KOMMUNIKATIONSINSATSER KOMMUNFÖRBUNDET VÄSTERNORRLAND

Transkript

1 KOMMUNIKATIONSINSATSER KOMMUNFÖRBUNDET VÄSTERNORRLAND Vi har påbörjat ett kommunikationsstrategiskt arbete för att tydliggöra vår verksamhet både inåt och utåt. Vi tar ett helhetsgrepp om allt det som vi kommunicerar från lokaler och möten till webb och tryckt information. Nu vill vi ta nästa steg och söker därför partners som tillsammans med oss kan arbeta med vår kommunikation de närmaste två åren. Syftet De leverantörer som vi skriver avtal med ska i nära samarbete med oss utveckla vår kommunikation med syfte att tydliggöra vår verksamhet för våra medlemmar (kommunerna) så att de kan använda oss i sitt strategiska utvecklingsarbete på bästa sätt. Genom att mer strategiskt arbeta med vår kommunikation vill vi också bli tydligare som organisation för att stärka vårt varumärke och vår ställning som regional aktör. Internt finns också ett behov av att skapa en tydligare gemensam bild av vår verksamhet eftersom de flesta arbetar väldigt självständigt inom specifika handläggningsområden. En gemensam plattform som binder oss samman och gör oss tydligare som organisation. För att vi ska bli tydliga utåt behöver vi bli tydliga inåt. Målet Målet är att våra målgrupper ska ha god kännedom om det värde som medlemskapet i Kommunförbundet ger och hur vi bidrar till att utveckla och stärka kommunernas eget arbete med att utveckla välfärden. 1

2 Våra primära målgrupper är: Styrelsens medlemmar (kommunalråd och ledande politiker) Våra ombud (politiskt valda representanter från varje kommun) Våra ombud träffas en gång per år för att fastställa verksamhetsplan och godkänna årsredovisning. Tidigare är det enda tillfället som vi kommunicerat med dem. I år har vi dock påbörjat en något tätare kontakt. Medlemmarna i våra nätverk (i huvudsak ledande tjänstemän) Våra medlemmar har ofta en god uppfattning om oss inom det specifika handläggningsområde man tillhör men en begränsad uppfattning om vår organisation och hur vi arbetar i övrigt. Många tror fortfarande att vi är en underavdelning till Sveriges Kommuner och Landsting trots att vi under många år varit kommunernas egna organisation som ideell förening. TJÄNSTER VI AVSER KÖPA Kommunikationsstrategiskt bollplank Strategiskt kommunikationstänkande bollplank och idéverkstad för att tillsammans med oss vidareutveckla, förstärka och tydliggöra Kommunförbundet Västernorrland för våra olika målgrupper. Det handlar om att diskutera och utveckla våra idéer kring kommunikation, val av aktiviteter, material, kanaler och konceptutveckling utifrån de resurser och förutsättningar som vi har. Vår grundidé är dock att utgå från allt det som vi redan gör och stärka det, snarare än att skapa specifika kampanjer. Vi arrangerar till exempel många olika möten, utbildningar och konferenser, publicerar flertalet forsknings- och utvecklingsrapporter och deltar som föreläsare i olika sammanhang. Vid alla dessa tillfällen när vi redan kommunicerar ska vi se till att göra det på ett tydligt, inspirerande och enhetligt sätt. 2

