KRISINFORMATIONSPLAN FÖR SKELLEFTEÅ KOMMUN

Transkript

1 FÖR SKELLEFTEÅ KOMMUN KRISLEDNINGSORGANISATIONEN GÄLLER FR.O.M.

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 ALLMÄNT ÖVERGRIPANDE MÅLSÄTTNING FÖR OPERATIV KRISHANTERING - ENLIGT KOMMUNENS PLAN FÖR EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER UPPGIFTER FÖR KOMMUNIKATIONSENHETEN POLICY OCH RIKTLINJER ORGANISATION OCH UPPGIFTER VIKTIGT MEDDELANDE TILL ALLMÄNHETEN... 7 BILAGOR (ej här) Åtgärdslista för kommunikationsenheten Riktlinjer för krisinformation på Skellefteå kommuns webbplats PM - krisinformation Utrustningslistor 2

3 PLAN FÖR KRISINFORMATIONSHANTERING 1 ALLMÄNT Planeringen avser krisledningsnämndens ansvarsområde och verksamhet och består av denna informationsplan och en ledningsplan. Dessa planer antas av kommunstyrelsen. Kommunchefen har delegation att genomföra mindre ändringar och aktualisering i planerna, samt ansvar för att planerna kompletteras med erforderliga dokument som larmlistor, checklistor, åtgärdsplaner etc. Planen omfattar den operativa informationshanteringen och reglerar huvudsakligen den del av kommunorganisationen - ledningsstaben - som skall biträda kommunchefen och krisledningsnämnden. Krisledningsnämnden har ett reglemente som reglerar mandat och befogenheter. Kommunen har en ram- och målplan för hur kommunen skall hantera extraordinära händelser. Denna krisinformationsplan utgår från ovanstående dokument och bygger på genomförd risk- och sårbarhetsanalys samt genomförda övningar och hanterade skarpa krishändelser. Planen utgår från kommunens normala organisation och arbetsrutiner och att en krishändelse/ extraordinär händelse kräver anpassning av organisationen och komplettering med särskilda resurser och rutiner. 2 ÖVERGRIPANDE MÅLSÄTTNING FÖR OPERATIV KRISHANTERING - ENLIGT KOMMUNENS PLAN FÖR EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER Krisledningsorganisationen ska inför en befarad extraordinär händelse ha en avpassad beredskap så att larmning, samverkan, informationsinhämtning och -givning omedelbart kan påbörjas. Krisledningsorganisationen ska inom 4 timmar efter larm, kunna vara organiserad, utrustad och lokaliserad så att ledning, samordning och åtgärder/insatser kan påbörjas, samt att uthållighet finns för att verka dygnet runt under minst en vecka. Kommun och bolag ska vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa liv och hälsa inom vård och omsorg för äldre och funktionshindrade, dricksvattenvattenförsörjning samt annan verksamhet som alltid måste upprätthållas. Kommun och bolag ska ge invånare och media samordnad, tillräcklig och korrekt information. Kommun och bolag ska redovisningsmässigt kunna identifiera och sammanställa kostnader som uppkommer vid hantering av extraordinära händelser. 3 UPPGIFTER FÖR KOMMUNIKATIONSENHETEN Beredd att avdela webbredaktör i beredskap Beredd avdela kundtjänsthandläggare i beredskap Aktiverar och uppdaterar en kris-sida på kommunens hemsida på Internet 3

