Kommunikationsstrategi. Vård- och omsorgsförvaltningen

Transkript

1 Kommunikationsstrategi Vård- och omsorgsförvaltningen

2 Vård- och omsorgsförvaltningen, Enköpings kommun, 2015

3 Kommunikationsstrategi för vård- och omsorgsförvaltningen, Enköpings kommun Övergripande strategi Verksamheten inom vård- och omsorgsförvaltningen i Enköpings kommun styrs av de politiska beslut som fattas i vård- och omsorgsnämnden. Utöver detta regleras verksamheten av nationellt fastslagna lagar: socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen samt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade. Dessa tre lagar är överordnade de politiska beslut som fattas i nämnden. Förvaltningen omfattas av Enköpings kommuns kommunikationspolicy som bygger på bestämmelser i svensk lag avseende informationsfrihet, yttrandefrihet, offentlighet och sekretess (regeringsformen och sekretesslagen) samt informationsansvar (förvaltningslagen). Vård- och omsorgsförvaltningen har ett särskilt ansvar enligt förvaltningslagen att nå ut med information till vår primära målgrupp (se nedan) på ett sätt som är anpassat efter målgruppens kommunikationskanaler och språkliga nivå. Utöver informationsansvaret har vård- och omsorgsförvaltningen som övergripande syfte med kommunikationen att sprida en positiv bild av en välfungerande verksamhet som inger förtroende och ger kunder och övriga medborgare en realistisk förväntning på de insatser vi kan tillhandahålla. Mål Vård- och omsorgsförvaltningen har som målsättning att erbjuda omsorg och stöd till de kommuninvånare som har behov av detta på grund av psykisk sjukdom, kognitiv svikt eller utvecklingsstörning. Vi gör detta med utgångspunkt från det salutogena synsättet. Med det menas att se till personers kvarvarande resurser och stärka dessa. Det innebär att vi strävar efter att de personer som vänt sig till oss för att få stöd och omsorg ska uppleva en känsla av sammanhang: känna att livet har en mening, tillvaron är begriplig och att de kan hantera sin situation. Avsändare All extern information ska ha Enköpings kommun som avsändare, ibland med tillägg av personnamn och befattning och vid behov i kombination med enhetens och eller förvaltningens namn. Det gäller insändare i lokalpress, pressmeddelanden, inbjudningar till invigningar och informationsträffar riktade till medborgarna. All kommunikation i form av direkt kundkontakt ska ha Enköpings kommun och personnamn med befattning som avsändare och vid behov i kombination med enhetens och eller förvaltningens namn. Kontakten ska alltid vara personlig. All form av kundkontakt ska få respons inom 24 timmar (helgfri måndag till fredag). Om frågeställningen är komplex ska svar ges inom 24 timmar (helgfri måndag till fredag) om när ett svar på frågeställningen kan förväntas. Resultatenheterna svarar själv för spridning och information direkt till kund och anhöriga, exempelvis på anslagstavlor och genom e-postutskick eller brev. Målgrupper Vård- och omsorgsförvaltningen har fem huvudsakliga målgrupper varav den primära är indelad i undergrupper. 1. Vår främsta målgrupp och som vi alltid ska ta hänsyn till i första hand är de medborgare som valt att vända sig till oss för stöd, hjälp och vägledning samt anhöriga till dessa personer: barn med utvecklingsstörning och deras anhöriga ungdomar med utvecklingsstörning och deras anhöriga vuxna med utvecklingsstörning och deras anhöriga barn med funktionsnedsättning och deras anhöriga ungdomar med funktionsnedsättning och deras anhöriga vuxna med funktionsnedsättning och deras anhöriga

