Kommunikationspolicy. dialog skapar kraft och perspektiv

Transkript

1 Kommunikationspolicy dialog skapar kraft och perspektiv

2 Innehåll Varför en kommunikationspolicy? 2 Ansvar och organisation 3 Kommunikationens grunder 4 Profilering - vår identitet 6 Grafisk profil 9 Intern kommunikation 10 Extern kommunikation 11 Massmediarelationer 12 Krisinformation 14 Lagar som reglerar kommunikationsarbetet 15 Varför en kommunikationspolicy? Information från kommunen ska vara lätt att förstå och ta del av. En bra och aktiv information ökar kunskapen hos mottagaren. Kommunikation handlar om att ge och ta emot information, bjuda in till dialog och skapa kommunikation. Genom fler naturliga mötesplatser, tillfälle till dialog och möjlighet att påverka, utvecklar vi demokratin. Detta gäller inte bara vid möten med kommuninvånare utan är lika viktigt i vårt interna kommunikationsarbete. En bra dialog mellan medarbetare och olika delar av vår organisation är en förutsättning för en lyckad extern kommunikation. För att uppnå detta har vi identifierat och formulerat ett visionsvärde som grund för vår kommunikation: Dialog skapar kraft och perspektiv. Policyn ska fungera som ett hjälpmedel för samtliga verksamheter i kommunen. Ett internt uppslagsverk där du som medarbetare får tydliga riktlinjer för hur vi ska arbeta med externa och interna kommunikationsfrågor samt profilering. En förutsättning för att policyn ska vara till hjälp i utvecklingen av vårt informationsarbete, är att vi alla arbetar för att omsätta innehållet i den till konkreta handlingar. Kommunikationspolicyn är också ett verktyg för att nå de visioner och strategier som kommunfullmäktige antagit, inom ramen för arbetet med dialogbaserad styrning. Kommunikationspolicyn anger ett antal huvudregler som allt kommunikationsarbete bygger på, men även riktlinjer som är specifika för just vår kommun. Kenth Lindström Kommundirektör Maria Joelsson och Christer Erngren Informationsansvariga 2 Foto: Per-Olof Strandroth

3 Ansvar och organisation Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för kommunens information. Detta gäller främst policyfrågor, övergripande politiska beslut och frågor som rör hela organisationen. Nämnderna, förvaltningarna och kommunstyrelsens enheter är alla ansvariga för kommunikationen inom sina respektive områden. De medarbetare inom förvaltningen som har verksamhetsansvar har även kommunikationsansvar. Ytterst ansvarig är förvaltningsrespektive enhetschef. Kommunledningskontoret ska utveckla kommunens kommunikationsstrategi och vara lyhörd för förvaltningarnas behov och önskemål. Kommunens ledningsgrupp har ett särskilt ansvar för att policyn tillämpas och efterlevs. Kommunens bolag har enligt aktiebolagslagen eget ansvar för verksamheten utifrån de direktiv som ägaren anger. Det är mycket viktigt att även bolagen har samma syn på kommunikation som kommunen i övrigt. Varje chef har kommunikationsansvar gentemot sina medarbetare. Varje medarbetare har rätt att få den information som behövs för att kunna sköta sitt arbete på bästa sätt. Varje enskild medarbetare ansvarar ytterst själv för att ta del av den information som krävs för att kunna genomföra ett bra arbete. Det är varje medarbetares skyldighet att aktivt söka och sprida information. Den centrala informationsenheten är en resurs för samtliga förvaltningar. Informationsenheten tar fram övergripande riktlinjer för hur kommunikationsarbetet i kommunen ska fungera och utvecklas. Kommunens infogrupp ska utveckla kommunens totala kommunikationsarbete. Att du som medarbetare är informerad om vad som händer, inte bara på den egna förvaltningen, är ett viktigt led i arbetet med att skapa en helhetsyn och delaktighet kring kommunen. Varje förvaltningschef ska utse en representant till infogruppen. Det är mycket viktigt att denna person är placerad nära förvaltningsledningen. Då kan aktuella kommunikationsfrågor fångas upp och förmedlas till och från infogruppen. Representanten ska även arbeta för ökad prioritet av kommunikationsfrågor på den egna förvaltningen. 3

