Riktlinjer för kommunikation

Transkript

1 Riktlinjer för kommunikation Strategi Plan/program Riktlinje Regler och instruktioner

2 Fastställt av: Kommunfullmäktige Datum: För revidering ansvarar: Kommunfullmäktige För eventuell uppföljning och tidplan för denna ansvarar: Dokumentet gäller för: Alla nämnder och förvaltningar Dokumentet gäller till och med:

3 INLEDNING... 4 GRUNDSYN... 4 DEFINITION... 4 ANSVAR OCH BEFOGENHETER... 5 OFFENTLIGHET... 5 BEMÖTANDE OCH PERSONLIG KOMMUNIKATION... 5 INTERN KOMMUNIKATION... 5 Mål... 5 Kommunikationskanaler... 5 EXTERN KOMMUNIKATION... 6 Mål... 6 Kanaler... 6 KRISKOMMUNIKATION... 6 KOMMUNIKATION MED MEDIA

4 Inledning Hur kommunicerar vi kommunens budskap? Är vi tydliga och raka? Hur agerar vi när massmedia vill ha svar? Dessa riktlinjer för kommunikation gäller såväl internt som externt inom Lindesbergs kommuns verksamhet. Riktlinjerna ska fungera som ett stöd för den enskildes kommunikation. Till kommunikationen räknas också den grafiska profilen som samtliga anställda inom kommunen ska följa vid utformning av exempelvis annonser eller broschyrer. Avsändaren Lindesbergs kommun ska vara tydlig. Grundsyn Vår kommunikation ska vara tydlig och bygga på saklighet. Den information som förmedlas ska vara lättbegriplig och anpassad till mottagaren och ämnets karaktär. Lindesbergs kommuns främsta uppgift är att bistå och hjälpa kommuninvånarna och ska verka i dialog med dem. Informationsarbetet ska vara en självklar del i den dagliga verksamheten och kan exempelvis utgöra en stående punkt på dagordningen vid sammanträden. Varje förvaltning har informationsansvar för den egna verksamheten. Målgrupper ska definieras liksom tidsperspektivet: vilka ska informeras och när? Kommunikationsriktlinjerna ska vara tillgängliga för och kända av samtliga anställda. Den grafiska profilen ska följas vid såväl intern som extern information. Det är viktigt att kunna urskilja avsändaren: Lindesbergs kommun. Nyckelordet är öppenhet. Definition Med medarbetare avses såväl anställda som förtroendevalda i Lindesbergs kommun. Kommunikation är överföring av information mellan människor. Information är en generell beteckning för det meningsfulla innehåll som överförs vid kommunikation i olika former. 4

5 Ansvar och befogenheter Ansvaret för kommunikationen ligger hos samtliga medarbetare. Varje chef ansvarar för att förmedla information till sina medarbetare. Varje medarbetare ansvarar för att själv söka information till exempel i minnesanteckningar eller protokoll efter möten. Offentlighet Enligt yttrandefrihetsgrundlagen har varje svensk medborgare rätt att offentligt uttrycka tankar, åsikter och känslor. Kommunledningen ansvarar dock för att lämna kommunens officiella ståndpunkt i en fråga. Bemötande och personlig kommunikation Kommunikation är inte bara hemsidor, skrivna texter och presskonferenser. Det handlar också om hur vi förhåller oss till varandra, både medborgare och medarbetare. Varje medborgare är en person värd respekt och omtanke. Vi ska värna om medborgarens integritet, uppnå ett ömsesidigt förtroende, visa inlevelseförmåga och lyhördhet och skapa trygghet. Varje medborgare ska bemötas med respekt, få sakkunnig information samt hjälp och stöd. Ingen ska särbehandlas på grund av kön, ålder, hudfärg, nationalitet eller etniskt ursprung, språklig eller religiös tillhörighet, funktionshinder, sexuell läggning eller andra individuella drag. När vi möter en medborgare ska vi behandla alla lika och utgå från den enskilda människan, den aktuella situationen och det behov av information, hjälp eller stöd som behövs. Intern kommunikation Målgruppen är medarbetare vid Lindesbergs kommun. Mål Enligt yttrandefrihetsgrundlagen har varje svensk medborgare rätt att offentligt uttrycka tankar, åsikter och känslor. Kommunledningen ansvarar dock för att lämna kommunens officiella ståndpunkt i en fråga. Kommunikationskanaler Våra interna kommunikationskanaler är framförallt Intranätet men också e-post, möten på olika nivåer för exempelvis avdelningen, arbetsgruppen, ledningsgruppen eller samverkansgruppen. 5

6 Andra kommunikationskanaler kan vara anslagstavla, telefonsamtal, minnesanteckningar, protokoll, informationsblad, gemensamma kalendrar, brev, informations-tv och webbaserade sms. Av betydelse är också de informella samtal som äger rum i exempelvis lunchrum eller i korridorer. Val av kommunikationskanal avgörs av informationens karaktär. Viktigt är att berörda personer får förstahandinformation i största möjliga mån. Intranätet LinNet ska vara startsida för samtliga datoranvändare inom den kommunala verksamheten. På Intranätet ska relevant och saklig information spridas. Intranätet ska vara användbart för samtliga anställda som också själva ansvarar för att ta del av den information som där ges och som även ska lägga ut relevant information om den egna verksamheten i kalendern. Förvaltningarna ansvarar för att relevant intern information sprids inom den egna verksamheten. Informationen ska utformas i enlighet med riktlinjerna. Extern kommunikation Målgruppen är vår omvärld. Mål Kommunikationen ska vara lättbegriplig och underlätta för allmänheten att kunna nyttja den service som kommunen erbjuder. Informationen ska ge en sann bild av verksamheten. Att avsändaren är Lindesbergs kommun ska tydligt framgå. Kanaler Kommunens hemsida är en viktig kommunikationskanal. Den ska stimulera medborgarna att engagera sig i kommunens utveckling samt söka information om kommunens verksamhet. Övriga kanaler är liksom vid internkommunikation möten - såväl fysiska som elektroniska (exempelvis chatt, e-post eller sms), mässor, utställningar, telefonsamtal, protokoll, nyhetsbrev, informationsblad, annonser, broschyrer, fax och brev. Också kommunala byggnaders entréer är viktiga kommunikationskanaler där exempelvis affischering kan ske. Val av kommunikationskanal avgörs av informationens karaktär. Kriskommunikation Kommunens krisledning ansvarar för kommunikationen vid en kris. Kommunikation med media Alla medarbetare har rätt att kommunicera med media, men ingen måste uttala sig mot sin egen vilja. Efterforskning efter källan får enligt grundlagen inte ske. 6

7 Kontakten med media bör vara offensiv och serviceinriktad samt kännetecknas av öppenhet och positivitet. Bilden som ges av Lindesbergs kommun ska i första hand vara relevant och kunskapsförmedlande. Politiker i central roll och förvaltningschefer ska ge kommunens officiella ståndpunkt. 7