Kommunens författningssamling

Transkript

1 Rev Rev Rev Kommunens författningssamling Kommunikationspolicy för Österåkers kommun Fastställd av Kommunfullmäktige den 14 juni 2010, 12. (dnr KS 2009: ) ÖFS 2010:13 Kommunikationspolicyn omfattar alla medarbetare i Österåkers kommun och förtroendevalda i de sammanhang då de representerar kommunen. Med information menas de budskap och det sakinnehåll som vi förmedlar. Med kommunikation menas både information och dialog. 1. kap Sammanfattning I Österåkers kommun är god kommunikation en nödvändig del av en bra verksamhet. Alla har ett tydligt kommunikationsansvar. Vår kommunikation ska framför allt vara öppen, aktiv och syfta till att skapa delaktighet. 2. kap Öppen, aktiv och dialogskapande Vi arbetar för att skapa effektiva kontakter och god kommunikation med våra intressenter, främst invånarna i Österåker. Med god kommunikation menar vi kommunikation som skapar gemensam förståelse, goda relationer och hjälper oss nå önskade resultat. Vi anstränger oss att kommunicera väl. Vi vill skapa delaktighet och ett stärkt lokalt engagemang för att säkra att vår verksamhet drivs effektivt och i linje med medborgarnas önskemål. All vår kommunikation påverkar andras uppfattning om Österåker. Genom att kommunicera väl stärker vi förtroendet för Österåkers kommun och möjligheterna till en positiv utveckling. Vår kommunikation ska vara: Tillgänglig och öppen Vår information ska vara lätt att nå och lätt att förstå. Det ska vara enkelt att kontakta och få svar från oss. Vi ska ge god service och utifrån offentlighetsprincipen säkra allmänhetens rätt till insyn. Samtidigt värnar vi den enskilda individens integritet. 1(6)

2 Aktiv och interaktiv Vi kommunicerar aktivt viktiga frågor, inför och efter beslut. Kring varje fråga av större allmänintresse ska behovet av information, kommunikation och formen av delaktighet bedömas. För att bedöma delaktigheten använder vi delaktighetsmodellen i bilaga 1. Relevant, saklig och korrekt Vi utgår från mottagarens förutsättningar, önskemål och behov av information. Vi är sakliga och skildrar både positiva och negativa sakförhållanden korrekt och nyanserat. Tydlig Det ska vara tydligt att det är kommunen som är avsändare. Därför ska alla kommunala verksamheter följa kommunens grafiska profil. 3. kap Kommunikationsansvar I allas ansvar för sitt eget arbete ingår också ett kommunikationsansvar, d v s att se behov, informera om och kommunicera med andra om vårt arbete. Vi ska aktivt söka och ta del av den information vi behöver i arbetet. Vi ska vara medvetna om att vi uppfattas som representanter för kommunen och sträva efter att vara goda ambassadörer. Kommunfullmäktige och Kommunstyrelse Kommunfullmäktige beslutar i policyfrågor. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att kommunikationspolicyn följs. Kommunikationschef och kommunikationsenhet Kommunikationschefen har på kommundirektörens uppdrag funktionsansvaret för kommunens gemensamma informations- och kommunikationsarbete och dess strategiska ledning och utveckling. Kommunikationschefen fungerar som ansvarig utgivare för kommunens övergripande information och för kommunikationsinsatser som Kommunstyrelsen beslutat om. Kommunikationschefen leder kommunikationsenheten som arbetar självständigt, strategiskt och operativt, utifrån politiskt fattade beslut. Enheten ansvarar särskilt för varumärkes- och profilfrågor, riktlinjer inom kommunikationsområdet och kommungemensamma kontaktytor och kanaler (webbplats, intranät, tidning, växel, reception), viss kompetensutveckling och utbildning. Enheten ger främst strategiskt stöd till verksamheterna. Förvaltning och nämnd I ansvaret för en verksamhet ingår också ansvaret för fungerande kommunikation. Chefer och nämndsordförande ansvarar för att skapa effektiva kontakter och god information och kommunikation kring egna beslut och egen verksamhet. Häri ligger också ansvaret att utveckla och lyfta kommunikationsfrågor i den egna verksamheten. Verksamheterna planerar, genomför och finansierar själva egna kommunikationsinsatser. 2(6)

3 Chefer har ett mycket viktigt kommunikationsansvar med skyldighet att förmedla information både uppåt och nedåt i organisationen. God kommunikativ förmåga är en grundläggande del av det ledarskap som Österåkers kommun eftersträvar. Chefer ska därför erbjudas särskild utbildning och stöd. Kommunikationsansvaret följs upp i medarbetarsamtal och -undersökningar. 4. kap Delområden Extern kommunikation Vår externa kommunikation syftar främst till att informera om rättigheter och skyldigheter, skapa förståelse och trovärdighet för kommunens agerande, medverka till ökad insyn och delaktighet och bidra till en positiv bild av Österåker. Ju mer människor påverkas i sin vardag av kommunens verksamhet och beslut, desto större krav ställs på vår kommunikation. Kunskap om kommunens verksamhet är en förutsättning för att medborgare och intressenter ska kunna utöva sina demokratiska rättigheter. Den som tar kontakt med kommunen ska känna sig väl mottagen. Kontakten ska präglas av hög tillgänglighet och professionellt bemötande. Intern kommunikation Vår interna kommunikation syftar främst till att skapa insikt, motivation och delaktighet hos medarbetare och förtroendevalda så att kommunens verksamheter drivs så effektivt som möjligt, mot uppställda mål och i medborgarnas intresse. Vi strävar efter att de förtroendevalda och medarbetarna ska få information först. På så sätt skapar vi högre kvalitet i våra möten med invånarna och större förtroende för kommunen. Kanaler Kommunens informationskanaler ska i första hand förmedla nyheter och information som rör kommunens egna verksamheter och beslut, i andra hand annan information som kan vara av intresse för kommuninvånarna. Kommunens webbplats är vår primära kanal, vår huvudingång. Även internt är webbplatsen basen i vår kommunikation, vilket innebär att all viktig information och verktyg som underlättar arbetet ska finnas där. Webbplatsen kompletteras med andra kanaler och kontaktvägar efter behov. Massmediekontakter Vi arbetar för att skapa goda, långsiktiga relationer med massmedia. Massmedia fyller en viktig demokratisk funktion som granskare av offentlig verksamhet. Mediernas rapportering av Österåker spelar också en stor roll för allmänhetens bild av och förtroende för kommunen. Vi ska underlätta för media att sakligt och korrekt kunna rapportera om vad som händer i kommunen. Genom att vara öppna och 3(6)

