Kommunikationsplattform för PRO Stockholms län

Transkript

1 Kommunikationsplattform för PRO Stockholms län Beslutad av distriktsstyrelsen

2 Sida 2 av 14

3 Sida 3 av 14 Innehållsförteckning Vart vill vi komma?... 5 Kommunikationens mål är att:... 7 Målgrupper... 7 Grundregler... 6 Våra kanaler... 7 Så här jobbar vi praktiskt... 7 I det personliga mötet... 7 Konferenser och liknande... 7 I skrift... 8 Brev... 8 Mail... 8 Bildval... 9 Gäller för webben Lag och etik För besökare Länkar Annonsering Sociala medier Några sista ord på vägen Utgångspunkt Vad är det som gör att något blir läst? Språket Illustrationerna är gratis och kommer från knyckenilluku.se

4 Sida 4 av 14

5 Sida 5 av 14 Utkast: Kommunikationsplattform för PRO Stockholms län Vart vill vi komma? Genom att alla förtroendevalda och anställda konsekvent och målmedvetet arbetar med en enhetlig kommunikation skapar vi en samlad, entydig och positiv bild av PRO Stockholms län som organisation. Detta kommer i sin tur att leda till att fler människor upptäcker fördelarna med PRO och väljer att till exempel bli medlemmar, bli aktiva, eller på andra sätt känna förtroende för organisationen. Men för att lyckas med detta krävs att vi internt är övertygade om varför vi ska arbeta med en samlad kommunikation och vilka fördelar det innebär för just min förening, samorganisation, framtidsgrupp och så vidare. Först då får vi genomslag. PRO Stockholms läns kommunikationsplattform bygger på PRO Riksorganisationens beslut om kommunikationsanvändning, mål och strategier. Plattformen uppdateras därefter. Stockholm den 6 oktober 2015 Distriktsstyrelsen Ordförande Bo Johansson

6 Sida 6 av 14 Grundregler Vår kommunikation ska bidra till kunskap, dialog och engagemang. Med hjälp av ett strukturerat kommunikationsarbete kan vi nå de mål och strategier vi sätter upp i distriktet, samorganisationer och föreningar. Detta ställer krav på oss att uppträda likartat även om kanalerna är vitt skilda. Här är PRO Stockholms läns grundregler som vi alltid utgår ifrån när vi kommunicerar. 1. Utgå ifrån mottagarens behov Vi anpassar språk och innehåll i budskapet utifrån mottagarens behov, förkunskaper, värderingar och andra förutsättningar. 2. Skriv enkelt Över 20 procent av Sveriges befolkning har svårt att ta till sig en vanlig text i en dagstidning. Skriv enkelt - korta meningar, undvik fackspråkstermer och använd inte förkortningar. På så sätt blir informationen lättare att förstå. 3. Från information till dialog När vi informerar ska vi alltid skriva ut tydlig avsändare och uppge kontaktperson med telefonnummer och även e-postadress där sådan finns. 4. Var öppen, saklig och välkomnande Det ska vara lätt och välkomnande att komma i kontakt med distriktets förtroendevalda och anställda. Genom en öppen och ärlig attityd ska vi bjuda in till dialog. Vi ska uppmuntra till synpunkter av både positiv och negativ karaktär. 5. Informera inåt innan vi informerar utåt Det är viktigt att vi internt känner till de planer och beslut som distriktet tagit innan det når medlemmarna. 6. Följ alltid PROs grafiska profil Genom att alla alltid följer PROs grafiska profil visar vi vem som är avsändare, skapar en tydlig helhetsbild, igenkänning och en vi-känsla. 7. Samordnad information ger större tyngd Genom att samordna budskap, informationskanal och aktiviteter kan intern och extern kommunikation få större tyngd och genomslagskraft. Vi bör även aktivt leta efter olika former av samordning mellan våra verksamheter. På så sätt kan både tid och pengar sparas. Tänk brett!

