Kriskommunikationsplan

Transkript

1 Kriskommunikationsplan Bilaga till Ledningsplan vid allvarliga och extraordinära händelser i fredstid samt vid höjd beredskap. Antagen av kommunfullmäktige (Uppdaterad november 2016)

2 2 Innehåll 1. Om kriskommunikationsplanen Extraordinära och allvarliga händelser 2. Syfte och mål Principer Organisation: ledning och ansvarsfördelning.3 5. Kommunikationskontoret Ansvar och uppgifter 5.2 Arbetsplatser 6. Målgrupper Interna målgrupper 6.2 Externa målgrupper 7. Kanaler 4 8. Larmordning och bemanning.5 9. Kontaktcenter Upplysningscentral Upplysning via och krisinformation.se Kontakt med medier Pressmeddelande 12.2 Talesperson 12.3 Presskonferens 12.4 Mediecenter 13. Ändringar Bilagor.8

3 3 1. Om kriskommunikationsplanen Kriskommunikationsplanen beskriver hur kommundirektörens ledningsstab och krisledningsnämnden kommunicerar med stöd av kommunikationskontoret vid en extraordinär eller allvarlig händelse. Kommundirektörens ledningsstab vid extraordinär eller allvarlig händelse (fortsättningsvis används begreppet ledningsstab) består av kanslichef, kommunikationschef, säkerhetssamordnare, beredskapssamordnare, samordnare för brottsförebyggande rådet samt sekreterare från stadskansliet. Krisledningsnämnden, den politiska ledningsnivån, utgörs av kommunstyrelsens ledningsutskott. 1.1 Extraordinära och allvarliga händelser Extraordinära händelser är händelser som är så allvarliga att de inte kan eller bör hanteras av tjänstemannaorganisationen. Beslut om detta tas av krisledningsnämnden som därefter har full operativ förfoganderätt över kommunkoncernens organisation. Extraordinära händelser hotar grundläggande funktioner och värden som exempelvis elförsörjningen, vår hälsa eller vår frihet. Exempel: kärnkraftsolycka, gasutsläpp, terrordåd, översvämning etc. Allvarliga händelser är händelser som kan kräva samordning av flera aktörer och/eller utvecklas till en extraordinär händelse. Exempel: bussolycka, skogsbrand, smittspridning etc. 2. Syfte och mål Vid en extraordinär eller allvarlig händelse ska kommunen upprätthålla god kommunikation under hela händelseförloppet. Väl fungerande kommunikation ska vara ett stöd för kommunens krisledningsorganisation att hantera händelsen och begränsa konsekvenserna för samhället de som bor och vistas i kommunen ska uppleva största möjliga trygghet och säkerhet. Det innebär bland annat att ge alla medborgare och andra aktörer så goda förutsättningar som möjligt att fatta egna beslut genom att sprida snabb, tillförlitlig och tydlig information. 3. Principer Kommunikationsarbetet vid en extraordinär eller allvarlig händelse följer så långt möjligt normala rutiner och riktlinjer, enligt dessa principer: Ansvarsprincipen innebär att den som har ansvar för en verksamhet under normala förhållanden har samma ansvar under en kris, till exempel en verksamhetschef. Likhetsprincipen innebär att verksamheten under en kris, så långt det är möjligt, ska fungera på samma sätt som under normala förhållanden, till exempel när det gäller organisation. Närhetsprincipen innebär att en kris, så långt det är möjligt, ska hanteras där den inträffar och av dem som är närmast berörda.

