KRISLEDNING I SIGTUNA KOMMUN

Transkript

1 KRISLEDNING I SIGTUNA KOMMUN LEDNINGSPLAN FÖR EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER, HÖJD BEREDSKAP OCH ANDRA ALLVARLIGA HÄNDELSER Antagen av kommunfullmäktige den 15 december 2011 Dnr KS/2011:691

2

3 Innehåll 1 Inledning Mål för Sigtuna kommuns krisberedskap Inriktningsmål Sigtuna kommuns övergripande krisledning Krisledning på verksamhetsnivå Information Larmvägar (12)

4

5 1 Inledning Merparten av det krisarbete som sker i kommunen hanteras inom ramen för den ordinarie organisationen. Endast vid mycket allvarliga händelser och händelser som är att betrakta som extraordinära krävs en anpassad organisation, såsom en förberedd övergripande krisledningsorganisation. Varje typ av allvarlig händelse eller extraordinär händelse medför specifika konsekvenser för dem som bor och vistas i kommunen. Exempelvis masskador (fysiska, social eller psykiska), utkylning, dricksvattenbrist etc. Behoven av övergripande strategisk och normativ ledning är däremot likartade vid de flesta händelser och krisledningsplanen beskriver en grundorganisation för kommunens krisledning. Vid behov anpassas därefter denna grundorganisation efter den inträffade händelsens behov av ledning. I denna plan för Sigtuna kommuns krisledning behandlas följande: Mål för kommunens krisberedskap Ledning Information Planen kompletteras av krisledningsplaner för de olika verksamheterna i kommunen. Dessa planer fastställs av respektive nämnd. Det går inte att förutse det oförutsebara. Däremot går det att planera för det. Den som utgår från att något kommer att kunna gå fel och utvecklar en plan för att både förebygga och hantera katastrofsituationer har mycket större chanser att klara sig än den som helt enkelt hoppas på det bästa. 5 (12)

6 2 Mål för Sigtuna kommuns krisberedskap Enligt lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap ska kommunen anta en plan för extraordinära händelser en gång per mandatperiod. Bestämmelserna i lagen syftar till att kommuner och landsting skall minska sårbarheten i sin verksamhet och ha en god förmåga att hantera krissituationer i fred. Med extraordinär händelse avses en händelse som: avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner, och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. Det som särskiljer extraordinära händelser från andra händelser är de extraordinära händelsernas stora omfattning och att händelseförloppet är snabbt, svårt att överblicka och därmed kräver snabba beslut och insatser av de kommunala organen. Kommunen har en skyldighet att vid en extraordinär händelse verka för att kommunens egna verksamheter kan upprätthållas och bedrivas på en acceptabel nivå. Detta förutsätter att kommunen enligt lag uppfyller följande: Identifierar och analyserar risker och sårbarheter, utifrån ett extraordinärt perspektiv, inom kommunens geografiska område och hur dessa kan påverka den egna verksamheten. Därefter ska kommunen för varje mandatperiod fastställa en plan för hur dessa extraordinära händelser ska hanteras. Kommunen ska inför varje mandatperiod inrätta en krisledningsnämnd som har till uppgift att fullgöra uppgifter under en extraordinär händelse. En nämnd som har den unika möjligheten och befogenheten att vid dessa händelser kunna ta över andra nämnders ansvar och befogenhet. Kommunen verkar för samverkan och samordning av krishantering inom det geografiska området, såväl i det förberedande arbetet som i det akuta skedet. Detta utan att ta över berörda aktörers eget ansvar för krishantering. Kommunen ska även vid dessa händelser verka för en samordning av information till allmänheten. Ger förtroendevalda och anställda den utbildning och övning som krävs för att kunna lösa sina uppgifter vid en extraordinär händelse. Kommunen ska informera länsstyrelsen om de åtgärder som vidtagits i såväl ett förberedande som ett akut läge, samt hur dessa påverkar krisberedskapsläget. 6 (12)

7 2.1 Inriktningsmål Sigtuna kommun ska vid stora olyckor, samhällstörningar, extraordinära händelser och höjd beredskap kunna arbeta på ett sådant sätt så att de som bor och vistas i kommunen upplever största möjliga trygghet och säkerhet. Det handlar om att: minska konsekvenserna av inträffad händelse för dem som bor och vistas i Sigtuna kommun, säkerställa bevarat förtroende för och driften av den kommunala verksamheten, leda kommunens verksamhet, vid behov medverka i samordning och koordinering med andra aktörer, ge alla medborgare och andra aktörer så goda förutsättningar som möjligt att fatta egna beslut genom att sprida snabb, tillförlitlig och tydlig information. 7 (12)