7 Sida 7 av 14 Kommunikationens mål är att: Underlätta och stärka dialog, service och kontakt med målgrupperna (målgrupper se nedan) Rekrytera nya medlemmar Alltid ha relevant, korrekt och aktuell information. Stärka PRO Stockholms läns varumärke. Ha en struktur och design som underlättar för läsaren att snabbt hitta önskad information. Utgå från målgruppernas behov och intresseområden. Målgrupper PRO Stockholms läns målgrupper (utan inbördes ordning). Nuvarande och presumtiva medlemmar Förtroendevalda (och anställda) Nuvarande och presumtiva samarbetspartners Vårdgivare och landsting Politiker och beslutsfattare i kommuner, stadsdelsnämnder och landsting Journalister Intresserad allmänhet Våra kanaler Till alla medlemmar och allmänheten: PRO Stockholms län bilaga till medlemstidningen PRO pensionären Webbsidan Facebook Mail, brev Möten/träffar/föreläsningar Pressmeddelanden Annonsering Till förtroendevalda: Distriktcirkulär Konferenser Kurser Mail, brev Webbsida Möten Så här jobbar vi praktiskt I det personliga mötet Ett möte kan vara ett handslag eller ett föreningsmöte. Mötet mellan medlemmar och förtroendevalda (anställda) och medlemmen ska vara välkomnade och öppet för att lyssna och diskutera. I det längre mötet är de tre första och sista minuterna avgörande för hur människor upplever mötet i en förening. Därför är det viktigt att öppna och avsluta mötena på ett positivt sätt. Konferenser och liknande När det är möjligt används rull up, beachflaggor, affischer och andra synliga PROmaterial.

8 Sida 8 av 14 I skrift Vi utgår från förbundets grafiska profil. Tänk på att alltid ha mörk text (nästan alltid svart) mot ljus bakgrund (nästan alltid vit) och att storleken på bokstäverna är lättläst. Typsnitt Trade Gothic, ersätts med Arial om det inte finns. Trade Gothic Bold (fet stil) används i rubriker, mellanrubriker, viss fakta och kortare brödtexter. Trade Gothic Condense/Uniconde MS används i ingresser, faktatexter, bildtexter, sidhuvud/fötter, noter, etc. Trade Gothic Regular (alltså det vanliga och som använd här) används i kortare brödtexter, fakta tabeller med mera. Typsnittet Platino används i alla brödtexter, det är så kallad text med fötter. Du kan ladda ner typsnitten på: (Inväntar uppgift) Brev Använd PRO-brevpapper och kuvert. Mail Vi använder den PRO-mailadress som vi har fått från Riksförbundet, till exempel bro@pro.se, bjorkhagen-hammarbyhojden@pro.se, och så vidare. Mailsignaturerna ska se ut enligt nedan: Med vänliga hälsningar! Annelie Norberg Projektledare PRO Samorganisationen Stockholm Box 7016 Renathvägen Stockholm/Globen annelie.norberg@stockholm.pro.se pro.se/distrikt/stockholms-lan Följ oss på PRO Stockholms län

9 Sida 9 av 14 Bildval Välj i första hand bilder med medlemmar som gör en aktivitet. På webben finns en bildbank som Riksförbundet har tagit fram och som fungerar utmärkt 1. Egna bilder tas utifrån samma manér. Se exempel på nästa uppslag. Undvik ryggar i förgrunden, suddiga bilder, bilder med allmänt dålig kvalité. Bildstorlek för webben: Max 1 MB för webbsidan, men det går utmärkt med lägre värden. Till exempel Facebook gör om bilderna så att de passar. För att trycka bilder i till exempel tidningar är riktmärket minimum 1 MB. De personer som är med på bilden måste ha gett sitt samtycke. Detta gäller inte folksamlingar på till exempel gågator och torg. 1 Bildbanken finns i webbverktyget Episerver.

10 Exempel på bilder Sida 10 av 14

11 Sida 11 av 14 Gäller för webben Lag och etik Material som publiceras på webbplatsen ska beakta upphovsrättslagen, tryckfrihetsförordningen och personuppgiftslagen (PUL). Upphovsmannen äger rättigheter för bild och text. Det är inte tillåtet att kopiera text, bild eller ljud från andra webbplatser utan upphovsmannens medgivande. Vid friköpt material äger PRO Stockholms län rättigheterna till bilden/texten och kan då bestämma när/var och hur den ska publiceras. Syftet med PUL är att skydda den personliga integriteten. Publicera inte personuppgifter på webbplatsen om inte personen i fråga har gett sitt samtycke. Arbetsuppgift och namn, telefonnummer och mejladress till anställda får publiceras. Samtycke krävs för bilder på anställda/medlemmar. Tänk på att även gruppbilder där personer kan identifieras kräver samtycke. För besökare Innehållet får endast användas efter tillstånd från PRO Stockholms län, men besökare har rätt att läsa, kopiera, skriva ut en del eller hela innehållet på denna webbplats för privat bruk. Genom delningsfunktionen som finns kopplad till artiklarna, har besökaren även rätt att dela innehållet i sociala medier. Det är förbjudet att förvanska informationen som finns på webbplatsen. All användning för kommersiella syften är inte tillåten utan särskilt tillstånd. Länkar Webbplatsen innehåller länkar till andra webbplatser. Länkning till andra webbplatser ska innebära ett mervärde för den egna webbplatsen och besökaren. I artiklar länkar vi till webbplatser som är motiverade ur informationssynpunkt. Det egna materialet ska inte kunna sammanblandas med samarbetspartners material. Allt material ska ha en tydlig avsändare. Länkar som går externt ska markeras och öppnas i ett nytt fönster. Annonsering I dagsläget går det inte att köpa annonsutrymme på vår webb. I de fall där kommersiella företag finns med är det ur informationssynpunkt. Exempelvis kan ett företagsnamn, produkt eller tjänst omnämnas om det finns ett samarbete eller ett nyhetsvärde för webbplatsens läsare.

