Kommunikationspolicy för Regionförbundet Sörmland

Transkript

1 Kommunikationspolicy för Regionförbundet Sörmland Antagen av regionstyrelsen den 28 januari 2016 Box 325, Nyköping Besöksadress: Storhusqvarn, Västra Kvarngatan 64 Telefon: E-post: Hemsida: Org nr:

2 Kommunikationspolicy för Regionförbundet Sörmland Policyn innehåller följande delar: Inledning... 3 Kommunikationens roll... 3 Syfte... 3 Mål... 4 Målgrupper... 4 Informations- och kommunikationskanaler... 5 Förhållningssätt och principer... 6 Ansvar och roller... 6 Kommunikativt stöd... 7 Kontakter med massmedia... 7 Sociala medier... 7 Språkbruk och grafisk profil... 8 Uppföljning och utvärdering... 8 Lagar och regler... 8 Komplement... 8 Sid 2(8)

3 Inledning Kommunikationspolicyn är styrande för all kommunikation inom Regionförbundet Sörmland och ska alltid tillämpas när vi kommunicerar samt bidra till en gemensam syn på vikten av kommunikation inom regionförbundet. Vår kommunikation styrs av regionförbundets vision, Sörmlandsstrategin 2020 och att övriga beslut blir kända och genomförda. Vidare ska regionförbundets kommunikation präglas av förbundskontorets gemensamma värdegrund: Inom Regionförbundet Sörmland är värden som drivande, professionell och trovärdig ledande i vårt arbete och förhållningssätt. Information och kommunikation skapar trygghet, motivation och stärker delaktigheten. Kommunikationspolicyn omfattar därför förhållningssätt och rutiner för regionförbundets interna och externa information och kommunikation. Alla medarbetare och förtroendevalda har ett kommunikationsuppdrag och ett ansvar för att kommunikationspolicyn blir till verklighet i det dagliga arbetet. God kommunikation stärker dialogen och erfarenhetsutbytet och är en förutsättning för att varje medarbetare ska kunna fullgöra sitt uppdrag. Kommunikationens roll Kommunikationen fyller en viktig funktion inom Regionförbundet Sörmland. Den förvaltar och utvecklar organisationens förtroendekapital och skapar därmed handlingsutrymme för pågående och planerad verksamhet. Kommunikation är ett strategiskt och operativt instrument för genomförande av processer och insatser mellan organisationer och dess olika intressenter. Det innebär i praktiken att regionförbundets medarbetare och förtroendevalda politiker ska arbeta med information och kommunikation på ett strategiskt, långsiktigt och enhetligt sätt i våra möten med varandra, våra medlemmar, samarbetspartners, media och övriga intressenter. Syfte I en effektiv organisation är information och kommunikation en del av organisationens ledarskap och används också för att uppnå målen och stärka varumärket. Syftet med kommunikationspolicyn är därför att göra det tydligt vad informationsoch kommunikationsarbetet betyder för regionförbundets olika verksamheter och Sid 3(8)

4 bidra till ett professionellt förhållningssätt där de kommunikativa perspektiven vägs in i de beslut som fattas. Ett ytterligare syfte är att underlätta samverkan med olika aktörer. Mål En väl fungerande intern kommunikation lägger grunden till en effektiv och samstämmig extern kommunikation och bidrar till hög kvalitet i varje medarbetares möte med andra. Tydlig information medför att mottagaren förstår innebörden av den information den får. När vi kommunicerar ska vi alltid ta hänsyn till mottagarens kunskaper, behov, och vilka kommunikationskanaler som fungerar. Internt ansvar och delaktighet Externt Målet är att alla medarbetare ska vara väl informerade så att de kan ge svar på de frågor som uppstår. Intern information bör därför komma före extern information. Målet är att varje medarbetare, genom planerad kommunikation som ger kunskap om hela regionförbundets verksamhet, ser och förstår sin roll i ett större sammanhang samt bidrar till gemensamma mål. Målet är att, genom att stimulera kommunikation och informationsutbyte på förbundskontoret, öka den interna samordningen och främja ett arbetssätt som gynnar våra externa målgrupper och intressenter. Målet är att ge en samlad bild av regionförbundets verksamhet. Målet är att sprida kunskap om och skapa intresse för regionförbundets arbete och sakfrågor. Målet är att bygga förtroende för regionförbundets arbete och uppdrag. Målgrupper Interna Förtroendevalda politiker inom Regionförbundet Sörmland, det vill säga ledamöter/ersättare i regionstyrelsen, revisorer och ledamöter/ersättare i eventuella beredningsgrupper Medarbetare på förbundskontoret Sid 4(8)

5 Externa Förbundets medlemmar, främst ledande politiker och tjänstemän Andra myndigheter och samarbetspartners Regioner i omvärlden Näringslivet Föreningsliv och intresseorganisationer Massmedia/opinionsbildare Sörmlands invånare Den prioriterade ordningen innebär att vi alltid vänder oss till våra medlemmar i första hand som, i sin tur, har ansvar och skyldighet att kommunicera med Sörmlands invånare. Informations- och kommunikationskanaler Interna Regionförbundets anställda är en av de viktigaste informations- och kommunikationskanalerna. Ambitionen är att medarbetarna ska få information om sådant som de berörs av innan det kommuniceras externt. I större projekt eller aktiviteter, där många är inblandade, ska vi kommunicera både före och efter beslut samt under hela processen fram till ett beslut. Till de interna kanalerna räknas annars: Cheferna E-post (används i första hand för att nå enskilda personer/mindre grupper) Kontorsmöten Enhetsmöten Samtal mellan chef och medarbetare/avstämningar Gemensam plattform för dokument Externa Regionförbundets hemsida och nyhetsbrevet är de främsta kanalerna för extern information. Även medarbetarna spelar en viktig roll när det gäller extern information via sina kontakter i externa nätverk till exempel. Övriga externa kanaler kan vara: Personliga möten Telefonkontakt E-post Pressinbjudningar och pressmeddelanden Sid 5(8)

