Policyn är antagen av KF 38/12 VÅREN 2012 VÅREN 2012

Transkript

1 KOMMUNIKATIONSPOLICY Policyn är antagen av KF 38/12 VÅREN 2012 VÅREN 2012

2 KOMMUNENS MÅL, AKTIVITETER OCH BESLUT STRÄVAR MOT ATT NÅ DEN GEMENSAMMA ÖVERGRIPANDE VISIONEN FÖR ÅR 2020 DET GRÖNA OCKELBO VI VÄLKOMNAR VI VÄXER VI SAMVERKAR Kommunens mål, aktiviteter och beslut strävar mot att nå den gemensamma övergripande visionen 2020: DET GRÖNA OCKELBO, VI VÄLKOMNAR, VI VÄXER, VI SAMVERKAR Kommunens kommunikation bidrar till visionen genom att skapa en känsla av sammanhang mellan beslut och aktiviteter för medborgare, brukare och medarbetare. En fungerande kommunikation är en grundförutsättning för en levande demokrati. Allmänheten och den egna personalen ska få korrekt och relevant information för att få insyn, förståelse och delaktighet i ärenden som behandlas. Det handlar ytterst om att förvalta det demokratiska uppdraget och bibehålla och stärka förtroendet för verksamheten. Att kommunicera med och förmedla rätt information till rätt personer vid rätt tidpunkt är en viktig uppgift i detta arbete. BAKGRUND OCH SYFTE Öppenhet, tydlighet och tillgänglighet för alla individer oavsett förutsättningar är de övergripande målen för Ockelbo kommuns kommunikation. Öppenheten bygger på offentlighetsprincipen och informationen ska vara saklig, korrekt, begriplig och ge en så allsidig bild som möjligt.

3 KOMMUNIKATIONEN SKA ge insyn i och skapa förståelse och förtroende för verksamheter och dess beslut stärka demokratin och uppmuntra invånarna att lämna synpunkter och förslag göra medarbetare delaktiga och skapa engagemang och trivsel Alla är inte berörda av all information från Ockelbo kommun. Det är därför viktigt att informationen anpassas efter olika målgruppers behov, kunskaper och förutsättningar. En kommunikationsplan som beskriver kommunikationens mål gentemot specifika målgrupper, kanaler och budskap krävs i varje förvaltning för att de långsiktiga målen ska kunna uppnås. ge en korrekt och tydlig bild av vad verksamheterna står för och erbjuder. Kommunikationspolicyn lägger grunden för ett planerat, gemensamt och målinriktat kommunikationsarbete. Kommunikationspolicyn gäller alla verskamheter inom kommunen. Den innehåller både den interna och externa informationen. För att åstadkomma en effektiv kommunikation krävs ett planerat, konsekvent och långsiktigt genomförande av kommunikationsinsatserna. KOMMUNIKATION (latin communica tio ömsesidigt utbyte )

4 SÅ HÄR PLANERAR VI Kommunikationsplan I alla verksamheter ska alltid kommunikations- och informationsansvaret klarläggas i samband med planering och beslut i frågor som på något sätt påverkar allmänheten och den egna personalen. Enkla checklistor som är väl kända underlättar i kommunikations-verksamheten. Varje verksamhet ansvarar för att utarbeta en checklista som är kopplad till verksamhetens årscykel. Checklistan ska användas både till planerade informationstillfällen och fungera som stöd vid oväntade händelser. Den ska innehålla svar på följande frågor: 1. Analys Vad är problemet/utmaningen? Varför behöver vi kommunicera? Ökad kännedom? Bättre förståelse? 2. Målgrupper Vilka är berörda? Vilka behov, kunskaper och önskemål har målgruppen/erna? 3. Kommunikationsmål Vad vill vi åstadkomma med kommunikationen? Vad skall målgruppen veta, tycka eller göra? Konkreta mål 4. Budskap Vilka är viktigaste budskapen? 5. Strategier Hur når vi kommunikationsmålen på bästa sätt? Vilka metoder skall vi använda? Vilka kanaler? Annons, möte, internet, intranet, pressmeddelande, enkät, intervjuer? 6. Aktiviteter Tidplan, aktivitet, när, var, budget, vem 7. Utvärdering Måluppfyllelse, lärdom

