KOMMUNIKATIONSPOLICY UPPSALA KOMMUN

Transkript

1 KOMMUNIKATIONSPOLICY UPPSALA KOMMUN

2 KOMMUNIKATIONSPOLICY FÖR UPPSALA KOMMUN Detta dokument anger principer och förhållningssätt, ansvar, målgrupper, kanaler, formspråk och planeringsförutsättningar för kommunens interna och externa kommunikation. Antagen av Kommunfullmäktige 30 mars DEFINITION Kommunens kommunikation omfattar allt utbyte av information och åsikter, som sker genom kommunens informationskanaler eller som har kommunen som part eller avsändare. Som exempel på former för kommunikation kan nämnas telefonsamtal, informationsmöten, presentationer vid t.ex. möten eller mässor, e-post och vanlig post, webbsidor, annonser, pressmeddelanden, broschyrer, uttalanden i tjänsten, medborgardialog, synpunkts- och klagomålshantering. LAGAR Kommunikationspolicyn bygger på bestämmelser i svensk lag avseende informationsfrihet, yttrandefrihet, offentlighet och sekretess (Regeringsformen och Sekretesslagen) samt informationsansvar (Förvaltningslagen). För vissa kommunala verksamheter gäller speciell lagstiftning, som ställer preciserade krav på formen för information och kommunikation. Dessa berörs inte i detta dokument. PRINCIPER Kommunens kommunikation ska präglas av öppenhet, tillgänglighet, tydlighet, saklighet och snabbhet.

3 FÖRHÅLLNINGSSÄTT Den som kommunicerar på kommunens vägnar ska göra det på ett sådant sätt, att kommunens trovärdighet upprätthålls och stärks. Det innebär att en proaktiv framförhållning präglar ledningens och medarbetarnas kommunikation såväl externt som internt ett respektfullt och hövligt uppträdande kännetecknar alla organisationens kontakter såväl internt som med omvärlden brev, e-post och telefonmeddelanden besvaras skyndsamt, vilket i allmänhet innebär inom tre dagar in- och utgående handlingar registreras informationsmaterial från kommunen följer det grafiska profilprogrammet och är tydligt märkt med kommunens logotyp samt med relevant information om avsändaren massmediernas arbete med att spegla och granska kommunen och dess verksamheter underlättas kommunikation med grupper och personer, som genom t.ex. funktionshinder eller språksvårigheter har svårt att framföra synpunkter eller hämta information på vanligt sätt, underlättas. ANSVAR Ansvaret för kommunikation och information följer verksamhetsansvaret. Det betyder att varje nämnd, kontor och förvaltning ansvarar för kommunikation om och från sin egen verksamhet. UPPSALA KOMMUNS STYRMODELL innebär att Kommunstyrelsen och Kommunledningskontoret svarar för information och kommunikation om kommunhelheten inklusive Kommunfullmäktiges och Kommunstyrelsens beslut uppdragsnämnderna och uppdragskontoren svarar för samhällsinformation och medborgardialog inom respektive ansvarsområde produktionsnämnderna och produktionsförvaltningarna svarar för brukardialog, synpunkts- och klagomålshantering samt marknadsföring av egna verksamheter. LEDNINGSANSVARET innebär att varje chef och arbetsledare har ansvar för, att kommunikationsaspekten finns med i verksamhetsplaneringen och det dagliga arbetet. Det betyder ansvar för kommunikation med medarbetarna samt att insatser för information till och kommunikation med medborgare respektive brukare sker på ett bra sätt.

4 ALLA KOMMUNENS MEDARBETARE har eget ansvar att söka och ta emot information om frågor som är viktiga för det egna arbetet. Medarbetarna har också ansvar för att kommunicera om det egna arbetsområdet, såväl internt som externt. MÅLGRUPPER Kommunens information och kommunikation berör många målgrupper. Ytterst handlar det om att nå alla kommunens invånare med information som är viktig för dem. Detta synsätt ska prägla både den interna kommunikationen med egna medarbetare och den kommunikation som sker direkt med medborgare och brukare. DEN INTERNA KOMMUNIKATIONEN syftar till att öka medarbetarnas kunskap, delaktighet och engagemang. Den ska också lägga en grund för medarbetarnas kommunikation med allmänheten. Medarbetarna är kommunens bästa kommunikationskanaler. DEN EXTERNA KOMMUNIKATIONEN har kommunens egna medborgare och brukare som huvudmålgrupper. Viktiga målgrupper är också företag, samhällsorgan och organisationer inom kommunen. Det finns dessutom målgrupper för kommunens kommunikation i andra kommuner och regioner i Sverige liksom i andra länder. KOMMUNIKATIONSKANALER Mycket av kommunens kommunikation sker genom externa kanaler, varav massmedierna är av särskild betydelse, PRESS OCH ÖVRIGA MASSMEDIER har som grundlagsstadgad uppgift att på allmänhetens vägnar bevaka kommuner och annan offentlig verksamhet. Massmedierna är medborgarnas främsta informationskällor till vad som beslutas och görs i kommunen. Genom insändarspalter och opinionsundersökningar som publiceras i press, radio och tv får kommunen också del av medborgares och brukares reaktioner och synpunkter på kommunens verksamhet. Massmedierna fungerar även som medier för kommunens annonsering. I samarbete med press, radio och tv är det viktigt att tänka på att underlätta medieföretagens bevakande och granskande arbete genom pressinformation, upplysningar, hänvisningar, informationsmaterial m.m att respektera medarbetares och andras lagstadgade rättighet att fritt kommunicera med medierna och deras representanter om förhållanden i kommunen utan risk för att få sin identitet röjd eller att utsättas för repressalier (meddelarfrihet).

5 KOMMUNENS EGNA KOMMUNIKATIONSKANALER används som fora för kommunens kommunikation, dels internt med egna medarbetare, dels externt med medborgare och brukare. Bland dem finns ett antal, kommungemensamma kanaler, som ägs av Kommunstyrelsen och som tillkommit genom kommunstyrelsebeslut. (Dessa framgår av bilaga till denna policy.) KOMMUNIKATIONSPLANER I en demokratiskt styrd organisation är kommunikation och information viktiga inslag i varje verksamhet, beslut eller projekt. Det betyder, att planering av kommunikationen ska ingå i varje nämnds, kontors och förvaltnings verksamhetsplan för året. Dessutom ska kommunikationsplan upprättas för alla nystartade projekt. Kommunstyrelsen ansvarar för att en särskild, kommungemensam informationsplan för så kallad extraordinär händelse ska upprättas och uppdateras i enlighet med övrig planering på området. All kommunikation i kommunens egna kanaler ska ske i enlighet med de riktlinjer som fastställts genom beslut av KF/KS eller Stadsdirektören. GRAFISK FORM Kommunens grafiska profilprogram är styrande för all produktion av informationstryck, annonser och presentationsmaterial samt för framställning av brevpapper, kuvert, visitkort etc. Detsamma gäller skyltar på kommunens fastigheter. Produktionen av webbsidor följer de regler för struktur och layout som fastställts för kommunens webbplatser.

6 Frågor om Uppsala kommuns Kommunikationspolicy besvaras avkommunens informationschef eller Kommuninformation i Stadshuset Adress: Uppsala kommun Uppsala Besöksadress: Stadshuset, Vaksalagatan 15 Telefon: (växel) (Kommuninformation) E-post: kommunledningskontoret@uppsala.se kommuninformation@uppsala.se Formgivning: Teknik & service, Uppsala kommun, Tryck: Sandvikens Tryckeri, 2010