Kungsörs kommuns författningssamling Nr D.5

Transkript

1 Kommunikationsplan för Kungsörs kommun vid kris Antagen av kommunfullmäktige , 83 KS-handling nr 30/2012 Planen ersätter tidigare antagen plan från , 109 senast reviderad av kommunfullmäktige , 21

2

3 Innehåll 1 Kommunikationsplan för Kungsör kommun Krisorganisation Mål Informationsgruppens organisation Ledning Informationsgrupp Informationschef - webbansvarig - pressvärd Upplysningscentral Informationskanaler Externt Internt För samband och kommunikation med andra myndigheter Informationsplatser WIS webbaserat informationssystem Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) Samverkan i länet 11 5 Utvärdering och övning Utvärdering Övning Så här går larmet 13 3

4 4

5 1 Kommunikationsplan för Kungsörs kommun Kommunens kommunikation i samband med en större olycka/katastrof och extraordinär händelse syftar till att ge drabbade, allmänhet, personal, samverkande organisationer och media korrekt information, snabbt och på ett så målgruppsanpassat sätt som möjligt. Kommunens information samordnas av informationsgruppen. Räddningstjänstens information som berör kommuninvånarna samordnas med kommunens övriga information. 1.1 Krisorganisation I Kungsörs kommun finns en krisledningsnämnd, en krisledningsgrupp, en informationsgrupp, en POSOM-grupp och FRG (Frivillig ResursGrupp) som kan kallas samman vid en allvarlig händelse. Alla grupper har olika roller vid en kris eller vid en större olycka. Denna plan gäller informationsgruppens arbete. Informationsgruppen har till uppgift att samordna den information som kommunen ansvarar för och i övrigt hänvisa till relevant information. 1.2 Mål Kommunens information ska: lämnas snabbt vara korrekt och entydig vara lättbegriplig och upprepas vara målgruppsanpassad värna de drabbades integritet 5

6 2 Informationsgruppens organisation 2.1 Ledning Kommunchefen beslutar om när kommunikationsplanens organisation ska sättas igång. För ledning av information som endast omfattar räddningstjänst svarar Västra Mälardalens Kommunalförbund. 2.2 Informationsgrupp Informationschefen eller den kommunchefen utsett leder det operativa informationsarbetet. Informationsgruppen svarar för all informationsverksamhet externt och internt. Gruppen organiseras i: Informationschef-webbansvarig-pressvärd Upplysningscentral Informationsgruppen samlas i Per Frestares rum och ska vid behov kunna arbeta skift dygnet runt Informationschef - webbansvarig pressvärd Informationschefen är med i krisledningsgruppen. I vardagen ingår informationschefen i länets krisinformationsgrupp, och samordnar träffar och utbildningar för informationsgruppen. Informationschefen ansvarar för att kommunens kommunikationsplan hålls aktuell. Enklare revidering kan göras utan att planen på nytt måste antas av kommunfullmäktige. Uppgifter Samordna informations- och kommunikationsverksamheten Ansvarig Informationschef Analysera behovet av informationsinsatser Se till att informationen når ut enligt de uppgifter krisledningsgruppen beslutat om Se till att upplysningscentralen har rätt bemanning 6

7 Uppgifter Se till att upplysningscentralen får den information den behöver så att den i sin tur kan informera allmänheten. Främst sker detta genom skyddade sidor på Intranätet. Ansvarig Informationschef Se till att webbansvarig och pressvärd får den information de behöver för att kunna fullgöra sina uppgifter Regelbundet informera personalen i telefonväxeln I samråd med kommunchefen avgöra om ett presscenter ska upprättas Se till att media ges en god service Se till att utvärdering sker efter avslutad händelse Ta fram information till kommunens webbplats, intranätet, WIS, media (pressmeddelanden) och andra aktuella informationskanaler Webbansvarig Förmedla information till Sveriges Radio Västmanland (P4) under rubriken Kungsörs kommun informerar Ta fram riktad information till grupper med särskilda behov Dokumentera informationsinsatser och beslut som berör informationsområdet Omvärldsbevaka, dvs. bevaka vilken information som publiceras i media och på externa webbplatser och förmedla till informationschefen. Eventuellt måste extra personal tas in för denna uppgift. Ordna lokaler och eventuell utrustning för presskonferenser och presscenter Pressvärd Ta emot media i presscentret Förmedla medias önskemål, exempelvis om intervjuer, till informationschefen 7

8 2.2.2 Upplysningscentral Upplysningscentralens huvuduppgift är att svara för den externa informationen till allmänheten. Upplysningscentralen lokaliseras till kontorsrummen i korridoren vid Per Frestares rum. Direktnummer till upplysningscentralen är Upplysningscentralen ska: besvara telefonförfrågningar från allmänheten hänvisa samtal från anhöriga om saknade, skadade och omkomna till sjukvård och polis ta emot och helst skriftligt vidarebefordra upplysningar från allmänheten till informationschefen 8

