TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr F 06:1

Transkript

1 TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr F 06:1 Ks 82/2006 Dnr Ks 2013/68 Dnr Ks/K Riktlinjer för information och kommunikation i Tomelilla kommun Detta dokument gäller all muntlig, skriftlig och elektronisk information och kommunikation som sker internt eller externt för kommunens verksamheter. Vår interna och externa information utgår från kommunens vision, verksamhetsidé och värdegrund. Tomelilla kommun är öppen mot omvärlden. Den öppna hållningen kännetecknas av flexibilitet, en aktiv omvärldsbevakning, bejakande av förändring och resurser att tolka det som sker. Tomelilla kommun kommunicerar vad vi gör och varför vi gör det. Vi står för våra handlingar och delar med oss av information. Tomelilla kommuns värdegrund består av fem grundstenar som ska vara verktyget som hjälper oss hur vi ska kommunicera internt och med omvärlden. Helhetstänkande, Resultatinriktning, Tillit, Öppenhet, Glädje och humor Grunderna för Tomelilla kommuns information och kommunikation Tomelilla kommun gör ingen skillnad mellan intern och extern information, kraven på korrekthet och kvalitet är densamma. Informationen ska vara saklig, opartisk och relevant. Samtidigt ska vi vara enkla och tydliga i våra budskap. Språket ska vara lättillgängligt för sin målgrupp. F 06:1 Information och kommunikation i Tomelilla kommun 1 (6)

2 All information ska följa gällande lagstiftning. Offentlighetsprincipen och serviceskyldigheten enligt Förvaltningslagen är två viktiga lagar som gäller information. Offentlighetsprincipen innebär att alla handlingar som kommit in till, eller upprättats av myndigheten, är offentliga. Undantag gäller för handlingar som faller under sekretesslagen. Serviceskyldighet enligt Förvaltningslagen innebär att vi är skyldiga att ge allmänheten god kunskap om hur kommunen styrs och vilka möjligheter som finns att påverka beslut. Vi ska upplysa om rättigheter och skyldigheter liksom till vem man kan vända sig i olika frågor. Tomelilla kommuns information ska vara planerad, aktuell och anpassad till mottagarnas behov. För att uppmuntra till och svara upp mot kärnvärdet om delaktighet genom dialog ska det alltid hänvisas till ansvarig. Information ska vara lätt att känna igen. Den grafiska profilen måste följas i alla former av presentationsmaterial och trycksaker. Det ska tydligt framgå att Tomelilla kommun är avsändaren. Tomelilla kommuns information ska vara samstämmig och samordnad. Därför ska verksamheterna ta kontakt med informationsansvarig inför större informations- och marknadsföringsinsatser. Intern information och kommunikation Tomelilla kommuns medarbetare ska ha tillgång till relevant information om organisationens olika verksamheter och dess arbete. Bra information och god kommunikation ger bättre förutsättningar för delaktighet och ansvar. Tomelilla kommuns intranät är det viktiga verktyg vi använder för intern kommunikation. All information som når anställda inom kommunen ska finnas att tillgå på intranätet. Ansvariga för detta är verksamhetschefer tillsammans med kommunledningskontoret. Då tillgång till datorer på vissa håll inom verksamheten är begränsad ligger det på respektive verksamhetschefs ansvar att säkerställa att det finns rutiner så att personalen får tillgång till information. Detta sker via regelbundna personalmöten, lokala anslagstavlor, nyhetsbrev och Löneinfo som medföljer lönekuvertet. Verksamheten har eget ansvar för den interna informationen. Extern information och kommunikation Tomelilla kommuns externa information ska öka kunskapen om och förståelsen för kommunens verksamheter, sprida kunskap om tomelillabornas rättigheter och skyldigheter samt stödja den demokratiska processen. Tomelilla kommuns webbplats, är motorn i informationsarbetet. Det är på hemsidan som: nyheter hamnar först man finner den senaste kommunala informationen F 06:1 Information och kommunikation i Tomelilla kommun 2 (5)