5 DEN INTERNA KOMMUNIKATIONEN För att kunna ge god service till invånarna måste personalen vara välinformerad, ha kunskap om övergripande verksamhetsplanering. Personalen ska ha kunskap om kommunens utveckling och förändringsarbete och om det som händer inom respektive arbetsområde. Den interna kommunikationen ska öka kunskapen om Ockelbo kommuns verksamhet skapa möjligheter för kunskapsutbyte i syfte att utveckla verksamheten ge överblick och en helhetsbild ge underlag för beslutsfattare göra Ockelbos vision och mål kända skapa en vi-känsla, öka delaktighet, motivation och trivsel DEN EXTERNA KOMMUNIKATIONEN Det är av stor betydelse att kommunens invånare och andra berörda känner till den kommunala beslutsprocessen och får information i aktuella frågor. I väsentliga frågor ska kommunikation ske före beslut. Den externa kommunikationen ska ge kunskap och skapa förtroende för Ockelbo kommuns verksamhet och dess medarbetare skapa möjligheter för kunskapsutbyte i syfte att utveckla verksamheten. skapa, upprätthålla, vårda kontakter med externa intressenter som kan bidra till verksamheten och Ockelbos utveckling. MEDIAKONTAKTER Media spelar en viktig roll i den kommunala demokratin, inte bara som förmedlare av information utan också som opinionsbildare och kritisk granskare av den kommunala verksamheten. Det är viktigt att ha en professionell relation till media och att mediefrågor har en hög prioritet i det dagliga arbetet. Kommunen ska arbeta aktivt för att göra journalisterna kunniga om verksamheten och vara offensiv och aktiv i kontakter med media. Det gäller såväl positiv som negativ publicitet. Genom att själva informera om viktiga händelser, positiva nyheter, problem och missförhållanden framstår vi som mer trovärdiga, samtidigt som risken för rykten och spekulationer minskar. För presskontakter och vid förfrågningar rörande politiska ställningstaganden ansvarar i första hand kommunalråd och respektive nämnds- och styrelseordföranden. För presskontakter och förfrågningar som rör sakuppgifter ansvarar förvaltningschef eller den som förvaltningschefen hänvisar till.

6 SÅ HÄR KOMMUNICERAR VI Kommunikation ger kunskap, skapar dialog och engagemang. Med hjälp av ett strukturerat kommunikationsarbete inom samtliga verksamheter kan vi nå de mål och strategier vi sätter upp både övergripande och på förvaltningsnivå. Detta ställer krav på oss som kommunikatörer, både internt till våra medarbetare och förtroendevalda samt externt gentemot våra kommuninvånare. Här följer sju grundregler som vi utgår ifrån inför varje planerad kommunikationsinsats. 1. Utgå ifrån mottagarens behov Vi ska anpassa språk och innehåll i budskapet utifrån mottagarens behov, förkunskaper, värderingar och andra förutsättningar. 2. Skriv enkelt Skriv enkelt - korta meningar, undvik fackspråks termer och förkortningar. På så sätt blir informationen lättare att förstå. 3. Tydlig avsändare När vi informerar ska vi alltid skriva ut tydlig avsändare och uppge kontaktperson med telefonnummer och även e-postadress där sådan finns. 4. Informera snabbt och korrekt Information är en färskvara som snabbt ska spridas till alla berörda. Medarbetare och invånare ska kunna lita på att kommunens information är sann. Därför ska vi alltid kontrollera fakta innan vi går ut med information 5. Var öppen, ärlig och saklig Det ska vara lätt att komma i kontakt med kommunens anställda och politiker. Genom en öppen och ärlig attityd ska vi bjuda in till dialog. Vi ska uppmuntra till synpunkter av både positiv och negativ karaktär. 6. Informera internt först Det är viktigt att vi internt känner till de planer och beslut som finns i kommunen innan det kommuniceras externt. 7. Följ alltid kommunens grafiska profil Genom att alla alltid följer kommunens grafiska profilprogram visar vi vem som är avsändare, skapar en tydlig helhetsbild av Ockelbo kommun samt bygger upp en vi-känsla bland anställda och förtroendevalda. DET DUNKELT SAGDA ÄR DET DUNKELT TÄNKTA Esaias Tegnér

