Haninge kommuns kommunikationspolicy Antagen av kommunfullmäktige

Transkript

1 9 april 2007 Haninge kommuns kommunikationspolicy Antagen av kommunfullmäktige Övergripande mål och inriktning All information och kommunikation i Haninge kommun ska medverka till kunskap om hur kommunen fungerar och agerar. Den ska leda till förståelse och kännedom om kommunens förutsättningar och resurser. Den ska även bidra till att kommuninvånarna ska kunna skapa sig ett gott liv och ge goda möjligheter att delta i den demokratiska processen. All marknadsföring av Haninge kommun ska medverka till en positiv utveckling av kommunen samt bidra till att bygga en bild av Haninge som en attraktiv kommun. Allmänna riktlinjer Haninge kommuns kommunikation ska vara: ärlig och öppen relevant och saklig tillgänglig och lättbegriplig snabb och serviceinriktad väl genomtänkt och målgruppsanpassad enhetlig och anpassad till grafisk profil Lagstiftning Viktiga lagar att ta hänsyn till när det gäller kommunikationsfrågor: Offentlighetsprincipen Alla handlingar som kommit in till, eller upprättats av, myndigheten är allmänna och offentliga, med undantag för handlingar som faller under sekretesslagen. Begriplighet enligt Förvaltningslagen Vi ska sträva efter att uttrycka oss lättbegripligt. Serviceskyldighet enligt Förvaltningslagen Vi är skyldiga att ge allmänheten god kunskap om hur kommunen styrs och vilka möjligheter som finns att påverka före beslut. Vi ska även upplysa om rättigheter och skyldigheter och om vart man kan vända sig i olika frågor. Tryckfrihetsförordningen Alla texter, bilder och illustrationer har upphovsrättsligt skydd. Det gäller även de som lagts in i datorer, databaser och på internet. Meddelarskyddet En myndighet, t ex kommunen, får inte undersöka vem som har lämnat ut information till massmedia eller undersöka vem som frågar efter offentliga uppgifter. Personuppgiftslagen Skyddar människor mot att deras personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter.

2 Grafisk profil Haninge kommuns grafiska profilprogram omfattar den visuella kommunikationen. Den grafiska profilen bidrar till extern och intern identifikation. Haninge kommuns grafiska profil gäller inte för Tornberget Fastighetsförvaltning och ej heller för Haninge Bostäder vilka båda har egen grafisk profil. Riktlinjer och ansvar Den grafiska manualen är det styrdokument som ska användas vid all grafisk formgivning av kommunens trycksaker, presentationsmaterial, kontorsmaterial, brevmallar, visitkort, annonsering, skyltning m m samt övriga användningsområden som kläder, nålar, bilar, presentartiklar etc. informationsansvariga på förvaltningarna har ansvar för att den grafiska profilen följs på respektive förvaltning informationschefen har det övergripande ansvaret för den grafiska profilen. Extern kommunikation Syfte och mål Den externa informationen och kommunikationen ska leda till ökad insyn och möjlighet att delta i den demokratiska processen att medborgarna känner till hur de kan delta och påverka innan beslut fattas att medborgarna känner förtroende och förståelse för kommunens agerande i olika frågor att medborgarna vet vad de har rätt till och kan vänta sig av kommunens olika tjänster. att etablera ett gott anseende inom och utom kommungränserna bidra till ökad kunskap om kommunen bidra till nyetableringar av företag. Målgrupper medborgarna näringsliv massmedia studenter arbetssökande organisationer och föreningar kommuner, landsting och statliga myndigheter turister kommunstyrelsen och kommunstyrelseförvaltningen har det övergripande ansvaret för Haninge kommuns kommunikation och marknadsföring. kommunstyrelseförvaltningen har ansvar för att relevanta kanaler finns för den externa informationen och kommunikationen

3 inom kommunstyrelseförvaltningen har informationschefen ansvaret för kommunens övergripande externa information och kommunikation samt för policyoch profilfrågor. varje nämnd, bolag och förvaltningsledning har ansvar för de externa kommunikationsinsatser som görs inom ramen för respektive förvaltning. varje anställd har kommunikationsansvar gentemot sin brukare Riktlinjer medborgarna ska lätt hitta information om kommunens övergripande mål, ekonomi, planer och service. Informationen ska vara lättbegriplig. medborgarna ska alltid få ett gott bemötande av kommunens anställda kommunanställda ska vara väl förberedda att informera medborgarna och svara på frågor och ärenden av allmänt intresse kommunikationsmål, budskap och målgrupp avgör valet av informationskanal. trycksaker som nyhetsblad, tidningar, foldrar och broschyrer ska följa den grafiska profilen. Detta gäller också affischer samt utställningsmaterial. Vid vissa tillfällen kan den grafiska formen variera beroende på typ av produkt och innehåll. Om sådana variationer krävs ska beslut alltid tas av informationschefen. Varje förvaltning och bolag ska upprätta en egen kommunikationsplan i linje med den övergripande policyn och i samråd med informationschefen samt fastställas av respektive nämnd. Intern kommunikation Syfte och mål Den interna informationen och kommunikationen ska bidra till att nå fastställda mål skapa hög motivation och effektivitet i arbetet öppen och serviceinriktad attityd mot medarbetare och medborgare delaktighet och ansvar ökad kunskap om rättigheter och skyldigheter på arbetsplatsen Målgrupper Anställda Förtroendevalda Kommunala bolag informationschefen har det övergripande ansvaret för de interna informationsinsatserna varje förvaltningsledning och Tornberget har ett övergripande ansvar för de interna informationsinsatserna på respektive förvaltning varje chef har informationsansvar inom sitt verksamhetsområde varje chef ansvarar för att relevanta kanaler finns för den interna kommunikationen

