INFORMATIONSPOLICY. Kinda Kommun. antagen av Kommunfullmäktige , 95

Transkript

1 INFORMATIONSPOLICY Kinda Kommun antagen av Kommunfullmäktige , 95

2 Kommunfullmäktige har den 29 juni 1998 antagit övergripande mål för Kinda kommun, bland annat att - all kommunal verksamhet syftar till att tillgodose kommuninvånarnas behov och önskemål om god kommunal service samt följande mål för Demokrati: - förbättrad dialog mellan medborgare och politiker. ÖVERGRIPANDE PRINCIPER OCH SYFTEN För Kinda kommun gäller följande principer: Kommunens information utgår från offentlighetsprincipen och skall bidra till öppenhet och tillgänglighet. Informationen skall medverka till att stärka och utveckla den lokala demokratin och kindabornas möjlighet till delaktighet i kommunens verksamhet. Informationen skall utformas så att alla som bor i Kinda har möjlighet att ta del av den. Informationen skall medverka till att sprida kunskap om Kinda kommun till omvärlden. Kinda kommuns samlade informationsinsatser syftar till att kindaborna skall ges lättillgänglig information om sina rättigheter, förmåner och skyldigheter, att kindaborna skall ges lättillgänglig information om vilka vägar som finns att påverka kommunala frågor, att kindaborna uppmuntras att lämna synpunkter och förslag, att dessa synpunkter och förslag förs till rätt instans i den kommunala organisationen och att kommuninvånarna får svar på "sina" frågor, att öka anställdas och förtroendevaldas kommunikation med kindaborna och omvärlden, att sprida kunskap om Kinda kommun, dess verksamheter och dess geografiska område. ANSVAR FÖR INFORMATION Informationsansvaret är kopplat till verksamhetsansvaret och informationen är därmed en naturlig del av varje verksamhets- område. Varje nämnd ansvarar för information om egna beslut och egen verksamhet till anställda, förtroendevalda, kommuninvånare, massmedier och omvärld. Kommunstyrelsen har ett särskilt ansvar för information om kommunfullmäktiges beslut och verksamhet. Därutöver har kommunstyrelsen ett samordningsansvar för sin egen och nämndernas gemensamma information. Kommunstyrelsen svarar dessutom för kommunens yttre framtoning genom till exempel kommunens marknadsföringsprogram och etablering av begreppet "kindaprofilen". Informationsansvaret skall bland annat komma till uttryck i att - informationsplaner upprättas och följs upp - informationsverksamheten budgeteras Information till anställda och förtroendevalda är ett led i informationen till allmänheten (medborgare och brukare) Det innebär bland annat att - chefer och arbetsledare har ett särskilt informationsansvar såväl inom den egna förvaltningen som till övriga förvaltningar och till allmänheten - handläggare och specialister har ett särskilt ansvar för att information om och från det egna arbetsområdet förs ut i organisationen. Anställda och förtroendevalda har, med de gränser som sekretesslagen sätter, utifrån sina olika uppgifter ansvar för information inom organisationen och till allmänheten (medborgare och brukare). I detta ligger ett personligt ansvar för att den information som vidarebefordras är

3 sakligt korrekt. Såväl anställda som förtroendevalda har fullständig yttrandefrihet angående egen och annan kommunal verksamhet. INFORMATION TILL OLIKA MÅLGRUPPER Information till allmänheten Informationen syftar till att sprida kunskap om hur kommunen fungerar, agerar och planerar samt vilken service kommunen erbjuder att underlätta kommunikationen mellan kommunens företrädare och dess invånare i frågor som rör den kommunala verksamheten, Med utgångspunkt i målgruppernas behov ges aktiv och fortlöpande information om bland annat - kommunens mål, planer, verksamhet och beslut, - kommuninvånarnas rättigheter, förmåner och skyldigheter - kommuninvånarnas vägar till inflytande Informationen till allmänheten skall vara - kommunikativ, det vill säga främja utbyte av åsikter, erfarenheter och kunskaper - lätt tillgänglig och lokalt anpassad (bl. a. till alla kommundelar), - anpassad till kommuninvånarnas olika behov och intressen - överskådlig samt språkligt och bildmässigt begriplig och ges i form av bland annat personliga möten och telefonsamtal, kommunens www-sidor och informationsdatasystem, annonser, affischer, trycksaker, bild- och ljudmedier Kommunens bibliotek och andra offentliga lokaler är viktiga mötesplatser för kommunikation med allmänheten. Information till omvärlden Informationen syftar till att tydliggöra Kinda kommun för olika målgrupper i regionen, i Sverige, i EU och i andra länder och skall bygga på Kindaprofilen, att utveckla och underlätta kontakter mellan kommunens olika verksamhetsområden och intressenter i omvärlden Med utgångspunkt i olika målgruppers behov och intressen skall informationen bland annat ge - en överskådlig bild av kommunen, bland annat dess infrastruktur och service, näringsliv, bostadsmarknad och rekreationsmöjlig- heter, - vägledning och hänvisning till andra myndigheter, institutioner, organisationer och företag i Kinda kommun. Kinda kommun presenteras genom - informationsmaterial av olika slag som till exempel broschyrer, annonser, faktablad, wwwsidor på Internet, - representation, studiebesök, deltagande i konferenser och mässor - stöd till deltagande i olika evenemang - deltagande i nationella och internationella nätverk och/eller samarbetsprojekt Information till massmedier Massmedier - press, radio och tv - spelar en viktig roll för att ge allmänheten information och underlag för ställningstagande i olika samhällsfrågor, bland annat på det kommunala området. Därtill har massmedierna till uppgift att som allmänhetens företrädare granska och kontrollera

