Kriskommunikationsplan. För Länsstyrelsen i Västra Götalands län

Transkript

1 Kriskommunikationsplan För Länsstyrelsen i Västra Götalands län

2 Kriskommunikationsplanen är en bilaga till Länsstyrelsens Krisledningsplan med rapportnummer 2013:105 Beslutande: Annika Braide, informationsenheten vid Länsstyrelsen i Västra Götalands län Beslutsdatum: Senast reviderad: Omslagsbild: Stefan Gustavsson, Utblick media Kriskommunikationsplanen finns som pdf på under Publikationer/Rapporter.

3 Syfte Länsstyrelsen ska verka för samordnad information I lagtexten har uppdraget formulerats: Länsstyrelsen ska verka för att informationen till allmänheten och företrädare för massmedia under sådana förhållanden (kris) samordnas (SFS 2006:942 7) sprida snabb, korrekt och tillförlitlig information Det främsta syftet med Länsstyrelsens insatser inom kriskommunikationsområdet är alltså att möjliggöra och underlätta samverkan kring kriskommunikation vid större händelser i länet. När och om Länsstyrelsen har ett direkt ansvar för hela eller delar av en händelse, så har Länsstyrelsen också ansvar för att kommunicera aktuellt läge och åtgärder till allmänhet och media. Informationsenheten ska ha förmåga och resurser att svara för kommunikationsstöd till Länsstyrelsens verksamheter i interna och externa krislägen. Kriskommunikationsplanen är beslutad av Länsstyrelsens informationschef och är en bilaga till Länsstyrelsens övergripande krisledningsplan. Kriskommunikationsplanen revideras årligen i samband med att krisledningsplanen revideras. Mål Allmänheten ska få en samlad och korrekt bild av läget i länet Målet är att medborgare och media ska få samstämmiga budskap från berörda aktörer. Detta förutsätter samverkan kring kommunikationsinsatserna och samordning av budskapsformuleringar. Strategi 80 procent av en kris är information och kommunikation Aktiv kommunikation Hur väl en organisation lyckas hantera sin kommunikation är en av de viktigaste faktorerna för en framgångsrik krishantering. Bristfällig information kan förvärra krisen. Länsstyrelsen ska ta och behålla informationsinitiativet genom hela händelsen. Samstämmig kommunikation Trovärdigheten ökar av samstämmiga budskap och fakta från olika myndigheter. Motstridiga budskap kan vara förödande för trovärdigheten. Eftersom parterna ansvarar för olika delar av informationen krävs samverkan för att skapa en helhetsbild av krisen. Samverkan i ett krisläge underlättas av regelbundna kontakter i vardagen mellan krisinformationsansvariga i olika myndigheter. Länsstyrelsen håller därför samman ett krisinformationsråd och ett nätverk av krisinformationsansvariga inom länet

4 Rådet består av kriskommunikationsansvariga i kommuner, räddningstjänst, Länsstyrelsen och andra statliga myndigheter samt Västra Götalandsregionen. Nätverket för kriskommunikationsansvariga har representanter från varje kommun i länet, övriga myndigheter som har informatörer placerade i länet samt kriskommunikationsansvariga i vissa frivilligorganisationer och företag. Grunden för samverkan byggs i vardagen genom fungerande nätverk, träffar och övningar. Vilka aktörer som behöver involveras i den aktiva samverkan kring kriskommunikation måste avgöras från fall till fall. Länsstyrelsen har det primära ansvaret, men alla samverkande parter kan och ska ta initiativ till och uppmärksamma behovet av samverkan. Ledord Principerna om ansvar, likhet och närhet gäller även för kriskommunikation. Informationen ska vara korrekt, samstämmig, snabb, öppen, lättillgänglig, begriplig och kontinuerlig. Den ska också, i största möjliga utsträckning, anpassas till de behov som finns hos människor med funktionshinder, människor med annan språklig bakgrund än svenska. Intern kommunikation Internt ska vi förmedla information till Länsstyrelsens medarbetare för att öka motivation och beredskap i krishanteringen och underlätta myndighetens övriga verksamhet. Länsstyrelsen är en krismyndighet och varje medarbetare har därför ansvar för att se sin roll som informationsbärare, som fortlöpande ska ta till sig information när situationen kräver det. Organisation Kriskommunikationsansvarig Kriskommunikationsansvarig inriktar Länsstyrelsens kommunikationsarbete och leder arbetet i kriskommunikationsfunktionen. Kriskommunikationsansvarig ingår i ledningsgruppen och krisstaben. Ansvarar även för informationssamordning enligt det regionala områdesansvaret och ska därmed ta initiativ till och verka för att informationen vid en kris samordnas. Länsstyrelsens informationschef ingår i Länsstyrelsens Regionala råd för samhällsskydd och beredskap. Informationssamordnare När nivån särskild krisledning gäller utser kriskommunikationsansvarig en informationssamordnare. Denne stödjer ansvarig i samordningen av kriskommunikationsfunktionen och säkerställer viktiga samband. Vid beredskapsnivå Särskild krisledning krävs även stöd för dokumentation

