Krisledning för Nyköpings kommun. Antagen av KS Antagen av KF

Transkript

1 Krisledning för Nyköpings kommun Antagen av KS Antagen av KF

2 Innehåll Sid A. Strukturplan Kommunens krishantering 3 - Krisplanering 3 - Höjd beredskap och krig 3 - Risk och sårbarhetsanalys 4 - Risker 4 - Extraordinära händelser 4 - Lokala risker 5 Konsekvenser 5 - Sårbarheter 5 - Ledningsbehov 5 - Geografiskt områdesansvar 5 Mål för kommunens krisledning 6 - Inriktningsmål 6 - Verksamhetsmål 6 Nivåer för kommunens övergripande krisledning 7 - Nivå 1 Anpassad krisledningsorganisation 7 - Nivå 2 Krisledningsnämnden träder i funktion 7 Krisledningsorganisation Lokalfördelning 8 - Organisationsschema 9 - Tjänsteman i beredskap 9 Kriskommunikation 10 POSOM 10 B. Åtgärdsplan Sammankallande av krisledningsorganisation 11 - När ska gruppen sammankallas? 11 - Vem ska kallas? 11 - Vem tar initiativ till sammankallande? 11 - Vem fattar beslut om sammankallande? 11 - Vem ser till att kallelse verkställs? 11 Checklista initiala åtgärder 12 Checklista information 13 Viktigt meddelande till allmänheten 15 Bilagor 1. Larmlista Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Larmlista POSOM Sändlista Krisledningsplan 29 Frågor och synpunkter på planen ställs till lars.ahlgren@nykoping.se 2

3 A. Strukturplan Kommunens krishantering Detta dokument beskriver hur kommunens krisledningsarbete ska planeras, organiseras och bedrivas. Det är en handlingsplan för alla händelser som på en övergripande nivå kräver en snabb samordning av kommunens resurser. Kommunens krishantering omfattar de åtgärder som vidtas för att eliminera eller minska risker och sårbarhet och förberedelser för att möta konsekvenserna av de händelser som sannolikt kan komma att inträffa. Inriktningen är att skapa ett starkt samhälle i kommunens geografiska område med förmåga att ingripa effektivt vid extraordinära händelser. Kommunens krishanteringssystem utgår från kraven i Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, som omfattar hela hotskalan, från vardagsolyckor till krig, och grundas på principen att olyckor och kriser ska hanteras så lika och nära den normala verksamheten som möjligt. Först när en verksamhet inte själv klarar av att hantera händelsen träder nästa nivå i kommunens krisorganisation in och tar över ansvaret. Krisplanering Varje nivå i den kommunala organisationen ska planera för att störningar på verksamheten kan komma att inträffa. Planerna bygger på de risker som identifieras i verksamheten men ska vara så generella att de är tillämpbara på vad som än inträffar. Planerna utgör ett stöd i en nödlägessituation och innehåller rutiner, viktiga telefonnummer, anhöriglistor etc. I planeringen ska tydligt framgå hur man lyfter en händelse till nästa nivå. Enhetens systematiska säkerhetsarbete Kommunens krisledningsplanering Förebyggande Krisplanering Divisionens krisplanering Vardag Liten störning Stor störning Höjd beredskap och krig Kommunens krisledningsorganisation är kärnan i kommunens ordinarie ledningsorganisation vid beredskap och krig. 3