4 Intern och extern informationssamordning formulerar förslag till pressmeddelanden, uttalanden, VMA-informationsmeddelanden, mm. organiserar och kallar till mediaträffar, presskonferenser etc. formulerar sammanfattande information till kommunens medarbetare följer och interagerar i webbmedia/sociala medier samarbetar med - och utnyttjar Sveriges Radios lokalkanal P 4. Upprättar en upplysningscentral, där allmänhetens frågor som berör den aktuella situationen kan besvaras Bevakar andra medias återgivning av aktuell krishändelse Stödjer vid behov förvaltningar som utsätts för stort mediatryck Förbereder och samordnar informationsgivning med räddningsledare, länsstyrelse, landsting, polis m fl. externa krisaktörer Förbereder informationslämning på främmande språk, bl.a. med tolkar Dokumenterar eget arbete 4 POLICY OCH RIKTLINJER Informationspolicy Målet med informationsarbetet är att: varna människor vid akut fara beskriva kommunens agerande och vilka åtgärder som vidtas skapa förutsättningar för att samhällets åtgärder kan förstås och beaktas nå alla med upplysningar om vidtagna åtgärder, oavsett språkhinder, bostadsort eller handikapp underlätta så att alla berörda kan hantera de åtgärder som ett krisläge kan medföra. En grundförutsättning för att informationen skall vara trovärdig och uppfattas av så många som möjligt är att den är öppen, sann, enkel, lättillgänglig, lämnas snabbt och upprepas ofta är entydig, dvs. att den samordnas, dels inom kommunen och dels med andra krisaktörer Syftet med informationsarbetet är att tillgodose målgruppernas behov och ge dem beslutsunderlag för deras eget agerande med anledning av den inträffade katastrofen eller krisen. Riktlinjer Kommunikationsenheten övertar informationsansvaret efter samråd med krisledningen och/eller räddningsledare. All information kanaliseras därmed via kommunikationsenheten, och kommunens decentraliserade informationshantering upphör. Kommunikationsenheten koncentrerar på att formulera och förmedla information om kommunens agerande ur ett medborgarperspektiv. Kommunikationsenheten ska inte ha rollen som nyhetsredaktion och konkurrera med andra medier om att leverera nyheter. Metoder och kanaler för informationsinhämtning och -spridning ska förberedas för hela bredden av olika media Ett web-baserat system (WIS) för spridning och hämtning av information till/från externa krisaktörer ska kunna användas Informationsarbetet efter en kris Efter en kris är informationen till allmänheten minst lika viktig som under en kris. En kris kan vara relativt kort men behovet av information efteråt kan utsträcka sig under en längre tidsperiod. Efter en kris ska krisledningsstaben sammanfatta vad som hänt och hur arbetet har fungerat. Till detta kan även särskilda undersökningar och enkäter nyttjas för att få en uppfattning om hur allmänhet och media uppfattat kommunens information. 4

5 5 ORGANISATION OCH UPPGIFTER Kommunikationsverksamhet vid krissituation Krisledningsstab Kommunikationsansvarig Chef informationsenhet Information Webbredaktör Webbutvecklare Webbutvecklare Webbutvecklare Tryck/media Tryck/media Informationssamordnare Massmedia Pressinformatör Tidningsredaktör Presscentrum: Upprättas vid behov i Campus lokaler Upplysningar Kundtjänstchef Ordinarie personal vid kundtjänst Kommunikationsansvarig Bemannas av: informationsenhetens chef (ersättare: chef för medborgarservice) Ansvarig för kommunikationsenhetens verksamhet, ingår i krisledningsstaben. anpassar och bygger upp organisationen efter behov hanterar akuta pressfrågor innan massmediafunktion hunnit upprättas medverkar vid samordningen av information från krisledningsnämnden och övriga myndigheter medverkar till korrigering och komplettering av felaktiga eller ofullständiga uppgifter i massmedia beredd att tjänstgöra som WIS-redaktör Kommunikationsansvarig har dessutom rätt att förändra och delegera arbetsuppgifter inom kommunikationsenheten. Informationsfunktion Bemannas av: informationsenhetens ordinarie personal Lokaler: informationsenhetens ordinarie lokaler 5