5 Mediestöd, mediebevakning och -analys Svarar för myndighetens mediekontakter, i form av pressmeddelanden, presskonferenser, pressvisningar och underlag till Länsstyrelsens webbplats samt engagemang i sociala medier. Förbereder myndighetsmeddelanden. Sammanställer och analyserar medias rapportering och redovisar bedömningar av informationsläget till kriskommunikationsansvarig. I uppdraget ingår också att bevaka kommunikation i sociala medier och på berörda aktörers webbplatser. Säkerställer att det finns ett samarbete och synkronisering med krisstabens övriga funktioner för omvärldsbevakning. Webmaster Webmaster strukturerar och publicerar aktuellt material på Länsstyrelsens externa webbplats och på intranätet. Upplysningscentral Upplysningscentralen svarar på allmänhetens frågor och uppmärksammar inkommande frågor som behöver föras vidare. Endast i speciella lägen blir det aktuellt för Länsstyrelsen att inrätta en upplysningscentral, t ex vid epizootier. Aktiviteter Utgå från åtgärdskortet för kriskommunikation (avsnitt 8.2 i Länsstyrelsens krisledningsplan). Korta checklistor anpassade till varje funktion tas fram efter behov. Informationsenheten har en bemanningsplan som är anpassad till beredskapsnivåerna i krisledningsplanen. Bemanningsplanen uppdateras en gång per år, i samband med att krisledningsplanen ses över. Utöver sedvanliga kommunikationskanaler, som webb, medieaktiviteter och sociala medier, kan VMA eller myndighetsmeddelande bli aktuellt att använda för information i ett krisläge. Bilagor Åtgärdskort kriskommunikation (ligger även i avsnitt 8.2 i Länsstyrelsens krisledningsplan) Bemanningsplan Checklista för VMA och myndighetsmeddelande - 5 -

6 8.2. Kriskommunikation Att börja med Sätt dig in i aktuellt läge. Vad har hänt? Vilken roll och vilket ansvar har Länsstyrelsen? Vad är gjort? Vem är Länsstyrelsens talesperson? Bedöm det kortsiktiga kommunikationsbehovet internt, externt och i samverkan med andra (se nedan). Stäm av med informationschefen och krisstabschefen. Uppdatera telefonväxeln, intranätet och externa webben. Kalla in särskilt viktiga kommunikationskompetenser, som exempelvis webb och media. Samverkan Vilka andra aktörer berörs av händelsen? Vilket informationsansvar vilar på respektive aktör? Behov av kommunikationssamordning? Hur ska kommunikationssamverkan genomföras? Ta initiativ till samverkan. Samordna gemensamma budskap. Planera för löpande samverkan. Mediebevakning och analys Följ hur händelsen beskrivs i media och sociala medier. Kolla även berörda aktörers webbplatser, till exempel krisinformation.se. Är budskapen samordnade från aktörerna? Om budskapen spretar, är bristfälliga eller felaktiga ta initiativ till samordning. Organisera mediebevakningen och stäm av med ansvariga för övrig omvärldsbevakning vilka kanaler och vad som bevakas samt vilken analys som görs. Bedöm Länsstyrelsens fortsatta behov av kommunikation Bedöm löpande behoven internt, externt och i samverkan, på kort och lång sikt. Finns det särskilt viktiga målgrupper? Finns det målgrupper med särskilda behov. Arbeta med budskap, kanaler och innehåll. Vad är särskilt viktigt att kommunicera i samverkan med vilka parter? Ha löpande avstämning med informationschef, krisstabschef och vid behov länsledning. Hjälp Länsstyrelsens talesperson med mediehantering och budskap. Resurser och behov av förstärkning Har vi tillräckliga resurser för att klara vårt eget kriskommunikationsarbete? Har vi tillräckliga resurser för att kunna stödja andra aktörer om det efterfrågas? Behöver vi förstärka kriskommunikationsarbetet med fler personer? Organisera och bemanna webb, media, sociala medier och samverkan. Håll löpande kontakt med informationschefen, krisstabschefen och länsledningen

7 Bilaga till Länsstyrelsens kriskommunikationsplan Bemanningsplan kriskommunikation Funktioner Utifrån aktuell beredskapsnivå ska informationsenheten kunna bemanna följande funktioner i kriskommunikationsuppdraget: kriskommunikationsansvarig, mediestöd, mediebevakning och -analys, webmaster, informationssamordnare: Nivå Förstärkt grundberedskap Kriskommunikationsansvarig 1 person Mediestöd, mediebevakning och -analys 1-2 personer Webmaster 1 person Nivå särskild krisledning Kriskommunikationsansvarig Mediestöd, mediebevakning och -analys Webmaster Informationssamordnare Dokumentation 1 person 2-3 personer 1 person 1-2 personer 1 person Informationsenheten utgår ifrån att vi i första hand kommer att ha tillräckliga resurser för att bemanna en kriskommunikationsfunktion på nivå 2 och 3 med ordinarie resurser. I utdragna eller mycket omfattande händelser kan det bli aktuellt att avropa resurser för övriga enheter eller från andra länsstyrelser. Personer Kriskommunikationsansvariga Annika Braide/Jessica Rönnberg Mediestöd, mediebevakning och -analys Anita Nilsson/Janne Mogol/Wilhelm Gårdmark/Josefin Levander Webmaster Cilla Odenman/Amelie Wintzell/Ida Edgren/Dennis Lindgren Informationssamordnare Maria Göranson/ Karin Ladberg Dokumentation Informationsenheten avropar resurser från verksamheten vid behov.

