Verksamhetsberättelse Kommunikation 2015

Transkript

1 HÖGSKOLAN I BORÅS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 1 (7) Kommunikation Annie Andréasson Förvaltningschef Verksamhetsberättelse Kommunikation Uppdrag/Ansvarsområden På Kommunikation jobbar alla högskolans kommunikatörer och webbredaktörer, liksom en mediaproducent, en samverkanshandläggare och en eventkoordinator. Vi arbetar samordnande med strategisk planering och stöd inom området kommunikation. Kommunikation stödjer arbetet inom: intern och extern kommunikation rekrytering av nya studenter webb marknadsföring och varumärkesarbete press/medierelationer omvärldsbevakning forskningskommunikation eventkoordinering stöd inom området opinionsbildning akademisk högtid samverkansstöd och då framför allt mot uppdragsutbildning Kommunikationschefen ansvarar för att skapa systematik och helhetssyn för hanteringen av personuppgiftslagen (PUL) inom högskolan. Förändringar: Under sommaren flyttades samverkanskoordinatorn över till den nya avdelningen Grants and Innovation Office. Tjänsten eventkoordinator är ny på högskolan och ett tillskott på avdelningen. Genom omorganisationen har tjänster kunnat renodlas. Sedan våren 2015 har högskolan en forskningskommunikatör på 100%. I januari flyttade kommunikationschefen till ett rum i rektors stabs nya lokaler i A7-korridoren. Större delen av avdelningens medarbetare flyttade under sommaren till H6-korridoren med H7-salen som ett team- och inspirationsrum.

2 (7) 1.1. Nyckeltal som beskriver delar av verksamheten: På grund av omorganisationen skrevs ingen verksamhetsberättelse Därför redovisas siffror från 2013 (från gammal organisation). En konkret slutsats av nyckeltalen är att det sätt som avdelningens jobbat med att under 2015 ha en ingång för alla inkommande jobb gett resultat var antalet ärenden Denna siffra har under 2015 ökat till Nyckeltal Antal ärenden till kommunikation@hb.se Antal webbnyheter Pressmeddelanden Antal besök webbplatsen (totalt) Antal sidvisningar (totalt) * Facebook, centralt HB Facebook, centralt UB Twitter (Followers) Instagram (Followers) Öppet Hus 500 (gavs 2 dgr) 250 besökare (1 dag) Textilhögskolan Öppet Hus HB Startade först besökare* Nobeldagen 573 besökare 550 besökare Öppnade nyhetsbrev: Inblick, alla medarbetare Inslaget, A1 Nutid och framtid, A2 Kopplingen, A3 Forskningsbrev, GIO Diplomeringshögtid Antal gäster Högtiden startade % 60-65% 45-50% 70% 43% Cirka Avdelningens mål Under 2015 har avdelningen arbetat med att få till stånd ett bra arbetssätt. Fokus har varit på att skapa rutiner och effektivisera arbetet med en ingång för alla jobb och att akademikommunikatören ska vara en naturlig ingång/kommunikativt stöd för akademierna med tillhörande sektioner. Avdelningen har under året haft utbyte med andra Kommunikationsavdelningar på lärosäten med liknande arbetssätt för att hämta inspiration. Nätverksutbytet kommer att fortsätta även under 2016.