4 4 Information som förmedlas ska vara bekräftad och samordnad vara korrekt och entydig vara lättbegriplig och tydlig förmedlas snabbt och regelbundet upprepas. Alla berörda i organisationen, och andra myndigheter som kommunen samverkar med, ska ha en gemensam och samordnad lägesbild. 4. Organisation: ledning och ansvarsfördelning Ledningsstaben fattar beslut om och när kriskommunikationsplanen ska tillämpas. Kommunikationschefen leder det strategiska och operativa kommunikationsarbetet. Kommunikationschefen utser talesperson eller är vid behov själv talesperson Vid en extraordinär eller allvarlig händelse har varje förvaltning och bolag ansvar för att viktig information når egen personal och närmast berörda, till exempel brukare, anhöriga, elever och föräldrar allt enligt ansvarsprincipen. Information om lägesbilden hämtas från Insidan. 5. Kommunikationskontoret Vid en extraordinär eller allvarlig händelse är kommunikationkontorets kompetens en strategiskt och operativt viktig resurs för att hantera situationen. Kommunikationskontoret är kommunikationsstöd för kommunens krisledningsorganisation och berörda verksamheter, vid behov i samverkan med kommunikatörer för berört kommunalt bolag. 5.1 Ansvar och uppgifter Kommunikationskontoret har, under ledning av kommunikationschefen, ansvar för det interna och externa kommunikationsarbetet vid en extraordinär eller allvarlig händelse. Här finns fem huvuduppgifter: analysera informationsbehov producera budskap utse talesperson. Vid behov kan kommunikationschefen vara talesperson och därigenom skapa arbetsro för direkt berörda chefer och nyckelpersoner. distribuera in- och utgående information till berörda målgrupper utvärdera effekter av informationsinsatserna. 5.2 Arbetsplatser Presskommunikatörer har möjlighet att arbeta i samma lokal som ledningsstaben för att få förstahandsinformation. Övriga kommunikatörer arbetar normalt från sina ordinarie arbetsplatser.

5 5 Om ordinarie lokaler/arbetsplatser inte kan användas är reservarbetsplats Egnellska huset. 6. Målgrupper 6.1 Interna målgrupper Ledare och politiker, berörda Medarbetare, berörda 6.2 Externa målgrupper Allmänhet: direkt berörda, indirekt berörda i/utanför Falun Upplysningsnumret (SOS alarm) och krisinformation.se (MSB) Andra myndigheter: samverkande eller på annat sätt berörda myndigheter Medier: redaktioner och journalister, lokalt, regionalt och nationellt 7. Kanaler Insidan (intranätet) innehåller alltid en aktuell lägesrapport. Insidan är den viktigaste källan för de kommunanställda. Medarbetarmöten är ett viktigt komplement. falun.se innehåller alltid en aktuell lägesrapport. När det är relevant samarbetar vi med våra bolag och använder deras kommunikationskanaler. Sociala medier hänvisar till falun.se. Viktig kanal för dialog med medborgarna. Kontaktcenter ska hänvisa till och hämta sin information från Insidan och falun.se, i de fall de inte hänvisar till en eller flera personer. Medierna är vidareinformatörer. Förutom via webben informerar vi dem via pressmeddelanden, pressträffar, presskonferenser och telefonsamtal. P4 Radio Dalarna har en särställning bland medierna. VMA Viktigt meddelande till allmänheten kan sändas i Sveriges Radio då en extraordinär eller allvarlig händelse inträffat, respektive avhjälpts. WIS webbaserat informationssystem. Använd för att sprida information och logga händelser. Om befintliga kanaler inte kan användas är informationsplatser i exvis en skola ett alternativ. OBS! En extraordinär händelse kan beröra flera län och hanteras av staten. I dessa fall samverkar vi med Länsstyrelsen Dalarna och hänvisar till krisinformation.se för uppdaterad information. 8. Larmordning och bemanning Tjänsteman i beredskap (TiB) ansvarar för att larma kommundirektören. Kommundirektören sammankallar ledningsstaben (där kommunikationschefen ingår) och samråder med ordförande i kommunstyrelsens ledningsutskott.