4 myndigheter och samhällsorgan. För dessa uppgifter har medieföretagen behov av information från bland annat kommunen. Det kan ske genom öppna kontakter med företrädare för kommunen eller med enskilda anställda och förtroendevalda som vill hålla kontakten hemlig. I det senare fallet gäller att massmedierna har skyldighet att skydda sina uppgiftslämnares anonymitet. Deras identitet får inte efterforskas. Syftet med massmediekontakter Massmediernas rapportering om kommunens verksamhet har en stor betydelse för allmänhetens möjligheter till insyn och påverkan samt kännedom om rättigheter, förmåner och skyldigheter. Det ligger därför i kommunens intresse att förse massmedierna med ett så gott informationsunderlag som möjligt. Hur kontakterna med massmedierna skall skötas: Varje nämnd skall - genom en öppen attityd medverka till att skapa goda relationer till massmedierna, - ha egna rutiner för att fortlöpande informera om den egna verksamheten - ha en intern ansvarsfördelning för att underlätta att ge saklig och snabb information till medierna, - se till att anställda informeras före massmedierna i betydelsefulla frågor, - se till att kontakter tas mellan de verksamhetsansvariga som har delat ansvar i en viss fråga, innan kontakt tas med massmedierna, - begära rättelse av felaktiga eller missvisande påståenden. Information till anställda och förtroendevalda Informationen syftar till att öka anställdas och förtroendevaldas kommunikation med kommuninvånarna, att göra de anställda väl förtrogna med sin informationsuppgift, att uppmuntra de anställda till att delta i debatt och dialog om kommunens verksamhet, att underlätta kommunikationen mellan kommunens olika verksamhetsområden att uppmärksamma anställda och förtroendevalda på deras rättigheter och skyldigheter Med utgångspunkt från de behov som finns i kommunens olika verksamheter ges fortlöpande information om bland annat planer, beslut, åtgärder och händelser till anställda och förtroendevalda. Hur informationen ska ges Informationen till anställda och förtroendevalda - är en del av all verksamhet. Att ge och söka information skall ingå som ett naturligt led i det dagliga arbetet. Alla har ett eget, individuellt ansvar, - innebär ett kontinuerligt informationsutbyte mellan ledning/chef och anställda samt mellan olika verksamhetsområden, - ges i form av sammankomster och träffar, informationsblad och elektroniska kommunikationsbärare, bland annat kommunens Intranet. Samverkansöverenskommelsen reglerar kommunikationen mellan kommunen som arbetsgivare och de anställda. Den skriftliga informationen får inte ersätta den muntliga informationen utan skall ses som ett komplement. IV Informationskanaler och program

5 Informationsdatasystem Kommunens informationsdatasystem omfattar ett system för att hämta och presentera uppgifter ur kommunens olika verksamhetssystem samt www-sidor på Internet och Intranet. De senare används som infart till den i kommunens lagrade informationen. Informationen syftar till att säkra allmänhetens tillgång till korrekt och aktuell information från kommunen att förse anställda och förtroendevalda med redskap för att fylla sina respektive informationsuppgifter att presentera Kinda kommun för nationella och internationella målgrupper. Med utgångspunkt från olika målgruppers behov och intressen skall - information ges om kommunens planer, beslut och olika verksamheter hämtad ur verksamhetssystem och dokument, - hänvisning och länkningar ges till informationslämnare utanför kommunen, - översiktlig information om kommunen, som produceras direkt för mediet, lämnas - möjliggöra kommunikation mellan interna och externa aktörer - Varje nämnd och förvaltning skall - svara för att information om egen verksamhet blir tillgänglig i kommunens informationsdatasystem - ha rutiner för uppdatering av sin information, - ha en intern ansvarsfördelning för informationsurval, produktion och distribution av sin information - Informationen skall vara tillgänglig för allmänheten - genom förmedling av kommunanställda i kommunens offentliga lokaler, - genom egen sökning via Internet Profilprogram för Kinda kommun Kommunfullmäktige kommer att fastställa ett grafiskt program, som är gemensamt för hela kommunen. Nämnder och förvaltningar skall i sin verksamhet tillämpa kommunens profilprogram. Profilprogrammet syftar till att ge en enhetlig och sammanhållen bild av Kinda kommun att underlätta för olika målgrupper att identifiera kommunens verksamhet att öka genomslagskraften i den samlade kommunala informationen genom att kommunens budskap känns igen att ge förvaltningarna mallar och vara hjälpmedel för dem att medverka till att olika verksamheter uppfattas som delar av Kinda kommun Profilprogrammets innehåll Profilprogrammet innehåller - Kinda kommuns vapen/symbol och logotyp - anvisningar för hur den gemensamma logotypen skall tillämpas av förvaltningar och nämnder - anvisningar för hur kommunens vapen/symbol får användas av näringsidkare och organisationer i kommunen - annonsmallar för kommunens externannonsering - riktlinjer för formgivning av kommunens www-sidor på Internet - formgivning och färgsättning av presentationsmaterial om kommunens verksamheter.