INFORMATIONPOLICY FÖR POLITIKER OCH TJÄNSTEMÄN I DALS-EDS KOMMUN

Transkript

1 DALS-EDS KOMMUN INFORMATIONPOLICY FÖR POLITIKER OCH TJÄNSTEMÄN I DALS-EDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige , 12 Godkänd av kommunfullmäktige efter översyn

2 Innehållsförteckning Sid Inledning 3 Från information till kommunikation och dialog 3 Extern information 4 Kanaler i den externa informationen Grafisk profil Kontakt med massmedia Intern infomation 5 Kanaler i den interna informationen Uppgifter för respektive nämnd 6 2

3 Inledning Information och kommunikation har fått en allt större uppmärksamhet i dagens samhälle. Informationen har stor betydelse för utvecklingen av vår demokrati, vilken i grunde kräver engagerade medborgare med kunskap om hur vårt samhälle fungerar. Rätt tillämpad kan informationen fungera som en produktiv kraft i utvecklingen av vår organisation och den service och de tjänster som vi erbjuder våra medborgare. Information är särkilt betydelsefull i förändringssituationer, när det gäller att profilera verksamheten och påverka opinioner. Internt ger en väl fungerande information och kommunikation motiverade och kunniga medarbetare. Externt ger den oss aktiva och engagerade medborgare. Från information till kommunikation och dialog Information, kommunikation och kunskapsspridning ska gå i båda riktningarna mellan oss och medborgarna. Ledord i arbetet är lyhördhet, öppenhet, tillgänglighet och flexibilitet. Traditionell information måste med andra ord utvecklas till kommunikation och dialog. Informationspolicyn ska tjäna som minsta gemensamma nämnare vår verksamhet. Den ska bidra till ett gemensamt förhållningssätt, där vi uppträder som en gemensam organisation med gemensamma mål och där var och en känner sitt ansvar som informationsbärare och ambassadör för verksamheten. Ytterst styrs vårt informationsansvar av offentlighetsprincipen i grundlagen. Den innebär att medborgarna och massmedia har rätt till insyn och rätt att ta del av läsa eller få kopia alla allmänna handlingar, med undantag för de som omfattas av sekretess. 3

4 Extern information Genom att förmedla en sann och saklig bild av organisationen och verksamheten ska vi påverka omvärlden till en positiv inställning. Vi ska också öka vår kunskap om medborgarnas behov och önskemål. Vi vill lämna en enkel, saklig och lättillgänglig information utveckla positiva kontakter och umgängesformer med massmedia uppmärksamma olika gruppers behov av särskilda informationsinsatser uppmärksamma medarbetarnas roll som informationsbärare genom en konsekvent använd logotyp tydligt ange vem som är avsändare internt i organisationen klargöra ansvaret för informationen Kanaler i den externa informationen Vi måste vara lyhörda för förändringar i omvärlden och ständigt vara beredda att ompröva sättet att kommunicera. Viktiga kanaler är kommunens hemsida medverkan i olika typer av media annonser och artiklar i dagspress egna publikationer samt riktad information till speciella målgrupper Grafisk profil Logotyper och trycksaker är ansiktet utåt och påverkar omvärldens uppfattning om oss. En slarvig och oenhetlig design ger intrycket av oordning och skapar osäkerhet om vem som är avsändaren. Vår grafiska profil är den som gemensamt gäller för Dals-Eds kommun. Kontakt med massmedia Kontakterna med massmedia ska vara aktiva och bygga på goda och varaktiga relationer. Massmedia har ett samhällsuppdrag att granska offentliga myndigheters verksamhet och har också en mycket viktig opinionsbildande funktion. Vi ska på ett sakligt och snabbt sätt reagera på direkta felaktigheter som kan framskymta och i princip alltid besvara insändare. Anonyma insändare bör som regel ej besvaras. 4

5 Intern information Den interna informationen ska bidra till att utveckla engagerade och kunniga medarbetare, vilka känner delaktighet, har möjlighet till inflytande och känner samhörighet med vår organisation. Kommunens interna information ska i första hand vara muntlig och utbytas direkt mellan medarbetarna och ledningen. Det är av största vikt att samma information ges till alla medarbetare. Detta innebär inte bara ett ansvar att ge information utan också att ta emot, lyssna och ge tid till diskussioner. Arbetsledningen har huvudansvar för informationen på arbetsplatsen. Varje medarbetare har också ett personligt ansvar att aktivt söka information och att informera andra om allt som är av betydelse för de egna arbetsuppgifterna och verksamheten. Vi vill göra verksamhetens mål och värderingar kända hos medarbetarna utveckla goda relationer inom organisationen och skapa ett öppet klimat med utrymme för diskussioner, erfarenhets- och åsiktsutbyte förmedla en snabb och lättillgänglig information om aktuella händelser och beslut genom regelbundna möten och dokumentation som är tillgänglig för alla. Kanaler i den interna informationen I en lite organisation som vår är det personliga mötet och kontakten den vanligaste och viktigaste informationskanalen. Viktiga kanaler är såväl våra regelbundna formella möten enligt vår fastställda mötesordning som mer informella möten vid fikapauser och luncher kommunen intranet kommunens e-post 5

6 Uppgifter för respektive nämnd Med informationspolicyn som grund har varje nämnd att utse en person som är informationsansvarig samt en ersättare för denne informera all personal om kommunens informationspolicy se över och tydliggöra informationsflödet inom nämndens verksamheter tydliggöra vilket informationsansvar var och en har i informationsflödet, såväl inom nämnden som externt 6