4 Kommunikationens grunder Kommunikation ger kunskap, skapar dialog och engagemang. Med hjälp av ett strukturerat kommunikationsarbete inom samtliga verksamheter kan vi nå de mål och strategier vi sätter upp både övergripande och på förvaltningsnivå. Detta ställer krav på oss som kommunikatörer, både internt till våra medarbetare och förtroendevalda samt externt gentemot våra kommuninvånare. Här följer nio grundregler som vi alltid utgår ifrån inför varje planerad kommunikationsinsats. 1. Utgå ifrån mottagarens behov Vi ska vi anpassa språk och innehåll i budskapet utifrån mottagarens behov, förkunskaper, värderingar och andra förutsättningar. 2. Skriv enkelt Över 20 procent av Sveriges befolkning har svårt att ta till sig en vanlig text i en dagstidning. Skriv enkelt - korta meningar, undvik fackspråkstermer och förkortningar. På så sätt blir informationen lättare att förstå. 3. Från information till dialog När vi informerar ska vi alltid skriva ut tydlig avsändare och uppge kontaktperson med telefonnummer och även e-postadress där sådan finns. 4. Informera snabbt och korrekt Information är en färskvara som snabbt ska spridas till alla berörda. Detta är särskilt viktigt vid krissituationer då vi måste agera direkt och visa på konstruktiv lösning. Medarbetare och invånare ska kunna lita på att kommunens information är sann. Därför ska vi alltid kontrollera fakta innan vi går ut med information. 4

5 Kommunikation är vårt mål 5. Var öppen, ärlig och saklig Det ska vara lätt att komma i kontakt med kommunens anställda och politiker. Genom en öppen och ärlig attityd ska vi bjuda in till dialog. Vi ska uppmuntra till synpunkter av både positiv och negativ karaktär. Är vi ärliga och inte döljer negativa fakta skapar vi förtroende för kommunens verksamhet. 6. Visa på en tydlig identitet En tydlig identitet ger en klar bild av vad vi gör och vad vi vill med vår verksamhet, nu och i framtiden. En förutsättning för detta är att den interna bilden av Lidköpings kommun stämmer med den bild som omgivningen har av oss. En tydlig identitet skapar samhörighet och helhet inom den egna organisationen och stärker förtroendet för kommunen. 8. Följ alltid kommunens grafiska profil Genom att alla alltid följer kommunens grafiska profilprogram visar vi vem som är avsändare, skapar en tydlig helhetsbild av Lidköpings kommun samt bygger upp en vi-känsla bland anställda och förtroendevalda. 9. Samordnad information ger större tyngd Genom att samordna budskap, informationskanal och aktiviteter kan intern och extern kommunikation få större tyngd och genomslagskraft. Vi bör även aktivt leta efter olika former av samordning mellan våra verksamheter. På så sätt kan både tid och pengar sparas. Tänk brett! 7. Informera inåt innan vi informerar utåt Det är viktigt att vi internt känner till de planer och beslut som finns i kommunen innan det når massmedia och kommuninvånare. Tänk därför på att först och främst informera internt innan Du informerar externt. Särskilt viktigt är detta då det handlar om förändringar i vår egen närhet. 5