4 Risk- och sårbarhetsanalys Risk- och sårbarhetsanalyser är en process i den kommunala verksamheten. Processen underhålls med utbildning, övning och analyser i en dialog med respektive verksamhet. På enhetsnivå görs säkerhetsronder där alla identifierade risker behandlas. Syftet med sårbarhetsanalyser och säkerhetsronder är främst att öka medvetenheten och kunskapen om risker och sårbarheter inom det egna verksamhetsområdet och starta processen som får organisationen och den enskilde att känna ansvar för säkerhetsfrågorna och bidra till att säkra tryggheten. Analyserna utgör ett underlag för planering och genomförande av åtgärder för att stärka krisberedskapen, förebyggande och reaktiva. Genomförda sårbarhetsanalyser visar bland annat att: Beroendet av fungerande utbyte av varor, tjänster, information och teknik är stort. Många invånare har sina rötter i andra och oroligare delar av världen. Resandet ökar och vidgas geografiskt. Verksamheterna drabbas hårt vid bland annat långvarigt strömavbrott, avbrott i fjärrvärmeförsörjningen, epidemier eller händelser som gör infrastruktur, byggnader och lokaler obrukbara. Alla större och intrikata händelser kräver omfattande informationshantering. Risker Hot och risker är globala. Klimatförändringar, naturkatastrofer, epidemier, grov organiserad brottslighet, terrorism och väpnade konflikter är några exempel på gränslösa hot mot samhällets säkerhet. Klimatförändringen kan på sikt skapa instabila förhållanden, konflikter och folkomflyttningar. I framtiden kan till exempel miljöflyktingar komma att utgöra en påfrestning på vårt samhälle. IT-beroende, störningskänslig infrastruktur och komplicerad teknisk samhällsförsörjning gör samhället sårbart. Riskbilden är diffus och det oväntade inträffar varför ständig omvärldsbevakning och analys är viktigt och ett av de ansvar som åvilar Tjänsteman i beredskap. Lokala risker är oftast kända sedan länge, aktuella nationella och globala risker redovisas exempelvis på sajten Extraordinära händelser Med extraordinär händelse avses en händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner. En extraordinär händelse kräver skyndsamma insatser av en kommun. Exempel på extraordinära händelser som kan drabba kommunen är: nedfall av radioaktiva ämnen, svåra störningar i tekniska försörjningssystem (el, vatten, värme, information, IT), väderfenomen, översvämning, allvarlig smitta (ex. pandemi), kemikalieutsläpp, flyktingtillströmning, terrorism, konflikter i andra delar av världen. 4

5 Lokala risker Exempel på riskobjekt är Nyköpings lasarett, E4, stambanan, stora affärscentra, kusten/sjöfarten, Skavsta flygplats och Studsvik AB. Kommunens geografiska placering vid Nyköpingsåns utlopp i Östersjön kan innebära att klimatberoende förändringar i framtiden kommer att påverka riskbilden. Konsekvenser Sårbarheter Varje typ av större olycka eller extraordinär händelse medför specifika konsekvenser för de som vistas i kommunen. Exempelvis: masskador (fysiska, sociala eller psykiska), utkylning, dricksvattenbrist, valutabrist, förvirring, panik, tappat förtroende för kommunledningen, håglöshet, desperation, mm. Ledningsbehov Behoven av övergripande (strategisk och normativ) ledning är däremot likartad vid de flesta händelser. Krisledningsplanen beskriver en grundorganisation för kommunens krisledning. Denna grundorganisation anpassas efter den inträffade händelsens behov av ledning. Exempel på ledningsbehov: Informationsinhämtning Analyser Beslut Prioriteringar Samordning Information till aktörer och intressenter Dokumentation Uppföljning Geografiskt områdesansvar Kommunen ska verka för samordning av all krishantering som berörda aktörer inom det geografiska området ansvarar för, såväl i det förberedande arbetet som i det akuta. I Nyköpings kommun utgör Säkerhets- och Trygghetsrådet (STRÅ) det formella nätverk där krishantering och övrigt säkerhetsarbete i det geografiska området samordnas. Med viktiga aktörer, till exempel länsstyrelsen, andra kommuner, leverantörer av el och värme, särskilt känsliga objekt, försvarsmakten och frivilligorganisationer, sker ett mer långtgående samarbete i nätverk och mer direkt. 5

