Krisledningsplan för omsorgsförvaltningen Godkänd av omsorgsnämnden , 141. Reviderad (endast befattningsbenämningar)

Transkript

1 Dnr Omsorgsförvaltningen Ann Lindqvist Krisledningsplan för omsorgsförvaltningen Godkänd av omsorgsnämnden , 141. Reviderad (endast befattningsbenämningar) Vid en kris är det alltid de första timmarna som är svårast. Alla måste snabbt ställa om från ordinarie verksamhet till att hantera en kris. Förhållandena präglas ofta av osäkerhet om vad som hänt och vad man ska göra. Man kan t.o.m. ibland tala om ett inledande kaos. I denna situation ska planen vara ett operativt hjälpmedel för att komma igång med ledningsarbetet på ett ordnat och effektivt sätt. Efterhand som krisen pågår får planen mindre betydelse, då är det istället de kunskaper om verksamheten som olika personer har med sig som är det viktiga. Denna krisledningsplan gäller för omsorgsförvaltningens krisledning vid olika händelser, mindre kriser och störningar, större olyckor och extraordinära händelser. Planen redovisar den övergripande grundläggande ledningsfunktionen inom omsorgsförvaltningen. Den totala ledningsstrukturen vid en händelse formeras beroende på händelsens art och omfattning. Ansvarsfördelning och samverkan I Sverige bygger allt krisberedskapsarbete på tre grundprinciper: Ansvarsprincipen - den som ansvarar för en verksamhet under normala förhållanden ska göra det även under en kris. Närhetsprincipen - en kris hanteras där den inträffar, av dem som är närmast berörda och ansvariga. Likhetsprincipen verksamheten vid en kris ska likna den normala i så stor utsträckning som möjligt. Kommunal krisledningsplan I Kommunal krisledningsplan vid extraordinära händelser i Värnamo kommun, antagen av kommunfullmäktige , 119, sammanfattas kommunens krishanteringsberedskap. Extraordinär händelse En extraordinär händelse är en händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av kommun eller landsting. 1(5)

2 Det som särskiljer extraordinära händelser från andra händelser är de extraordinära händelsernas stora omfattning, att händelseförloppet är snabbt och svårt att överblicka och därmed kräver snabba beslut av de kommunala organen, särskilt i inledningsskedet. Målsättning Krisledningsplanen syftar till att underlätta för omsorgsförvaltningen att vidta de lämpliga åtgärder som krävs vid mindre kriser, större olyckor och extraordinära händelser. Övergripande mål Omsorgsförvaltningen ska ha god förmåga att hantera mindre kriser, större olyckor och extraordinära händelser. Omsorgsförvaltningen ska prioritera förberedande åtgärder som har till syfte att öka säkerheten för omsorgsförvaltningens verksamheter, inklusive brukare och personal. Omsorgsförvaltningen ska kunna upprätthålla en effektiv ledningsoch informationsorganisation en längre tid och med stor uthållighet. Detta ska ske genom samarbete med kommunens förvaltningar och andra aktörer i samhället. Omsorgsförvaltningen ska sträva efter att ordinarie verksamhet kan bedrivas utan betydande störning. Resultatmål Omsorgsförvaltningen ska vid en extraordinär händelse, större olyckor och vid mindre kriser ha förmåga att: Utöva samordnad ledning inom 3 timmar Verkställa personalförstärkning inom 6 timmar Riskbild Det finns ingen möjlighet att identifiera alla tänkbara händelser som kan leda till en extraordinär händelse. Nedanstående händelser har identifierats. Sannolikheten för och konsekvensen av dessa händelser har sedan uppskattats och de med störst risk redovisas här: - Dataintrång - Strömavbrott (längre) - Stort personalbortfall (pga. sjukdom, olycka eller akut brist) - Storbrand i betydelsefull byggnad (skola, äldreboende, stadshuset) - Teleavbrott - Kontaminerat (förorenat) dricksvatten - Stor olycka med många skadade som följd - Våld eller hot om våld, otrygghet - Översvämning av Lagan Vilken påverkan följande händelser har för de olika verksamheterna har klarlagts i omsorgsförvaltningens risk - och sårbarhetsanalys. 2(5)