6 Profilering - vår identitet Ökad konkurrens mellan kommuner om invånare, etableringar och besökare gör profilering till en allt viktigare arbetsuppgift. Profilering är specifika riktlinjer för just vår kommun. Här beskriver vi vår organisations identitet, det vill säja de värden vårt kommunikationsarbete ska bygga på. En egen identitet vars främsta syfte är att ge en tydlig helhetsbild av kommunen genom att alla verksamheter kommunicerar utifrån samma värden. Värden som vi tillsammans arbetat fram och som vi tycker att vår organisation står och ska stå för. Dessa värden är vad vi kallar profilering, identitet eller varumärke. Policyn tar även upp hur dessa värden ska omsättas till konkreta handlingar i våra respektive verksamheter. Här tas inte upp specifika aktiviteter, utan dessa ska arbetas fram inom respektive verksamhet med hjälp av vår policy. Syftet med profileringsarbetet Vårt profileringsarbete syftar till följande: att skapa samhörighet och helhet internt inom den egna organisationen att uttrycka och tydliggöra kommunens identitet som organisation att samla de olika förvaltningarnas insatser mot ett gemensamt profilmål att få en gemensam profileringsbas för samtliga verksamheter att arbeta utifrån när vi planerar, agerar och kommunicerar. Ett tydligt internt profileringsarbete visar inriktningen för hur vi som organisation vill uppfattas och vad som är vår identitet. Profileringen syftar även till att visa vad kommunen vill i framtiden och medverka till att driva utvecklingen framåt. Mål för profilering Att i omvärlden skapa en samlad och entydig bild av Lidköpings kommun som organisation, laddad med positiva värden. Vi ska kommunicera en tydlig, korrekt och särskiljande bild av Lidköpings kommun, för människor såväl i som utanför kommunen. Vad är ett varumärke eller profil? Många sätter likhetstecken mellan logotyp och varumärke. Men logotypen är egentligen bara en bild av något mycket större och har en underordnad betydelse. Logotypen måste laddas med positiva värden för att vara värd något. Ett varumärke eller en profil, är ett löfte till vår omvärld som grundar sig på ett antal unika kärnvärden. Dessa kärnvärden måste omvandlas till visionsvärden som vi sedan kan använda som konkurrensfördelar. Vår logotyp, Rådhuset och vågen, ska laddas med de visionsvärden som vår kommun som organisation står för. Vad är kärnvärden och visionsvärden? I profileringsarbetet arbetar man utifrån tre olika värden: Grundvär ärden: Värden som tillgodoser behov som av 6

7 En välkomnande kommun de flesta betraktas som självklara, god kvalitet och service inom vård och omsorg med mera. Dessa värden är svåra att konkurrera med och har därför inte tagits upp i det här arbetet. Kärn ärnvär ärden: Värden som speglar organisationen som den är idag, ofta förknippade med fysiska företeelser som tid, plats och rum. Ingår som en bas att utgå ifrån. Visionsvärden: För att kunna driva utvecklingen framåt måste kärnvärdena omvandlas till visionsvärden. Detta görs genom att man funderar över hur man kan lyfta kärnvärdena till en högre nivå som man kan arbete efter att uppnå. Våra kärnvärden Representanter från kommunens olika förvaltningar har i grupper diskuterat fram vad Lidköpings kommun står för idag och vad vi vill stå för i morgon. Dessa frågeställningar har legat till grund för arbetet med att ta fram kommunens kärnvärden. Vad gör vi och vilkar är vi Vad är vår verksamhet? Hur uttrycker vi oss? i kontakten med andra. Hur ser vi ut? Bildspråk och grafiskt formspråk. Alla tankar och synpunkter som kom upp sammanfattades under följande sex kärnvärden: 1. närhet/litet samhälle i en stor värld 2. bli sedd och vara delaktig 3. mötesplats 4. framåtanda 5. självsäker och stolt 6. den goda livsmiljön och vår placering vid Vänern För att bli slagkraftig i vårt profileringsarbete måste ett mindre antal kärnvärden väljas ut. Två kärnvärden - mötesplats ts och framå amåtanda - valdes ut därför att de är mest unika för Lidköpings kommun samt bäst beskriver vår identitet. Framåtanda ger nya perspektiv och mötesplats står för dialog. Våra visionsvärden Ur kärnvärdena mötesplats och framåtanda arbetades nedanstående visionsvärde fram: Dialog skapar kraft och perspektiv. Dialog är ett möte där vi lyssnar aktivt. Värdefullt är dialoger och möten som överraskar och utmanar, ger kontraster och lyfter blicken. Detta föder idéer och gör positiva satsningar möjliga. Kraft används för att aktivt utveckla kommunen. Vi nöjer oss inte med att titta på utan går aktivt vidare och driver på oss själva och omvärlden. Perspektiv krävs för att motverka instängdhet. Perspektiv i bemärkelsen öppenhet, att se kontraster och vilja pröva nytt. Det driver synen på demokratiutvecklingen framåt. Exempel är visionen som tagits fram i arbetet med dialogbaserad styrning där Lidköpings ska stå för en välkomnande kommun som står för trygghet, trivsel, delaktighet, utveckling och mångfald. 7