12 Sida 12 av 14 Sociala medier Sociala medier och webbplatsen bildar en enhet och är tillsammans PRO Stockholms läns ansikte utåt i digitala kanaler. Där det också finns en möjlighet till dialog med medlemmar och allmänhet. Några sista ord på vägen Utgångspunkt Målgruppen är i första hand våra medlemmar och presumtiva medlemmar. Andra kanske tycker att det vi skriver är intressant. Det är bara bra, men det är målgruppen som vi skriver för. Vad är det som gör att något blir läst? Språket En intresseväckande rubrik. En intressant ingress. Ett trevligt och lättläst språk. Undvik förkortningar. Skriv även ut vedertagna förkortningar så som med mera, med flera, och så vidare. I första hand undvik svåra ord. I andra hand förklara alla svåra ord. Var lagom hej och tjenis, puss och kram Undvik kanslisvenska och alltför akademiska uttryck. Bilaga 1: Pressmeddelande Bilaga 2: Insändare

13 Sida 13 av 14 Pressmeddelande Från PRO (fyll i föreningsnamnet) RUBRIK SOM FÅNGAR INTRESSET. HÖGERSTÄLLD Skriv en ingress (inledning) som tydligt talar om vad ni vill. Vad är grejen? Ingressen kan vara två tre meningar lång. Ingressen skrivs med fördel med fet stil. Ett pressmeddelande ska handla om en (1) fråga och vara max en sida. Berätta det ni vill få sagt. Ha gärna med ett citat från någon person som har med saken att göra. Använd ett enkelt och direkt språk. Kom ihåg den lokala vinkeln i ert pressmeddelande! För mer information kontakta: Förnamn Efternamn Mobil E-post: Pensionärernas Riksorganisation, PRO bildades år 1942 och har idag över medlemmar. Som en av Sveriges största organisationer är PRO en folkrörelse i ordets rätta bemärkelse. PRO är en partipolitiskt obunden, av medlemmarna demokratiskt styrd organisation. Varje dag engagerar sig PRO:are runt om i landet för medlemmarnas intressen, gemenskap och personliga utveckling.

14 Sida 14 av 14 Insändare Tidningarnas insändarsidor tillhör de som folk läser mest. Hjälps åt i föreningen så att era frågor kommer fram några gånger per år. Insändarsidorna är ofta en demokratisk ventil för medborgarna. För oss saknas det inte ämnen. Ta gärna upp ett generellt problem och gör det lokalt anpassat. (Exempel: Åldersdiskriminering hur många ledamöter i Kommunfullmäktige är över 65 år? Låga pensioner Hur många i vår kommun lever under Europeiska unionens fattigdomsgräns? Hur mycket mer skulle ni kunna göra om ni hade fler lokaler? Och så vidare.) När vi skriver en insändare är det viktigt att hitta en fyndig och slagkraftig rubrik. Det gäller att fånga läsarens intresse och nyfikenhet. Inled gärna med 2-3 rader som får läsaren att höja ögonbrynen. Skriv så rakt och slagkraftigt som möjligt. När inledningen är klar beskriver ni sakfrågan och de brister/problem/missförhållanden ni vill påtala/uppmärksamma. Skriv inte för långa texter. Avsluta insändaren med ett tydligt önskemål eller krav till mottagaren. Skriv sedan under med namn på de personer som står bakom texten. Tänk på att texter (textidé) ska ha gått genom styrelsen innan den kan användas i PRO-föreningens namn.