6 Mål för kommunens krisledning Inriktningsmål Kommunen ska vid stora olyckor och samhällsstörningar, extraordinära händelser och höjd beredskap kunna arbeta på ett effektivt sätt för att de som befinner sig i kommunen ska uppleva största möjliga trygghet och säkerhet. Verksamhetsmål Kommunens krisledning har som riktpunkt att inom 1,5 tim vara så organiserad att den är beslutsmässig enligt krisledningsnämndens reglemente Krisledningen nivå 1 ska vara förberedd för insats genom utbildning eller övning 1 gång per år och fortlöpande information om riskläget Krisledningen nivå 2 ska vara förberedd för insats genom utbildning eller övning 1 gång vartannat år och fortlöpande information om riskläget Kommunens fasta/ordinarie ledningsplats ska vara lämpligt belägen och ändamålsenligt utrustad Annan ändamålsenlig ledningsplats ska om så behövs kunna anordnas utifrån aktuellt krisscenario Kontaktnät och kommunikationsvägar för samverkan ska hållas öppna och aktuella Ledningsplanen med larmlistor och checklistor ska regelbundet uppdateras, dock minst var sjätte månad. Kommunen ska vid behov och efter förmåga bistå andra kommuner som utsätts för svåra händelser. 6 (16)

7 Nivåer för kommunens övergripande krisledning Nivå 1 - Anpassad krisledningsorganisation Krisledningsorganisationen anpassas efter de ledningsbehov som situationen kräver. Samlade åtgärder krävs på en övergripande nivå utan att krisledningsnämnden för den skull behöver ta över andra nämnders ansvar. Politisk ledning är Kommunstyrelsens presidium. Nivå 2 - Krisledningsnämnden träder i funktion Vid svåra samhällsstörningar, så kallade extraordinära händelser, kan Krisledningsnämnden, enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, ta över ansvaret för andra nämnders ansvarsområden. Krisledningsorganisation Krisledningen organiseras i en politisk beslutsgrupp (KS presidium för nivå 1 och Krisledningsnämnden för nivå 2) och en operativ ledningsstab bestående av tjänstemän. Krisledningen ska när den trätt i verksamhet finnas omedelbart tillgänglig för övergripande och principiellt viktiga beslut och för samråd med samverkande aktörers ledningar, med mera. Den politiska beslutsgruppen fattar nödvändiga preliminära och akuta beslut och handhar kontakter och information på övergripande nivå. Delegation av sådan beslutsrätt föreligger för nivå 1 i och med att denna krisledningsplan fastställs av KS och för nivå 2 enligt Krisledningsnämndens reglemente. Den operativa ledningsstaben svarar för det operativa ledningsarbetet. Staben tar fram beslutsunderlag för den politiska ledningen och ansvarar för att nödvändiga insatser utförs. Kommundirektören, eller den denne utser, fullgör uppgiften som stabschef. Staben samverkar med andra berörda myndigheter, organisationer och övriga intressenter. Förutom kommunala befattningshavare kan staben vid behov knyta till sig funktioner och expertis utifrån. Behovet av informationsinsatser ska särskilt uppmärksammas och bevakas i staben. Ersättare i den operativa ledningsstaben ska alltid vara den som är tillförordnad för den tjänst som är ordinarie i ledningsstaben och delta i de utbildningar och övningar som genomförs för den ordinarie staben. Adjungerade kan dels vara de som utsetts i förväg (enligt organisationsplanen) och dels de funktioner som behövs utifrån det inträffade, t ex representanter för POSOM, de divisioner som är drabbade av händelsen eller andra verksamheter med specialkunskap. De i förväg utsedda ska delta i de utbildningar och övningar som genomförs för den ordinarie staben. Servicefunktionerna består av IT-tekniker, GIS-tekniker, vaktmästare, assistenter, kommunservice, bevakningspersonal och övriga som förhållandena kräver. Krisledningen på divisions- och verksamhetsnivå följer samma organisationsmönster som den kommunövergripande ledningen. Det innebär att respektive chefsnivå är ansvarig för planering, utbildning/övning och utövande av krisledning inom sitt område. 7 (16)