4 tillmötesgående, skapar vi trovärdighet för verksamheten och goda relationer med massmedia. Varje verksamhetsansvarig chef är ansvarig för de mediakontakter som rör verksamheten. Vem som uttalar sig för kommunens räkning behöver dock bedömas från fall till fall. I normalläget är det verksamhetschefen eller en förtroendevald, beroende på frågans karaktär. Det kan också vara en sakkunnig handläggare. I frågor som bedöms som särskilt kritiska eller känsliga, eller vid krissituationer, kan dock mediakontakterna behöva hanteras av förvaltningschef och kommunikationschefen och ska då ske i samråd med kommunledningen. Alla mediakontakter (för verksamheten) ska rapporteras till förvaltningschef och till kommunikationschefen. För mediakontakter i krissituationer finns en särskild plan. Alla som är anställda i kommunen omfattas av meddelarfrihet. Det innebär att alla har rätt att lämna uppgifter till och uttala sin personliga åsikt i media. För kommunens räkning uttalar sig särskilt utsedda talespersoner, se ovan. Kommunen har inte rätt att ta reda på vem som har lämnat uppgifter till media. Journalisten får inte avslöja källan om denna vill vara anonym, och myndigheter har heller inte rätt att efterforska vem som lämnat uppgifterna. Profilering Österåker som kommun och plats profileras i enlighet med grafisk profil, vision och varumärkesplattform. Kommunikationsenheten ansvarar för att revidera den grafiska profilen vid behov. Den grafiska profilen beskriver hur kommunen profilerar sig visuellt och grafiskt. Alla förvaltningar och enheter omfattas av riktlinjerna i den grafiska profilen. Kommunens logotyp gäller för samtliga kommunala enheter och ska användas i all extern kommunikation. Särprofilering kan medges i särskilda fall, tillstånd lämnas av kommunikationschefen. Kommunens informationsinsatser bör ej - så långt möjligt finansieras av externa aktörer. I de fall det är nödvändigt ska det göras på ett sådant sätt att inte trovärdigheten äventyras. Sponsring Kommunens sponsring eller mottagande av sponsring sker enligt de riktlinjer som är fastlagda i sponsringspolicyn (diarienr xx). Annonsering I första hand ska kommunens olika verksamheter annonsera i egna kanaler, d v s på vår webbplats eller i kommunens tidning. I andra hand annonserar vi via andra medier. Hur annonserna får se ut regleras av den grafiska profilen och annonsmallar. Allvarliga händelser/kriser I en allvarlig situation eller ett krisläge är kommunikationen oerhört viktig och då gäller särskilda ansvarsförhållanden och regler. I en situation där kommunens 4(6)

5 krisledning kallas in, gäller de regler som finns i kommunens krisplan. Kommunikationsansvaret centraliseras då starkt till kommunikationschefen, om inget annat bestäms i krisledningen. Kommunikationsenheten har det operativa ansvaret för kriskommunikationen. När en allvarlig händelse enbart påverkar en enskild enhet, har den verksamhetsansvariga chefen kommunikationsansvaret. Då fungerar kommunikationsenheten som resurs för den berörda verksamheten. 5. kap Lagar som reglerar kommunikationsarbetet Offentlighetsprincipen innebär att alla myndigheter är skyldiga att lämna ut en allmän handling skyndsamt till den som begär det, såvida handlingen inte är sekretessbelagd. Enligt serviceskyldigheten i Förvaltningslagen är kommunen skyldig att ge allmänheten god kunskap om hur kommunen styrs och vilka möjligheter som finns att påverka före beslut. Yttrandefriheten innebär att varje medborgare ska kunna förmedla information och uttrycka sina tankar och åsikter i tal, skrift eller bild. Meddelarfriheten innebär att alla har rätt att lämna uppgifter till media. Personuppgiftslagen syftar till att värna den personliga integriteten. Det är förbjudet att lägga ut namn och andra personuppgifter på internet utan skriftligt eller muntligt samtycke. Dock får harmlös information publiceras utan samtycke. Vår policy är att vara mycket restriktiv med att lägga ut bilder och texter på hemsidan utan vederbörandes uttryckliga samtycke. 5(6)

6 Bilaga 1. Form av delaktighet Kännetecken Du får Ex. på metoder Information Envägskommunikation Frågor och svar Veta Tidning, webb, trycksak, stormöte Konsultation Inhämta synpunkter Ofta punktinsats Tycka Enkät, fokusgrupp, samråd, områdesvandring Dialog Utbyte av tankar Ofta flera tillfällen Resonera Dialogseminarium, dialoggrupp Samarbete Aktiviteter planeras och genomförs Genomföra Arbetsgrupp, framtidsverkstad Medbestämmande Gemensamt beslutsfattande Bestämma Rådslag 6(6)