7 VEM ANSVARAR FÖR KOMMUNIKATIONEN? Kommunstyrelsen och kommunledningen har det övergripande ansvaret för kommunens information. CHEFENS ANSVAR Berörda chefer ansvarar för att kommunicera förändringar och beslut, internt och externt. För presskontakter och förfrågningar som rör sakuppgifter ansvarar förvaltningschef eller den som förvaltningschefen hänvisar till. NÄMND/STYRELSEORDFÖRANDES ANSVAR För presskontakter och vid förfrågningar rörande politiska ställningstaganden ansvarar i första hand kommunalråd och respektive nämnds- och styrelseordföranden. MEDARBETARNAS ANSVAR Det informella kommunikationsansvaret delas av alla. Alla är vi i någon mening kommunikatörer som i dialog med andra inom och utanför organisationen sprider bilder av vår arbetsplats. Den informella kommunikationen är varken styrd eller planerad. Alla medarbetare har ett ansvar för att på eget initiativ aktivt söka och tillgodogöra sig sådan information som är relevant för arbetet. GENOMFÖRANDE OCH UPPFÖLJNING Kommunikationspolicyn är tänkt att fungera som ett stöd för alla som har ansvar för kommunikationsinsatser i kommunen. Vid behov kan förvaltningarna komplettera policyn med förvaltningsspecifika målsättningar och riktlinjer. För att kommunikationspolicyns mål ska kunna realiseras krävs bland annat att kommunikationsplaner upprättas i varje förvaltning där de målgrupper och kanaler som varje förvaltningen prioriterar i sin kommunikation lyfts fram. Respektive förvaltning ansvarar för att uppföljning görs. OM MAN TÄNKER EFTER EN STUND KAN DET HÄNDA ATT MAN KOMMER FRAM TILL ETT MYCKET VIKTIGT BESLUT Nalle Puh

8 VAD SÄGER LAGEN? Inom alla offentliga organisationer är kommunikationsarbetet en lagstyrd verksamhet. De olika lagarna beskriver våra skyldigheter att kommunicera både intern och externt. Vissa av lagarna är grundlagar som i många fall väger tyngre än andra lager, såsom exempelvis arbetsmiljölagstiftningen. Lagarna beskriver också medborgarens rättighet till insyn i allt vårt arbete. Alltså är öppenhet och tydlighet i grunden lagstyrda arbetssätt. Sekretess- och Offentlighetslagen - alla handlingar som kommit in till, eller upprättats av myndigheten, är allmänna och offentliga - med undantag för handlingar som faller under sekretesslagen. Kommunallagen beskriver vår skyldighet att informera medborgaren om vår verksamhet Förvaltningslagen - enligt lagen är kommunen skyldig att ge allmänheten god kunskap om hur kommunen styrs och vilka möjligheter som finns att påverka före beslut. Yttrandefrihet och Meddelarfrihet - Det står var och en fritt att meddela uppgifter i någon fråga. Man får inte undersöka vem som har lämnat ut information till massmedia eller vem som frågar efter offentliga uppgifter. Tryckfrihetsförordningen - Alla texter och bilder har upphovsrättsligt skydd, både ideellt och ekonomiskt. PUL - Personuppgiftslagen - skyddar människors personliga integritet genom behandling av personuppgifter. Marknadsföringslagen

9 OCKELBO KOMMUN Södra Åsgatan 30D Ockelbo tel