6 Debattartiklar Övriga massmediakontakter Konferenser och seminarier Utställningar och mässor Sociala medier Trycksaker Annonser Dokumentation från arbetsutskottet och regionstyrelsen i form av kallelser, protokoll och övriga tjänsteskrivelser Förhållningssätt och principer Att kommunikationen fungerar är viktigt för att vi ska trivas i arbetet och utföra vårt arbete väl och därmed ge ägarna/medlemmarna bästa möjliga service. Genom att bygga relationer skapar vi ett större värde tillsammans inom regionförbundet och med våra samarbetspartners. All vår kommunikation ska därför vara: Öppen och ärlig. Det ska vara lätt att få fram/hitta den information som man efterfrågar, behöver eller har rätt till vare sig den är muntlig, skriftlig eller elektronisk. Enkel och begriplig Tillgänglig och utgå från mottagarens behov Saklig och korrekt Proaktiv, den ska föregripa när, av vem, hur och varför information efterfrågas Ansvar och roller Frågor av politisk karaktär besvaras av regionordförande eller annan ansvarig politiker. Cheferna har ansvar för att den egna enhetens kommunikation fungerar på ett effektivt och professionellt sätt och är en del av enhetens arbete. Kommunikationsansvarig ansvarar för kommunikationspolicyn och har det övergripande ansvaret för att driva, utveckla, samordna och följa upp regionförbundets information, kommunikation och marknadsföring. Han/hon är Sid 6(8)

7 också ansvarig för att, tillsammans med kommunikatören, stödja övriga medarbetare i olika kommunikationsfrågor. Projektledare/strateger har ansvar för att respektive projekt eller aktivititet kommuniceras till de målgrupper som är berörda. Det innebär att planera och kontinuerligt genomföra kommunikationsinsatser på de områden som han/hon ansvarar för. Inför varje projekt ska behovet av en kommunikationsplan bedömas. Alla medarbetare på regionförbundet har ansvar för att bidra till en väl fungerande intern och extern information/kommunikation och att själva söka, ta del av och lämna den information som de behöver för att lösa sina arbetsuppgifter och som rör det egna arbetet. Kommunikativt stöd Kommunikatörerna ger råd och stöd med kommunikationsplaner, kommunikationsmetoder, kanalval, strategier, målgruppsanpassning, målgruppsanalyser, mediefrågor, omvärldsbevakning och sponsring. De producerar också informationsmaterial samt svarar på frågor om den grafiska profilen. De är huvudredaktörer för hemsidan, nyhetsbrevet och de sociala medierna. Kontakter med massmedia Massmedia ska betraktas som en resurs för regionförbundet att nå ut med information. Vi samarbetar med media och det bygger på att vi har respekt för journalisters yrkesroll som allmänhetens granskare. Vi ska vara tillgängliga för journalister och villiga att svara på deras frågor. Vi ska alltid förse medierna med korrekta faktauppgifter. Det är önskvärt att den som blivit kontaktad av media informerar kommunikationsansvarig/pressansvarig om detta. I samband med detta kan också råd och stöd i journalistkontakter erbjudas. Meddelarfriheten ger anställda rätt att kontakta massmedia och efterforskningar om vem som lämnat informationen får inte göras. Sociala medier Regionförbundets närvaro i sociala medier har som syfte att skapa öppenhet och ge insyn i verksamheten. Frågor och kommentarer som uppstår på de sociala medierna ska hanteras skyndsamt. Sid 7(8)

8 En förteckning över vilka sociala medier som regionförbundet är aktiv på finns också på Språkbruk och grafisk profil Det språk vi använder ska vara enkelt, korrekt och skrivet på modern svenska. Fackspråk, interna förkortningar och kanslisvenska ska undvikas. Regionförbundets information ska följa den grafiska profilen för att ge ett enhetligt, samlat intryck av verksamheten utåt och göra det lätt att känna igen regionförbundets verksamhet och visa vem som är avsändare. En konsekvent använd grafisk profil inger förtroende och skapar igenkänning. Därför är det viktigt att regionförbundets grafiska profil används av alla verksamheter i alla lägen då vi kommunicerar. Vår grafiska profil styr all produktion av trycksaker, annonser, presentationsmaterial som brevpapper, kuvert, powerpointpresentationer, visitkort, skyltar med mera. Regionförbundets logotyp ska alltid finnas med i vår information. Kommunikatören ger råd när grafiskt material ska produceras. Uppföljning och utvärdering Kontinuerlig uppföljning och ständiga förbättringar är en del av kommunikationsarbetet. Ett särskilt ansvar för den gemensamma uppföljningen ligger på den kommunikationsansvarige. Uppföljning sker löpande under året, dels i kommunikationsplaner, dels i samband med delårsbokslut och bokslut. Lagar och regler Regionförbundets information och kommunikation ska följa gällande lagar om informationsfrihet, offentlighetsprincip, yttrandefrihet, meddelarfrihet, tryckfrihet, informationsansvar, sekretess, språk, marknadsföring, upphovsrätt, personuppgifter samt arbetsmiljöansvar. Komplement Denna policy kompletteras med en grafisk profil, strategi och riktlinjer för Regionförbundet Sörmlands hemsida och sociala medier samt kommunikationsplaner för varje år. Sid 8(8)