Kommunikationspolicy för koncernen Karlstads kommun

Transkript

1 sid 1 (7) Kommunikationspolicy för koncernen Karlstads kommun Postadress: Kommunledningskontoret, informationsenheten, Karlstad Besöksadress: Drottninggatan 32 karlstad.se Tel: E-post: info@karlstad.se Org.nr: PlusGiro: Bankgiro:

2 sid 2 (7) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Syftet med detta dokument Förhållningssätt för all kommunikation Huvudinriktningar för kommunikationsarbetet Kommunikationssystem Kommunikation är allas ansvar Karlstads kommuns styrande och stödjande dokument för kommunikation... 7

3 sid 3 (7) KOMMUNLEDNINGSKONTORET Kommunikationsenheten Syftet med detta dokument Detta är ett policydokument där kommunfullmäktige tydliggör vad som gäller för koncernen Karlstads kommuns informations- och kommunikationsarbete. God kommunikation är ett ledningsverktyg som bidrar till att vi når målen i den strategiska planen och att beslut får snabbare genomslag. Ett framgångsrikt kommunikationsarbete bidrar också till att öka medarbetares delaktighet, motivation och ansvar på arbetsplatsen och medborgarnas förtroende för kommunen. Det är viktigt med helhetssyn och därför ska all kommunikation arbetas fram enligt samma principer, vilka anges i kommunikationspolicyn. 2 Förhållningssätt för all kommunikation Kommunikationen i koncernen Karlstads kommun ska vara: Planerad Kommunikationen ska vara välplanerad och målgruppsanpassad och bidra till att vi når de övergripande målen i den strategiska planen. En kommunikationsplan ska vara en naturlig del i planer och beslut som berör verksamheten och kommuninvånarna. All kommunikation utgår från mottagarens behov. Dagens informationsöverflöd ställer stora krav på att sortera bort onödig information, se till att innehållet är relevant och anpassat efter målgruppens behov, kunskaper och förutsättningar. För varje kommunikationsinsats ska det tydligt framgå vad vi har för syfte med kommunikationen och hur den ska utvärderas. Tillgänglig Medborgarna ska uppleva att vi bemöter alla korrekt och likvärdigt, är hjälpsamma och lätta att få tag på. Människor med funktionsnedsättning ska ha lika lätt att komma i kontakt med oss, söka och ta del av information. Öppenhet är en förutsättning och kommunkoncernen ska själv ta initiativ till att informera om beslut, förändringar, verksamhetens resultat och kvalitet och enskilda händelser. Genom att ligga steget före och se till att alla har den information de behöver, både Postadress: Kommunledningskontoret, kommunikationsenheten, Karlstad Besöksadress: Tage Erlandergatan 8 karlstad.se Tel: E-post:karlstadskommun@karlstad.se Org.nr: PlusGiro: Bankgiro:

4 sid 4 (7) internt och externt bidrar vi till att medborgarna förstår mening och sammanhang. Informationen ska vara tydlig och skapa realistiska förväntningar på kommunens service. Pålitlig Koncernens information ska vara ärlig, öppen och relevant. Medborgarna ska kunna lita på att den information som kommer från koncernen Karlstads kommun är korrekt. Vi ska säga som det är och inte försöka dölja fakta som kan uppfattas som negativ. Vi skiljer på personliga åsikter och vad som är koncernens hållning i sakfrågor. Kommunikationen ska vara samordnad och vi ska ha en gemensam ståndpunkt i sakfrågor för att undvika missförstånd. Intern och extern information ska samverka. I största möjliga mån ska berörda medarbetare i koncernen känna till mål, planer och beslut innan de kommuniceras externt. Lättbegriplig Vi ska vara lätta att förstå både i tal och skrift och inte uttrycka oss byråkratiskt eller krångligt. Språket ska vara vårdat och enkelt och anpassat efter mottagarens och kanalens förutsättningar. Det ska vara lätt för kommuninvånarna att sätta sig in i den demokratiska processen och ta del av planer och beslut. Lika enkelt ska det vara att förstå hur man kan påverka beslut eller ha synpunkter på kommunens verksamhet. Identitetsskapande Kommunikationen ska bidra till att bygga bilden av kommunens vision, Livskvalitet Karlstad och stärka varumärket Karlstads kommun. Vi ska ha en helhetssyn och samordna kommunikationen mellan olika aktörer i koncernen. All kommunikation ska ha en tydlig avsändare och följa kommunens grafiska profil. Karlstads kommuns verksamheter och bolag är en gemensam koncern och ett gemensamt varumärke. Bolagen ska följa sina varumärken och respektive grafiska profiler, som i sin tur ska harmonisera med kommunens. Genom att samordna kommunikationen, samt genom att vara konsekventa i budskap och grafisk profil, stärker vi bilden av en kommunkoncern där alla samverkar och strävar mot gemensamma mål. 3 Huvudinriktningar för kommunikationsarbetet Kommunikationsarbetet i koncernen Karlstads kommun har fem huvudinriktningar: Medborgardialog och demokratikommunikation Tydliggöra koncernens uppdrag, tjänster och service Intern kommunikation som bidrar till engagerade, kunniga och stolta medarbetare Öka Karlstads och kommunkoncernens attraktionskraft Kriskommunikation