8 Varför Dialog skapar kraft och perspektiv? Begreppet Dialog skapar kraft och perspektiv har en inbjudande ton och är trovärdigt för Lidköpings kommun. Lidköpings kommun tar på detta sätt ett ansvar för att motverka passiv förnöjsamhet i syfte att säkra kommunens överlevnad. Vi arbetar aktivt med omvärldskontakter som stärker vår kraft och skapar nya perspektiv. Dialog är också en förutsättning för att kunna genomföra arbetet med dialogbaserad styrning inom samtliga verksamheter. Dessa visionsvärden kan enkelt omsättas till praktiska handlingar inom kommunens samtliga verksamheter. I allt vårt arbete kan vi planera för bättre dialog, fler mötesplatser och ökad vilja till att prova nya saker. Att skapa förändringar, förbättringar och se nya perspektiv blir ett gemensamt mål inom samtliga verksamheter. Vart vill vi komma? Genom att samtliga av kommunens verksamheter konsekvent och målmedvetet arbetar med en enhetlig profilering utifrån begreppet Dialog skapar kraft och perspektiv skapar vi en samlad, entydig och positiv bild av Lidköpings kommun som organisation, både i och utanför kommunen. Detta kommer i sin tur att leda till att fler människor upptäcker fördelarna med Lidköping och väljer Lidköping som boende-, besök- eller etableringsort. Men för att lyckas med detta krävs att vi internt är övertygade om varför vi ska arbete med profilering och vilka fördelar det innebär för just min verksamhet. Först när visionsvärdena används av alla får profileringen sin verkliga genomslagskraft. Dialog skapar kraft och perspektiv bildar grunden för all kommunikation, oavsett målgrupp. Konkret utformning och budskap styrs däremot av behov och egenskaper hos varje målgrupp. Begreppet används internt, som ett begrepp att utgå ifrån när vi planerar, agerar och kommunicerar. Det är viktigt att understryka att begreppet Dialog skapar kraft och perspektiv inte te ska användas bok- stavligt och inte heller som devis. 8

9 Dialog skapar kraft och perspektiv Grafisk profil Som ett resultat av arbetet med kommunens profilering har även en ny grafisk profil tagits fram. Den grafiska profilen ska laddas med våra visionsvärden. Detta innebär att vi i vårt kommunikationsarbete konsekvent ska arbeta med vår grafiska profil och knyta innehållet i budskapet till kommunikationspolicyn, då detta är möjligt. Alla verksamheter arbetar ytterst för att uppnå kommunens övergripande och gemensamma mål och visioner. Därför måste helheten prioriteras före de enskilda verksamheterna. I kommunens nya grafiska profil ska enbart symbolen Rådhuset och vågen användas tillsammans med texten Lidköpings kommun. Alla företrädare för Lidköpings kommun ska använda den gemensamma profilen för att den ska få verklig genomslagskraft. Syfte Fördelarna med en gemensam grafisk profilen är att: genom ett samlat och professionellt yttre skapa en positiv helhetsbild av vår kommun. stärka samhörigheten internt inom kommunen. Genom att först och främst profilera kommunen framför den egna verksamheten, är målet att skapa en starkare känsla för att man ytterst arbetar för Lidköpings kommun. spara resurser i form av tid och pengar genom att samordna annonser under en gemensam profil. det klart och tydligt framgår vem som är avsändare, vilket ger förtroende för kommunens verksamhet och möjlighet till återkoppling. Hur profilen ska användas i olika sammanhang finns att läsa om i kommunens profilprogram som finns på intranätet, hos informationsansvarig på kommunledningskontoret och hos varje förvaltnings- och enhetschef. Vid tveksamheter som rör den praktiska användningen av profilen, kontakta alltid informationsansvarig på kommunledningskontoret för rådgivning. 9

