Behovet av information ökar i tider när resurserna blir mindre. Beslut måste motiveras och fördelningsprinciper förklaras.

Transkript

1 Ersätter Utbytt den Sign 11 Policy "Inget beslut, åtgärd eller förändring är för litet att informera om" INLEDNING Informationsskyldighet för kommunen Kommunen har skyldighet att i olika lagar och förordningar att informera om verksamheten, t ex förvaltningslagen, plan- och bygglagen och kungörandelagen. Syfte och målgrupper Syftet med kommunal information är att åstadkomma kunskap, engagemang och delaktighet. Syftet överensstämmer och har nära samband med de grundläggande demokratiska värderingarna. Ur demokratisynpunkt är kommunikation eller dialog att föredra framför enkelriktad information. Behovet av information ökar i tider när resurserna blir mindre. Beslut måste motiveras och fördelningsprinciper förklaras. De viktigaste målgrupperna för kommunens information är kommunens invånare och kommunens anställda. Andra målgrupper kan vara förtroendevalda, företag, organisationer och myndigheter. Ansvar Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för den kommunala informationen. Detta innebär att kommunstyrelsekontoret svarar den övergripande informationen om kommunen, medan nämnderna och förvaltningarna svarar för den verksamhetsinriktade informationen. Informationsansvarig är kommunsekreteraren. Varje förvaltning ansvarar inom sitt område för att rätt information når rätt mottagare vid rätt tidpunkt. Detta gäller både intern och extern information. Utformning Informationen ska vara utformad så att den kan förstås av alla saklig och fullständig anpassad till olika målgruppers behov enhetlig för att förstärka kommunens profil. Det är därmed viktigt att riktlinjerna i kommunens profilprogram följs.

2 Ersätter Utbytt den Sign 12 INFORMATION TILL KOMMUNENS INVÅNARE Det ska klart framgå att det är Melleruds kommun som är avsändare i all utåtriktad information. Det är viktigt att skilja på kommunal information och partipolitisk information. Den partipolitiska informationen ansvarar partierna själva för. Det är av stor betydelse att kommunens invånare känner till den kommunala beslutsprocessen och ges information i aktuella frågor. En tidig och bred medborgarinformation är en förutsättning för en demokratisk debatt och delaktighet i och ansvar för gemensamma frågor. Informationsaspekterna bör vägas in på ett tidigt stadium i alla projekt eller förändringsprocesser. Inriktningsmål Kommunens informationsverksamhet ska förmedla kunskap om kommunens organisation, verksamhet och service underlätta för invånarna att komma i kontakt med kommunens service medverka till att invånarna känner identitet och samhörighet med Melleruds kommun stimulera till debatt och utveckling av Mellerud stimulera invånarna till engagemang för sin kommun genom att informera om politiska beslut och kommunal planering. Åtgärder Vid kontakter med kommunen ska alla bemötas med respekt, omtanke och effektivitet. Kommunstyrelsekontoret upplyser tillsammans med andra förvaltningar om kommunens verksamhet och service. Kommunens växel/reception, turistinformationen, biblioteket, InfoTorget m fl ska fortlöpande medverka med kommunal information. I telefonkataloger och andra förteckningar över kommunens service ska ges detaljerad information om kommunens service, kontaktpersoner och direkttelefon, E- postadresser m m för att allmänhetens kontakter med kommunen ska underlättas. Kommunstyrelsekontoret samordnar denna informationen. Massmedia är en viktig kanal för kommunal information. Den bild av kommunen som förmedlas av massmedia har stor genomslagskraft. Företrädare för press, radio och tv ska lätt få tillgång till kallelser och protokoll för sin bevakning och rapportering om kommunen. Efter kommunstyrelsens och arbetsutskottets sammanträden kallas till presskonferens. Kommunfullmäktiges sammanträden bevakas av lokalpressen. Kommunfullmäktiges sammanträden ska två gånger per år förläggas i någon annan del av kommunen. Sammanträdet kan inledas med gemensamt kaffe och information. Nyinflyttade ska ges en översiktlig presentation om kommunen och dess verksamhet. Presentationsmaterial om kommunen ska finnas tillgängligt på kommunkontoret och InfoTorget (turistinformationen).

