Bilaga 1 Åtgärdslista för kommunikationsenheten

Transkript

1 Kommunledningskontoret Referens Bilaga 1 Åtgärdslista för kommunikationsenheten Åtgärd Ansvarig 1. Sammankalla hela eller delar av Kommunikationsansvarig kommunikationsenheten. Orientera om läget och den fortsatta verksamheten. Vid behov, fastställ vilka som är funktionsansvariga. 2. Ställ i ordning lokalerna (information, upplysning, Respektive funktionsansvarig massmedia). Om arbetsplatsen förläggs utanför ordinarie lokaler, kontrollera tillgång till telefon, fax och e-post. Ta reda på nummer och adresser. 3. Informera kundtjänst om var Kommunikationsansvarig kommunikationsorganisationens olika delar upprättas och när de börjar arbeta. 4. Informera förvaltningar och samverkanspartner om Kommunikationsansvarig kommunens informationsansvar. 5. Informera massmedia om att kommunens Ansvarig för massmediefunktion massmediefunktion är upprättad.. Svara för interninformation (dock inte WIS). Kommunikationsansvarig 7. Informera allmänheten om att en upplysningscentral Kommunikationsansvarig finns upprättad på telefonnumret Krisinformation på webbplatsen organiseras enligt Ansvarig för informationsfunktion gult eller rött läge. Se Riktlinjer för krisinformation på Skellefteå kommuns webbplats. 9. Fastställa riktlinjer för fortsatt informationsverksamhet. Kommunikationsansvarig 10. Följ upp kommunikationsverksamheten och vidtag de Kommunikationsansvarig ändringar som behövs. Vid övergång till krisledningsorganisation glöm inte att skicka ut meddelande internt om att kommunens ledningsorganisation är samlad att meddela övriga kommunala verksamheter att kommunikationsenheten har övertagit informationsansvaret. att meddela samtliga samarbetspartners om vidtagna informationsåtgärder att underrätta massmedia om vilka som ingår i kommunikationsenheten och hur man når kommunikationsansvarig. Postadress: Besöksadress: Fax: Trädgårdsgatan Tel: vx Skellefteå Skellefteå Sida 1 (7)

2 Fördjupningsdel Allmänt I kris/katastrofsituationer eller under beredskap och krig har information och kommunikation avgörande betydelse. Kommunikationsenheten är kommunledningens instrument för information till och från allmänheten, massmedia, myndigheter, organisationer och egen personal. Kommunstyrelsens kommunikationsansvarige har ansvar för att den tillfälliga kommunikationsenheten upprättas. Den kan inkallas helt eller i lämpliga delar. Samråd ska ske med räddningsledaren och ledningsgruppen. Informationens betydelse Informationen är ett viktigt hjälpmedel för kommunen vid alla slags olyckor. Snabb information kan rädda människoliv. Skador på människor egendom och miljö kan begränsas. Omvänt kan en dåligt skött informationsverksamhet förvärra skadorna. Förberedande information och olycksförebyggande information Drabbade reagerar snabbare och lättare om de blivit medvetna om eventuella hot, risker och skyddsåtgärder. Massmediekontakter Tillmötesgå mediernas behov och önskningar så långt som möjligt. Var ärlig, uppriktig och öppen. Goda massmediarelationer grundläggs under normala förhållanden. Informationskanaler Utifrån varje situation förmedla information genom alla lämpliga kanaler, som exempel: Extern information: Meddelande via pressmeddelanden, annonser, flygblad, kommunens webbplats, sociala medier, kundtjänst/upplysningscentral, tolkar m m. Intern information: Intranät, WIS, e-post, fax, flygblad, mobiltelefon och SMS. Informationsbehov Gemensamt för krissituationer är att människors behov av information ökar samtidigt som möjligheterna att tolka budskapet rätt minskar. Informationen bör innehålla fakta om vad en varning eller ett larm innebär Sida 2 (7)

3 vilka konsekvenser krisen eller händelsen antas få vad man kan göra för att skydda sig. Målgrupper direkt berörda behöver fortlöpande information om vad som hänt samt råd och anvisningar för sitt fortsatta handlande. indirekt berörda har ungefär samma behov av information som de direkt drabbade. massmedier har särskilda behov, allt från ren pressinformation och möjligheter till intervjuer etc. Informationsarbetet efter en kris Efter en kris är informationen till allmänheten minst lika viktig som under en kris. En kris kan vara relativt kort men behovet av information efteråt kan utsträcka sig under en längre tidsperiod. Efter en kris ska krisledningsstaben summera vad som hänt och hur arbetet har fungerat. Till detta kan även enkäter nyttjas för att få en uppfattning om hur allmänheten uppfattat informationsenhetens information. Sida 3 (7)

4 Utrustningslistor En särskild krisinformationsväska är placerad på informationsenheten. Den ska innehålla: Larmlistor med hemtelefonnummer för berörd personal Listor med telefonnummer till massmedia Flera ex av krisinformationsplanen Viss litteratur om krisinformation Anteckningsblock Dagbok Pennor Karta över kommunen Kommunikationsenheten ska oavsett placering ha tillgång till: Telefoner Datorer med internet, intranät och e-post TV med möjlighet att se de viktigaste nyhetssändningarna Videobandspelare eller annan inspelningsutrustning Radio Dagstidningar Fax Sida 4 (7)