10 Intern kommunikation Den interna kommunikationen ska gevarje medarbetare goda kunskaper om både den egna verksamheten och de övergripande kommunala målen och strategierna. Intern kommunikationen ska även verka för dialog mellan verksamheter för att öka kunskapen om kommunens totala arbete. På så sätt kan en helhetssyn skapas bland medarbetarna som främjar vi-känslan och gör samtliga medarbetare till goda ambassadörer för kommunen. En välinformerad medarbetare med möjlighet att påverka, känner delaktighet och ansvar, vilket i sin tur ger engagemang och motivation i arbetet. Målgrupper Den interna kommunikationen vänder sig till samtliga anställda och förtroendevalda inom Lidköpings kommun. Strategier för intern kommunikationen För att uppnå syftet och målen med kommunens interna kommunikation krävs att man har tydliga strategier. Dessa är att: prioritera muntlig information före skriftlig, då detta ger tillfälle till återkoppling och minimerar risken för missuppfattningar. öka den interna kommunikationen om helheten, vilket ger varje medarbetare större förståelse för sitt bidrag till kommunens totala resultat. Det är viktigt att varje medarbetare har kunskap om kommunens övergripande mål och visioner, för att kunna omvandla detta till konkreta åtgärder i sin egen verksamhet. bygga all extern kommunikation på god intern kommunikation. Det som ska säjas externt måste först förankras och förstås internt bland de egna medarbetarna. Den interna kommunikationen måste därför vara tydlig och enkel för att minimera risken för feltolkningar. arbeta för ökad intern kommunikation mellan verksamheter för att hitta nya samarbetsformer och underlätta redan befintliga. den interna kommunikationen ska arbeta för att främja synpunkter och idéer och uppmuntra oss att dela med oss av kunskaper och erfarenheter. prioritera utbildning för att öka kunskapen om hur vi på bästa sätt kan utnyttja IT-tekniken vid olika kommunikationsinsatser. göra den interna kommunikationen tillgänglig. Det måste alltid finns ett antal kommunikationskanaler som når ut till samtliga medarbetare. 10

11 Ta till vara synpunkter och idéer Extern kommunikation Anställda och förtroendevalda i kommunen verkar för medborgarnas bästa. Det är vår skyldighet att underlätta för medborgarna i kontakten med kommunens verksamheter och vid utnyttjandet av våra tjänster. Med hjälp av god extern kommunikation kan vi sprida kunskap om tillvägagångssätt och möjligheter. Den syftar även till att skapa ett större engagemang bland medborgarna för kommunala frågor, med målet att stimulera till aktivitet och medinflytande. Genom att informera om hur medborgarnas skattepengar används och öka kunskapen om kommunens verksamhet, kan vi skapa större förståelse för kommunens agerande i olika situationer. Målgrupper Kommunens externa kommunikation vänder sig till medborgarna, övrig allmänhet, massmedia, myndigheter, näringslivet, föreningar och övriga organisationer. Strategier för extern kommunikationen För att uppnå målen och syftet med den externa kommunikationen ska vi: arbeta för bättre tillgänglighet. Kommuninvånarna ska uppleva att de snabbt får svar, oavsett om det handlar om kontakt via e-post, brev eller telefon. tillgodose behovet av olika kommunikationskanaler, till exempel annonser, broschyrer och hemsidor, så att samtliga medborgare har tillgång till kommunens information. Dels för att underlätta vid utnyttjandet av kommunens tjänster och dels för att få viktig information om beslut som ska fattas, så att man som kommuninvånare har möjlighet att påverka. söka nya kontaktvägar där vi ger tillfälle till möten och dialog med våra olika målgrupper. anpassa språk och budskap utifrån respektive målgrupps behov och förutsättningar. aktivt arbeta med media. Genom egna initiativ och kontakter med media kan vi på ett naturligt sätt sprida information om kommunen och dess verksamhet. alltid se till så att det klart och tydligt framgår vem som är avsändare. Telefon Den som ringer till Lidköpings kommun ska känna sig väl bemött. Ingen ska behöva ringa till kommunen mer än en gång för att bli omhändertagen. Kan vi inte svara ska besked ges när vi är anträffbara igen och det ska finnas möjlighet att lämna meddelanden. Vi ska så snart som möjligt ringa upp den som sökt oss. Vi ska alltid ge möjlighet till snabb kontakt genom att uppge direktnummer och e-postadress till ansvarig person. E-post E-post ska besvaras så snart som möjligt. Om inte svar kan ges ska besked lämnas om när man kan förväntas få svar samt vem som är ansvarig för frågan. Avsändaren vet då att meddelandet kommit fram och att det är under behandling. Vid planerad frånvaro ska vi se till så att inkomna meddelanden sänds vidare till annan person eller att avsändaren får besked om frånvaron och när vi är tillgängliga. 11

