Kommunikationsstrategi för Skurups kommun

Transkript

1 Kommunikationsstrategi för Skurups kommun

2 Strategi 1 (10) Kommunikationsstrategi för Skurups kommun Innehåll Kommunikationsstrategi för Skurups kommun Inledning Bakgrund Värdegrund för kommunikation Övergripande syfte med kommunikation Kommunikationskanaler... 4 Skurup.se... 4 Sociala medier... 4 Inblick... 4 Information Skurup Intern kommunikation... 5 Den interna kommunikationen ska:... 5 Målgrupper... 6 Intranätet Akka... 6 Arbetsplatsträffar Extern kommunikation... 6 Syftet med den externa kommunikationen är att: Massmedierelationer... 7 Kommunikation med massmedia... 7 Medias tre roller Organisation och ansvar... 8 Kommunfullmäktige... 8 Kommunstyrelsen... 8 Kommundirektören... 8 Cheferna... 8 Förvaltningarna... 8 Enheten för information och kommunikation... 8

3 Strategi 2 (10) 10 Kriskommunikationsplan Grafisk identitet Lagar och regler som reglerar kommunikationsarbetet... 9 Offentlighetsprincipen... 9 Förvaltningslagen... 9 Yttrandefrihet och meddelarfrihet... 9 Kommunallagen Marknadsföringslagen Offentlighets- och sekretesslagen Personuppgiftslagen (PUL) Uppföljning... 10

4 Strategi 3 (10) 1 Inledning Skurups kommuns kommunikationsstrategi är en plattform för vår information och kommunikation. Den dikterar hur kommunen blir en tydlig enhetlig avsändare, vilket tilltal vi använder och hur vi skapar dialog. Syftet med strategin är att skapa effektivitet i och helhetssyn på kommunens kommunikationsinsatser. Den ska bidra till att uppfylla de övergripande målen för den kommunala verksamheten. Goda relationer med massmedia, kommuninvånare och näringsliv är viktigt för Skurups kommun. Därför behöver vi vara öppna, tillmötesgående, aktiva och snabba i våra kontakter med media, oavsett om det gäller positiva eller negativa nyheter. 2 Bakgrund För att stärka omvärldens positiva bild av Skurups kommun och dess invånares stolthet för sin hemkommun har kommunen tagit fram en kommunikationsstrategi för att bättre kunna samordna och skapa förutsättningar för informations- och kommunikationsfrågor. Skurups kommun är en framtida tillväxtkommun och en del av öresundsregionen. Invånarna ställer allt högre krav på tillgänglighet, öppenhet, insyn, möjlighet till inflytande och vill med hög säkerhet kunna utföra sina ärenden. Allt detta ska kunna skötas när, var och hur de vill, på deras villkor. Bilden av varumärket Skurups kommun skapas av de upplevelser som människor får genom kommunens tjänster och service. Framförallt påverkas människor av hur de bemöts. 3 Värdegrund för kommunikation Kommunikation och information från Skurups kommun ska alltid vara saklig, korrekt, snabb, inkluderande, rådgivande och i överensstämmelse med fattade beslut. Den som kommunicerar i frågan ska vara trovärdig, öppen och ärlig. Både språk och innehåll ska vara lättillgänglig och lätt att förstå. Kommunikation och information ska alltid utgå från målgruppen och därför anpassas efter den. Ambitionen ska alltid vara att ge information först internt och därefter externt. Våra värdeord ska genomsyra vår vardag och dialog - dialog, glädje, humor, respektfullt, gott bemötande och professionalism.

5 Strategi 4 (10) 4 Övergripande syfte med kommunikation Ge kunskap om Skurups kommuns tjänster, service och myndighetsansvar. Skapa förutsättningar för att medborgarna har god kännedom om vad som händer i kommunen och det som påverkar deras vardag. Ge kunskaper om invånarnas rättigheter och skyldigheter. Skapa intresse och delaktighet i Skurups kommuns verksamhet, skötsel och om demokratifrågor. Skapa intresse för Skurup kommun som boende-, besöks- och etableringsort. Främja samarbete med och mellan invånare, näringsliv, organisationer, föreningar och andra myndigheter. 5 Kommunikationskanaler Det finns fler olika kommunikationskanaler som Skurups kommun använder i sin kommunikation och informationsspridning. Alla medarbetare har ett personligt ansvar för att invånarna bemöts med en positiv, öppen, korrekt, respektfull och serviceinriktad attityd. Skurup.se På Skurups kommuns hemsida informerar vi om kommunen och dess verksamheter för att möta invånarnas behov och krav på tydlig och fullständig information. God information underlättar för invånarna att använda Skurups kommuns service. Sociala medier Den kommunövergripande Facebooksidan är en kanal för att nå ut med nyheter. Syftet är att informera om vad som händer i kommunen och få en ökad medborgardialog. Inblick Skurups kommuns informationstidning kommer ut en gång i månaden som bilaga i Lokaltidningen Skurup. Den distribueras till alla hushåll och företag i kommunen. Genom Inblick sprids kunskap om Skurups kommun, vad som händer i kommunen och vilka tjänster och service som finns för invånarna och företagarna. Inblick som taltidning - Skånes Taltidning läser in Inblick och skickar sedan en cd-skiva hem till de kommuninvånare som önskar en taltidning samma vecka som pappersversionen av Inblick kommer ut.

