Krisledningsplan för Oxelösunds kommun

Transkript

1 Fastställd av Kommunstyrelsen Reviderad

2 2 (18) Innehåll Sid Inledning 3 Syfte med krisledningsplanen 3 Krisledningsplanens uppbyggnad 3 A Organisation i händelse av kris 4 A.1 Krisledningsstaben 4 A.1.1 Krisledningsstabens analysfunktion 5 A.1.2 Krisledningsstabens informationsfunktion 5 A.2 Verkställande krisledning 6 A.3 Krisledningens externa resurser 6 A.3.1 POSOM 6 A.3.1 Lokal samverkan, Oxelösunds krisledningsråd 6 A.3.1 Regional samverkan, DSAM 7 A.4 Krisledningsnämnden 7 B.1 Åtgärdsplan 9 B.1.1 När ska krisledningsorganisationen aktiveras? 9 B.1.2 Hur initieras krisledningsorganisationen? 9 B.1.3 Vem beslutar att starta krisledningsorganisationen? 9 B.1.4 Vem kallar in krisledningsstaben? 9 B.1.5 Vem kallar in krisledningsnämnden? 9 B.2 Checklistor 10 B.2.1 Checklista för krisledningsstabens inledande arbete 10 B.2.2 Checklista för verkställande krislednings inledande arbete 12 B.2.3 Checklista för informationsansvarig 13 B.2.4 Checklista för krisledningsnämndens inledande arbete 16 C Larmlistor Uppdaterade C.1 Tjänsteman i beredskap 17 C.2 Krisledningsnämnd 17 C.3 Krisledningsstab 17 C.4 Verkställande krisledning 18 Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Bilaga 6 Bilaga 7 Bilagor Handlingsprogram för förebyggande verksamhet Plan för POSOM Överenskommelse om lokal samverkan, OXSÄK Överenskommelse om regional samverkan, DSAM Reglemente för Krisledningsnämnden Viktigt meddelande till allmänheten Råd vid kontakt med massmedia 2

3 3 (18) Inledning Kommunen är skyldig ha ett handlingsprogram för förebyggande verksamhet. I programmet ska kommunen redovisa de risker för olyckor som finns i kommunen och som kan leda till räddningsinsatser 1. Kommunen är också skyldig att analysera vilka extraordinära händelser i fredstid som kan inträffa och hur dessa händelser kan påverka den egna verksamheten. Med utgångspunkt i analysen ska kommunen fastställa en plan för hur sådana händelser ska hanteras 2. I Oxelösund kommun är programmet och planen sammanställda i en gemensam Plan enligt lagen om skydd mot olyckor och lagen om extraordinära händelser. Planen redovisar de risker kommunen kan utsättas för och konkretiserar de åtgärder som ska vidtas. Bilaga 1/ länk. Krisledningsplanen redovisar hur kommunen organiserar sitt arbete samt hur arbetet leds och styrs vid olyckor/kriser eller extraordinära händelser som inte kan hanteras inom den befintliga kommunorganisationen. Tillämpning av krisledningsplanen övas i krisledningsövningar minst en gång per mandatperiod. Syfte med krisledningsplanen Krisledningsplanens syfte är att: o o Visa kommunens förmåga att hantera olika kriser Ge förutsättningar för att snabbt komma i gång med åtgärder i olika kriser Krisledningsplanens uppbyggnad Krisledningsplanen består av tre delar: A Organisation i händelse av kris Beskriver krisledningsorganisationen samt de olika aktörernas ansvar och arbetsuppgifter. B Åtgärdsplan och checklistor Beskriver hur och när krisledningsorganisationen aktiveras. Redovisar checklistor för åtgärder och information. C Larmlistor Kontaktuppgifter för larm och kontakt med krisledningsstab, verkställande krisledning, Krisledningsnämnd, funktionsansvariga m fl. 1 Lag om skydd mot olyckor 3 kap, 3. 2 Lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap 2 kap, 1. 3

