INFORMATIONS- & MARKNADSFÖRINGSPOLICY FÖR EKSJÖ KOMMUN

Transkript

1 INFORMATIONS- & MARKNADSFÖRINGSPOLICY FÖR EKSJÖ KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige , 86

2 Informations- och marknadsföringspolicy för Eksjö kommun Syfte och mål Policyn anger mål och riktlinjer för informations- och marknadsföringsarbetet i Eksjö kommun, både internt och externt. En policy är nödvändig för att skapa effektivitet och helhetssyn när det gäller informationsspridning. et är att informationen och marknadsföringen ska förmedla en enhetlig bild av Eksjö kommun. Policyn omfattar intern information, extern information och marknadsföring. Grundstenar Informations- och marknadsföringsutformningen i Eksjö kommun ska vara: Ärlig och öppen; kännetecknas av öppenhet och tillgänglighet med utgångspunkt från offentlighetsprincipen Korrekt: vara saklig, relevant, korrekt och väl underbyggd, den ska följa lagar och förordningar inom området och inte skada kommunens anseende Professionell: vi ska arbeta med information och marknadsföring på ett aktivt sätt. Innehållet ska vara aktuellt, målgruppsanpassat och lättillgängligt i omsorgsfullt valda media. Enhetlig: all skriftligt material ska utformas på ett enhetligt sätt, som följer vår grafiska profil, för att tydliggöra att avsändaren är Eksjö kommun. Förutseende: informationsaspekten ska beaktas inför alla viktiga beslut. et är att kommunen själv ger förstahandsinformation om den egna verksamheten och på så vis undviker missförstånd och felaktigheter. Serviceinriktad: kommunen ska uppfylla förvaltningslagens krav på servicenivå när det gäller upplysningar och besvarande av frågor, tillgänglighet och öppethållande. Vi ska hjälpa den enskilde och företag till rätta i kontakten med kommunen och helst överträffa förväntningar på servicenivån. Säljande: i våra kontakter inom och utom kommunen ska vi särskilt framhålla de positiva värden Eksjö kommun står för. Vi vill att varje anställd ska se sig som en ambassadör för kommunen. Bemötande: vi ska få den som vänder sig till kommunen att känna sig betydelsefull genom vårt bemötande.

3 Organisation och ansvar Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för informationsfrågorna i Eksjö kommun. Kommundirektören ansvarar för kommungemensam extern och intern information, samt marknadsföring av kommunen. Varje chef har informationsansvar inom sitt verksamhetsområde. Varje medarbetare har informationsansvar gentemot sin närmaste chef och sina brukare och har samtidigt skyldighet att själv söka och ge information. Arbetsfördelning Kommunledningskontoret har till uppgift att: samordna, utveckla och planera den centrala informationen och marknadsföringen stödja kommunens verksamheter i deras arbete med information. Varje verksamhet: har ansvaret för den interna och externa informationen och marknadsföringen inom sitt område kan utse särskilda kontaktpersoner, som särskilt bevakar och samordnar verksamhetens informationsfrågor. Intern information Välinformerade anställda och förtroendevalda är en förutsättning för en god kommunikation med medborgarna och andra intressenter. Genom en väl fungerande intern information ska de anställda och förtroendevalda känna till och förstå verksamhetens mål och resultat ha tillgång till den information de behöver för att sköta sitt uppdrag ha kunskap om hur man själv aktivt söker information och vara motiverad att göra detta få information i frågor som rör den egna verksamheten innan de kan läsa, se eller höra om dem i media, när så är möjligt bibringas en öppen serviceinriktad attityd få en ökad arbetstrivsel och effektivitet. grupper grupperna för den interna informationen är anställda och förtroendevalda i Eksjö kommun. Interna informationskanaler Våra gemensamma kanaler är vårt intranät Ekot, personaltidningen Pi och anslagstavlor. Inom varje verksamhet är den muntliga informationen det främsta verktyget för att sprida information, bl a genom personalmöten och arbetsplatsträffar. Det ligger i varje chefs informationsansvar att ha regelbundna informationsträffar med sina medarbetare. Det är förvaltningens ansvar att se till att verksamheterna har de nödvändiga kanalerna för den interna informationen.

4 Extern information Den externa informationen ska ligga till grund för en ökad kommunikation med medborgarna. et är: att ge medborgarna lättillgänglig information om hur kommunen fungerar, att ge medborgarna information om deras rättigheter, förmåner och skyldigheter, att utveckla den kommunala demokratin, ge medborgarna kunskap om beslutsgångarna inom den kommunala organisationen, att redovisa konkreta beslut och konsekvenserna av dem, att uppmuntra medborgarna till ett aktivt engagemang i kommunala frågor och möjligheter att påverka det som sker, att vara en vaken kommun och erbjuda service via vår hemsida 24 timmar om dygnet. grupper Primära målgrupper är: kommuninvånare/medborgare brukare blivande kommuninvånare samarbetspartners näringslivet föreningar, studieförbund och organisationer i kommunen massmedia regionala/statliga myndigheter och organisationer Övriga målgrupper turister och besökande andra kommuner Externa informationskanaler Den externa informationen kommer till uttryck i många olika sammanhang, bl a: anställda och förtroendevalda i Eksjö kommun reception/växel vår hemsida, kommunens dokumentation från fullmäktige, kommunstyrelsen och utskott informationsmaterial massmediakontakter/presskonferenser svar på förfrågningar per post, telefon, e-post och fax annonsering utställningar och mässor turistbyrån eksjo.nu

5 Massmedierelationer Massmedia har en viktig roll i den kommunala demokratin, inte bara som informationsförmedlare utan även som opinionsbildare och kritisk granskare av den kommunala verksamheten. Det ligger i kommunens intresse att massmedierna har tillgång till korrekt och relevant information. Anställda och förtroendevalda bör på alla sätt medverka till detta. Eksjö kommuns officiella ställningstaganden kan endast göras av ansvariga för de olika verksamheterna. I övrigt har alla anställda, i enlighet med meddelarfriheten, rätt att lämna uppgifter till media, där det inte råder sekretess. Det inte är tillåtet för arbetsgivaren att göra efterforskningar. Anställda bör vara tydliga med i vilken roll, privat eller i sin anställning, de framträder i kontakten med massmedia. Marknadsföring av kommunen Marknadsföringen av Eksjö kommun ska syfta till att öka attraktionskraften för att besöka, bosätta sig och verka i kommunen, genom att vi alla verkar som goda marknadsförare. et är att: öka kunskapen och intresset för kommunen hos våra invånare öka antalet invånare i kommunen attrahera nya företag locka fler turister sätta Eksjö på kartan stärka kommunens profil grupper turister och besökare befintliga och potentiella kommuninvånare befintliga och potentiella företag beslutsfattare i regionen/hela landet Marknadsföringskanaler Vi kan använda en mångfald av kanaler för att visa vår bild av kommunen: de inom våra verksamheter som har kontakt med våra målgrupper massmedia, såsom radio, TV och tidningar Internet tryckta media aktiv medverkan i relevanta organisationer inom regionen/landet utställningar och mässor