Kommunikationspolicy för barn- och ungdomsnämnden, Sollentuna kommun

Transkript

1 Gabriella Signäs 1(5) Kommunikationspolicy Kommunikationspolicy för barn- och ungdomsnämnden, Sollentuna kommun 1. Inledning Information och kommunikation är ett strategiskt verktyg för alla verksamheter/organisationer. Bra kommunikation är en framgångsfaktor. Bra kommunikation ger ett försprång. När vi kommunicerar, oavsett med vem och hur, påverkar vi bilden av Sollentuna kommun och barn- och utbildningskontoret. En kommunikationspolicy är ett redskap i detta arbete som berättar utifrån vilka principer vi ska arbeta. 2. Syfte Sollentuna leds av förtroendevalda. Kommunens (och därmed barn- och utbildningskontorets) kommunikation ska återspegla detta. Denna kommunikationspolicy utgår i huvudsak från Policy för extern kommunikation, tillgänglighet och service för Sollentuna kommun, beslutad av fullmäktige Barn- och utbildningskontorets kommunikationspolicy syftar till att stödja det interna och externa kommunikationsarbetet på barn- och utbildningskontoret. Den tar upp, kommunikationsmål, strategiska utgångspunkter, målgrupper samt kanaler ur ett övergripande perspektiv m fl. Vad som ska göras, dvs aktiviteterna och hur de ska genomföras, tas fram i en eller flera kommunikationsplaner. 3. Övergripnade strategi Hur vi kommunicerar påverkar bilden av oss. Vi vill att politikerna i barn- och ungdomsnämnden ska uppleva barn- och utbildningskontorets verksamhetsområden som kompetenta, kreativa och trovärdiga. kommuninvånarna ska uppleva att barn- och utbildningskontoret, med stor kompentens och tydlighet, arbetar med barnomsorg och skola för dagens och morgondagens kommuninvånare och deras föräldrar. medarbetarna inom den kommunala verksamheten ska uppleva barnoch utbildningskontoret som ett kompetent stöd och en styrka i arbetet med Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet Turebergshuset Turebergs torg Sollentuna

2 2 att nå målen i den egna verksamheten och de mål som Sollentuna kommun angett. de fristående verksamheterna ska uppleva barn- och utbildningskontoret som en god samarbetspartner i arbetet med att nå de egna målen. medarbetarna på barn- och utbildningskontoret ska uppleva kontoret som en arbetsplats som tillvaratar personalen kunskap, kompetens och utvecklingsmöjligheter och som driver utvecklingen av verksamheterna. 4. Målgrupper Externa Kommuninvånare i Sollentuna kommun Rektorer på fristående enheter Personal på fristående enheter Presumtiva arbetstagare Samarbetspartners, övriga myndigheter/kommuner mm Interna Förtroendevalda i BUN Medarbetare på barn- och utbildningskontoret Rektorer i kommunal verksamhet Alla övriga medarbetare i verksamheten, på förskolor, skolor och i skolbarnomsorg Övriga medarbetare inom Sollentuna kommun 5. Kommunikationsområden Externa Enligt Policy för extern kommunikation, tillgänglighet och service för Sollentuna kommun ska kommunen verka inom följande kommunikationsområden: verksamhetsinformation, demokrati och inflytande, marknadsföring/profilering samt PR och mediarealtioner. Barn- och utbildningskontorets externa kommunikationsområden kan beskrivas enligt följande:

3 3 Verksamhetsinformation Förse invånare med kunskap om BUNs verksamhet. Förse fristående skolor och förskolor med information från kommunen som de behöver i sin verksamhet. Demokrati och inflytande Underlätta för invånarna att t ex göra bra val av skola, omsorg och utbildning. Förse invånare med kunskap om hur beslut fattas, hur de kan påverkas och om hur kommuninvånarnas rättigheter och skyldigheter tillgodoses. Förse invånarna med information om rätt kontaktvägar till politiker och tjänstemän. Marknadsföring/profilering Att arbeta på ett sådant sätt att Sollentuna kommuns varumärke stärks. Aktivt arbeta för att attrahera ny arbetskraft till våra verksamheter inom skola och förskola. Att stärka bilden av Sollentuna som en attraktiv kommun att bo i och som erbjuder bra barnomsorg och skola. PR och mediarelationer All kontakt med media ska vara saklig och professionell. I kontakten med media uttalar sig de förtroendevalda utifrån sina politiska uppdrag och tjänstemän utifrån sina uppdrag. (Inom en snar framtid kommer mediarelationerna på tjänstemannasidan, i huvudsak att skötas av kommunikationsavdelningens presschef.) Interna Verksamhetsinformation Förse de kommunala skolorna med den information de behöver i sin verksamhet för att uppfylla sina och BUNs mål och för att utveckla verksamheterna. Stödja de kommunala skolorna i deras kommunikationsarbete. Förse medarbetarna på barn- och utbildningskontoret med en gemensam och tydlig bild av kontorets verksamhet och mål, så att varje medarbetares förstår sin del och sitt ansvar i arbetet mot dessa mål.

4 4 Marknadsföring/profilering Att stärka Sollentuna varumärke och göra Sollentuna till en arbetsplats där man vill stanna kvar och utvecklas. 6. Strategi och förhållningssätt Att välja strategi är att välja en metod, ett sätt att kommunicera. Strategin speglar det förhållningssätt vi vill ha i vår kommunikation. På ett övergripande plan gäller att vår kommunikation ska präglas av tydlighet, öppenhet, och tillgänglighet. Den ska också vara korrekt, enhetlig och med en tydlig avsändare. Kommunikationen ska följa kommunens övergripande informations- och kommunikationspolicys. Varje projekt bör förses med ett kommunikationsperspektiv en kommunikationsplan. I planen fastställs saker som syfte, mål, budskap, kanal, målgrupp, avsändare mm. Resultatet blir underlag i en kommunikationsplan; en handlingsplan. En annan strategisk utgångspunkt är att sträva efter att vara proaktiv och ta initiativ. Detta sker genom en god omvärldsbevakning och -analys, goda kunskaper och kompetens samt en intern kommunikationsmedvetenhet. 7. Budskap och presentation Budskapen ska vara välformulerade och målgruppsanpassade. I förekommande fall, i synnerhet när avsändaren är BUN, ska kommunikationsinsatser stämmas av med ordföranden i nämnden. Presentationen ska anpassas efter kanal. Text och bild bör vara väl genomarbetade och utformade enligt de riktlinjer som gäller i kommunen för text (t ex tillgänglighet och begriplighet) och bild (bildspråk). Den grafiska formgivningen ska följa Sollentuna kommuns grafiska profil. Den totala produktionen ska hålla hög kvalitet och bidra till en positiv och inspirerande bild av barn- och utbildningskontoret/sollentuna kommun. 8. Kommunikationskanaler Val av kanal utgår från syfte, budskap, målgrupp och ibland tid. Våra kommunikationskanaler är: Externa kanaler: Sollentuna kommuns webbplats;

5 5 Veckobrevet till fristående verksamheter. Mässor och liknande evenemang Möten/hearings Trycksaker Annonsering Media (digitala och traditionella) Interna kanaler: Solsidan (det nya intranätet kommer att erbjuda stora möjligheter till intern kommunikation) Sollentuna kommuns webbplats; Veckobrevet(ersätts i huvudsak inom kort av nyhetsflöde på Solsidan) Mässor och liknande evenemang Möten, konferenser Trycksaker Annonsering Media (digitala och traditionella) Kanalerna kan användas enskilt eller i kombination. 9. Organisation och ansvarsfördelning Enligt Policy för extern kommunikation, tillgänglighet och service för Sollentuna kommun ansvarar varje nämnd för information och kommunikation för sin verksamhet. Ansvarig för kommunikationen på förvaltningen är kommunikatören i samråd med förvaltningsledningen. Vid kris, när krisledningen är aktiverad, upphör denna kommunikationspolicy att gälla i frågor som är kopplade till krisen. Läs mer om Krisorganisationen på barn- och utbildningskontoret under rubriken Säkerhet på Solsidan