4 4 (18) A. Organisation i händelse av kris A.1 Krisledningsstaben Krisledningsstaben är kommunchefens arbetsgrupp och inkallas alltid initialt vid kriser eller extraordinära händelser. Krisledningsstaben utgörs, i ett initialt skede i en krissituation, av: Krisledningschef Biträdande krisledningschef Sekreterare Representant räddningstjänst Samordnare Strateg Informationsansvarig Kommunikationsansvarig Lokalansvarig I ordinarie organisation Kommunchef Ekonomichef Kommunsekreterare Säkerhetssamordnare Utredare Utredare Informationsansvarig Utvecklingschef Internservicechef I ett operativa skede avgör krisledningschefen hur en operativ krisledningsstab ska formeras. Under förutsättning av krisledningschefens beslut: o Utgör samordnaren och strategen krisledningsstabens analysfunktion o Utgör informationsansvarig krisledningsstabens informationsfunktion o Knyts delar av verkställande krisledning till krisledningsstaben Krisledningsstabens ansvar och arbetsuppgifter: o Kontinuerligt producera och besluta om lägesbild o Kontinuerligt bedöma konsekvenser av situationen och besluta om åtgärder för att lösa situationen genom: - omfördelning av kommunens tilldelade resurser - ändrade ansvarsförhållanden för kommunens verksamheter - uppdrag till verksamhetschefer och funktionsansvariga - begäran om extern hjälp o Analysera scenario och konsekvenser på lång sikt o Besluta om informationsinsatser Lokaler Krisledningsstaben sammanträder i rum 293. Telefon Om lokalen inte är tillgänglig används Koordinaten, Stora mötet. 4

5 5 (18) A.1.1 Krisledningsstabens analysfunktion Analysfunktionen utgörs av samordnaren och strategen samt de eventuella personella resurser som bedöms som nödvändiga i den aktuella situationen. Analysfunktionen har till uppgift att: o Kontinuerligt bedöma konsekvenser av situationen samt föreslå åtgärder för att lösa situationen inför beslut i Krisledningsstaben o Kontinuerligt analysera situationen, bedöma insatsbehov samt lämna förslag till prioriteringar inför beslut i Krisledningsstaben o Analysera och prognostisera scenario och konsekvenser på längre sikt A.1.2 Krisledningsstabens informationsfunktion Informationsfunktionen utgörs av informationsansvarig samt de eventuella personella resurser som bedöms som nödvändiga i den aktuella situationen. Informationsfunktionen samordnar och utformar krisledningens informationsinsatser på uppdrag av krisledningschefen. Informationsfunktionen har till uppgift att: o Via omvärldsbevakning och interna kontakter samla och bearbeta information o Kontinuerligt producera aktuell lägesbild inför beslut i krisledningsstaben o Informera om beslutad lägesbild till media, myndigheter, allmänhet, anställda och anhöriga. o Vid behov upprätta och bemanna en informationscentral Lokaler Informationsfunktionen sammanträder i rum 291 Telefon Koordinaten, Eventsalen, utgör pressrum. 5

6 6 (18) A.2 Verkställande krisledning Verkställande krisledning utgörs av kommunens verksamhetschefer, dotterbolagens VD samt personalchefen. Verkställande krisledning har till uppgift att: o Verkställa krisledningsstabens och/eller krisledningschefens beslut i sina respektive verksamheter och därmed: - gemensamt samordna åtgärder och resurser - rekvirera personella och materiella resurser - samverka med berörda myndigheter, organisationer, företag m fl o Kontinuerligt analysera situationen och dess konsekvenser för respektive verksamhet o Bedöma konsekvenser för verksamheten på längre sikt o Inom respektive verksamhet initiera och leda arbetet enligt verksamhetens lokala krisledningsplan A.3 Krisledningens externa resurser A.3.1 POSOM Till krisledningens förfogande står en beredskapsgrupp för psykiskt och socialt omhändertagande vid katastrofer, POSOM. Arbetet bedrivs enligt Plan för POSOM. Bilaga 3/länk Krisledningschefen eller räddningschef i beredskap/tjänsteman i beredskap beslutar om POSOM ska sammankallas. Lokaler Arbetet i POSOM utgår från kommunhuset, rum 338. Om lokalen inte är tillgänglig används Peterslundsskolan/andra skolor, Koordinaten eller Duvan. A.3.2 Lokal samverkan Oxelösunds krisledningsråd (OXSÄK) Kommunen har enligt lag 3 ett särskilt ansvar inom sitt geografiska område i fråga om extraordinära händelser. Kommunen ska verka för att olika aktörer samverkar och samordnar sitt planerings- och förberedelsearbete, sina krishanteringsåtgärder samt sin information till allmänheten. 3 Lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, 2 kap 7. SFS 2006:544 6

