Arbetsgivarverkets kommunikationspolicy

Transkript

1 Version Dnr Arbetsgivarverkets kommunikationspolicy Inledning... 2 Styrdokument för vår kommunikation... 2 Kommunikationens förhållningssätt... 2 Framgångsrik kommunikation... 2 Kommunikationsplan ett verktyg för kommunikationsplanering... 3 Ansvar och roller... 3 Intern kommunikation... 4 Extern kommunikation... 4 Våra medierelationer... 4 När du företräder Arbetsgivarverket... 4 Meddelarfrihet... 4 Kommunikation via sociala medier... 5 Relaterade dokument

2 Inledning Arbetsgivarverkets kansli driver och utvecklar tillsammans med medlemmarna framtidens arbetsgivarpolitik. Uppdraget är mångfacetterat och kansliets medarbetare har olika roller inom olika arbetsområden, men en roll är gemensam rollen som kommunikatör. Att arbeta i en medlemsstyrd organisation ställer krav på en proaktiv, öppen och lyhörd kommunikation som utgår från medlemmarnas behov och intressen. Kommunikationspolicyn beskriver ramar och regler för hur vårt kommunikationsarbete gentemot våra målgrupper ska bedrivas. Policyn fokuserar på de förhållningssätt som bygger en god kommunikationskultur och de komponenter som utvecklar en effektiv kommunikation. Styrdokument för vår kommunikation Vi har ett antal dokument som styr och stödjer vår kommunikation och som ska hjälpa dig i ditt kommunikationsarbete: 1. Kommunikationspolicy: beskriver ramar, regler och ansvar för hur kommunikationsarbete ska bedrivas vid Arbetsgivarverket. 2. Kommunikationsstrategi: beskriver de strategiska ställningstagandena kring vad som övergripande ska uppnås kommunikativt samt definierar våra budskap, våra primära målgrupper, de kommunikativa målen samt våra prioriterade kommunikationskanaler. 3. Checklista för kommunikationsplan: är ett stöd för dig när du ska planera olika kommunikationsinsatser. Kommunikationens förhållningssätt Arbetsgivarverkets kommunikation ska stödja vår vision och präglas av ledorden i vår värdegrund: medlemsfokus, professionalism, engagemang, utvecklingsorientering och öppenhet. Dessutom ska vår kommunikation vara saklig, aktuell och proaktiv. Framgångsrik kommunikation Kommunikation är ett verktyg för att styra, leda, utveckla och stödja verksamheten. Vägen till en framgångsrik kommunikation bygger på en anpassning efter målgruppens behov och förutsättningar samt valet av rätt kanal för att nå målgruppen. Kommunikationens form och innehåll ska också anpassas efter den valda kanalens förutsättningar. Allt vi säger och allt vi kommunicerar ska vila på samma grund och utgå från enhetliga budskap (inom ett och samma ämnesområde). Kommunikationen ska bidra till att ge en sammanhållen och tydlig bild av vår verksamhet och vår roll men också bidra till att skapa goda relationer med våra medlemmar. När alla kommunikationsaktiviteter hänger ihop ökar effekten av kommunikationen. För att åstadkomma enhetliga budskap ska kommunikationen i så hög grad som möjligt vara samordnad även om aktiviteterna, målgruppen och kanalerna varierar. 2

3 En god intern dialog, med ansvariga för olika aktiviteter och med informationsfunktionen, är den enskilt viktigaste åtgärden för att skapa enhetliga budskap i vår kommunikation. Kommunikationsplan ett verktyg för kommunikationsplanering När vi kommunicerar bör det finnas ett definierat mål och ett syfte med kommunikationen. Vad vill vi att målgruppen ska veta, tycka eller göra? Målbilden påverkar kommunikationens utformning och ambitionsnivå. Inför varje större aktivitet behöver du därför göra en plan för hur du ska lägga upp och samordna kommunikationsaktiviteterna en kommunikationsplan. Ansvar och roller Vi har ett gemensamt ansvar för att skapa och bidra till en god kommunikationskultur. Varje medarbetare ansvarar för att ta del av och söka den information som krävs för att verksamheten ska fungera och utvecklas att dela med sig av sina kunskaper och sin expertis till andra kollegor så att de får den information om ditt arbetsområde som de behöver känna till att följa vår grafiska profil och sträva efter ett begripligt och målgruppsanpassat språk att kommunikationen med våra målgrupper är förankrad inom verksamheten och avstämd med respektive processägare. Cheferna ansvarar för att informera medarbetarna om ledningsgruppens arbete och GD:s ställningstaganden att ange förutsättningar och ge resurser för processens kommunikationsarbete att beakta kommunikationsaktiviteter och kommunikationsperspektivet i verksamhetsplaneringen att etablera rutiner som krävs för att stämma av kommunikationsinsatser och dess innehåll. Informationsfunktionen ansvarar för att leda, samordna och/eller stödja organisationens kommunikationsaktiviteter att främja välplanerad, målgruppsanpassad, förankrad kommunikation med ett enhetligt budskap oavsett kanal att upprätthålla och utveckla den grafiska profilen att utveckla den övergripande kommunikationen avseende budskap, mål och kanaler. Informationschefen ansvarar för att leda arbetet med den årliga planeringen av kansliets kommunikationsinsatser att årligen leda arbetet med att uppdatera kommunikationsstrategin utifrån de fokusområden som styrelsen fastställer 3