4 vuxna md psykisk funktionsnedsättning och deras anhöriga personer 65 år och äldre i behov av omsorg och stöd personer inom palliativ omsorg och vård 17 och äldre samt deras anhöriga personer med samsjuklighet 17 och äldre samt deras anhöriga. 2. Den andra målgruppen är samtliga medborgare i Enköpings kommun i syfte att sprida kunskap om vår verksamhet. 3. Den tredje gruppen utgörs av samtliga medarbetare inom vård- och omsorgsförvaltningen i kommunen. 4. Chefer och politiker inom vård- och omsorgsförvaltningen utgör en fjärde målgrupp. 5. Den femte målgruppen är medarbetare, chefer och politiker i andra förvaltningar inom Enköpings kommun samt våra samarbetspartner, se nedan. Samarbetspartner I syfte att uppnå vårt övergripande mål samarbetar vi med aktörer som har samma målgrupp som vi: social-, skol-, utbildnings- och upplevelseförvaltningarna i Enköpings kommun, vård- och omsorgsförvaltningar samt motsvarande förvaltningar för utbildning och fritid i övriga kommuner i Uppsala län, Landstinget i Uppsala län, Sveriges Kommuner och Landsting, Regionförbundet samt Lasarettet i Enköping. Kommunikationskanaler Vi har svårt att nå målgrupp 1 genom befintliga kommunikationskanaler. Många inom denna målgrupp går inte att nå via digitala medier och det har uppstått ett tomrum i och med att EnköpingNU försvann. Vi verkar främst genom kommunens hemsida, förvaltningens sida på intranätet samt genom e-post- och brevutskick. Andra kanaler är kommunens Facebooksida, annonser i lokalpress, rikstäckande press, utställningar och genom affischer i egna och offentliga lokaler. Vi når målgrupp 3 och 4 i första hand via kommunens intranät och för kommunikation med delar av målgrupperna är det främsta kommunikationsmedlet grupputskick via e-post. Förvaltningen finns tillgänglig för personlig kontakt via telefon och e-post med personer som har en stödfunktion vid behov av hjälp med olika system för tidsrapportering och liknande. Vid interna evenemang och gruppmöten sätter vi ibland upp anslag på ytterdörrar och anslagstavlor. Vi når målgrupp 2 och 5 främst genom kommunens Facebooksida, kommunens hemsida, genom annonser i lokalpress, rikstäckande press och genom affischer i offentliga lokaler. Vi har även möjlighet att visa vår verksamhet vid olika mässor och konferenser, egna såväl som externt arrangerade. Grafisk profil Enköpings kommun har riktlinjer för all skriftlig kommunikation, såväl intern som extern, som ska följas. (Se Insidan Service och stöd i arbetet Kommunikation för gällande dokument.) Den logotyp som ska användas är kommunens och placeringen ska vara i enlighet med kommunens riktlinjer. I de fall en verksamhet har ett eget kännetecken ska detta placeras i förhållande till kommunens logotyp enligt riktlinjer. I all vår kommunikation med kunder och medborgare ska vi dock vara tydliga med att vi bedriver kommunal verksamhet. Därför uppmanas alla enheter att undvika profilera sig med egna logotyper, kännetecken eller symboler, utan hålla sig till den kommunala logotypen. Omnia daglig verksamhet utgör ett undantag enligt kommunallagen (2009:47 kapitel 3:B) om vissa kommunala befogenheter. Verksamheten har på grund av sin profilering som arbetsplats i samarbete med externa aktörer behov av en egen logotyp och grafisk profil. Den egna logotypen ska användas i kombination med Enköpings kommuns logotyp som på affischer alltid ska placeras längst ner till höger som avsändare. Vid annonsering ska kommunens riktlinjer för placering av logotyp i kombination med eget kännetecken följas. Annonsering och marknadsföring All kommunikation till press, på kommunens hemsida och intranät, kommunens Facebook, affischer, banderoller och olika typer av informationsblad med externa mottagare ska gå via eller stämmas av med förvaltningens kommunikatör. Inbjudningar, brev, affischer och andra trycksaker som resultatenheterna själva sammanställer med kunder och eller anhöriga som mottagare (målgrupp 1) ska utföras i den kommungemensamma Officemallen. En verksamhet kan själv sköta kontakt med medier