8 Tjänsteman I Beredskap, TiB (= Räddningschef i beredskap) Är en ständigt tillgänglig kommunal tjänsteman. Huvuduppgiften för TiB är att säkerställa kommunledningens tillgänglighet och hanteringsförmåga vid kriser och extraordinära händelser. TiB ska också vid oönskade händelser: Stödja linjeorganisationen med helhetssyn och analys Kommunicera händelsen med berörda Aktivt hålla sig underrättad om händelseutvecklingen Vid behov ta initiativ så att rimliga åtgärder vidtas Rollen som Kommunstyrelsens ordförande/krisledningsnämndens ordförande (KSO) ska med kort varsel kunna inträda i beslutsfunktionen enligt ovan. Ordinarie KSO meddelar via kommunalrådssekreteraren till TiB när KSO har förhinder att tjänstgöra och vem som ersätter. Krisledningsorganisation Lokalfördelning Vid Nivå 1 anpassad krisledning - sammanträder den politiska krisledningen i KSordförandes rum i Stadshuset, våning 2, med möjlighet till närvaro för direkt information i B-salen. Vid Nivå 2 - krisledningsnämnden träder i funktion - sammanträder den politiska krisledningen i C-salen i Stadshuset, våning 2, med möjlighet till närvaro för direkt information i B-salen. Den operativa ledningsstaben arbetar i B-salen i Stadshuset, våning 2. Lokaler, med reservfunktioner för el, IT, med mera, för kommunens krisledning finns i brandstationen. Kriskommunikationsgruppen använder dels lokaler i Rådhuset för verkställighet av beslut och dels en del av B-salen för direktkommunikation med ledningsstaben. POSOM:s ledningsgrupp leder sitt arbete från sammanträdesrummet Torget i Stadshuset. Alternativa lokaler väljs efter den rådande situationen. 8 (16)

9 Kommunfullmäktige KS Nivå 1 Politisk beslutsgrupp: KS Presidium Nivå 2 Politisk beslutsgrupp: Krisledningsnämnden (KS) Operativ ledningsstab Ordinarie: Kommundirektör (Stabschef) Chefsjurist (stf stabschef) Kanslichef Räddningschef Säkerhetssamordnare Kommunikationschef Adjungerade: Chef beställarkontor Chef Samhällsbyggnad Chef HR Chef Näringsliv o Tillväxt Servicefunktioner; vaktmästeri, assistenter, IT-support, mm Kriskommunikationsgrupp POSOM Samverkande parter Central Lokal Socialstyrelsen Länsstyrelsen Invandrarverket Vattenfall Rikspolisstyrelsen Landstinget Naturvårdsverket Trafikverket/ Strålsäkerhets- Transportstyrelsen Myndigheten STRÅ Kemikalieinspektionen Svenska kyrkan Tullverket Frivilligorganisationer Med flera. Grannkommuner Oxelösund Trosa Gnesta Södertälje Katrineholm Flen Norrköping Kommunens samlade resurser 9 (16)

10 Kriskommunikation Det är mycket viktigt att informationsinsatserna prioriteras initialt för att kunna ge snabb och korrekt information till berörda och media. Kommunikationschefen ansvarar för genomförandet av de informationsinsatser som bedöms nödvändiga och organiserar och svarar för kriskommunikationsgruppens arbete. Kriskommunikationsgruppen består av kommunikationsavdelningens personal och kommunens samtliga kommunikatörer. Kommunikationsarbete enligt stabsmodell Stabsarbetet baseras på en modell för kriskommunikationsarbete redogjord i en svart mapp märkt kriskommunikation på kommunikationsavdelningen i Rådhuset. Alla som arbetar med kommunikations-/informationsfrågor utgör resurs i kriskommunikationsarbetet. Lokaler som kan vara lämpliga för olika informationsinsatser: Större presskonferenser och liknande, Olrogsalen, Culturum, Nyköping Informationsmöten till större grupper, Konsertsalen, Culturum, Nyköping Mindre informations- och pressammankomster, Ellipsen, Culturum, Nyköping Kommunikatörens krismapp Alla kommunikatörer har också en svart mapp märkt kriskommunikation med planer, larmlistor och checklistor för att snabbt komma igång med kriskommunikationsarbetet vid divisionen/verksamheten och även övergripande vid en händelse där kommunledningen har ansvaret. Mappen ska också underlätta för kommunikatörerna att vid behov ersätta varandra inom de egna divisionerna/verksamheterna. POSOM (Psykosocialt omhändertagande vid stora olyckor och katastrofer.) POSOM-gruppens insatser tas i bruk vid händelser där kommunens normala resurser inte räcker till. Endast Räddningschef i beredskap/tib eller representanter för kommunens krisledningsgrupp, t ex kommundirektören eller dennes ställföreträdare kan bestämma att POSOMgruppen ska aktiveras. 10 (16)