5 Bilaga 2 Riktlinjer för krisinformation på Skellefteå kommuns webbplats I händelse av kris ska Skellefteå kommuns webbplats användas för att ge fortlöpande, aktuell information (ur kommunens perspektiv). Den ska bidra till att allmänheten får en helhetsbild av situationen. Samverkan ska ske med andra aktörer bland annat genom länkar. Dessa riktlinjer beskriver även hur Skellefteå kommuns kriswebb hanteras i relation till det ordinarie materialet på webbplatsen. Grönt normalläge Akutnyheter publiceras av berörd förvaltning under lämplig nyhetskategori beroende på händelse. Gult läge Krisledningen eller räddningsledningen tar över ansvaret. En förberedd struktur aktiveras: Endast informationsenhetens personal har behörighet att publicera nyheter på Skellefteå kommuns webbplats. Underlag till nyheter kommer från krisledningen. Nyheterna publiceras under nyhetskategorin Krisinformation. Nyheter i den kategorin publiceras i realtid. Rubrik och ingress från den senaste nyheten i nyhetskategorin Krisinformation, tillsammans med länk till hela nyheten, visas överst på alla huvudportaler inom en röd, streckad linje En sammanfattande huvudnyhet om krisen (hålls ständigt uppdaterad) publiceras på huvudportalerna med hänvisning till kriswebben. På kriswebbens startsida ligger senaste nyhet som huvudnyhet. Vid behov kan krisledningen bestämma att blir Skellefteå kommuns startsida. Innehåller länk till ordinarie skelleftea.se. Andra element på portalerna tonas ner. Rött läge Krisledningen har ansvaret. En avskalad startsida aktiveras. Vid behov aktiveras en helt separat webbplats centralt i länet. Det avgörs av vilken händelsen är och hur den utvecklas, informationsbehovet hos allmänhet och media samt hur stor belastning i antal besök sidan får. Skulle det bli aktuellt med en separat webbplats så ska Skellefteå kommuns webbadress omdirigeras dit. Den avskalade startsidan innehåller endast kort, saklig information om krisen och länkar. Underlag till nyheter kommer från krisledningen. Endast informationsenhetens personal har behörighet att publicera information på Skellefteå kommuns webbplats. Nyheterna publiceras under nyhetskategorin Krisinformation. Sida 5 (7)

6 Krisinformation och dialog via webbplatsen Krissidorna ska upplevas som en ordinarie del av webbplatsen. I valet mellan att informera och inte informera är det bättre att publicera någonting istället för ingenting. Skellefteå kommun ska tillmötesgå allmänhetens behov genom att, via webbplatsen, svara på frågor som kan uppkomma. Informationen ska vara ärlig, rak och öppen. Krisberedskapsmyndighetens system WIS används för den interna informationsförsörjningen. Därigenom säkras att samma information delas av krisledning, kundtjänst/upplysningscentral, webbredaktörer och informationsenhetens personal. Förutom att webben är en bra informationskanal så avlastas de som svarar i telefon. På webben ska krisledningen/informationsenheten: Ge konkreta råd och rekommendationer. Vid behov komplettera med bilder, kartor och liknande. Informera om var hjälp och information kan fås dygnet runt. Gör det tydligt var besökare ska vända sig för att få svar på frågor, få fördjupad information och kan lämna upplysningar. Kriswebben bör användas för att bekräfta eller dementera uppgifter som kan cirkulera i samband med krisen. Vid ett krisläge kan målgruppsinriktade ingångar vara en bra lösning (t ex För dig som är: Förälder/personal/anhörig osv). Webbplatsen ska möjliggöra dialog med allmänheten. Det ska vara möjligt för besökarna att skriva in tips, reaktioner och frågor och snabbt kunna få svar på dessa. Detta är en framtida uppgift för kundtjänst/upplysningscentral. Om det på webbplatsen publiceras material från allmänhet, media eller andra utomstående aktörer ska det göras tydligt för besökaren vem som är avsändare av informationen. Det är viktigt att kontrollera att de instanser som länkas till inte orsakar inkonsekvens och otydligheter för besökaren. Ett vanligt fall är att besökaren hänvisas till en annan webbplats för mer information. På den webbplatsen hänvisas tillbaka till ursrungswebben utan att besökaren fått den information som eftersöktes. Via RSS görs det möjligt för andra att återanvända webbplatsens innehåll. Det ökar möjligheterna till att informationen är densamma oavsett var den publiceras. All information och alla uppdateringar på kriswebben ska vara tid- och datummärkta. Vid behov ska Skellefteå kommun publicera sammanfattande information på andra språk. Om personuppgifter samlas in på kriswebben ska användarna upplysas om detta. Liksom på den ordinarie webbplatsen ska det upplysas om hur juridisk information och cookies hanteras. Utvärdering Sida (7)

7 Versioner av kriswebbens sidor sparas automatiskt när de uppdateras. Det gör det möjligt att i efterhand kunna följa förloppet och informationsspridningen. Målgruppen, användning av och synpunkter på kriswebben bör följas upp. Kriswebborganisationen bör utvärderas. Informationssäkerhet Eftersom kriswebben är att betrakta som ett samhällsviktigt system bör säkerhetskraven för systemet beaktas så att kriswebben kan förmedla information i en fredstida kris. Krisberedskapsmyndigheten har ett sammanhållande myndighetsansvar inom informationssäkerhetsområdet. Myndigheten ger ut rekommendationer inom området, basnivå för ITsäkerhet, BITS (KBM 2003:5). Skellefteå kommun använder dessa rekommendationer i sitt säkerhetsarbete. Informationsförsörjningen ska ske på ett från sekretess- och säkerhetssynpunkt godkänt sätt. Sida 7 (7)