9 3 Informationskanaler 3.1 Externt Kommunens webbplats Pressmeddelanden och presskonferenser Sveriges radio P4 Västmanland Upplysningscentralen (upprättas efter beslut av kommunchef och informationschef). Informationsblad och affischer Dörrknackning Informationsplatser (se punkt 3.4) För information på andra språk anlitas Västmanlands Tolkservice. Utanför tjänstetid kan tolkhjälp begäras via SOS Alarm. 3.2 Internt Intranätet E-post Telefon 3.3 För samband och kommunikation med andra myndigheter Telefon E-post WIS (se punkt 3.5) Rakel - i situationer när telefon eller datakommunikation inte fungerar 3.4 Informationsplatser Vid behov sprids information även genom särskilda informationsplatser. Detta sker i ett samarbete med FRG (Frivillig ResursGrupp). Kungsörs kommuns informationsplatser är: Biblioteket Skolan i Valskog Granhammars bygdegård Torpa bygdegård Kommunen kan utse fler informationsplatser beroende på händelse. 9

10 3.5 WIS webbaserat informationssystem WIS är ett nationellt webbaserat informationssystem framtaget för att underlätta informationsdelning mellan aktörerna i det svenska krishanteringssystemet före, under och efter en kris. WIS tillhandahålls av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Med WIS kan aktörerna dela ledningsinformation med varandra för att snabbt få en samlad lägesbild vid en kris. Kungsörs kommuns informationsgrupp och krisledningsgrupp har tillgång till WIS. 3.6 Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) är ett hjälpmedel för att varna och informera allmänheten i samband med olyckor och risker för olyckor. Kommuner har behörighet att sända informationsmeddelande vid extraordinära händelser. Informationsmeddelande sänds utan krav på omedelbarhet för att förebygga eller begränsa skador på liv, hälsa, egendom eller i miljön. Allmänheten ska få ett klart besked om vad de ska vidta för åtgärder direkt och därefter få fortlöpande information om händelseutvecklingen. Kommunchefen bedömer behovet att begära sändning av viktigt meddelande till allmänheten. Kontakt tas med SOS Alarm för sändning av meddelandet. 10

11 4 Samverkan i länet Vid en långvarig händelse kan samverkan inom informations- och kommunikationsområdet i första hand ske med Arboga och Köpings kommun. Samverkan i länet sker genom U-Sam där länsstyrelsen, länets kommuner, räddningstjänstförbund, polisen, landstinget, SOS Alarm och Sveriges Radio P4 Västmanland ingår. Varje part har rätt att sammankalla U-Sam. Syftet med U-Sam är bland annat att skapa en samlad lägesbild och säkerställa att samverkan sker mellan myndigheter och organisationer som berörs av inträffade eller av framtida bedömda störningar. En viktig uppgift är att förmedla enstämmig information till allmänhet och media via det krisinformatörsnätverk som är kopplat till U- sam. I krisinformationsnätverket ingår representanter från länets kommuner, landstinget, polisen och räddningstjänsten. U-Sam tar inte över respektive aktörs ansvar. Parterna deltar utifrån eget ansvar eller uppdrag. Länsstyrelsen ansvarar även för ett regionalt krishanteringsråd, där andra samhällsviktiga aktörer ingår. 11

12 5 Utvärdering och övning 5.1 Utvärdering Efter en händelse, där kommunens informationsgrupp har varit verksam, ska arbetet utvärderas och granskas. Informationschefen tar initiativ till och ansvarar för att utvärdering kommer till stånd. Exempel på utvärderingsaktiviteter: insamling av material intervjuer av egen personal och samverkande analys av genomfört arbete och eventuellt föreslå förbättringar genomföra beslutade ändringar i planer, åtgärdslistor, övningar med mera 5.2 Övning Informationsgruppen ska övas och utbildas varje mandatperiod. Informationschefen ansvarar för att utbildning och övning genomförs. En planering för utbildning och övning inom krishantering ska finnas för varje mandatperiod med översyn inför varje nytt kalenderår. 12

13 6 Så här går larmet Olycka inträffar: 1. Larm går till SOS Alarm AB som larmar räddningstjänsten. 2. Räddningstjänsten rycker ut. Ansvaret för akut information till allmänheten ligger på räddningsledaren som via SOS Alarm tar kontakt med Sveriges Radio P4 Västmanland. 3. Räddningsledaren vidarebefordrar information om olyckan/katastrofens omfattning till SOS Alarm som i sin tur kontaktar krisledningsgruppens chef och krisledningsnämndens ordförande enligt larmlista. 4. Räddningsledaren larmar om informationsstöd behövs från krisledningsgruppen under akutskedet. Större olycka, katastrof eller extraordinär händelse som inte går genom räddningstjänsten: 1. Förvaltningschef larmar kommunchef. 2. Kommunchef samråder med informationschefen om informationsinsatsens omfattning. 3. Informationschefen sammankallar informationsgruppen i de delar som behövs för insatsen. 13