6 Strategi 5 (10) Inblick som app i appen finns de senaste nyheterna från månadens artiklar i Inblick och ett tidningsarkiv. Det finns en synkroniseringsbar kalender med evenemang, bio och andra arrangemang, möjlighet att lämna in synpunkter samt ett länkat flöde från den kommunövergripande Facebooksidan. Information Skurup Information Skurup är kommunens medborgarkontor, kundcenter och turistinformation. Här får medborgarna svar på grundläggande frågor och leds vidare till rätt tjänsteman eller enhet. Information Skurup kanaliserar ut evenemangs- och turistinformation samt fungerar som varumärkets dialogskapande ansikte utåt. 6 Intern kommunikation En god internkommunikation är avgörande för att nå verksamhetsmålen och för att medarbetarna ska känna delaktighet och engagemang. Internkommunikationen och det interna varumärkesbyggandet skapar grunden för den externa kommunikationen. Skurups kommun vill som attraktiv arbetsgivare skapa goda arbetsplatser där medarbetare känner arbetsglädje och stolthet för sitt arbete. Kommunens styrmodell och personalpolitiken är sådan att den ger medarbetaren möjlighet att på bästa sätt utföra sitt arbete och stimulerar till delaktighet, ansvarstagande och engagemang. Välinformerade medarbetare är kommunens viktigaste tillgång för bra kommunikation gentemot omvärlden och för god service till kommuninvånarna. Därför bär cheferna ett stort ansvar och är nyckelpersoner i internkommunikationen. Medarbetarna ansvarar själva för att hålla sig informerade om det som påverkar deras arbetssituation. Medarbetarna har ett ansvar att ta del av den information som delges dem. De har även ansvar för att ta emot och vidarebefordra synpunkter och klagomål på kommunens verksamhet. Målgrupperna behöver alltid identifieras före varje informationsinsats. Den interna kommunikationen ska: Förklara och förankra verksamhetens mål och ge medarbetarna möjlighet att se sina egna insatser i ett sammanhang. Ge underlag att ta vara på medarbetarnas kunskaper, erfarenheter och synpunkter och använda dessa för att utveckla verksamheten. Ge medarbetarna möjlighet att känna engagemang, delaktighet och ansvar.

7 Strategi 6 (10) Målgrupper Medarbetare, för att de är Skurups kommuns främsta representanter och de som möter medborgarna i det dagliga arbetet. Chefer, för att de leder det dagliga arbetet på Skurups kommun. Därmed behöver de stöd för att kunna fatta välgrundade beslut och bidra till att deras medarbetare känner engagemang, delaktighet och ansvar. Förtroendevalda, för att de är representanter för medborgarna som Skurups kommun verkar för. Intranätet Akka Intranätet har som funktion att ge service och stöd i det dagliga arbetet för alla medarbetare. Arbetsplatsträffar Arbetsplatsträffarna är ett forum för dialog mellan medarbetare och chef. Där sker informationsspridning mellan medarbetare och chef respektive mellan medarbetare. Arbetsgivaren tar del av de anställdas synpunkter och idéer. 7 Extern kommunikation Den externa kommunikationen ska sprida kunskap om kommunens verksamhet, tjänster, utveckling och service. Den ska bidra till att skapa en positiv bild av Skurups kommun för dess kunder. För att uppnå rätt effekt ska målgrupperna alltid identifieras före varje informationsinsats. Syftet med den externa kommunikationen är att: Möta invånarnas behov och krav på information. Öka invånarnas kunskap om och förståelse för Skurups kommuns arbete. Underlätta för invånarna att använda Skurups kommuns service. Uppmuntra invånarna att delta i den demokratiska processen och ge dem kunskap om deras rättigheter och skyldigheter. Skapa goda relationer mellan invånare, förtroendevalda, medarbetare, företagare och andra intressenter genom kommunikation. Skapa och upprätthålla goda relationer med massmedia. Verka för en positiv och situationsanpassad medborgardialog. Verka för en aktiv omvärldsbevakning.

