PLAN FÖR ALLVARLIG SAMHÄLLS- STÖRNING

Transkript

1 LILLA EDETS KOMMUN kommunledningsförvaltningen 2012/KS0213 Dpl 018 PLAN FÖR ALLVARLIG SAMHÄLLS- STÖRNING Ledning och information Fastställd av fullmäktige , 83 Reviderad

2 1. Inledning 1.1 Allmänna förutsättningar Syftet med planen är att samordna de kommunala ledningsinsatserna vid extraordinära händelser samt vid höjd beredskap. Planen skall utgöra grund för förvaltningarnas planering för verksamheten vid extraordinära händelser samt vid höjd beredskap. 1.2 Definition Extraordinär händelse Med extraordinär händelse avses sådan händelse, som avviker från det normala, innebär allvarlig olycka eller överhängande risk för allvarliga och/eller långvariga störningar i viktiga samhällsfunktioner och som kräver skyndsamma insatser av kommunen. Händelsen kan komma att innebära fara eller direkt påverkan på liv, hälsa, miljö eller annan omfattande materiell skada och kan komma att beröra stora delar av den kommunala organisationen. En extraordinär händelse kännetecknas av att flera verksamhetsområden berörs, samt att det föreligger ett stort behov av samordning, informationsbehov och samverkan mellan berörda aktörer. 1.3 Lagar och förordningar Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, reglerar kommunens organisation och befogenheter vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. 1.4 Omfattning Planen skall tillämpas vid ledning av verksamhet vid extraordinära händelser i det geografiska området Lilla Edets kommun. Planen omfattar organisatoriskt samtliga verksamheter inom kommunen med räddningstjänsten i särställning. Tillämpliga delar av planen kan användas vid händelser/kriser av mer lindrig karaktär men som kräver ledning och samordning från kommunledningen. 2. Mål och ansvar 2.1 Mål Lilla Edets kommun erbjuder ett samhälle där invånarnas upplevda säkerhet och trygghet ständigt ökar.

3 Lilla Edets kommun har god kunskap om vilka risker som finns i kommunen. Kommunen har även en god förmåga att hantera olyckor och extraordinära händelser. Lilla Edets kommun har planer och organisation så att invånarnas behov av värme, vatten, el, vård och omsorg, skola och barnomsorg, räddningstjänst och information kan tillgodoses vid en extraordinär händelse i fredstid. 2.2 Övergripande ansvar och geografiskt områdesansvar Kommunen har det övergripande ansvaret för att samordna planering samt hantering av extraordinära händelser som inträffar i kommunen. Det övergripande arbetet samordnas av kommunstyrelsen. För samordning med andra aktörer inom kommunen kan kommunen organisera ett krishanteringsråd. 2.3 Kommunens ansvar vid extraordinär händelse i fredstid Kommunen ska ha en omedelbar förmåga att under störda förhållanden hantera och lindra konsekvenserna av en extraordinär händelse i fred. Verksamhetsområdena inom kommunen ges följande inriktningsmål. Kommunen ska ha en omedelbar förmåga att leda och samordna verksamheten i kommunen. Nödvändiga funktioner för ledning, samband och information ska omedelbart kunna upprättas. Funktionerna ska kunna upprätthållas under längre tid och vid behov ska det även kunna verka från reservledningsplats utanför centralorten. Viktig och korrekt information ska snabbt kunna ges eller spridas till allmänheten, berörda verksamheter och myndigheter. Efter kort förberedelse ska media kunna delges adekvat information under ordnade former. Kommunen ska i största möjliga mån fungera enligt sin ordinarie organisation och svara för sin normala samhällsviktiga verksamhet. Kommunen ska, efter begäran, kunna bistå grannkommuner och andra närliggande kommuner med hjälp vid hantering av extraordinär händelse. 2.4 Kommunens informationsansvar Kommunens information vid extraordinär händelse syftar till att ge drabbade, allmänhet, personal, samverkande organisationer och massmedia så riktig information som möjligt och på ett så bra sätt som möjligt. Kommunens information ska samordnas så att kommunen går ut med ett budskap. Det är ordförande i krisledningsnämnden, eller vid förfall för denne, vice ordförande, som är kommunens ansikte utåt och som leder presskonferenser och dylikt. Under den tid räddningsinsatser pågår är det räddningstjänsten som är informationsansvarig för räddningsinsatsen. Det är därför viktigt att denna information samordnas med eventuell övrig information från kommunen.