4 chefernas agerande är avgörande för att skapa och upprätthålla en effektiv kommunikation inom respektive förvaltning, avdelning och enhet alla anställda i Haninge kommun ansvarar för att själva söka den information som behövs för att han/hon ska kunna utföra sitt arbete chefer och projektledare är ansvariga för att information till intranät och personaltidning lämnas i god tid till informationsenheten och övriga webbredaktörer för intranätet informationschefen är ansvarig för informationen på intranätet och i personaltidningen. Riktlinjer alla anställda i Haninge kommun ska få information om den egna avdelningens/enhetens mål, strategi, ekonomi och utveckling förtroendevalda ska ges relevant information som grund för sina ställningstaganden information om stora förändringar, beslut och händelser av olika slag som kräver större kommunikationssatsningar ska först kommuniceras internt nya stora projekt och nyheter ska kommuniceras till informationsenheten i god tid innan det kommuniceras internt vid större satsningar ska samråd alltid ske med informationschefen den grafiska profilen ska följas på alla trycksaker som tas fram för internt bruk. Massmediekontakter Syfte och mål Massmedia är en viktig informationskanal och har också rollen som opinionsbildare och granskare. Därför är det av stort värde att Haninge kommun har goda kontakter med massmedierna. Den publicitet kommunen får i medierna har stor betydelse för hur vi uppfattas av omvärlden. Medierna kan bidra till att öka kunskapen om Haninge och samtidigt öka förståelsen för kommunens arbete. för presskontakter och vid förfrågningar rörande politiska ställningstaganden ansvarar i första hand kommunalråden eller nämndordförandena för presskontakter och förfrågningar rörande sakuppgifter ansvarar förvaltningscheferna eller den förvaltningscheferna hänvisar till anställda som direktkontaktas av massmedia ska göra egen bedömning om ärendet kan åtgärdas direkt eller bör hänvisas. Sådan hänvisning bör ges med särskild motivering. Om enskild anställd blir direktkontaktad bedömer vederbörande själv om han/hon kan uttala sig i frågan eller ska hänvisa till närmaste chef vid kris och extraordinär händelse har informationschefen ansvar för kontakt med media. Riktlinjer utskick av pressmeddelanden och anordnande av presskonferenser sker i samråd med informationschefen som fungerar som rådgivare vid presskontakter

5 pressmaterial ska skickas samtidigt till alla medier. När massmedia kontaktar oss ska de samma dag få kontakt med representant från kommunen pressmeddelanden med Haninge kommun som avsändare ska vara sakliga, informativa och får inte vara arena för partipolitiska åsikter pressmeddelanden ska publiceras på haninge.se förfrågningar från massmedia till telefonväxel, e-post eller brev utan mottagare ska vidareförmedlas till informationschefen i Sverige har vi grundlagsskyddad frihet att uttala oss samt grundlagsskyddad anonymitet att lämna uppgifter till massmedia. När vi uttalar oss för Haninge kommun ska vi, utan att göra avkall på dessa principer, skilja på privata åsikter och de åsikter vi för fram för Haninge kommuns räkning. Kommunikation vid kris Haninge kommun har en särskild planering och beredskap för kommunens agerande vid en kris. Organisation och ansvar vid en kris kallar kommundirektören kommunens krisledningsgrupp kommundirektören kontaktar även krisledningsnämnden krisledningsnämnden har det övergripande ansvaret vid en kris informationschefen ansvarar för kontakter med massmedia vid en mindre allvarlig händelse har respektive förvaltningschef ansvaret. Kommundirektör och informationschef ska ges löpande information. Marknadsföring Övergripande mål och inriktning All marknadsföring av Haninge kommun ska medverka till en positiv utveckling av kommunen samt bidra till att bygga en bild av Haninge som en attraktiv kommun. Målgrupper Företagare Turister/besökare Kommuninvånare Presumtiva företagare, turister/besökare. kommunstyrelsen och kommunstyrelseförvaltningen har det övergripande ansvaret för Haninge kommuns marknadsföring. Viss övergripande marknadsföring ska även gälla Tornberget fastighetsförvaltning. varje nämnd, bolag och förvaltningsledning har ansvar för de marknadsföringsinsatser som görs inom ramen för respektive förvaltning. inom kommunstyrelseförvaltningen har informationschefen ansvaret för den övergripande marknadsföringen

6 Riktlinjer varje tillfälle för att marknadsföra kommunen ska tas tillvara. kommunanställda ska alltid ha ett trevligt, seriöst och förtroendeingivande bemötande mot besökare, kunder, brukare, leverantörer, samarbetspartners, kollegor med flera. Detta gäller även i telefon, via mejl etc. platsannonsering, profilannonsering, sponsring, skyltning, broschyrer, foldrar, hemsida och intranät, evenemang, mässor, frukostmöten, näringslivsdagar med mera är marknadsföring av kommunen. större marknadsföringsinsatser ska alltid ske i samråd med informationschefen Till den övergripande kommunikationspolicyn hör: Grafisk profil Riktlinjer för krisinformation