8 Strategi 7 (10) 8 Massmedierelationer Massmedia spelar en viktig roll för demokratin. De har ett samhällsuppdrag att granska offentliga myndigheters verksamhet och har också en viktig roll som opinionsbildare. Skurups kommun bevakas noga av massmedierna. Den bild som massmedia ger av vår verksamhet har en avgörande betydelse för hur Skurups kommun och Skurup uppfattas, både av allmänheten och av oss själva. Därför är det viktigt att vi bygger upp en god, långsiktig och professionell relation till massmedierna, och att mediefrågor får en hög prioritet i det dagliga arbetet. Det ingår i vårt uppdrag att förse massmedia med korrekt och fullständigt underlag och aktivt medverka till att informationen sprids. Dessutom ska vi visa ömsesidig respekt för varandras yrkesroller. Kommunikation med massmedia En öppen och aktiv kontakt med massmedia förutsätter att alla vet vad de ska göra om de blir kontaktade av massmedia. Anställda i Skurups kommun har rätt att uttala sig såväl som privatpersoner som i sin yrkesroll. Verksamhetsansvariga har ett särskilt ansvar att företräda sin verksamhet gentemot massmedier. Den som inte är insatt i ett ämne bör inte uttala sig utan kan istället hänvisa till någon som känner till det aktuella området bättre. Vi bör alltid informera närmaste chef och informationsenheten när vi har eller har haft kontakt med massmedia i tjänsten. Medarbetare och kollegor informeras när mediekontakten kan ha betydelse för dem eller deras arbete. Detta gäller emellertid inte när meddelarpersonen använder sig av sin grundlagsskyddade meddelarfrihet. Yttrandefriheten ger alla rätt att i tal, skrift, bild eller på annat sätt meddela upplysningar samt att uttrycka tankar, åsikter och känslor. Undantaget är sekretessbelagda uppgifter. Meddelarfriheten innebär att alla anställda i offentlig verksamhet har en lagstadgad rätt att ta kontakt med massmedia. Inom ramen för meddelarfriheten är det tillåtet att berätta om uppgifter i en allmän handling men aldrig att lämna ut själva handlingen till journalisten. Ingen får forska efter vem som lämnat informationen. Det är ett lagbrott för personer vid den myndighet där meddelarpersonen är anställd att efterforska källor. Medias tre roller För Skurups kommun har media tre roller: De är en kanal vi använder för att nå våra invånare. De är en målgrupp som vi regelbundet ska förse med korrekt information. De är granskare av vårt arbete. Vi ska alltid vara öppna och professionella gentemot media, oavsett vilken roll de har. Här följer en kort beskrivning av hur vi ska förhålla oss: När media är en kanal - Ett strategiskt mediearbete betyder att vi ska bevaka, analysera och ta egna initiativ: Vi bevakar den bild media ger av

9 Strategi 8 (10) oss. Vi analyserar artiklar, notiser och insändare. Vi bemöter artiklar och insändare snabbt och sakligt. Vi gör regelbundet egna insatser genom planerad pressinformation. Vi använder oss av annonser på ett väl genomtänkt vis. När media är målgrupp - Vi förser media med korrekta fakta om våra verksamheter för att öka kunskapen om kommunen. Offentlighetsprincipen som bland annat innebär att vi lämnar ut allmänna handlingar är självklar för oss. När media är granskare - Offentlighetsprincipen, saklighet vid bemötanden, korrekt bakgrundsinformation och meddelarfriheten är centrala begrepp när media granskar oss. Enheten för information och kommunikation är en stödfunktion för alla verksamheter i arbetet med massmedia. 9 Organisation och ansvar Kommunfullmäktige Fattar beslut om kommunens kommunikationsstrategi och grafiska identitet. Kommunstyrelsen Har det övergripande ansvaret för kommunikationsfrågor och ansvarar för att det finns resurser så att kommunikationsstrategins intentioner kan uppnås. Kommundirektören Kommundirektören har det övergripande ansvaret för den kommungemensamma kommunikationen. Kommundirektören är ansvarig utgivare av Inblick och skurup.se. Cheferna Cheferna har ett dubbelriktat kommunikationsansvar i organisationen dels gentemot medarbetare, dels som en betydelsefull aktör i det flöde som möjliggör extern kommunikation och varumärkesbyggande. Förvaltningarna Medborgardialog ger bland annat en möjlighet att nå fram till och kommunicera med grupper som inte annars gör sin röst hörd. Att i ett tidigt skede ta in medborgaren i beslutsprocessen innebär att verksamheten har möjlighet att fatta mer välgrundade beslut och arbeta mer effektivt. Det åligger respektive förvaltning att ta initiativ till medborgardialog. Enheten för information och kommunikation Enhetschefen har det övergripande verksamhetsansvaret för den kommungemensamma kommunikationen och för att säkerställa att