5 sid 5 (7) Medborgardialog och demokratikommunikation Kommuninvånarna ska uppleva att det är lätt att följa och påverka den demokratiska processen. Vi ska informera kommuninvånarna om kommunens planer och beslut, och förklara hur de ska göra för att påverka beslutsprocessen. Medborgarna ska involveras i stadens utveckling, vilket betyder att vi är öppna för idéer och synpunkter. I alla frågor som har stor påverkan i människors vardag bör vi ha dialog som en naturlig del inför beslut. På så vis får kommunens politiker förutsättningar att fatta väl underbyggda och förankrade beslut. Tydliggöra koncernens uppdrag, tjänster och service Det ska vara tydligt för kommunens invånare vad de kan förvänta sig av kommunens tjänster och service. Information om kommunens uppdrag, våra servicegarantier och vårt utbud av tjänster ska vara lätt att ta del av. Det ska vara lätt att jämföra kvalitet och innehåll mellan kommunens verksamheter och privata utförare. Det är också viktigt att vi kommunicerar Karlstads breda utbud av kulturoch fritidsaktiviteter. Intern kommunikation som bidrar till engagerade, kunniga och stolta medarbetare Vår internkommunikation ska bidra till att öka medarbetarnas delaktighet, motivation och ansvar på arbetsplatsen. Det är en förutsättning för en effektiv verksamhet där vi når goda resultat. Vår gemensamma värdegrund och kunskapen om verksamhetens mål och kommunens vision är viktiga beståndsdelar för att skapa mening och engagemang i organisationen. Ambitionen är att koncernens medarbetare ska vara stolta ambassadörer för Karlstads kommun som arbetsgivare och för vår stad. Detta uppnår vi genom väl planerad och integrerad internkommunikation och ett kommunikativt ledarskap. Öka Karlstads och koncernens attraktionskraft Vår kommunikation ska bidra till att Karlstadsborna känner sig stolta över sin stad och att vi framstår som en attraktiv besöksstad, etableringsort, studentstad och kommun att bo och arbeta i. Vårt varumärkesarbete ska syfta till att marknadsföra både platsen Karlstad och koncernens verksamhet. Kommunledningskontoret har ett strategiskt ansvar att samordna marknadsföringen av staden tillsammans med externa parter. Kommunikationen ska utgå från vår varumärkeshandbok som beskriver platsvarumärket Karlstad och kommunverksamhetens varumärke Kommunen med den glada solen. Karlstads kommuns externa kommunikation och marknadsföring ska fokusera på att förmedla en sann och positiv bild av staden för företag, besökare, nuvarande och potentiella invånare samt studenter. Att arbeta med platsens varumärke är en ständigt pågående process, som måste involvera både invånare och näringsliv för att det ska bli välförankrat.

6 sid 6 (7) Kriskommunikation Kommunikationsfunktionen spelar en central roll i krissituationer och vid särskilda och extraordinära händelser leds och samordnas kommunikationsarbetet av kommunens kommunikationsenhet enligt vår krisledningsplan på uppdrag av krisledningen. Kriskommunikationsarbetet ska fokusera på att samla in och förmedla korrekt och pålitlig information så snabbt som möjligt till alla berörda samt omvärldsbevaka vad som sägs i omvärlden om den aktuella händelsen. Till arbetet hör också dokumentation och uppföljning och kriskommunikationsarbetet. 4 Kommunikationssystem I koncernen ser vi kommunikationen i ett helhetsperspektiv. Koncernens kommunikationssystem består av alla aktörer, de kanaler som vi använder oss av samt våra budskap. Våra budskap ska bottna i de fem huvudinriktningarna för kommunikation och våra principer för hur informationen ska vara utformad. Kommunikationssystemet ska innehålla kanaler för information och snabb krisinformation, kommunikation med möjlighet att ställa frågor och ha synpunkter, dialog och återkoppling. Varje förvaltning och bolag har ansvar för att ha väl fungerande rutiner och kommunikationskanaler som når personal, kommuninvånare, besökare, kunder och brukare. Att ha välfungerande rutiner innebär att det finns en tydlig struktur för hur ledning, medborgare och medarbetare ger och tar emot information. Kommunens externa webbplats, karlstad.se ska vara navet i vår kommunikation och den naturliga platsen för invånarna att söka och ta del av information. Intranätet är vår viktigaste kanal för kommunikation med kommunens medarbetare, vid sidan av det personliga mötet. Det ska vara tydligt för kommuninvånare och medarbetare vart de kan hitta den information de behöver. På övergripande nivå finns flera kanaler som stöttar förvaltningarna och bolagen till exempel webb och andra digitala kanaler samt återkommande tryckta publikationer. 5 Kommunikation är allas ansvar I en kommunikativ organisation är det viktigt att alla deltar aktivt i kommunikationen. Kommunstyrelsen har det övergripande kommunikationsansvaret. Kommunikationschefen leder, samordnar, utvecklar och utvärderar det gemensamma strategiska informations- och kommunikationsarbetet i kommunkoncernen utifrån kommunikationspolicyn samt har ett övergripande ansvar för koncernens riktlinjer för kommunikation, kommunikationskanaler, varumärke och grafisk profil. Varje nämnd, bolag och förvaltningsledning har ett ansvar för sin organisations kommunikationsbehov Varje chef har kommunikationsansvar inom sin förvaltning och sitt verksamhetsområde

7 sid 7 (7) Varje medarbetare har ansvar för att själv söka och ta del av den information som han eller hon behöver. Varje medarbetare ansvarar också för att hålla sin chef och sina arbetskamrater informerade om sådant som är viktigt för att arbetet ska fungera. Kommunikatörer och kommunikationsstrateger i förvaltningar och bolag har ansvar för att tillsammans med förvaltningarnas och bolagens ledningsgrupper verkställa kommunikationsuppdraget i enlighet med kommunikationspolicyn och tillhörande riktlinjer. 6 Karlstads kommuns styrande och stödjande dokument för kommunikation Kommunikationspolicyn kompletteras av ett flertal riktlinjer och anvisningar för kommunikationsarbetet. Till exempel riktlinjer kriskommunikation, webb, mediekontakter, sociala medier, grafisk profil och varumärkeshandbok, vilka finns samlade på intranätet.