8 3 Sigtuna kommuns övergripande krisledning En förutsättning för en effektiv krishantering är att krisledningsorganisationen är flexibel. Den ska kunna anpassas till flera olika typer av händelser, allt från att en enskild nämnd behöver förstärkta resurser till att hela den centrala krisledningen måste aktiveras. Sigtuna kommuns övergripande krisledning arbetar utifrån två nivåer: Anpassad krisledningsorganisation (Nivå 1) Krisledningsorganisationen anpassas efter de ledningsbehov som situationen kräver. Denna organisation går vid behov in och stödjer den ordinarie organisationen när det krävs åtgärder på övergripande nivå. Detta kan göras utan att krisledningsnämnden för den skull behöver ta över andra nämnders ansvar. Politisk ledning utgår från den ordinarie nämndstrukturen, men vid behov kan den centrala politiska ledningen vara ett politiskt strategiskt stöd till den operativa ledningsstaben. Krisledningsnämnden träder i funktion (Nivå 2) Vid svåra samhällstörningar, s k extraordinära händelser, kan Krisledningsnämnden ta över ansvar och befogenheter för andra nämnders ansvarsområde. Krisledningen är organiserad i en politisk beslutsgrupp (ordinarie nämndstruktur i nivå 1 och Krisledningsnämnden för nivå 2) och en operativ ledningsstab bestående av tjänstemän. Den politiska beslutsgruppen (krisledningsnämnd eller berörd facknämnd) utgör kommunens normativa ledning. Den fattar nödvändiga preliminära och akuta beslut och handhar kontakter och information på övergripande nivå. Den operativa ledningsstaben, i Sigtuna kommun kallad krissamordningsgrupp, utövar den strategiska ledningen och verkställer den politiska beslutsgruppens normativa beslut. Kommundirektören, eller den denne utser, fullgör uppgiften som stabschef. Krissamordningsgruppen samverkar med andra berörda myndigheter, organisationer och övriga intressenter. Förutom kommunala befattningshavare kan staben vid behov knyta till sig externa funktioner och experter. Krisledningsorganisationen ska ha tillgång till utbildad personal, lämpliga lokaler och utrustning för att kunna bedriva ett effektivt arbete. I rutinbeskrivningen för ledning och information vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap beskrivs närmare ansvar och uppgifter för krisledningsnämnden och krissamordningsgruppen. Här beskrivs även arbetssätt, praktiska rutiner, samt innehåller även mallar för att underlätta arbetet. Ledningsstrukturen enligt denna plan ska även gälla vid höjd beredskap, med skillnaden att den politiska ledningen då utövas av kommunstyrelsen istället för krisled- 8 (12)

9 ningsnämnden. Vad som här sägs om krisledningsnämnden och dess roll gäller då i tillämpliga delar för kommunstyrelsen. Närmare information angående krisledningsorganisationens ansvar, uppgifter, rutiner och lokaliteter beskrivs i ett separat dokument med rutiner för ledning vid extraordinära händelser och höjd beredskap. 9 (12)

10 4 Krisledning på verksamhetsnivå Krisledningen på verksamhetsnivå följer samma organisationsmönster som den kommunövergripande ledningen. Det innebär att respektive chefsnivå är ansvarig för planering, utbildning/övning och utövande av krisledning inom sitt område. Förvaltningarna ska utifrån identifierade risker och sårbarheter ta fram krishanteringsplaner för allvarliga händelser i enlighet med kommunens modell. Planerna ska innehålla följande: Mål för verksamhetens krisberedskap Beskrivning av verksamhetens krisledning Larmvägar Krishanteringsplanerna fastställs av respektive nämnd samt redovisas till kommunstyrelsens arbetsutskott senast den 30 juni under det första året efter ett val. 10 (12)

11 5 Information Det är av flera skäl nödvändigt för en kommun att ha en plan för hur informationen ska bedrivas vid kriser. Planen är ett verktyg för att skapa en gemensam referensram om kriskommunikationens möjligheter och begränsningar. Planen bidrar till att skapa en medvetenhet om kriser, krishantering och kriskommunikation hos de anställda. Den kanske viktigaste anledningen till att ha en god planering för kriskommunikation är att planen sparar tid när krisen väl är ett faktum. Genom att ha en plan som snabbt kan sättas i verket kan de ansvariga direkt ägna sig åt krisen, istället för att börja organisera en informationsverksamhet. Viktiga honnörsord för kriskommunikation är: Öppenhet Trovärdighet Enkelhet Snabbhet Lättillgänglighet Informationschefen ansvarar för framtagandet av kriskommunikationsplanen och för genomförandet av de informationsinsatser som bedöms nödvändiga, samt organiserar och ansvarar för informationsgruppens arbete. Närmare beskrivning av Sigtuna kommuns informationsarbete finns i en särskild kriskommunikationsplan, som inriktar sig på att lösa följande uppgifter: Intern information Extern information Mediekommunikation 11 (12)

12 6 Larmvägar Sigtuna kommun har en tjänsteman i beredskap (TiB), vilket innebär att det dygnet runt finns en tillgänglig kommunal tjänsteman. Huvuduppgiften för TiB är att säkerställa kommunledningens tillgänglighet och hanteringsförmåga vid kriser och extraordinära händelser. Var och en i den kommunala organisationen som har ansvar för eller kännedom om en inträffad händelse ska i första hand underrätta funktionsansvarig chef. Funktionsansvarig kontaktar därefter TiB för att informera om händelsen och vid behov få dennes bedömning av det inträffade. Om inte ansvarig chef kan nås, kontaktas TiB direkt. Externa aktörer når kommunens TiB via ett särskilt larmnummer. TiB kontaktar vid behov kommunstyrelsens ordförande/ersättare och/eller kommundirektören. Tillsammans analyserar de därefter den uppkomna situationen och kommunstyrelsens ordförande/ersättare beslutar om på vilken nivå krisledningsorganisationen ska träda i funktion. Vid tillfällen där det ej går att nå kommundirektör eller krisledningsnämndens ordförande, har TiB befogenhet att kalla in personal för tjänstgöring, inrikta och koordinera ledningsfuntionen. TiB kan även i samråd med ansvarig förvaltningschef fatta beslut om att upprätta ledningsstöd vid händelser/kriser som hanteras av den ordinarie organisationen. TiB har dock aldrig befogenhet att inkalla krisledningsnämnd för att överta andra nämnders ansvar. Larmnummer och TiB-organisation finns i en separat rutinbeskrivning för TiB. 12 (12)