4 Se vidare kapitel 8 Informationsplan vid större olyckshändelse eller annan omfattande samhällsstörning. 3. Ledning 3.1 Kriterier för att plan för hantering av extraordinär händelse skall gälla. Planen gäller om ordföranden i krisledningsnämnden eller, om han eller hon har förhinder, vice ordföranden gjort bedömningen att en extraordinär händelse föreligger och att ordinarie rutiner för ledning inte motsvarar situationens krav. En extraordinär händelse kännetecknas av att flera verksamhetsområden berörs, samt att det föreligger ett stort behov av samordning, informationsbehov och samverkan mellan berörda aktörer. Planen gäller även vid höjd beredskap. 3.2 Organisation Larmning Följande tjänstemän skall larma krisledningsnämndens ordförande vid misstanke om extraordinär händelse: - Räddningsledare i tjänst - Kommunchef - Förvaltningschefer - Avdelningschefer inom kommunledningsförvaltningen På initiativ av krisledningsnämndens ordförande sammankallas krisledningsnämnden. Personal och förtroendevalda som är kopplade till den anpassade organisationen ska kallas enligt larmlistor. Larmlistorna finns även hos Räddningstjänsten som vid behov kan hjälpa till att ringa in berörd personal. Inlarmning enligt ovan kan även ske vid händelser/kriser av mer lindrig karaktär men som kräver ledning och samordning från kommunledningen Krisledningsnämnd Kommunstyrelsen är tillika krisledningsnämnd och har således det övergripande ansvaret för att samordna kommunens resurser. Krisledningsnämndens ansvar och uppgifter under en extraordinär händelse kan sammanfattas i följande punkter: Krisledningsnämnden ska Tolka kommunens roll Ange inriktning för krishantering Företräda kommunen utåt och mot kommuninvånarna Besluta i principiella frågor Besluta om förändringar i servicenivåer Besluta om omfördelning av kommunens resurser Vid behov begära bistånd från andra kommuner eller landsting Besluta om hjälp till enskild

5 Krisledningsnämndens reglemente antas i särskilt beslut Krisledningsgrupp Krisledningsgruppen är beredande organ åt krisledningsnämnden och har även det operativa ansvaret. I krisledningsgruppen ingår kommunchef, tillika krisledningsgruppens chef, berörda förvaltningschefer och kanslichefen / informationsansvarig. För att få en uthållig organisation måste varje person i krisledningsgruppen ha minst en ersättare. Säkerhetssamordnaren i kommunen fungerar som stöd och resurs till krisledningsgruppen och övriga funktioner. Krisledningsgruppens övergripande ansvar och åtgärdslista anges i bilaga Servicefunktion Servicefunktionen ansvarar bland annat för lokaler och utrustning, teknikstöd, kontorsservice, förtäring m.m. och består av vaktmästarfunktion, lokalvårdare, ITpersonal samt personalavdelningens personal. Servicefunktionens ansvar och uppgifter anges i bilaga Informationsorganisation Krisledningsnämndens ordförande, krisledningsgruppens chef eller deras ersättare beslutar om igångsättande av informationsorganisationen och uppdrar åt kanslichefen/informationsansvarig att aktivera informationsplanen. Snabb säker och saklig information skall ges hög prioritet. Kanslichefen/informationsansvarig leder och samordnar den externa och interna informationsverksamheten. För vidare information se kapitel 8 Informationsplan vid större olyckshändelse eller annan omfattande samhällsstörning Kommunförvaltning Kommunförvaltningen ska fortsätta sin verksamhet i ordinarie lokaler. Ordinarie förvaltningsorganisation består. Personalen biträder vid behov krisledningsgruppen. Kommunchefen ansvarar för att kalla in berörd personal. Kommunförvaltningen har befogenhet att återkalla semesterledig personal, samt förändra tjänstgöringen för inkallad personal efter påkallat behov Privata entreprenörer De av samhällsbyggnads anlitade entreprenörer kan komma att beröras av kommunens hantering av extraordinär händelse. För mer information om entreprenörers uppgifter och ansvar, se samhällsbyggnadsförvaltningens plan för hantering av extraordinär händelse Posom Posom står för psykologiskt och socialt omhändertagande. Ordförande för Posom meddelar krisledningsnämndens ordförande var anhörigcenter kommer att upprättas.