4 att leda arbetet med att utveckla relationerna till massmedia och samordna kontakter med massmedia. Generaldirektören ansvarar för att besluta om kommunikationspolicyn att besluta om kommunikationsstrategin. Intern kommunikation En välfungerande och effektiv intern kommunikation är avgörande för kansliets möjligheter att uppnå verksamhetens mål. Vårt grundläggande förhållningssätt bygger på en intern kommunikation som öppen och tillgänglig. Alla medarbetare har ett gemensamt ansvar för att informera kollegor utifrån verksamhetens behov. Vi ser kommunikationen som ett medel för lärande och utveckling. Vi är därför noga med att avsätta tid för gemensam reflektion och utvärdering efter avslutade aktiviteter. Extern kommunikation Våra medierelationer Arbetsgivarverkets kansli ska odla goda och professionella relationer till massmedia. Som arbetsgivarorganisation och del i partsystemet är det viktigt att media också belyser Arbetsgivarverkets perspektiv på olika frågor och inte bara våra motparters uppfattningar. I våra kontakter med media är det däremot väsentligt att förhandlingssekretessen alltid upprätthålls. När du företräder Arbetsgivarverket När du företräder Arbetsgivarverket får du svara på massmedias frågor utan att först stämma av frågan med informationschefen eller processägaren. Det förutsätter att frågeställningen blivit klargjord med journalisten och att du är säker på att du är ansvarig för det aktuella ämnesområdet. Är du tveksam till om du är rätt person eller saknar tillräcklig kunskap inom området ska du hänvisa till informationschefen. Efter kontakt med media ska du alltid återkoppla till informationsfunktionen och processägaren. Tveka inte att be journalisten att återkomma om du behöver skaffa mer fakta eller tänka igenom frågorna. Det ger tid till förberedelser och möjligheter att diskutera frågeställningen med kollegor eller informationsfunktionen. Det är däremot viktigt att respektera medias arbete och inte dröja med en återkoppling. Du har inte rätt att få läsa en artikel innan den publiceras men media brukar låta dig ta del av dina citat om du ber om återkoppling kring detta. Det är lämpligt att innan intervjun påbörjas klargöra att du önskar se dina citat innan artikeln går i tryck. Att få ta del av citat för publicering brukar däremot inte vara möjligt i tv- och radiointervjuer. Egna initiativ till mediekontakter ska alltid samordnas med informationschefen. Meddelarfrihet Som statligt anställd på en myndighet har du meddelarfrihet. Det betyder att du har rätt att uttala dig inför media också om förhållanden som rör ditt arbete så länge du inte ut- 4

5 ger dig för att representera organisationen. Vissa undantag gällande meddelarfriheten finns däremot när det gäller sekretessbelagda uppgifter. Kommunikation via sociala medier Sociala medier är en av flera kanaler som kan övervägas i samband med ett kanalval inför en kommunikationsaktivitet. Vid användning av sociala medier gäller särskilda regler för myndigheter. Du får därför aldrig etablera social media som en kanal mot våra målgrupper utan att detta är sanktionerat av informationsfunktionen eller av ledningen. Sociala medier är ett område där det i likhet med massmedia gäller olika regler beroende på om du uttalar dig som privatperson eller som representant för organisationen. Om du som privatperson uttalar dig i sociala medier om ditt yrkesområde eller om ditt arbete, är det viktigt att du inte utger dig för att representera Arbetsgivarverket. Arbetsgivarverkets kansli har i nuläget inte fattat något beslut kring en strategi för sociala medier. Relaterade dokument Arbetsgivarverkets kommunikationsstrategi Checklista för kommunikationsplan Arbetsgivarverkets målgruppskarta Arbetsgivarverkets kanalkarta (färdigställs hösten 2013) Grafisk profil (färdigställs våren 2014) 5