3 (7) Avdelningens mål är att svara för ett helhetsgrepp för högskolans kommunikation och därmed att vara en viktig part som är delaktig i högskolans gemensamma mål: att öka högskolans forskning, sätta studentens lärande i centrum och fortsätta bygga kompletta akademiska miljöer. Vi är proaktiva och har ett närvarande och kreativt förhållningssätt. Arbetet ska genomsyras av gott ledarskap och medarbetarskap. 3. Mål och fokusområden 3.1. Övergripande Mål Verksamhetsstödets mål är att under vidareutveckla: Stöd för forskning och forskarutbildning. Stöd för studentens lärande. Den hållbara högskolan. Effektivt stöd med relevant kvalité till akademier och ledning Fokusområden för avdelningen Stöd för forskning och forskarutbildning Under de första två kvartalen kunde en kommunikatör anställas via medel från IKV för att bygga upp kommunikationen kring högskolans nya avdelning Grants & Innovation Office med bl.a. en webbplats, nyhetsbrev och Öppet Hus. Bättre kommunicera forskningsverksamhet En utökning av varumärket startade under 2015 med en kommunikativ plattform. Det handlar om ett långsiktigt marknads- och PR-arbete där målet är att öka förståelsen kring högskolans forskning hos beslutsfattare. En handlingsplan har tagits fram för forskning som förändrar samhället. I arbetet ingick workshop med högskolans ledning. fyra case -filmer har producerats med utvalda forskningsprojekt. Mer filmade presentationer har kunnat göras under året som enkelt sprids via ex. sociala medier. Avdelningen har under året lyft fram konstnärlig utbildning och forskning med en ny grafisk profil. En PR-plan för ansökan för forskarutbildning inom vårdområdet har iscensatts. Exempel på aktiviteter är: filmat material, politikerbesök, Almedalen, debattmaterial. Under året har insatser gjorts för att utveckla innehållet och struktur på forskningswebben. Detta är ett omfattande arbete som fortsätter under Systemkopplingar mot det nya forskarpubliceringssystemet DIVA har också genomförts.

4 (7) Arbetet med att utveckla forskningskommunikationen har skett genom att internt höja intresset för nationella arrangemang som Forskarfredag hölls Boråsmästerskapet i Orangeriet. I år vann Boråsforskaren titeln Sveriges bästa forskarpresentation. Den hållbara högskolan Ett mål för Verksamhetsstödet var att under 2015 genomföra ett hållbarhetsmärkt event. Days of Knowledge blev det första och strax före årsskiftet blev också arbetsmarknadsdagen STARK-dagen miljömärkt. Det arrangeras dock först den 28 januari Bidra till en attraktivare arbetsplats Under 2015 slutfördes varumärkesarbetet och via en varumärkeshandbok kunde medarbetare på högskolan få kunskap kring vad varumärket Högskolan i Borås står för. Varumärkeshandboken lämnades ut i alla postfack och chefer fick information om vikten av varumärket via rektors chefsmöte och på GEM i september presenterades varumärket som en del i det påbörjade värdegrundsarbetet. 4. Områdesspecifika projekt under 2015 Projekt som varit viktiga områden för avdelningen redovisas nedan. Internkommunikation Internkommunikation varit prioriterat. Flera nyhetsbrev har tagits fram, inte bara för hela högskolan utan också för varje Akademi, Verksamhetsstöd och Grants & Innovation Office. På Akademin bibliotek, information, pedagogik och IT gjordes en enkät för att undersöka hur internkommunikation fungerar. Övergripande visade resultatet att för lite tid i kombination med mängden kanaler och bristande informationsrutiner är de främsta hindren. Som uppföljning till enkäten görs en artikelserie som tar upp fyra olika potentialområden inom akademin. Avdelningen har undersökt möjligheterna om ett Intranät och en medarbetare har varit på studiebesök på Högskolan i Skövde. Anställdwebben har utökats med en verktygslåda för medarbetare med informationsmaterial och mallar för presentationer av högskolan. Rekrytering 2015 års rekryteringskampanj med Pluggsymfonier var lyckad och fick stor respons i utvärderingen hos målgruppen åringar i Västsverige. En fortsättning på Studentpodden gjordes i form av nyproducerade inslag.