6 Ansvarsfördelning anges i Plan för POSOM 4. LOKALER OCH SAMBAND 4.1 Lokaler När extraordinär händelse föreligger ska de lokaler användas som anges i bilaga 3 Lokaler. 4.2 Samband Kommunikationer sköts i första hand via telefon, mobiltelefon, rakel(när det införts), fax, elektronisk post och bud. Samband ska upprättas mellan räddningstjänst och ledningsgrupp. 4.3 Samverkan Vid de flesta svårare kriser i fred berörs kommunen och en rad andra aktörer som verkar inom kommunens geografiska område. Varje aktör agerar självständigt och leder sin egen verksamhet. Samverkan bygger på att berörda aktörer av egen vilja medverkar till en samordning av krishanteringen i det geografiska området. Krisledningsgruppen bedömer i vilken utsträckning samverkan behöver ske. Kommunchefen uppdrar åt berörd chef att upprätta nödvändiga kontakter. Aktuell förteckning över samverkande parter och kontaktuppgifter finns i säkerhetsskåp i mellanarkivet. Säkerhetssamordnaren och förvaltningschefer ser till att förteckningen är aktuell. 5. Avveckling av den anpassade organisationen Krisledningsnämnden bedömer om läget är sådant att den anpassade organisationen ska avvecklas. Vid beslut om att återgå till ordinarie organisation: Meddela berörda inom kommunen och samverkande att så skett. Slutför dagboken och samla in allt underlagsmaterial. Kronologisera och förteckna allt underlagsmaterial. Gör en första preliminär analys av verksamheten. Även kommunfullmäktige kan besluta att krisledningsnämndens verksamhet ska avvecklas. Denna befogenhet finns till för att skapa en yttersta spärr mot att nämnden missbrukar sina befogenheter. 6. Utvärdering av ledningsarbetet Ordförande i krisledningsgruppen utser personer för utvärderingsuppgifter.

7 - Arbetet startas omgående efter återgång till normal verksamhet. - Allt material i form av dokument, anteckningar, blädderblock m.m. insamlas och kronologiseras. - Samverkande myndigheters och organisationers synpunkter på det genomförda arbetet inhämtas så tidigt som möjligt. - All personal som deltagit i ledningsarbete intervjuas. - En analys av det genomförda arbetet tas fram med stöd av förd dagbok och övriga insamlade uppgifter. - Analysera genomfört arbete, föreslå förbättringar. - Genomför beslutade ändringar i planer, åtgärdslistor, övningar m.m. 7. Ekonomi Den ekonomiska sidan av en svår påfrestning underlättas om man gör vissa förberedelser: - Alla kostnader som går att hänföra till den svåra påfrestningen och kommunens åtgärder med anledning av detta bör redovisas på särskilt konto. - Om möjligt bör räddningstjänstkostnaderna redovisas åtskilt från kostnader för sådant som ej är räddningstjänst. - Vid utvärderingen av händelsen kan kostnaderna redovisas med större exakthet om man redan från början strävar efter att hålla dem åtskilda från normala kostnader för verksamheten 8. Informationsplan vid större olyckshändelse eller annan omfattande samhällsstörning 8.1 Syfte samt informationsansvar Planen syftar till att samordna och effektivisera informationen vid en större olyckshändelse eller annan omfattande samhällsstörning. I tillämpliga delar är planen även tillämplig vid olyckor och störningar av mindre omfattande förlopp. Informationen ska vara anpassad till nedanstående målgruppers behov: Direkt operativa myndigheter Kommunens invånare Kommunens förvaltningar och bolag Nationellt/Internationellt Minoritetsspråk Andra särskilda grupper, handikappade etc Informationen ska samordnas mellan berörda myndigheter och vara enhetlig. I annat fall finns risk för att informationen uppfattas som motsägande, vilket i sin tur leder till osäkerhet och ryktesspridning vilket kan medföra att allmänhetens tilltro till hjälpinsatserna kan komma att ifrågasättas.