6 producerar intern och extern information ansvarar för massmediebevakning och -dokumentation sammanställer och distribuerar utdrag ur massmediaflödet presenterar aktuellt läge i samverkan med kommunikationsansvarig publicerar information i sociala medier beredd avdela webbredaktör i beredskap Informationsfunktionens främsta roll är att presentera webb-baserad information. Men även annonser, flygblad och andra informationskanaler kan komma i fråga. Massmediebevakningen gör det möjligt att kontrollera om informationen nått ut och om den är entydig och korrekt. Löpande dagbok förs inte av informationsfunktionen, utan av krisledningsgruppens stab. Den informationen publiceras i informationssystemet WIS, och används bland annat av upplysningscentralen. Upplysningscentral Bemannas av: kundtjänstens ordinarie personal Ansvarig: chef för kundtjänsten Lokaler: kundtjänstens ordinarie lokaler Upplysningscentralen ska svara på telefonfrågor om kommunens åtgärder. Krisledningsstaben står för informationsunderlaget främst via kommunens webbplats och informationssystemet WIS. Upplysningscentralen ska även via WIS i möjligaste mån svara på frågor om andra aktörers åtgärder, exempelvis polisen och landstinget. Då ska källan i WIS anges. För upplysningar på främmande språk kan språklärare eller tolkar komma i fråga. informationsservice till anhöriga och till drabbade informationsservice till allmänhet informationsservice till myndigheter vidarebefordran av centrala och regionala direktiv. Alla myndighetssamtal kopplas till krisledningen. bevakar inlägg i sociala medier och besvarar därvid frågor och kommentarer beredd avdela kundtjänsthandläggare i beredskap Telefonnummer till upplysningscentralen meddelas till SOS Alarm, polisen, landstinget (för vidarebefordran till sjukhusens akutmottagningar och vårdcentraler) och centrala myndigheters informationsenheter. Allmänheten informeras om telefonnumret via lokalradion, annonser, informationsblad och kommunens webbplats. I viss omfattning ska även personliga besök kunna tas emot. Kundtjänst konferensrum används för muntlig information till grupper. Informationen lämnas av tjänsteman från krisledningsstaben. Massmediefunktion Bemannas av: pressinformatör och tidningsredaktör Lokaler: Ordinarie lokaler. Vid behov upprättas presscenter på Campus Skellefteå Till massmediefunktionen kan dessutom personer med mediavana från andra förvaltningar, institutioner och frilansjournalister knytas. skriver pressmeddelanden och anordnar presskonferenser sammanställer bakgrunds- och informationsmaterial bevakar informationsspridningen i massmedia är kontaktperson gentemot press, radio och TV 6

7 Telefonnummer som skall användas av media sprids till lokalradion, TV, länspressen samt rikspressen via TT. Vid behov av presscenter upprättas detta i Lärcentrums lokaler eller i Arenan alt. Forumsalen. 6 VIKTIGT MEDDELANDE TILL ALLMÄNHETEN (VMA) Varnings- och informationssystemet VMA består av två nivåer: 1) Varningsmeddelande - kan utfärdas av räddningsledare, motsv. Varningsmeddelande utfärdas när det är omedelbar risk för skada på liv, hälsa, egendom eller i miljön. Sänds omedelbart i etermedia. Före varningsmeddelande kan man genom utomhusvarningssystemet inom vissa orter, utlösa signalen viktigt meddelande. Innebär gå inomhus, stäng dörrar, fönster och ventilation samt lyssna på radio/tv. 2) Informationsmeddelande - kan utfärdas av räddningsledare och kommuner m fl. Informationsmeddelande sänds utan krav på omedelbarhet, för att förebygga eller begränsa skador på liv, hälsa, egendom eller i miljön. Mediaaktörer Avtal om utsändning finns mellan staten och nedanstående medieaktörer: Sveriges Radios FM-kanaler Sveriges Utbildningsradio Privata lokalradion Sveriges Television TV4 Viasat (exv TV3, TV6, TV8) Kanal 5 Kanal 9 Innehåll Av meddelandet till allmänheten bör följande framgå: VEM som står bakom meddelandet VAD som inträffat VAR nödläget inträffat NÄR nödläget uppstod KONSEKVENSERNA av det inträffade VILKA meddelandet riktar sig till FÖRHÅLLNINGSORDER till allmänheten Begäran om utsändning Begäran meddelas till SOS Alarm (hemligt telnr) som vidarebefordrar i VMA-systemet. 7