Information och kommunikation är också strategiska verktyg för att nå de kommunmål som antagits av kommunfullmäktige. Dessa riktlinjer omfattar förhållningssätt och rutiner för intern och extern information och kommunikation i Oxelösunds kommunkoncern. Syftet är ett enhetligt förhållningssätt. Riktlinjerna utgår från Vision 2025 och kärnvärderingarna i den samt Oxelösunds kommunkoncerns interna ledord. 2. Mål Informationen ska ge medborgarna lättillgänglig information om hur kommunkoncernen fungerar ge medborgarna information om rättigheter, förmåner och skyldigheter utformas utifrån en helhetssyn så att mottagaren kan ta till sig information utan att behöva känna till kommunkoncernens organisation ha en enhetlig grafisk utformning enligt den grafiska profilen vara planerad, budgeterad och integrerad i såväl projekt som det vardagliga arbetet vara aktiv, öppen, saklig, snabb, opartisk, kostnadseffektiv och målgruppsanpassad vara lätt att förstå både till språk och innehåll beaktas ur ett tillgänglighetsperspektiv överensstämma med politiskt fattade beslut medverka till att sprida kunskap om Oxelösunds kommun i omvärlden och skapa goda relationer underlätta rekrytering av nya medarbetare Oxelösunds kommunkoncern ska inte använda metoder, finansiering eller kanaler för sin information och kommunikation som kan innebära att trovärdigheten för delar av verksamheten eller kommunen i sin helhet kan ifrågasättas.

3 Riktlinjer för kommunikation 3 (6) Informera internt innan externt skapar goda ambassadörer Information och kommunikation hjälper de anställda att känna ansvar och delaktighet. Intern information till medarbetarna är ett led i informationen till invånarna. För att kunna ge svar på frågor måste de anställda vara väl informerade. Därför bör intern information komma före extern information. Information som publiceras på nyhetsplats på extern hemsida se ska i de flesta fall även publiceras på nyhetsplats på intranätet. 3. Kanaler Interna kanaler Kommunkoncernens information på intranätet är vid sidan om informationen från chef till anställd den huvudsakliga informationskällan för intern information. Exempel på interna kanaler: Intranätet Oxman E-post (används i första hand för att nå enskilda personer/mindre grupper) Arbetsplatsträffar Informationsmöten Medarbetarsamtal Interna nätverk Anslagstavlor Trycksaker Budskap och målgrupp avgör vilken kanal som passar bäst för informationen. Externa kanaler Kommunkoncernens hemsidor på internet är de främsta kanalerna för extern information. Även medarbetarna spelar en viktig roll när det gäller extern information via sina kontakter med medborgare till exempel. Exempel på externa kanaler: Hemsidor Sociala medier Medarbetare Trycksaker Nyhetsbrev Mässor & event Annonser Protokoll Anslagstavlor E-post Budskap och målgrupp avgör vilken kanal som passar bäst för informationen.