11 B. Åtgärdsplan Sammankallande av krisledningsorganisation När en akut krissituation eller extraordinära händelse uppstår är den initiala bedömningen om kommunens krisledningsorganisation bör sammankallas mycket viktig! När ska krisledningsorganisationen sammankallas? Vid händelser som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma och samordnade insatser av kommunens resurser. I övrigt när inte störningar på verksamheten kan lösas på annan nivå i den kommunala organisationen. När besvärliga eller intrikata händelser, var de än inträffar, kan misstänkas få ett stort medialt intresse eller i övrigt innebära att kommunen på ett eller annat sätt behöver agera så ska krisledningen kontaktas för samråd om hur situationen ska hanteras. Vem tar initiativ till sammankallande? Var och en i den kommunala verksamheten som har ansvar för eller kännedom om det inträffade ska i första hand underrätta funktionsansvarig chef om det inträffade. Funktionsansvarig kontaktar Tjänsteman I Beredskap (TiB = räddningschef i beredskap) för dennes bedömning. Om inte ansvarig chef kan nås kontaktas TiB (räddningschef i beredskap) direkt. TIB: tel , eller via SOS-alarm: tel 112 Vem fattar beslut om sammankallande? Tjänsteman i beredskap kontaktar Kommunstyrelsens ordförande/ersättare och/eller kommundirektören. Tillsammans analyserar man situationen och Kommunstyrelsens ordförande/ersättare beslutar om på vilken nivå krisledningsorganisationen ska träda i funktion. Vem ser till att kallelsen verkställs? Tjänsteman i beredskap eller kommundirektören ombesörjer det praktiska inkallandet av krisledningsgruppen och bestämmer plats (primärt stadshusets B-sal) och tid för samling. Vilka ska kallas? Kommunstyrelsens ordförande Kommunstyrelsens vice ordförande Kommundirektören Chefsjuristen Räddningschef (funktion) Säkerhetssamordnaren Kommunikationschef Eventuella övriga För telefonnummer och namn på respektive person, se larmlista! 11 (16)

12 Checklista initiala åtgärder Vid första sammanträdet bör följande generella åtgärdspunkter kontrolleras och övervägas: Utse stabschef om ordinarie eller stf ej finns närvarande Avdela någon att enbart föra dagbok över händelser/åtgärder Har alla nödvändiga/berörda personer i gruppen inkallats? Kort orientering om läget i stort Är vald ledningsplats den som ska användas fortsättningsvis? Snabb analys i gruppen om vad som ska göras omgående Är kommunikationsvägarna klara och fungerande? Avgränsa ledningsutrymmen, tillträdesskydd och passerkontroll! Kontakta massmedia i god tid för eventuell första presskonferens! Behövs särskilt meddelande till berörda eller allmänhet? VMA? (se sid 16!) Förvarna interna avbytarresurser vid behov! Ta fram bakgrundsmaterial, arkivhandlingar och liknande! Finns etniska, kulturella eller religiösa hänsyn att ta? Vilka övriga resurser/resurspersoner behöver aktiveras? o Kommunservice (bland annat för öppning av växeln) o Informationscentral upprättas o Kanslipersonal, IT, arkivöppning, telefonsluss, ekonomidokumentation o POSOM o Expertis inkallas i förhållande till det inträffade Vilka kontakter behöver tas? o Räddningstjänsten o Polisen o Länsstyrelsen o Landstinget o Sociala divisionen/flyktingmottagning/tolkar o Samhällsbyggnadskontoret o Religiösa organisationer o Försvarsmakten o Frivilligorganisationerna o Övrigt Därefter påbörjas gruppens direkta arbete! 12 (16)