10 Strategi 9 (10) kommunikationsstrategin efterlevs. Enheten är en stödfunktion för alla medarbetare och verksamheter i arbetet med information och kommunikation. På enheten finns redaktionen för Inblick, support och systemadministratörer för skurup.se, intranät och sociala kanaler. 10 Kriskommunikationsplan Kommunen har en särskild kriskommunikationsplan som beskriver tillvägagångssätt och ansvarsområde vid en krissituation. 11 Grafisk identitet Kommunens grafiska identitet syftar till att hålla ihop kommunens budskap formgivningsmässigt och göra kommunen till en tydlig och enhetlig avsändare. Den grafiska identiteten ska följas vid all produktion av websidor, trycksaker, utskick mm. 12 Lagar och regler som reglerar kommunikationsarbetet Olika lagar beskriver våra skyldigheter att kommunicera, både internt och externt. Vissa av lagarna är grundlagar som i många fall väger tyngre än andra lagar, som exempelvis arbetsmiljölagstiftningen. Lagarna beskriver också medborgarens rättighet till insyn i allt vårt arbete. Alltså är öppenhet och tydlighet i grunden lagstyrda arbetssätt. Offentlighetsprincipen Offentlighetsprincipen står inskriven i tryckfrihetsförordningen och är en av Sveriges fyra grundlagar. Tanken bakom offentlighetsprincipen är att förekomma maktmissbruk genom att myndighetsutövning så långt det är möjligt, sker under öppna former. Förvaltningslagen Enligt serviceskyldigheten i Förvaltningslagen, är kommunen skyldig att ge allmänheten god kunskap om hur kommunen styrs och vilka möjligheter som finns att påverka före beslut. Yttrandefrihet och meddelarfrihet Yttrandefriheten innebär att varje medborgare ska kunna förmedla information och uttrycka sina tankar och åsikter i tal, skrift eller bild. Det finns undantag när yttrandefriheten inte gäller. Det handlar om olaga våldsskildring, hets mot folkgrupp, brott mot medborgerlig frihet, olaga hot, hot mot tjänsteman eller övergrepp i rättssak. Meddelarfrihet innebär att alla har rätt att lämna uppgifter till media med avsikten att de ska publiceras. Journalisten som tagit emot uppgifterna får inte avslöja källan om denna vill vara anonym och myndigheterna har inte rätt att efterforska vem som lämnat uppgifterna.

11 Strategi 10 (10) Kommunallagen Kommunallagen beskriver vår skyldighet att informera medborgaren om vår verksamhet. Marknadsföringslagen Marknadsföringslagen gäller för marknadsföring av varor, tjänster, fast egendom, arbetstillfällen och andra nyttigheter som exempelvis aktier och krediter. Reklamen ska följa god marknadsföringssed, vilket betyder att den måste följa vissa regler för att skydda oss som konsumenter. Säljaren ska lämna sådan information som är av särskild betydelse från konsumentsynpunkt. Offentlighets- och sekretesslagen Offentlighets- och sekretesslagen anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Det gäller till exempel sådant som ska skydda enskilda människor inom socialtjänsten. Alla uppgifter om en persons sjukdom, sinnesbeskaffenhet, familjeförhållanden, arbetsförmåga, ekonomiska och sociala förhållanden är sådant som lagen kallar hälsotillstånd eller personliga förhållanden. Sekretess innebär att sådana uppgifter inte får föras vidare till vem som helst. Sekretessreglerna gäller oavsett om du är anställd eller enbart har ett uppdrag. Sekretessreglerna gäller oavsett om ett sekretessbevis/sekretessavtal har undertecknats eller ej. Personuppgiftslagen (PUL) Lagen syftar till att värna den personliga integriteten. PUL förbjuder att namn och andra personuppgifter, i såväl text som bild läggs ut på internet utan samtycke, skriftligt eller muntligt. Dock får det man betecknar som harmlös information publiceras. Vad som anses harmlöst är en bedömningsfråga, men Skurups kommun ska vara mycket restriktiv med att lägga ut bilder och texter på hemsidan utan vederbörandes uttryckliga samtycke. 13 Uppföljning Kommunutvecklingsberedningen (KUBEN) ansvarar för Kommunikationsstrategin. Kommunikationsstrategin ska årligen revideras och utvärderas på uppdrag av KUBEN. Enheten för information, näringsliv och arbetsmarknad har rätt att göra förändringar i strategin av ickeprincipiell karaktär (det vill säga förtydliganden och språkliga ändringar). Enheten för information och kommunikation svarar på frågor om kommunikationsstrategin och information/kommunikationsarbetet. Enheten ansvarar för implementeringen av kommunikationsstrategin i Skurups kommuns alla delar.