4 Riktlinjer för kommunikation 4 (6) 4. Roller och ansvar Informationsansvaret följer verksamhetsansvaret. Frågor av politisk karaktär besvaras av kommunalråd eller ansvarig politiker. Den centralt placerade informationsstrategen ansvarar för kommunövergripande information och marknadsföring samt samordning. Informationsstrategen ger råd och stöd i informationsfrågor. Nämnder, förvaltningar och helägda bolag ansvarar för information och kommunikation om, från och inom sin verksamhet. Varje chef har ansvar för att personalen är välinformerad. Varje medarbetare har ett ansvar att söka, ta del av och lämna information som rör det egna arbetet. Informationsstrategen har till sin hjälp Informationsnätverket med representanter från de olika verksamheterna som träffas regelbundet. Inom varje förvaltning och bolag bör minst en representant finnas. Framtagande av annonser och tryckt material, liksom publicering på intranät och hemsida sker i hög grad i respektive verksamhet. Hemsida och intranät Hur förvaltning av hemsidor och intranät fungerar specificeras i separat dokument. Sociala medier Sociala medier används av många och antalet användare ökar. Kommunkoncernens närvaro i sociala medier har som syfte att skapa öppenhet och ge insyn i verksamheten, men också för att kommunicera med medborgarna lyssna och främja dialog. Det handlar om att vara där människorna är. Sociala medier ska ses som en av alla kommunikationskanaler och hanteras därefter. Än mer än hemsida och intranät måste de sociala kanalerna underhållas och därför krävs en plan och personella resurser. Det är viktigt att bevaka inlägg och kommentarer för att kunna besvara frågor och ta bort exempelvis kränkande material. En förteckning över vilka sociala medier som kommunen är aktiv på finns på oxelosund.se. En verksamhet som är intresserad av att starta en plats i sociala medier börjar med att kontakta den centralt placerade informationsstrategen som koordinerar nya sidor och konton inom sociala medier. Det ska finnas ett uppdrag från chefen för en medarbetare som ska använda sociala medier i tjänsten. Chefen ansvarar för att uppdraget att använda sociala medier rapporteras till informationsstrateg. Medarbetare som ska använda sociala medier i tjänsten måste känna till vad som gäller för vår medverkan. Informationsstrategen ansvarar för de centrala kanalerna på sociala medier som t ex Oxelösunds kommuns officiella facebook-sida. Respektive förvaltning och

5 Riktlinjer för kommunikation 5 (6) bolag har eget informationsansvar för sin medverkan i de centrala kanalerna respektive sina egna kanaler. Frågor och kommentarer som uppstår på de sociala medierna ska hanteras skyndsamt. För privat användning av sociala medier på arbetstid gäller särskilda regler se personalhandboken. Massmedia Massmedia har en viktig roll när det gäller information. Genom radio, tv och tidningar skapar sig medborgarna och omvärlden en bild av Oxelösund. Genom att ta kontakt med massmedia bidrar vi till att information snabbare når ut och blir rätt. Massmedia ska bemötas på ett bra sätt och få den hjälp de behöver för att få fram fakta om kommunens verksamhet. Det är viktigt att massmedia snabbt kan få kontakt med den medarbetare som har ansvar och kompetens i en sakfråga. Varje chef har ett ansvar att svara på frågor som rör det egna ansvarsområdet. Relationerna med massmedia ska präglas av öppenhet, snabbhet och respekt för medias uppdrag som kritisk granskare och opinionsbildare. Grundregeln är så stor öppenhet som möjligt, utom när information omfattas av sekretess enligt sekretesslagstiftningen. Meddelarfriheten ger anställda rätt att kontakta massmedia och efterforskningar om vem som lämnat informationen får inte göras. Informationsstrategen hjälper vid behov till med massmediekontakter och att finna rätt kontaktpersoner. Vid kontakt med massmedia kan den som önskar ta kontakt med informationsstrateg eller webbredaktör för att även få ut information genom våra egna kanaler. För hjälp med pressmeddelanden kan informationsstrategen kontaktas. 5. Grafisk profil Kommunkoncernens information ska följa den grafiska profilen för att ge en enhetlig bild av verksamheten och visa vem som är avsändare. Den grafiska profilen är beslutad av kommunfullmäktige. Informationsstrategen ger råd när grafiskt material ska produceras. 6. Lagar och regler Oxelösunds kommunkoncerns information och kommunikation ska följa gällande lagar och regler, såsom lagar om offentlighetsprincip, yttrandefrihet, meddelarfrihet, sekretess, språk, marknadsföring, upphovsrätt och personuppgifter. 7. Information vid extraordinära händelser Vid en eventuell kris gäller särskild krishanteringsplan. Informationsstrateg ingår i krisledningsstaben och har i uppgift att bemanna informationsorganisationen under kris.

6 Riktlinjer för kommunikation 6 (6) 8. IT-stöd IT-stödet för hantering av den interna och externa informationen specificeras i särskilda IT-riktlinjer.