6 6 Ordförande i kommunstyrelsens ledningsutskott sammankallar vid behov krisledningsnämnden för att snabbt kunna fatta politiska beslut. Kommunikationschefen leder kommunikationsarbetet och ansvarar för att kalla in de kommunikatörer som behövs. I en situation då krisledningsnämnden är inkallad har kommunikationschefen möjlighet att kalla in extra kommunikatörer från kommunens kommunikationsnätverk. Om händelseförloppet blir långvarigt organiserar kommunikationschefen, med stöd från personalkontoret, ett schema och förser organisationen med personal och kompetens så att kommunikationsarbetet kan ske uthålligt över tid. 9. Kontaktcenter Kommunikationskontoret meddelar kontaktcenter om händelsen via telefon och pressmeddelande. Vid en extraordinär eller allvarlig händelse kommer kontaktcenter att få många frågor från allmänheten. Kontaktcenter ska om möjligt hänvisa till information på falun.se för att kunna besvara så många samtal som möjligt. Efter kontorstid hänvisar kontaktcenter via automatsvar i första hand till information på kommunens webbplats och i andra hand till Falu kommuns upplysningscentral, om en sådan har upprättats. 10. Upplysningscentral Vid en extraordinär eller allvarlig händelse kan ledningsstaben besluta att öppna en särskild upplysningscentral som ansvarar för att besvara frågor från allmänheten och drabbade hänvisa samtal om skadade, sjuka, omkomna eller saknade till sjukvård och polis förmedla information till grupper med särskilda behov, till exempel på främmande språk via tolk eller till personer med läs- och skrivsvårigheter. Stadskansliet och IT-kontoret ansvarar för att upplysningscentralen installeras och fungerar ur tekniskt perspektiv, kommunikationskontoret ansvarar för bemanning. Primär lokal: Ovala rummet, rådhuset. 11. Upplysning via och krisinformation.se Allmänheten kan ringa det nationella upplysningsnumret (113 13) för att få information om stora olyckor eller kriser. Krisinformation.se, som riktar sig till allmänhet och medier, förmedlar information från myndigheter och andra ansvariga om hur de hanterar olika kriser. Vid en extraordinär händelse ska vi informera och krisinformation.se, i första hand via pressmeddelande med hänvisning till information på falun.se.

7 7 I inledningskedet av en händelse kan avlasta kommunens upplysningsuppdrag. Om en upplysningscentral upprättas kan hänvisa samtal vidare till upplysningscentralen. 12. Kontakt med medier Kommunikationschefen har övergripande ansvar för kontakt med medier i samverkan med presskommunikatörerna och kommunikationskontoret i övrigt. Kontakt med medier följer så långt möjligt normala rutiner och riktlinjer Pressmeddelande Pressmeddelanden skrivs av presskommunikatörerna och godkänns av kommunikationschefen före utskick och publicering på webben. Pressinformation skickas enligt ordinarie sändlistor samt till och krisinformation.se 12.2 Talesperson Kommundirektör kan alltid uttala sig om en extraordinär eller allvarlig händelse. Räddningschefen kan alltid uttala sig om det som berör räddningstjänstens arbete. Verksamhets- och bolagsföreträdare, kommunikationschefen och presskommunikatörer kan efter behov vara talesperson och svara på frågor från media. Samtliga talespersoner bör vara medietränade Presskonferens Inbjudan till presskonferens skickas samtidigt till alla redaktioner. Information om presskonferens ska också förmedlas till växeln, eventuellt upprättad upplysningscentral, och krisinformation.se. Presskommunikatörerna har ansvar för att bjuda in till och genomföra presskonferens. Primär lokal: Svedenborg, Egnellska huset. Reservlokal: Stadsbiblioteket, stadshuset Mediecenter Vid behov kan ett mediecenter organiseras för att underlätta samordning av information och ge kontinuerlig service till medier. Presskommunikatörerna ansvarar för all verksamhet i mediecentret: ordna arbetslokaler/arbetsplatser och fika till medier lämna information om och förbereda presskonferenser och pressvisningar distribuera informationsmaterial till medier vid behov kalla in tolkar, experter eller företrädare för samverkande myndigheter. Primär lokal: Svedenborg, Egnellska huset. Reservlokal: Stadsbiblioteket, stadshuset.

8 8 13. Ändringar Beslut om ändring eller undantag från dessa riktlinjer fattas av kommundirektören. Justering av bilagor till denna kommunikationsplan utförs av kommunikationschefen eller en av kommunikationschefen utsedd person. Bilagor uppdateras löpande efter behov. 14.Bilagor Checklista 1: Arbetsgång Checklista 2: Budskap Checklista 3: Kontaktvägar och kanaler Kontaktuppgifter Logg för kommunikationsåtgärde