8 8.2 Organisation/bemanning Informationsarbetet vid svåra påfrestningar kräver betydligt större personalresurser än under normala förhållanden. Arbetet kan behöva utföras dygnet runt. Växeloch informationspersonalen måste förstärkas kraftig med personal från andra delar av de kommunala verksamheterna. En informationscentral upprättas av informationsansvarig efter beslut av krisledningsgruppen. Centralens uppgifter är att bemanna ansvara för omvärldsbevakning, förbereda information till kommunens invånare, svara för intern information, informera berörda myndigheter/organisationer samt informera och samarbeta med massmedia. Informationscentralen består av funktionerna upplysningscentral, webbredaktion, omvärldsbevakning och presservice. 8.3 Informationskanaler Exempel på informationskanaler är kommunens webbplats, flygblad, affischering, rundringning till svåråtkomliga grupper samt media som exempelvis text-tv, lokalradio, press, radio och TV, viktigt meddelande till allmänheten (VMA). Kommunens webbplats och lokalradion är de viktigaste informationskanalerna. Att informationen samordnas ansvarar kommunens informationsansvarige för. Vid en allvarlig händelse kommer det ordinarie arbetet med webbplatsen att avbrytas och information om händelsen fortlöpande att läggas ut. Kommunens webbplats är förberedd för kriser genom standardiserade sidor där information om en allvarlig händelse publiceras. Webbplatsen är viktig dels som en informationskanal direkt till den berörde, men också för olika medier som kan återrapportera informationen. 8.4 Information till massmedia Information till massmedia skall samordnas via informationscentralen. Ordföranden i krisledningsnämnden leder presskonferenser och dylikt. Massmedia får tillgång till en särskild lokal där presskonferenser hålls och arbetsplatser med tillgång till eluttag upprättas. Krisledningsnämnden skall ta initiativet till att kalla till presskonferens. Krisledningsnämndens ordförande leder konferensen och har till sin hjälp informationsansvarig, presstalesperson, kommunchefen, vid behov, och den eller de förvaltningschefer som berörs av händelsen. Samordning sker mellan kommunen, polis och räddningstjänst vid presskonferenser. 8.5 Upplysningscentral Om belastningen på ordinarie växel blir för hög aktiveras upplysningscentralens gruppnummer. Detta sker via växeln. Information lämnas till allmänhet och myndigheter/organisationer om upplysningscentralens telefonnummer. Upplysningscentralen bemannas med ett antal personer som via gruppnumret svarar frågor, in-

9 formerar om tider för presskonferenser samt hänvisar vidare till rätt instans. En person utses att samordna informationen och en person utses till att vara länk mellan krisledningsgruppen och upplysningscentralen. Informationschefen och chefen för upplysningscentralen skall dessutom ha tillgång till ett exklusivt telefonnummer för kommunikation med berörda myndigheter och organisationer. Numret lämnas inte ut till allmänheten. 8.6 Interninformation Alla förvaltningschefer ansvarar för att information sprids internt i den egna organisationen. I bilagedel anges lokaler, ansvarsfördelning, telefonnummer och adresser till massmedia, myndigheter, föreningar, utrustningslista, åtgärdslistor, flödesschema, mallar. Informationscentral Informationsansvarig Växel Upplysnings- Webb Omvärlds- Presservice central bevakning