3 Organisation För övergripande kommunal organisation hänvisas till kommunens krisledningsplan. Nedanstående innefattar omsorgsförvaltningens organisation vid kris. (Se även bilaga 1) Omsorgschef Omsorgschefen har ett övergripande ansvar för att förvaltningens ledningsplan fungerar. Omsorgschefen ska förmedla och rapportera till krisledningsstaben angående händelseutvecklingen samt leda verksamheten med stöd från krisledningsnämnd och krisledningsstab. Omsorgschefen informerar och uppdaterar omsorgsnämnd. Omsorgschefen informerar och ger löpande information till kommunledning och kommunens informatör. Ledningsgrupp Ledningsgruppen svarar för strategisk ledning och samordning av en händelse. Ledningsgruppen sammankallas och leds av omsorgschefen. Ledningsgruppens uppgift i sammanhanget är att Bedöma den akuta situationen Bedöma och prioritera behov av insatser Fatta beslut om åtgärder Aktivera stödfunktioner Fördela ansvar, ledning och materiella resurser Etablera och underhålla kontakter, dels med kommunens krisledningsgrupp, dels med förvaltningens sektions- och områdeschefer, stödfunktioner och sekreterar-/informationsfunktion. Planera och verkställa det löpande informationsarbetet. Aktivera lokala krisgrupper Ledningsgruppen utgörs primärt av: Omsorgschef Biträdande omsorgschef Personal-/organisationsutvecklare Samordnare larm och säkerhet Beroende på krisens omfattning och art kompletteras ledningsgruppen med sektionschef, berörda områdeschefer och stödfunktioner. Dessa kan med fördel ingå i ledningsgruppen redan vid första mötet. Sekreterar-/informationsfunktion för dokumentation och intern information kopplas till ledningsgruppen. Se bilaga 1. Ledningsplats Omsorgsförvaltningens sammanträdesrum. Utrustning: Blädderblock, whiteboard, kartor och data. 3(5)

4 Områdeschef Områdeschefen är verksamhets/och personalansvarig inom sitt område. Vid en händelse utöver det vanliga som inte kan hanteras av verksamheten ska alltid omsorgschefen kontaktas. Under en kris rapporteras händelser och åtgärder regelbundet till omsorgschef. Självplanerande arbetslag Det är av största vikt att de självplanerade arbetslagen fungerar självständigt så långt det går. Vid en händelse utöver det vanliga som inte kan hanteras av personalen ska alltid områdeschefen kontaktas. Administration Kansli Omsorgschefen omfördelar arbetet för de olika stödfunktionerna på kansliet beroende på vilken kris som inträffat. Information Värnamo kommuns informationsenhet ansvarar för den externa informationen efter uppdrag från krisledningsstaben. Sekreterar-/informationsfunktion på omsorgsförvaltningen ansvarar för den interna verksamhetsknutna informationen på intranätet och via e-post, efter beslut av omsorgschef. Intern information finns på intranätet under våra verksamheter/omsorgsförvaltningen/kris och beredskap. Media Information till media lämnas av omsorgschef eller ersättare, om man i kommunledningen inte beslutar om annat. Analysfunktion Omsorgsförvaltningens riskhanteringsgrupp kan, med sin kunskap i riskoch sårbarhetsanalys, vara till hjälp som analysfunktion. Administrativ funktion Den administrativa funktionen utför expeditionsarbetet inom omsorgsförvaltningen och ansvarar för: - Dokumentation av viktiga händelser och vidtagna åtgärder - Lägesuppföljning - Systematisera information som behöver användas av flera personer och göra den lättillgänglig i form av tablåer. - IT-stöd - Att listor upprättas vid behov för samband och övrig kommunikation - Upprättande av särskilt konto för kostnadsredovisning - Mat och dryck. 4(5)

5 Genomförande Larm Om en händelse inträffar som kan tänkas utvecklas till en större kris eller extraordinär ska omsorgschefen kontaktas. Omsorgspersonalen ska alltid kontakta områdeschef eller områdeschef i beredskap. Larmlistor finns på intranätet under omsorgsförvaltningen/våra verksamheter/kris och beredskap. Larmlistorna uppdateras regelbundet Förberedelse För att uppnå en generell förmåga att hantera kriser ska ledningsgruppen genomgå fortlöpande utbildning och genomföra övning en gång vartannat år. Krisledningsplan och andra dokument som tillhör krisberedskap och krishantering ska finnas tillgängliga på omsorgsförvaltningens sida på intranätet under kris och beredskap. Krisledningen ska kunna arbeta kontinuerligt i minst två veckor. Den faktiska uthålligheten beror på händelsens typ och utveckling. Dokumentation Gemensam sida ska finnas på intranätet där alla kan komma åt de dokument som produceras efterhand. Löpande rapportering om vad som inträffar och vilka viktiga åtgärder som görs ska föras löpande av verksamhetsansvariga och rapporteras in till omsorgschef. Rapportmall ska finnas under våra verksamheter/ omsorgsförvaltningen/kris- och beredskap. Rapport vid krishändelse i enkätverktyget används. Utvärdering Vid alla händelser som krisledningen varit i funktion ska en utvärdering av arbetet göras. Resultatet av utvärdering ska användas till att öka förvaltningens förmåga att hantera krissituationer. Uppdatering Uppdatering av krisledningsplan och tillhörande dokument ska göras två gånger om året. Larmlistor uppdateras vid förändring. 5(5)