7 7 (18) Denna samverkan tillgodoses genom Oxelösunds krisledningsråd, OXSÄK. Krisledningsrådet utgörs av representanter för kommunen, kommunens bolag, Landstinget, Polis, räddningstjänst samt några av de större privata företagen i Oxelösunds kommun. A.3.3 Regional samverkan -DSAM Oxelösunds kommun utgör en av parterna i Överenskommelse om effektivare samverkan i Södermanlands län i händelse av en krissituation mm DSAM. Syftet med DSAM är att ge en möjlighet till snabb, enkel och effektiv regional samverkan vid en inträffad krissituation. DSAMs främsta roll är att vara plattform för parterna att följa utvecklingen, samordna insatserna samt att vid behov stödja och bistå varandra. Inledningsvis kan det innebära att: o Skapa en gemensam lägesbild i länet av den inträffade händelsen o Klarlägga krislednings- och ansvarsförhållanden o Komma överens om en gemensam strategi för hur händelsen ska hanteras o Samordna informationen till allmänheten och massmedierna o Samordna orienteringen till övriga myndigheter och organ i länet o Samordna rapporteringen till regeringen och centrala myndigheter DSAM sammankallas efter länsstyrelsens beslut. Larm/sammankallning görs av SOS Alarm. Annan part kan begära eller föreslå Länsstyrelsen att DSAM sammankallas. DSAM ska senast inom 30 minuter efter larmning kunna ha ett samrådsmöte på telefon. Länsstyrelsen ansvarar för att sådant konferenssamtal kan genomföras. Senast inom två timmar efter larmning ska företrädare för parterna kunna hålla ett samverkansmöte var helst i länet. A.4 Krisledningsnämnden Krisledningsnämnden svarar för den politiska styrningen i händelse av kris eller extraordinär händelse. Krisledningsnämnden utgörs av Kommunstyrelsens arbetsutskott med ersättare. Nämndens ordförande eller, vid dennes förfall, vice ordförande beslutar om när krisledningsnämnden ska kallas in. Dessa ansvarar också för kontakter och samråd med krisledningsstaben. Krisledningsnämnden har enligt lag rätt att ta över ansvar som normalt ligger på annan nämnd. Krisledningsnämnden kan adjungera annan politiker om man vill få in annan kompetens i beslutssituationerna eller om behov av ersättare uppstår. 7

8 8 (18) Krisledningsnämnden ansvar och arbetsuppgifter: o o o o o o Företräda kommunen Tolka kommunens roll Besluta om mer omfattande prioriteringar Besluta i principiella frågor Besluta om ekonomiska frågor utanför ram Besluta i ärenden som rör enskild, om ansvaret för andra nämnders verksamhet har övertagits Krisledningsnämndens ansvar och verksamhet i sin helhet framgår av Reglemente för krisledningsnämnden. Bilaga 5/länk Lokaler Krisledningsnämnden sammanträder i rum 292. Telefon Om lokalen inte är tillgänglig används Koordinaten, lokal Lilla mötet. Krisledningsorganisation Krisledningsstab Krisledningsnämnd Analysfunktion Informationsfunktion Politisk organisation Adjungeras Verkställande krisledning POSOM OXSÄK DSAM 8

9 9 (18) B.1 Åtgärdsplan B.1.1 När ska krisledningsorganisationen aktiveras? Krisledningsorganisationen ska aktiveras: 1. Vid händelser - som avviker från det normala - som innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och - som kräver skyndsamma och samordnade insatser av kommunens resurser. 2. Vid händelser som inte kan lösas på annan nivå i kommunens organisation. B.1.2 Hur initieras krisledningsorganisationen? Var och en i den kommunala verksamheten som har ansvar för eller kännedom om det inträffade ska i första hand underrätta ansvarig chef om det inträffade. Ansvarig chef kontaktar Räddningschef i beredskap för dennes bedömning. I Oxelösunds kommun är Räddningschef i beredskap även Tjänsteman i beredskap TIB. Om ansvarig chef inte kan nås kontaktas TIB direkt eller via SOS-alarm. B.1.3 Vem beslutar att starta krisledningsorganisationen? Tjänsteman i beredskap kontaktar kommunchefen och/eller kommunstyrelsens ordförande. Tillsammans analyserar dessa situationen och kommunchefen eller kommunstyrelsens ordförande beslutar om krisledningsorganisationen ska träda i funktion. Om kommunchef eller kommunstyrelsens ordförande inte kan nås följs larmlistan. B.1.4 Vem kallar in krisledningsstaben? Tjänsteman i beredskap eller kommunchefen sköter det praktiska inkallandet av krisledningsorganisationen och meddelar plats och tid för samling. Om dessa inte är tillgängliga kan var och en av de som ingår i kommunens koncernledningsgrupp sammankalla krisledningsstaben. B.1.5 Vem kallar in krisledningsnämnden? Krisledningsnämndens ordförande eller, vid dennes förfall, vice ordförande beslutar om nämnden ska inkallas. 9