3 man kan läsa om aktuella projekt man hittar ingångar och kontakter i den kommunala verksamheten Tomelilla kommuns webbplats ger information och stimulerar till kommunikation. Alla kommuninvånare bör ha möjlighet att nå kommunens webbplats. Internetuppkopplade datorer finns därför på biblioteken och i kommunhusets café. Kommunchefen och respektive verksamhetschef är ansvariga för att informationen är korrekt och uppdaterad. Kontaktpersoner och hänvisningar till var man kan hämta ytterligare information för ärendet ska vara tydligt utsatt. Tomelilla kommuns entré ska fungera som en central informationsplats för allmänheten. Verksamheten ansvarar för att information når ut externt. Det kan ske via broschyrer, annonsering affischer eller via massmedia. Massmedia Tomelilla kommuns förhållande till massmedia präglas av dialog, öppenhet, tillit och snabbhet. En klar intern rollfördelning kombinerat med tydlig och korrekt information ska säkerställa att massmedia känner att vi är tillgängliga och underlättar deras arbete. Varje verksamhet bör ha tänkt igenom hur man förhåller sig till och har kontakt med massmedia. Massmedia är i sin roll som opinionsbildare och kunskapsförmedlare en viktig kanal för vår externa information. Massmedia fyller också en viktig samhällsfunktion som granskare av kommunens arbete. Genom att ha en personlig kontaktperson vill vi göra det lätt för massmedia att snabbt få tillgång till den information de behöver. Tomelilla kommun delar upp ansvaret mellan politiska frågor och verksamhets-frågor: Massmediakontakter för frågor rörande det övergripande politiska arbetet Kommunstyrelsens ordförande Massmediakontakter för övergripande verksamhetsfrågor Pressansvarig och kommunchef Tomelilla kommuns pressreleaser/inbjudningar har, utöver budskap och brödtext, samma grafiska utseende och upplägg. En mall finns för detta. Kontaktpersoner och hänvisningar till var man kan hämta ytterligare information för ärendet ska vara tydligt utsatt. Ansvarig för pressreleaser är pressansvarig, som även samordnar inbjudningar till presskonferenser. Även allmänna frågor från massmedia hänvisas till pressansvarig. När vi uttalar oss för Tomelilla kommun bör vi, utan att göra avkall på meddelarfrihet och åsiktsfrihet, skilja på våra privata åsikter och de åsikter vi för fram som företrädare för Tomelilla kommun. F 06:1 Information och kommunikation i Tomelilla kommun 3 (5)

4 Informationsarbetet i krissituation Tomelilla kommuns krisledningsnämnd svarar för ledning och samordning av kommunens information vid extraordinära händelser eller svåra påfrestningar i fred och under höjd beredskap. Intern och extern information ska vara lättbegriplig, upprepas och lämnas regelbundet från informationsfunktionen som är knuten till krisledningsgruppen. Se informationsplanen på intranätet: Extraordinära händelser Ansvar och befogenheter Kommunstyrelsen beslutar om strategier för Tomelilla kommuns information. Kommunchefen har det övergripande ansvaret för kommunens information och är ansvarig utgivare när det gäller hemsidan www. tomelilla.se och kommuntidningen Gladan. Kommunledningskontoret har specialkunskap kring informationsfrågor. Enheten ansvarar för samordning, tillhandahållande och löpande utveckling av gemensamt informationsmaterial och gemensamma informationskanaler. Kommunledningskontoret arbetar aktivt med extern information på kommunens webbsidor och i olika marknadsföringsprojekt. Enheten fungerar även som konsultativt stöd i informationsfrågor och ska vara drivande när det gäller stöd, rådgivning, vägledning, utbildning, mediakontakter, utformning av mallar, kontroll av extern information etc. Verksamheterna har ansvar för den verksamhetspecifika informationen, internt och extern. Verksamhetschefen är ytterst ansvarig för verksamhetenes information. Enhetschefer inom verksamheten har också informationsansvar. Varje ska ha en informatör (webbredaktör). Denne/denna ska också vara kontaktperson gentemot kommunledningskontoret. Varje verksamhet ska i samband med budgetarbete tänkta igenom vilka informationsinsatser som kan behövas och vilka resurser (personella och ekonomiska), som kommer att krävas. F 06:1 Information och kommunikation i Tomelilla kommun 4 (5)

5 Tomelilla kommuns ledare Varje chef har informationsansvar gentemot sina direkt underställda medarbetare. Varje medarbetare har rätt att få tillgång till den information som behövs för att kunna sköta sitt arbete. Tomelilla kommuns medarbetare Varje medarbetare har informationsansvar gentemot sin närmaste chef. Varje medarbetare har också skyldighet att själv söka och ge information. Samråd Samråd ska ske med informationsansvariga vid planering av större informations- och marknadsföringsaktiviteter. F 06:1 Information och kommunikation i Tomelilla kommun 5 (5)