13 Checklista information Allmänna initiala klargöranden och överväganden Vad har hänt? o När, var, hur, varför, ansvar? o Vad är berört/omfattning? o Tidsperspektiv hur länge/när är det klart/över? o Vad gör vi åt det? o Drabbade/skadade? o Vilka jobbar med frågan nu vilka är kontaktade? o Vem är kontaktperson? o Bakomliggande faktorer? o Hur är vår beredskap för liknande händelser? o Konsekvenser på kort och lång sikt? Vilket behov av informationsinsatser finns? o Akut, planerade, löpande? o Fungerar ordinarie informationskanaler? o Krävs operativ information internt? o Förbered budskap, fakta, frågor & svar o Behov att kalla in kommunikatörer o Behov av informationscentral Vilka målgrupper finns? o Direkt berörda o Allmänheten o Indirekt berörda o Massmedia o Egen organisation/personal o Andra myndigheter med flera Hur når vi respektive målgrupp bäst och vid rätt tidpunkt? Behövs extern expertmedverkan? Ska kommunens växel öppna? o öppning görs i samråd med telefoniansvarig o när kan den öppnas? o vem ansvar för att växeln har korrekt information? 13 (16)

14 Ska särskild Upplysningscentral via växeln upprättas? o öppning görs i samråd med telefoniansvarig o till vilka telefonnummer ska samtalen kopplas o vem tar hand om samtalen o vem ansvarar för att Upplysningscentralen har korrekt information? Checklista för respektive målgrupp Direktberörda (ex drabbade) o Informationsbehov o Tidpunkt o Plats o Vilka ska medverka? o Behövs information på främmande språk? o Ansvarig : Allmänheten o Informationsbehov o Tidpunkt o Kanal: - Riksradion, lokalradion - TV - Internet - Viktigt meddelande till allmänheten VMA - Varningsmeddelande - Informationsmeddelande o Information på främmande språk? o Ansvarig: Indirekt berörda (ex anhöriga, närboende, andra myndigheter) o Informationsbehov o Tidpunkt o Plats o Vilka ska medverka o Kontakta/kalla alla som ska medverka o Behövs information på främmande språk? o Vilka informationskanaler o Ansvarig: 14 (16)

15 Massmedia o Informationsbehov o Tidpunkt o Plats o Vilka ska medverka o Kallelse o Förbered lokal o Kontakta/kalla alla som ska medverka o Vilka informationskanaler - Pressrelease - Löpande rapportering till media - Presskonferens - Arrangera intervjuer - Representant på plats o Uppdatera alla som ska medverka om läget och gå igenom hur presskonferensen ska genomföras o Utse någon att leda och styra konferensen o För in pressinformationen på kommunens hemsida på Internet o Ansvarig: Egen organisation/personal o Informationsbehov o Tidpunkt o Plats o Ledare o E-post o Fax o Intranät o SMS o Ansvarig Andra myndigheter/kommuner o Vilka myndigheter/kommuner o Informationsbehov o Tidpunkt o Plats och form för informationen o Vilka informationskanaler o Ansvarig: 15 (16)

16 Viktigt meddelande till allmänheten Vid behov av snabb varningsinformation till allmänheten kan så kallat "Viktigt meddelande till allmänheten (VMA)" lämnas via radio och television. Det finns två nivåer på meddelanden: - Varningsmeddelande sänds genast när det är omedelbar risk för skada på liv, hälsa, egendom eller i miljön. Får begäras av räddningschef eller räddningsledare. - Informationsmeddelande sänds utan krav på omedelbarhet för att förebygga eller begränsa skador på liv, hälsa, egendom eller i miljön, kan begäras av följande funktioner: - Kommunstyrelsens ordförande - Kommunalråd/Oppositionsråd - Annan ledamot av krisledningsnämnden, som kallats att tjänstgöra i ordförandes respektive vice ordförandes ställe. - Stabschefen - Kommunikationschefen Rätten att lämna informationsmeddelande kan vid behov delegeras vidare från någon av ovanstående till funktionsansvarig chef. VMA begärs hos SOS-alarm tel Vid behov kan räddningstjänsten aktivera ett utomhusvarningslarm. Mer om VMA: kriser/varningsystem--nodsandare/vma/begara-sandning/ 16 (16)