10 10 (18) B.2 Checklistor B. 2.1 Checklista för krisledningsstabens inledande arbete, 1 (2) 1 Roller och uppgifter Ansvar Krisledningschef Föra loggbok över händelser, åtgärder och beslut Strateg Informationsansvar Kalla övriga nödvändiga i krisledningsstaben 2 Första lägesbeskrivning Kort orientering om situationen Snabb analys i gruppen om vad som ska göras omgående 3 Kommunikation Är kommunikationsvägarna klara och fungerande? Är växeln öppen? Behövs en informationscentral? Behövs extern informationshjälp? 4 Lokaler Ska ledningsplatsen användas fortsättningsvis? Avgränsa ledningsutrymmen, tillträdesskydd och passérkontroll Är reservlokalerna tillgängliga? 5 Information Behövs särskilt meddelande till berörda och allmänhet? Bilaga 6/länk Finns etniska, kulturella eller religiösa hänsyn att ta? Behövs tolkar? Posom informeras FRG-ansvarig informeras 10

11 11 (18) B. 2.1 Checklista för krisledningsstabens inledande arbete, 2 (2) 6 Övriga resurser Ansvar Vilka övriga interna resurser behöver aktiveras? Behöver expertis inkallas? Vilka övriga externa resurser behöver aktiveras? 7 Kontakter Vilka kontakter behövs enligt larmlistorna? Vilka övriga kontakter behövs? 8 Övrigt Anordna presskonferens? Meddela massmedia i god tid Behövs bakgrundsmaterial, arkivhandlingar eller liknande? Behövs avbytare? Förvarna 9 Fortsatta åtgärder Krisledningsstabens direkta arbete påbörjas Informationsansvarig inleder arbete enligt checklista B 3.2-B 3.3 Vid behov beslutas om återsamling 11

12 12 (18) B. 2.2 Checklista för verkställande krislednings inledande arbete Checklistan används när verkställande krisledning ansluter till krisledningsstaben. Lägesbeskrivning och behov av omedelbara åtgärder Ansvar Personal Kultur och fritid Utbildning Vård- och omsorg Miljö och samhällsbyggnad Oxelö energi Kustbostäder Organisation och kontaktväg Hur ska operativ krisledningsstab formeras? Hur sker kontakt mellan krisledningsstab och verkställande krisledning? Vilka verksamhetschefer knyts till krisledningsstaben? Tid för återsamling Verkställande krisledning utgår 12

13 13 (18) B. 2.3 Checklista för informationsansvarig Initiala klargöranden och överväganden Vad har hänt? När, var, hur, varför, ansvar? Vad är berört/omfattning? Tidsperspektiv - hur Iänge/när är det klart/över? Vad gör vi åt det? Drabbade/skadade? Vilka jobbar med frågan nu - vilka är kontaktade? Vem är kontaktperson? Bakomliggande faktorer? Hur är vår beredskap för liknande händelser? Konsekvenser på kort sikt? Vilket behov av informationsinsatser finns? Akut, planerade, löpande? Fungerar ordinarie informationskanaler? Krävs operativ information internt? Förbered budskap, fakta, frågor & svar Behov att kalla in kommunikatörer Behov av informationscentral Vem ansvar för att växeln har korrekt information? Ska särskild Upplysningscentral via växeln upprättas? Till vilka telefonnummer ska samtalen kopplas? Vem tar hand om samtalen? Vem ansvarar för att Upplysningscentralen har korrekt information? Vilka målgrupper finns? Direkt berörda Allmänheten Indirekt berörda Massmedia Egen organisation/personal Andra myndigheter med flera Hur når vi respektive målgrupp bäst och vid vilken tidpunkt? Behövs extern medverkan? 13