3 Vår profil i ord och bild Att kommunicera resultat och verkliga historier Vi har för avsikt att arbeta med att klä vår verksamhet med mer konkreta historier och händelser samt att kommunicera resultat istället för metod i större utsträckning. Vi har konstaterat att vi ofta beskriver projekt, arbetssätt och metoder snarare än resultat. Vi behöver en bättre balans för att bli tydligare. Elden som metafor Som ett led i att utveckla och förtydliga vår profil har vi beslutat oss för att använda oss av elden och dess glöd, gnistor och energi som bärare av vårt budskap. Mer information hittar du i Bilaga 1a Elden som budbärare. Just nu arbetar vi internt med hur vi kan använda oss av den här liknelsen när vi beskriver vår verksamhet. Vi vill också skapa ett grafiskt uttryck som återspeglar det här i vår kommunikation utåt. Det kräver fingertoppskänslighet så att våra målgrupper fortfarande känner igen oss även om vi börjar sätta på oss lite nya kläder. Det handlar om att uppgradera profilen snarare än att skapa en ny. Produktion av material När upphandlingen är slutförd avser vi att köpa tjänster för att producera ett grundmaterial som presenterar vår verksamhet. I samband med denna produktion avser vi att väva in en uppgraderad profil i ord och bild. Liten presentationsfolder om på svenska och engelska. Skrivblock att delas ut vid möten, utbildningar och konferenser som på ett tydligt och ändå diskret sätt kommunicerar vår profil. Blocket ska också innehålla en mycket kortfattad information om vår verksamhet. Roll-up (en eller två varianter) En kort PPT-presentation som sammanfattar vår verksamhet. Mallar i word för rapporter och inbjudningar. Årligen producerar vi också en verksamhetsplan med en halvårsrapport och årsberättelse. I olika projekt och forskningsuppdrag kan det också bli aktuellt att producera material av olika slag så som inbjudningar och rapporter. Mycket av arbetet gör vi själva men vi kommer att köpa vissa tjänster. 3

4 Profilskapande event och mötesplatser Möten och utbildningar Vi arrangerar många möten och utbildningar för våra nätverk och olika personalgrupper ute i kommunerna. Vi vill att också dessa ska vara gnistrande. Vi kommer att arbeta strategiskt med våra mötesplatser som budbärare av våra kärnvärden och vår verksamhet. Årets gnista Vi har för avsikt att lansera ett återkommande event för att lyfta upp goda exempel på verksamhetsutveckling ute i kommunerna. Vi har flera motiv bakom denna satsning; Vi vill synliggöra allt det goda arbete som sker ute i kommunerna men som alltför sällan får den uppmärksamhet som det förtjänar. Vi vill skapa ytterligare ett sätt för oss att ta del av kunskaper och utvecklingsarbete som sker ute i kommunerna. Vi vill stolt presentera dessa gnistor, eldsjälar och det brinnande engagemang som finns för en bredare publik och därigenom profilera kommunerna i vårt län och Kommunförbundet. Vi vill ge våra politiska ombud, som samlas vid förbundsstämman Årets möte, en ny roll och ett nytt uppdrag genom att involvera dem i nomineringsprocessen. För både Årets gnista och våra andra mötesplatser kan vi komma att köpa olika typer av tjänster som i dagsläget inte är specificerade. Webb och sociala medier Vi kommer att uppgradera vår hemsida och fundera kring om, och i så fall hur, vi kan bygga in interaktiviet i vår kommunikation på webben. Bland annat har vi som målsättning att genom Twitter bidra med en regional röst kring utvecklingen i länet. Vi arbetar i ett web-verktyg levererat av Smelink web och har för avsikt att göra det åtminstone det närmaste året. I det här arbetet kan vi komma att köpa vissa tjänster så som strategiskt tänk kring struktur och upplägg på vår webbplats, textgenomgångar eller nya tekniska lösningar. 4

5 En bild av kommunikationsåret 2011 Vi vill använda det som redan sker. Tydliggöra, lyfta upp och spetsa till. Vi vill ha er hjälp! Årets gnista (nov) Årets möte (mars) Årsberättelse Verksamhetsplan Nationell FoU konferens (aug) Tweets Våra korta kommentarer kring välfärdsutvecklingen i länet. Kan bli gnistor som startar debatt och dialog. Våra mötesplatser Nätverksmöten, utbildningar och konferenser är lägereldar vi samlas kring för att utveckla välfärden och tillfällen för att beskriva vår verksamhet. Rapporter/ publikationer Till exempel forsknings- och utvecklingsrapporter Pressmeddelanden Som lyfter resultat och synliggör utveckling och vår verksamhet. Våra framsteg Halvårsrapport och två korta 5 kvartalsrapporter som tydligt beskriver våra resultat