5 (7) När det gäller breddad rekrytering genomfördes två möten under våren på Almås/Viskastrand. Ett nytt enhetligt informationsmaterial på engelska för internationell rekrytering togs fram under året för mässor och besök. Webben är den viktigaste rekryteringskanalen för blivande studenter och ett omfattande arbete med sökoptimering har startats. En av webbredaktörerna har utbildats i området. Möten med blivande studenter För första gången arrangerades Öppet Hus på högskolan. Under en heldag fick intresserade ta del av föreläsningar och möta studenter och lärare. Runt 300 personer kom. Samverkan I och med kartläggningen av högskolans samverkansarbete för Vinnovas modellprojekt påbörjades ett arbete med att utveckla de nätverk och samarbeten som finns på högskolan. I projektet Vi tillsammans har en avsiktsförklaring skrivits för att utöka samarbetet med föreningen Elfsborg. Lika villkor Under året har en presentationsfilm över högskolan med teckenspråkstolkning tagits fram och finns nu på högskolans webbplats. Event Genom tjänsten som eventkoordinator har avdelningen fått huvudansvar för högskolans arrangemang. Eventkoordinatorn har tagit fram paketlösningar för event och ansvarar för att se till helheten. Under promoveringshögtiden den 8 maj promoveras fyra nya doktorer. Under 2015 firade förskollärarutbildningen 50 år och kommunikation kring de olika aktiviteterna genomfördes under hela året. 5. Kvalitetsarbete Utvecklingsarbete: Ett samarbete har inletts med Mittuniversitetet och Högskolan i Halmstad för erfarenhetsutbyte. Avdelningens mål att skapa ett samordnat arbetssätt fortsätter som ett utvecklingsarbete även under Kommunikationsstrategi och Kommunikationspolicy blev klara under 2015.

6 (7) Varumärkeshandboken: En del i varumärkesarbetet avslutades i och med att varumärkeshandboken introducerats och finns som ett internt verktyg för hela högskolans medarbetarskaraska. Detta arbete har nu också blivit en del i högskolans värdegrundsarbete. Kommunikationschefen ingår i den grupp som tillsatts för att hålla i det påbörjade värdegrundsarbetet och som kommer att fortsätt under Kompetensutveckling Under året har avdelningen arbetat med att utveckla och effektivisera arbetssättet i den nya organisationen. I olika former har vi arbetat internt med detta. Avdelningen har haft erfarenhetsutbyte med flera kommunikationsavdelningar i Borås exempelvis SP och Borås Stad samt andra lärosäten som Högskolan i Halmstad och Chalmers. Den september hade avdelningen ett erfarenhetsutbyte med Kommunikationsavdelningen vid Mittuniversitetet i programmet fanns en längre föreläsning och workshop kring: Kommunikatörens roll i en föränderlig värld. Dessutom har medarbetare har i olika former deltagit i: nätverksmöten/interna konferenser externa utbildningar/kurser/föreläsningar/informationsmöten projektledning och deltagande i utvecklingsprojekt nya/förändrade arbetsuppgifter lärande i vardagen/aktiv back-up för varandra, möjlighet till insyn i varandras arbete och på det sättet hitta nya samarbeten interna utbildningar/kurser/föreläsningar/informationsmöten. 7. Budget och ekonomisk utveckling Avdelningen gjorde totalt ett överskott på 150 tkr. I jämförelse med budget är personalkostnaderna lägre, cirka 375 tkr. Detta beror på att avdelningen budgeterat 4 heltidstjänster, men blev bara 3,1. Webbredaktörstjänsterna har renodlats och förflyttats inom Verksamhetsstödet och vikarie för föräldraledigheter har varit problematiska. En medarbetare har dessutom under hösten flyttats till GIO. Planen var att den nya eventkoordinatorn skulle kunna driva STARK-dagen, men detta fungerade inte i praktiken. Därför anställdes en projektledare för STARK-dagen 2016 på samma sätt som gjorts tidigare år. Med andra ord planerades för ännu lägre personalkostnader. Totalen för personalkostnaderna var 210 tkr lägre än budget, p.g.a. att kostnaderna för timanställda för posten studentrekrytering blev högre än budgeterat.

7 (7) Avdelningen fick 500 tkr från rektor 2015 för att profilera högskolans forskning. Varumärkesposten blev något högre än planerat eftersom det tillkom olika insatser för att stärka forskarutbildningsansökan vårdområdet som inte planerats in. Ann-Christin Andreasson Kommunikationschef