12 Massmediarelationer Massmedia har en mycket viktig roll för en organisation. När det gäller offentliga myndigheter är medias uppgift att granska verksamheten. Media har även en mycket viktig funktion vad gäller det demokratiska arbetet i kommunen. Den bild som tidningar, radio och tv förmedlar har stor betydelse för hur vi som kommun uppfattas. Det är därför mycket viktigt att vi arbetar för goda relationer med massmedia, med målet att ge en så korrekt bild av vår verksamhet som möjligt. Massmediafrågor ska prioriteras i det dagliga arbetet och kontinuerlig massmediaträning ska hjälpa oss att ständigt vara uppdaterade på hur vi bemöter media. Det är viktigt att bygga upp långsiktiga kontakter med journalister, kontakter som sedan kan användas i såväl medgång som motgång. Kriterier för ett gott massmediaarbete Som utgångspunkt för vårt massmediaarbete ska vi arbeta utifrån följande riktlinjer: Ansvar - Vid en planerad, övergripande informationsinsats i kommunen är det informationsansvarig som ansvarar för att rätt metod väljs för hur budskapet ska gå ut, tidpunkt och vinkling av budskapet. Vid ärenden som endast berör en enskild förvaltning/enhet ligger ansvaret på förvaltningschefen att gå ut med information till media. Ansvarig chef bör stämma av med informationsansvarig så att denne är informerad om läget och har möjligheter att ge synpunkter på budskap och metod. Insyn - Vår uppgift är att se till så att journalister har full insyn i våra olika verksamheter, med undantag för sådana som är sekretessbelagda. På webben finns ett pressrum där all pressinformation från kommunen bör samlas. Hög tillgänglighet - Vi ska vara tillgängliga för journalister och villiga att svara på deras frågor. Kan Du inte svara på frågan, be att få återkomma med korrekta uppgifter senare. Hänvisa alltid i första hand till den som ansvarar för den aktuella frågan eller informationsansvarig på kommunen. 12

13 Visa respekt Var aktiv - Massmedia har en oerhörd genomslagskraft. Det är därför viktigt att de har rätt bild av verksamheten. Detta kan vi inom kommunen verka aktivt för. Vänta inte på att medierna skall ta initiativet utan gå själv aktivt ut med inbjudan och information. Bjud in journalister att delta vid informationsmöten och andra aktiviteter som sker inom din verksamhet. På så sätt är vi trovärdiga och minskar risken för rykten och spekulationer. Bygg upp beredskap - Då något utöver det vanliga i kommunen händer är det nödvändigt att ha beredskap för hur man tillgodoser medias behov. Vid en händelse som berör många kräver journalister tillgänglighet även utanför kontorstid. Vid ett sådant tillfälle är det oerhört viktigt att den information som går ut från kommunen är snabb, ärlig och kontinuerlig. Det är informationsansvarigs uppgift att ansvara för att det finns en uppdaterad krisinformationsplan i kommunen. Varje verksamhet behöver även ha funderat över och planerat för hur man hanterar informationen vid en krissituation, i sin respektive verksamhet. Först internt sen externt - Innan vi går ut med information till media bör vi alltid, så långt det är möjligt, se till så att internt berörda alltid är informerade. Om detta inte är möjligt ska ansvarig chef, så snart som möjligt, kommentera och förklara händelsen för berörda medarbetare. Visa respekt - Ta alltid hänsyn till de pressetiska reglerna och försök inte använda media som reklamforum. Berätta om intressanta händelser och aktuella frågor på ett ärligt och trovärdigt sätt. Tänk regionalt, nationellt och globalt! - Då vi inom Lidköpings kommun har en lokaltidning med god bevakning av verksamheten stannar oftast våra mediakontakter vid denna. Tänk längre och fundera över hur stor frågan är och för vilka målgrupper den kan vara intressant. På kommunens webbplats och intranät finns en lista över aktuella media att kontakta. Välj rätt kanal - De viktigaste kanalerna för massmediakontakter är personlig kontakt, pressmeddelanden och presskonferenser. Personlig kontakt är att föredra om det handlar om en nyhet som endast är av intresse för lokal media. Så fort flera media ska kontaktas behövs ett skriftligt pressmeddelande så att budskapet blir enhetligt. Pressmeddelanden ska vara korta och snabbt visa vad det handlar om. Presskonferenser skall användas då frågan är av större vikt eller då frågan är för omfattande för att enbart tas upp i ett pressmeddelande. Kontakta informationsansvarig på kommunledningskontoret för råd vid valet av metod och utformning av pressinformation. 13

