Kommunikationspolicy Beslut av rektor , dnr

Transkript

1 Kommunikationspolicy Beslut av rektor , dnr Kommunikationspolicyn anger Högskolan i Halmstads förhållningssätt till intern och extern kommunikation. Policyn tydliggör dessutom ansvarsfördelning för kommunikation intern såväl som extern. 1 Syfte Kommunikationen ska stödja verksamheten och ses som ett verktyg och hjälpmedel för anställda inom Högskolan genom att: - öka kunskap om verksamheten och skapa förutsättningar för delaktighet - underlätta och uppmuntra samverkan och utbyte av erfarenheter mellan sektioner/avdelningar/enheter - bidra till att stärka samhörigheten, såväl till arbetsplatsen som kollegor emellan. Kommunikationen syftar även till att tydliggöra Högskolans profil och skapa förutsättningar för ett effektivt profileringsarbete gentemot olika intressenter. 2 Grundläggande principer - Kommunikationsbudskapen ska ha sin utgångspunkt i Högskolans profil. - Mångfalds- och genusfrågor ska alltid integreras på ett för sammanhanget relevant sätt. - All extern information ska, i möjligaste mån, göras tillgänglig för medarbetare innan den kommuniceras via pressmeddelande, på publika hemsidan eller motsvarande. - Relationen till medier ska präglas av öppenhet och god service både avseende goda och dåliga nyheter. Dock ska den som uttalar sig beakta att han eller hon kan uppfattas som representant för hela verksamheten. - Medarbetare och studenter ska ses som representanter för Högskolan i Halmstad.

2 - Den interna kommunikationen ska kännetecknas av tydlighet, lättillgänglighet, saklighet, relevans och aktualitet. - Arbetsklimatet ska uppmuntra en öppen dialog, där de personliga mötena är viktiga. - Verksamhetsövergripande beslut ska följas av en intern kommunikationsplan (för detaljer se längre fram i denna policy). 3 Målgrupper Nedan följer exempel på Högskolans målgrupper. Budskap utformas beroende på målgrupp och syfte. Anställda Presumtiva anställda Externa ledamöter i styrelse Ledamöter i programråd och motsvarande Studenter Presumtiva studenter Alumner Myndigheter Departement Institutioner Stiftelser Organisationer Fackliga organisationer Föreningsliv Forskningsfinansiärer Näringsliv Medier Andra lärosäten (svenska, europeiska, i övriga världen) Allmänheten

3 4 Kommunikationskanaler Interna Informationsmöten Rektor initierar högskolegemensamma möten som hålls i samband med terminsavslut. Chef för sektion/avdelning/enhet/område har därutöver mötesformer anpassade till respektive ansvarsområdes behov och förutsättningar. Insidan Den interna webbplatsen Insidan är Högskolan i Halmstads viktigaste interna kommunikationskanal. Insidan samlar all typ av grundläggande information som krävs för att bedriva det löpande arbetet: riktlinjer, policydokument, föreskrifter, kontaktuppgifter, beställningsfunktioner m.m. Insidan är också det verksamhetsövergripande forumet där nyheter och information till personalen publiceras i första hand. E-post E-postutskick till samtliga ska begränsas till information som är viktig för flertalet anställda. Zoom Personalbladet Zoom är den kanal som mer ingående informerar om nyheter, förändringar och processer som berör verksamheten. Det innehåller även nyheter som t.ex. nya medarbetare och personalaktiviteter. Externa hh.se Den publika webbplatsen är den primära externa kommunikationskanalen. Exempel på andra kommunikationskanaler, -forum och former Pressmeddelande till populär-, dags- och fackpress Presskonferenser Officiella dokument till myndighet (budgetunderlag, årsredovisning, strategier, remisser, utvärderingar och liknande) Vetenskapslandet (inslag till TV) Egna trycksaker Egna annonser Mässor Öppet hus Öppna föreläsningar Evenemang, seminarier

4 Anslagstavlor Forskningsdatabas Debattartiklar i populär-, dagspress och vetenskapliga publikationer Press och etermedier Branschspecifika webbplatser Expertsvar Dialogmöten med departement (budgetpresentation och liknande) 5 Ansvar och befogenheter Övergripande ansvar för det strategiska kommunikationsarbetet har rektor. Rektor kan initiera formering av arbetsgrupper för strategiskt kommunikationsarbete. Förvaltningen genom informationschefen ansvarar för att verkställa det strategiska kommunikationsarbetet och driva det löpande arbetet. Informationsavdelningen är dessutom rådgivande och stödjer ledning och chefer i kommunikationsfrågor. Initiativ till detta samarbete ska tas av såväl enskilda chefer som Informationsavdelningen. Chefer på alla nivåer är ansvariga för en väl fungerande kommunikation inom sitt respektive område. Den närmaste chefen är en viktig förmedlare av budskap, att förklara dem och anpassa till den egna verksamheten. Han eller hon har ansvar för att föregå som gott exempel avseende attityd till kommunikation som ett instrument för att driva, utveckla och underlätta det dagliga arbetet. Chefen har dessutom ansvar för att all nyanställd personal får introduktion till verksamhetens kommunikationskanaler under den nyanställdes första arbetsvecka. Introduktionen ska ges till alla nya medarbetare oavsett anställningsform. Inom forskningen har varje forskare ansvar för att kommunicera sin forskning med omvärlden. Som stöd i detta arbete finns en kontaktperson för forskningskommunikation på Informationsavdelningen. Det är fundamentalt att varje enskild medarbetare själv ansvarar för att söka information. Medarbetare uppmanas att, till närmaste chef, påpeka eventuella brister eller förbättringsmöjligheter av Högskolans kommunikation. För specifika ansvarsområden se relaterat dokument Vem gör vad i högskolegemensam kommunikation? För kommunikation i krissituationer finns särskilda riktlinjer. Se dokument krisorganisation vid Högskolan i Halmstad.

5 6 Samordning Kommunikationsaktiviteter och - insatser som påverkar mer än en del av verksamheten, eller Högskolan i sin helhet, ska samordnas med Informationsavdelningen. Syftet med detta är att nå största möjliga effekt. Innehåll och val av kommunikationskanal anpassas till målgrupp och syfte. Detta ökar möjlighet till en högre täckningsgrad och kan skapa förutsättningar för integrering av kommunikationsinsatsen i andra eller större sammanhang. 7 Högskolans talesperson i externa medier Övergripande frågeställningar avseende strategiska beslut och ekonomi, kommenteras av rektor, prorektor, informationschef eller av dessa utsedd person. I specifika frågor uttalar sig berörd chef, alternativt av honom eller henne utsedd person. Enskilda individer har enligt den grundlagsstiftande meddelandefriheten rättighet att uttala sig. 8 Kommunikationsplaner För verksamhetsövergripande projekt, aktiviteter och insatser görs, tillsammans med projektplan eller motsvarande, alltid en kommunikationsplan. Denna omfattar: - Behov av insatser - Målgrupp - Budskap - Val av kommunikationskanal - Tidsplan - Ansvarig - Utvärdering av projekt (inklusive kommunikationsplan) 9 Relaterade riktlinjer och dokument - Riktlinjer för grafisk profil - Webbpolicy - Krisorganisation vid Högskolan i Halmstad - Arbetsordning för Informationsavdelningen

6 Rättsliga regler - Förvaltningslagen - Högskoleförordningen - Högskolelagen - Personuppgiftslagen - Regeringsformen och tryckfrihetsordningen - Sekretesslagen - Upphovsrättslagen