3 Ersätter Utbytt den Sign 13 Annonser och meddelanden görs då det finns ett allmänintresse. Månadsannonsering med kommunal information ska göras i lämpligt forum där förvaltningarna kan informera om aktuella saker. Informationsteknologin (IT) har öppnat nya möjligheter till information och dialog med kommuninvånarna. Melleruds kommun har egna hemsidor på internet, Där ges en utförlig presententation om olika kommunala verksamheter. Kommunen ska följa utvecklingen på IT-området och verka för att ytterligare förbättra möjligheterna till en dialog med invånarna. Allmänheten kan skicka E-post direkt till olika tjänstemän och politiker. INFORMATION TILL KOMMUNENS ANSTÄLLDA Egna erfarenheter påverkar starkt de s k vardagssamtalen. En väl fungerande interninformation skapar bättre "pratare" eller ambassadörer för den kommunala verksamheten. När information om övergripande eller principiella frågor ska spridas i organisationen bör kommunledningen vara avsändare. Intern information om större händelser, beslut eller förändringar bör ske planerat och från tidigast möjliga stadium. Kommunikationsklimatet ska vara öppet och det ska råda "högt i tak". Anställda ska kunna föra en öppen intern debatt och kunna framföra sina synpunkter. En bra och tidig kommunikation breddar vägen för synpunkter innan beslut fattas och verkställs. Detta är viktigt då den anställde därefter förväntas att ställa upp lojalt och delta i verkställigheten av fattade beslut. Inriktningsmål Kommunens informationsverksamhet ska medverka till att göra verksamhetens mål och planer kända medverka till att personalen känner engagemang och ansvar och samhörighet med sin arbetsplats och med varandra Åtgärder Den effektivare kanalen för information till de anställda är närmaste chef. Arbetsplatsträffar är kanske den bästa platsen för intern information och ska därför hållas regelbundet. Regelbunden information från chefsmöten/motsvarande ska vidareförmedlas. När det finns behov kan de anställda informeras vid stormöten. Intranet och E-post för de anställda som är inkopplade i kommunens datanät, är effektivt medium för att nå ut med information snabbt och samtidigt.

4 Ersätter Utbytt den Sign 14 Ytterligare sätt att förmedla information internt är t ex facklig information samverkansgrupper medarbetarsamtal anslagstavlor protokoll MASSMEDIAKONTAKTER Massmedia är en viktig kanal för spridning av kommunal information till kommuninvånare och anställda. Informationsplanen betonar värdet av en bra relation med massmedia. Genom ett öppet förhållningssätt från kommunens sida gentemot massmedia grundläggs ett gott förhållande mellan parterna. Kommunen ska inte försöka påverka den journalistiska bedömningen av kommunala ärenden eller andra handlingar. Det går heller inte att påverka journalister att återge intervjuer på visst sätt. Riktlinjer Kommunen ska sträva efter ett öppet och förtroendefullt förhållningssätt till massmedia. Handlingar, kallelser och protokoll ska lämnas ut utan dröjsmål för att underlätta massmedias rapportering. Kommunen ska i övrigt vara behjälplig med att ta fram det material som efterfrågas eller underlätta att snarast få kontakt med berörd person. Den som bäst kan sakfrågan är den som bör uttala sig i massmedia. Vem eller vilka som ska uttala sig måste avgöras från fall till fall. Som anställd kan man svara för det som ryms inom ramen för de beslut och uppdrag man ansvarar för. Som chef och arbetsledare är man normalt representant för arbetsgivaren och är den som bör uttala sig i övergripande, större och eller principiella frågor Det är viktigt att tänka på vilka frågor som kräver en politisk bedömning och kommentar. Sådana frågor ska överlåtas till politiker för svar. När en verksamhet blir kritiserad är nämnden ytterst ansvarig och därmed bör ordföranden/presidiet gå i svaromål. Som förtroendevald representerar man det uppdrag man har, förutom de frågor man väljer utifrån sin politiska roll. Journalister arbetar under ständig tidspress. Det kan därför vara svårt att ibland sätta sig in i alla delar i ett ärende. Det kan därför vara en fördel för både journalisten och kommunen att kunna bistå med att läsa igenom det sakliga innehållet i tänkt artikel. Kommunkansliet är den enhet som har flest kontakter med massmedia och har uppgifter om tidningar, radio, tv som kan tänkas bevaka kommunen. Förvaltningarna

5 Ersätter Utbytt den Sign 15 bör därför anlita kommunkansliet för att planlägga presskonferenser och utforma pressmeddelanden. OFFENTLIGHETSPRINCIPEN OCH YTTRANDEFRIHETEN Det kan förtjänas att i detta sammanhang påminna om vad våra grundlagsskyddade frioch rättigheter innebär. Offentlighetsprincipen innebär bl a följande: Allmänna handlingar som är offentliga, innebär att vem som helst har rätt att läsa handlingarna och få en kopia av dem. En handling är allmän om den är förvarad, inkommen eller upprättad hos myndigheten. Undantaget från offentlighet är när en handling är belagd med sekretess. Vid tveksamhet - rådgör med kommunkansliet (kommunchef, kommunsekreterare). Yttrandefriheten och meddelarfriheten innebär följande: Alla anställda har rätt att lämna uppgifter och uttala sig i massmedia. Undantaget gäller uppgifter som är skyddade med sekretess. Det är förbjudet att efterforska källan, vem som har lämnat uppgifter till massmedia. INFORMATION I KRISSITUATIONER Vid händelser som t ex trafikolyckor, vattenläckor, bränder eller större olyckor ställs stora krav på snabb och tydlig information för att undvika t ex ryktesspridning, förvirring och vilseledande information. Samverkan med andra myndigheter är viktig. Det finns en POSOM-grupp (grupp för psykiskt och socialt omhändertagande vid kris) inrättad för dylika situationer som består av representanter för socialtjänst, kyrka, skola m fl. I kommunens beredskapsplaner finns en informationsplan som anger organisationen av informationsverksamheten vid ett "skarpt" läge och åtgärdsplan.