14 Krisinformation Från och med 1 januari 2003 finns en ny lag som reglerar kommuners och landstings organisation och befogenheter vid en extraordinär händelse i kommunen. Med extraordinär händelse menas en händelse som avviker från det normala, en händelse som kan skapa allvarliga störningar i samhällsfunktionen och som kräver skyndsamma åtgärder. I arbetet med beredskap inför en extraordinär händelse ingår krisinformation som en viktig del. Därför är det varje kommuns skyldighet att upprätta en krisinformationsplan. Planen tar upp hur informationsverksamheten skall fungera och organiseras vid en extraordinär händelse. Ansvarig för krisinformationsplanen är informationsansvarig på kommunledningskontoret. Planen uppdateras årligen. Även vid arbetet med krisinformation bygger vi upp kommunikationen med hjälp av de nio grundreglerna. Främst bygger framgångsrik kriskommunikation på följande: att all vår information utgår från mottagaren. Informerar om sådant som människor önskar få veta och inte främst vad vi själva vill tala om. att det sen tidigare finns en professionellt driven informationsverksamhet med en tydlig kommunikationspolicy. att det finns de tekniska resurser som krävs för att lämna och ta emot information att genom ärlig information skapa hög trovärdighet Informationsverksamhetens uppgift vid en extraordinär händelse är att snabbt och korrekt informera internt om läget och vilka beslut som är fattade, från ledningen och ut till de olika verksamheterna. Viktigt är också att verksamheterna i sin tur informerar ledningen för att rätt beslut ska kunna fattas. Kontinuitet är särskilt viktigt när det gäller krisinformation. Informera regelbundet, med hjälp av befintliga kanaler, allmänhet och grupper utanför verksamheten som behöver information. Särskilt viktigt är även arbetet med snabb, ärlig och fullständig information till media. Informationsansvarig på kommunledningskontoret ansvarar för samordning och information till media i händelse av kris. Se vidare Krisinformationsplan 2003 för Lidköpings kommun. 14

15 Lagar som reglerar kommunikationsarbetet Här följer en kortfattad beskrivning av de viktigaste lagarna som reglerar kommunens kommunikationsarbete. Offentlighetsprincipen Offentlighetsprincipen innebär att alla myndigheter är skyldiga att lämna ut allmänna handlingar, så snart det är möjligt, till den som begär det, såvida inte handlingarna är sekretessbelagda. En handling är allmän om den är inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Med inkommen menas att handlingen kommit via post, e-post eller på annat vis. Med upprättad menas att handlingen behandlats genom beslut av politiskt organ eller att den skickats till annan myndighet, enskild person eller massmedia. En myndighet kan vägra lämna ut en allmän handling om det finns stöd för detta i sekretesslagen. Det finns heller ingen skyldighet att lämna ut handlingar som ännu inte är allmänna. Yttrandefrihet och meddelarfrihet Yttrandefriheten innebär att varje medborgare ska kunna förmedla information och uttrycka sina tankar, åsikter och känslor, i tal, skrift, bild eller på annat sätt. Meddelarfriheten kompletterar yttrandefriheten. Den innebär att alla anställda inom offentlig verksamhet muntligen får lämna uppgifter till massmedia, i syfte att de ska publiceras. Förbud gäller även att efterforska källan till uppgifterna samt att media inte får avslöja källan om den vill vara anonym. PUL, Personuppgiftslagen Lagen syftar till att värna om den personliga integriteten. PUL förbjuder att namn och andra personuppgifter, i såväl text som bild, läggs ut på Internet, om inte berörd person gett sitt samtycke skriftligt eller muntligt. Undantag görs för namnuppgifter som publiceras enbart i litterära, konstnärliga eller journalistiska sammanhang. Så kallad harmlös information får också publiceras utan samtycke. Vad som räknas som harmlöst bedöms från fall till fall, men utgångspunkten bör vara att det publicerade inte kan uppfattas som kränkande för den enskilde. Sveriges grundlagar, det vill säga tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen, är överordnade PUL. Detta innebär att bestämmelserna i PUL inte gäller om de skulle strida mot en myndighets skyldighet att lämna ut allmänna handlingar, i enlighet med offentlighetsprincipen. Undantag är handlingar som är sekretessbelagda. 15

16 Lidköpings kommun Kommunledningskontoret Telefon: Fax: LIDKÖPING vid Vänern Besök: Skaragtan 8 Internet: E-post: info@lidkoping.se