8 Bilaga till Länsstyrelsens kriskommunikationsplan Checklista Viktigt meddelande till allmänheten VMA - Viktigt meddelande till allmänheten VMA, Viktigt Meddelande till Allmänheten, är ett varningssystem som används vid olyckor och allvarliga händelser, vid svåra störningar i viktiga samhällsfunktioner och vid krishantering i samband med extraordinära händelser. Varningssystemet innefattar information i radio och TV, samt i vissa fall utomhusvarningssystemet "Hesa Fredrik". Enligt en överenskommelse mellan Radioutgivareföreningen, SOS Alarm och Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap (MSB) kan pågående sändning avbrytas för varningsmeddelanden vid situationer då omedelbar risk bedöms föreligga för skada på liv, egendom och miljö. Sedan 1 september 2014 kan VMA-sändningen kompletteras med talmeddelande till fasta telefoner inom det berörda området. Under hösten/vintern 2014 införs också möjligheten att sända VMA som sms till adressregistrerade mobiltelefoner inom det berörda området. Dessa tjänster begärs hos SOS Alarm. Två nivåer av VMA Varningsmeddelande ska sändas omedelbart. Ska begäras i situationer då det föreligger omedelbar risk för skada på liv, egendom eller miljö. Informationsmeddelande sänds utan krav på omedelbarhet. Ska begäras när det handlar om att förebygga och begränsa skador på människa, egendom eller miljö. Vem har rätt att begära en VMA-sändning? Behöriga att begära ett VMA av typen Varningsmeddelande är: Räddningsledare för kommunal räddningstjänst. Räddningsledare för statlig räddningstjänst. Polismyndighet. Smittskyddsläkare. SOS Alarm. Anläggning med farlig verksamhet, enligt lagen om skydd mot olyckor. Behöriga att begära ett VMA av typen Informationsmeddelande är: Regeringen med regeringskansliet. Alla myndigheter med ansvar för krishantering, däribland Länsstyrelsen. Kommuner. Landsting. Svenska kraftnät. De största eldistributörerna. Teleoperatörer med egna nät. Så här går det till att sända ett VMA På Länsstyrelsen i Västra Götaland är det länsledningen som fattar beslut om utsändning av ett VMA av typen informationsmeddelande. I de fall länsledningen inte kan nås har Tjänsteman i beredskap (TiB) mandat att ta beslutet.

9 Bilaga till Länsstyrelsens kriskommunikationsplan Ta kontakt med regional SOS-central. SOS-centralen har särskilt utbildade VMAoperatörer som vägleder. 2. SOS-centralen vidarebefordrar meddelandet till Sveriges Radios sändningsledning. 3. Sändningsledningen har ansvar för att sända meddelandet i Sveriges Radios FMkanaler och förse Sveriges Television och övriga medverkande TV-bolag med underlag för textremsa i respektive kanal. 4. Genom en speciell teknisk lösning sänds Sveriges Radios meddelande med automatik i den privata lokalradion. VMA-meddelandets innehåll Den som begär sändning av VMA ansvarar för att uppgifter som lämnas är korrekta. Meddelandet bör innehålla kort och saklig information om: VEM som står bakom meddelandet VAD som inträffat och utgör det akuta hotet mot liv, hälsa och miljö VAR det inträffat NÄR nödläget uppstod KONSEKVENSERNA av det inträffade VILKA meddelandet riktar sig till FÖRHÅLLNINGSORDER till allmänheten Myndighetsmeddelande Vid mindre allvarliga händelser men som ändå är av vikt för allmänheten kan myndigheter begära att få sända så kallade myndighetsmeddelanden. Det kan till exempel handla om trafiksvårigheter på grund av oväder, större störningar i el- och vattenförsörjning och liknande händelser. I sändningstillstånden för Sveriges Radio och Sveriges Television står inskrivet att public serviceföretagen kostnadsfritt ska sända meddelanden som är av vikt för allmänheten. Förutsättningen är att det är en myndighet som begär utsändning. Radio- och TV-företagen avgör själva hur snabbt ett myndighetsmeddelande ska sändas. På Länsstyreslen i Västra Götaland är det länsledningen som fattar beslut om utsändning av myndighetsmeddelande. Om länsledningen inte kan nås har TiB mandat att ta beslutet. Mer information om VMA Myndigheten för samhällsskydd och beredskap SOS Alarm

10

11