INFORMATIONS- OCH KOMMUNIKATIONSPOLICY FÖR PITEÅ KOMMUN

Transkript

1 INFORMATIONS- OCH KOMMUNIKATIONSPOLICY FÖR PITEÅ KOMMUN Dokumentnamn Dokumenttyp Fastställd/upprättad Beslutsinstans Informations- och kommunikationspolicy för Piteå kommun Policy Dokumentansvarig/processägare Version Senast reviderad Giltig till Kommunstyrelsen Dokumentinformation Dokumentet gäller för Kommunfullmäktige Avser all information och kommunikation med Piteå kommun och de helägda bolagen som avsändare Alla anställda och förtroendevalda i Piteå kommun såväl i förvaltning som i helägda bolag

2 Sida 1 1. Syfte Denna policy avser all information och kommunikation med Piteå kommun och de helägda bolagen som avsändare. Kommunikationspolicyn är ett verktyg för att nå visionen och de strategiska områdenas fastställda mål som kommunfullmäktige har antagit. Policyn ska stödja arbetet med att: skapa förståelse för verksamhetens uppdrag. göra medborgarna delaktiga i den lokala demokratin. informera och kommunicera med kommunens anställda och förtroendevalda. förmedla en sammanhållen bild av kommunen. 2. Förhållningssätt Informations- och kommunikationsinsatser ska ingå i all verksamhetsplanering. Informationen/ kommunikationen ska vara - öppen - tydlig - effektiv - och främja dialog. 3. Ansvar Politiker ansvarar för dialog med medborgare. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för all kommungemensam intern och extern kommunikation. Kommunstyrelsen har en stabsfunktion för information och kommunikation. Dess uppgift är att ansvara för och samordna all kommunövergripande kommunikation samt att bistå med råd och stöd för förvaltningsspecifik kommunikation. Varje nämnd/förvaltning/styrelse/helägda bolag/ ansvarar för den verksamhetsanknutna kommunikationen. Varje chef har ansvaret att informera sin personal och berörda. Varje medarbetare har en rättighet att bli informerad samt en skyldighet att söka och lämna information.

3 Sid 2 4. Intern kommunikation Varje medarbetare och förtroendevald har både en rättighet att få och en skyldighet att skaffa sig information. Detta för att klara det egna uppdraget samt för att känna sig som en del av helheten i kommunkoncernen. Piteå kommuns interna kommunikation: ger medarbetare och förtroendevalda kunskap som gör dem till bärare av information som kan spridas externt. ska alltid ske innan den externa. höjer motivationen och engagemanget hos de anställda samt stärker samhörigheten inom hela kommunkoncernen. bidrar till ett förbättrat resultat och en bättre service Målgrupper Alla anställda och förtroendevalda i Piteå kommun, i såväl förvaltningar som helägda bolag. 5. Extern kommunikation Piteå ska präglas av öppenhet, engagemang och delaktighet. Därför har varje medarbetare och förtroendevald en skyldighet att informera och kommunicera med berörda. För att medborgarna ska ha insyn i hur kommunen styrs och om hur medel används ska verksamhetsplaner, årsredovisningar, kvalitet och resultat redovisas och kommuniceras via webb och/eller utskick till alla hushåll. Piteå Kommun externa kommunikation: presenteras lättillgängligt underlättar för olika målgrupper att använda kommunens service och tjänster. bidrar till att stärka invånarnas samhörighet med kommunen samt skapa intresse, förståelse och engagemang. Målgrupper Kommuninvånare, näringsliv, föreningar, inflyttare, turister, besökare, aktörer på lokal, regional, nationell och internationell nivå.

4 Sid 3 6. Interaktiv kommunikation Det är viktigt att kommunen nyttjar ny teknik och deltar i de så kallade sociala medierna. Genom dessa kan kommunen både nå ut med information och kommunicera med våra målgrupper enkelt och direkt. Piteå kommuns interaktiva kommunikation: * förutsätter kartläggning och prioritering över vilka medier som Piteå kommun ska ha ett aktivt deltagande i * förutsätter närvaro i de sk sociala medierna * är aktiv och kontinuerlig * uppmuntrar dialog och delaktighet Exempel på metoder på s.k sociala medier Wikipedia, bloggar, facebook, twitter mm 7. Media Press, radio, TV och web är till stor del medborgarnas källor till information. Via massmedia kan Piteå kommun nå ut med ett budskap men också utsättas för granskning. Piteå kommuns kontakt med massmedia präglas av: hög tillgänglighet och beredskap öppenhet och tillmötesgående ett proaktivt förhållningssätt Genom att tidigt ta kontakt med massmedier bidrar vi till att information snabbare når ut och blir korrekt. Varje förvaltning/bolag har ansvar för att den som uttalar sig även har tillräcklig kunskap i frågan. Alla medarbetare har enligt lag rätt att uttala sig i massmedier. Det är dock viktigt att i sina kontakter med massmedier skilja på privata åsikter och de uttalanden som förs fram som företrädare för kommunen. 8. Kanaler Det finns en mängd olika sätt att kommunicera på. Utifrån budskap och målgrupp väljer man den kanal som passar bäst. Utbudet av kanaler växer och blir mer interaktiva och det är viktigt att vi även använder nya sätt att kommunicera. Interna exempel Intranät, personaltidning, arbetsplatsträffar, trycksaker, anslagstavlor, nyhetsbrev, informationsmöten, interna nätverk.

5 Sid 4 Externa exempel Webb-platser, telefonitjänster, mässor, trycksaker, utställningar, annonser, informationsmöten, protokoll, anslagstavlor, rapporter, nyhetsbrev, tidskrifter, pressmeddelanden, radio/tv. 9. Grafisk profil En enhetlig bild ökar genomslagskraften i den samlade kommunala informationen. Den grafiska profilen är ett hjälpmedel för kommunens anställda samt stärker samhörigheten internt. För att ge en sammanhållen bild av kommunen ska den grafiska profilen följas. Detta för att det tydligt ska framgå vem som är avsändare, för att vara förtroendeingivande och ge möjlighet till återkoppling. 10. Lagar och regler som styr Piteå kommuns interna och externa information och kommunikation grundar sig på de lagar och regler som gäller för offentlig verksamhet. Några av de viktigaste är offentlighetsprincipen, yttrandefrihet, meddelarfrihet, förvaltningslag, kommunallag samt personuppgiftslag. 11. Kriskommunikation Som en del i Planen för extraordinära händelser finns en krisinformationsplan som bygger på att kommunens befintliga informationsnätverk användas. Planen träder i kraft vid en extraordinär händelse eller kan användas vid en allvarlig störning i samhället. 12. Uppföljning Revidering av kommunikationspolicyn ska ske en gång under varje mandatperiod.