14 14 (18) B. 2.3 Checklista för informationsansvarig Målgrupper 1(2) Direktberörda T ex drabbade Informationsbehov Tidpunkt Plats Vilka ska medverka Behövs information på främmande språk Ansvarig: Allmänheten Informationsbehov Tidpunkt Kanal: - Riksradion, lokalradion - Tv - Internet - Viktigt meddelande till allmänheten - VMA - Varningsmeddelande - Informationsmeddelande Information på främmande språk Ansvarig: Indirekt berörda T ex anhöriga, närboende, andra myndigheter Informationsbehov Tidpunkt Plats Vilka ska medverka Kontakta/kalla alla som ska medverka Behövs information på främmande språk? Vilka informationskanaler Ansvarig: Egen organisation/personal Informationsbehov Tidpunkt Plats Kanal: - E-post - Intranät - SMS Ansvarig 14

15 15 (18) B. 2.3 Checklista för informationsansvarig Målgrupper 2(2) Andra myndigheter/kommuner Vilka myndigheter/kommuner Informationsbehov Tidpunkt Plats och form för informationen Vilka informationskanaler Ansvarig: Massmedia Råd vid kontakt med massmedia Bilaga 7/länk Informationsbehov Tidpunkt Plats Vilka ska medverka? Kallelse Förbered lokal Kontakta/kalla alla som ska medverka Vilka informationskanaler - Pressrelease - Löpande rapportering till media - Presskonferens - Arrangera intervjuer - Representant på plats Uppdatera alla som ska medverka om läget och gå igenom hur presskonferensen ska genomföras Utse någon att leda och styra konferensen För in pressinformationen på kommunens hemsida på Internet Ansvarig: 15

16 16 (18) B. 2.4 Checklista för krisledningsnämndens arbete 1 Organisation Vem/ansvarig Krisledningsnämndens ordförande Adjungera sekreterare Föra loggbok över händelser och åtgärder samt protokoll över beslut Kalla övriga nödvändiga i krisledningsnämnden Upprätta (fortgående) samband med krisledningsstaben 2 Lägesorientering Kort orientering om situationen Finns någon politisk dimension i situationen? Behov av politiska ställningstaganden Vilka kommande politiska ställningstaganden är tänkbara Adjungera andra (nämnd-) politiker 3 Information och kommunikation Behov av information till/från grannkommuners politiska organisation Är kommunikationsvägarna klara och fungerande? 4 Rapporter Tidpunkt för information/rapport från krisledningschef Åter punkt 2, 3, 4 16

17 17 (18) C. Larmlistor Krisledningsplanens larmlistor redovisas enbart för delar av krisledningsorganisationen. Resterande larmlistor finns tillgängliga på Kommunstyrelsens kontor Medborgarservice, telefon Delar av larmlistorna är skyddade med stöd av Offentlighets- och sekretesslagen, 21 kap 1. C 1 Tjänsteman i beredskap TIB, telefon SOS alarm, telefon 112 C 2 Krisledningsnämnd Arbete Bostad Mobil Ordförande Catharina Fredriksson Vice ordförande Mattias Pettersson Ledamot Dag Bergentoft Ledamot Leif Thor Ledamot Patrik Renfors Ersättare Inge Ståhgren Ersättare Lotta Johnsson Fornarve Ersättare Solweig Kurg Ericsson Ersättare Britta Bergström Ersättare Björn Johansson Sekreterare Adjungeras från kansli C 3 Krisledningsstab Arbete Bostad Mobil Krisledningschef Leif Hallström Biträdande krisledningschef Magnus Pettersson Sekreterare Susanna Shaibu Samordnare Niklas Thelin Strateg Karin Lönn Räddningstjänst Lars Ahlgren Informationsansvarig Ylva Sanfridsson IT-ansvarig Örjan Scheller Lokal-/ telefoniansvarig Jan Bood

18 18 (18) C 4 Verkställande krisledning Arbete Bostad Mobil Utbildning Peter Rasmussen Vård- och omsorg Anna-Karin Bergstén Miljö- och samhällsbyggnad Bo Peterson Kultur- och fritid Conny Zetterlund Personal Henny Larsson Kommunala bolag Per Alm