5 för annonsering, dock ska alltid ska förvaltningens kommunikatör informeras då fakturering administreras centralt. Platsannonser ska gå via förvaltningens kommunikatör, detta gäller såväl extern annonsering som för text till Offentliga jobb. Mässor och konferenser Verksamheter inom vård- och omsorgsförvaltningen som ställer ut vid mässa eller konferens ska som regel följa kommunens riktlinjer för utställningsmonter. Press Press och övrig massmedia har som grundlagsstadgad uppgift bevaka kommuner och annan offentlig verksamhet. Massmedierna är medborgarnas främsta informationskällor till vad som beslutas och görs i kommunen. Vi ska underlätta medieföretagens bevakande och granskande arbete genom att förse dem med önskad fakta, foton och kontaktuppgifter. Alla medarbetare och chefer har en lagstadgad rättighet (meddelarfrihet) att fritt kommunicera med medier om förhållanden i kommunen och på arbetsplatsen (givetvis utan att bryta mot sekretesslagen). På alla boenden gäller att den som bor där kan välja att bjuda in press till sin egen lägenhet eller rum. Press har dock inte tillgång till gemensamhetsutrymmen och inte heller rätt att prata med personer utan att de själva eller deras anhöriga givit uttryckligt samtycke. Det är resultatenhetschefens ansvar att se till att samtycke råder. Den enda som kan ta över det ansvaret är resultatenhetschefens chef. De personer som har rätt att uttala sig i förvaltningens namn är förvaltningschef, tillförordnad förvaltningschef, tjänstgörande medicinskt ansvarig sjuksköterska, förvaltningens representant i domstolsärenden samt förvaltningens kommunikatör. Sociala medier Enköpings kommun har en Facebooksida där vård- och omsorgsförvaltningen publicerar inlägg utifrån i huvudsak två syften. Det första är att sprida information om

6 och förmedla en positiv bild av verksamheten för att skapa förtroende hos medborgarna. Det andra syftet är att öka stoltheten hos medarbetare och chefer över en välfungerande verksamhet och öka intresset att arbeta hos oss. Vård- och omsorgsförvaltningens huvudsakliga anledning till att vara delaktig i sociala medier är alltså salutogen: vi vill lyfta fram och stärka det positiva och välfungerande. Det står varje verksamhet fritt att ha en egen kommunikationskanal genom sociala medier. Enköpings kommuns grafiska profil samt riktlinjer för sociala medier och för medgivande vid publicering av foton ska följas. (Se Insidan Service och stöd i arbetet Kommunikation för gällande dokument.) Kommunikation med kunder och medborgare via sociala medier ska skötas på samma sätt som alla annan kommunikation. Inkommande kommentarer om verksamheten ska därför inte besvaras av verksamheten utan vidarebefordras till förvaltningens registrator och kommunikatör. Krishanteringsplan Förvaltningen omfattas av den kommungemensam krishanteringsplan som är under uppbyggnad. I nuläget hänvisas till de kommungemensamma åtgärdsinstruktionerna (se Insidan Ledning och styrning Säkerhet och krishantering Akuta lägen). Kommunen har ingen kriskommunikationsplan. Kommunikationsplan Kommunikationsstrategin ligger till grund för kommunikationsplanen som är kopplad till ett specifikt projekt. Vilka projekt som behöver en plan avgörs för varje tillfälle av projektledaren. Planen svarar på frågan hur kommunikationsinsatserna ska utformas för att underlätta att verksamhetens mål nås. Alla som ska förhålla sig till planen måste vara delaktiga i dess utformning. Kommunikationsplanen ska innehålla: aktiviteter ansvarsområden budget strategi mål tidsplan bakgrund som knyter an till nuläge utmaningar syfte Vid omfattande projekt är det lämpligt att upprätta aktivitetsplan(er) som en del av kommunikationsplanen. En aktivitetsplan fastställer var, när, hur och av vem. Exempelvis om ett projekt ska förankras hos berörda parter med en utställning eller konferens kräver detta en aktivitetsplan. Hur omfattade dokumentationen av kommunikationsplanen ska vara varierar beroende på art av projekt. Anses projektet vara av allmän karaktär är det värdefullt att dokumentera kommunikationsplanen för att ha underlag för framtida projekt.

7

8