Bilaga 1. Kommunikationsplan

Transkript

1 STYRDOKUMENT Sida 1(12) Bilaga 1 Kommunikationsplan Område Styrning och ledning Fastställd KS Program Program för skydd och säkerhet Giltighetstid Tillsvidare Plan Riktlinje Krisledningsplan, bilaga kommunikationsplan Reviderad/Uppdaterad Tjänsteföreskrift Diarienummer KS 277/12

2 2 1. Inledning Syfte När larmet går Samlingsplats I drift inom 3 timmar Informationsorganisation Kramfors kommun Arbetet inom informationsfunktionen Informationsorganisationens funktioner Talespersoner Uthållighet Förstärkning av personal Lokaler och utrustning Informationsställen i kommunen vid el- och... 7 telefonbortfall Kanaler för kommunikation Övriga kanaler Specialanpassad information Dokumentation Samverkan Informationskvalitet Dokumentation av information Massmedia Personalvård Utvärdering Dokumentansvarig... 11

3 3 1. Inledning Målet med Kramfors kommuns kommunikationsplan för extraordinär händelse eller samhällsstörning, är att tillgodose det externa och interna informationsbehov som händelsen orsakar. Kommunen har ansvar för att verka för att informationen till allmänheten samordnas. Vid all informationsverksamhet bör strävan vara att så långt det är möjligt följa de normala rutinerna. Fackförvaltningarna svarar för information inom sina verksamhetsområden och informationsansvarig utses inom varje förvaltning. Tillsammans utgör dessa informationsansvariga ett internt informationsnät som under kommunikationschefen ansvarar för nödvändig samordning. 1.1 Syfte Syftet med Kramfors kommuns kommunikationsplan för extraordinär händelse eller samhällsstörning är att: underlätta informationshanteringen i samband med händelsen medborgarna och medierna ska få korrekt och fullständig information informationen ska spridas så fort som möjligt informationen ska vara målgruppsanpassad tydliggöra organisationen och klargöra arbetsgången inom informationsfunktionen 2. När larmet går När en situation uppstår som bedöms vara av karaktären extraordinär händelse eller samhällsstörning händer följande: Kommunikationschefen eller dennes ersättare får larm av kommunchefen. Kommunchefen/stabschefen ansvarar för att larma: - krisledningsstab - krisledningsnämnd - övriga berörda Samråd ska alltid ske med kommunchefen/stabschefen innan larm initieras (vid kommunchefens/stabschefens frånvaro sker samråd med ersättare) av övrig personal inom informationsfunktionen. 2.1 Samlingsplats Kommunikationschef ska så fort som möjligt ta sig till den plats i kommunhuset som är förutbestämd. Eller till annan plats om så bestäms där arbetet inleds. Kommunhuset är utrustat med reservkraft för elförsörjning. I närhet till stabsplats finns tillgång till andra lokaler som kan tas i bruk.

4 4 Externa lokaler finns för pressinformation (Biografen Royal) och journalister (utställningshallen). 2.2 I drift inom 3 timmar Kommunens informationsfunktion ska vara i drift inom 3 timmar. Information på särskild sida för krisinformation på ska vara tillgänglig inom 1 timme. Information på sociala medier ska vara tillgänglig inom 30 minuter. Upplysningscentralen ska vid behov kunna träda i funktion inom 3 timmar. 3. Informationsorganisation Kramfors kommun Informationsfunktionen är en av fem funktioner som fungerar som stöd i krisledningsorganisationen. Informationsfunktionen kan dock vara aktiverad utan att övriga krisledningsorganisationen trätt i kraft. Kommunikationsansvarig Webb- och wisredaktion Upplysningscentral Omvärldsbevakning Presscenter Tryck och distribution

5 5 Krisledningsnämnd Krisledningsgrupp Informationsfunktionen Ledning samordning Omvärldsbevakning Mediaservice pressrum Tryck, distribution, service Upplysningscentral Web Intranet - WIS Krisledning Deltagare i krisorganisationen Media Informationsservice till Drabbade Anhöriga Övriga berörda Allmänhet Förvaltningar Berörda myndigheter, Övriga aktörer Internt 3.1 Arbetet inom informationsfunktionen Instruktioner för varje arbetsområde och befattning finns i separata funktionskort. Kommunikationsansvarig är direkt underställd stabschefen och är huvudansvarig för informationsfunktionen, leder kommunikationsarbetet och ansvarar för strategiska kommunikations- och informationsfrågor. Uppgifter i korthet: Se till att upplysningscentral aktiveras och sprid telefonnummer. Aktivera kommunens krisnummer och sprid telefonnummer. Se till att presscenter aktiveras vid behov. Kalla in medarbetare och informera om läget. Följa aktuellt läge och vara uppdaterad i pågående insatser. Lämna förslag till krisledningsgruppen om information som bör spridas. Planera, samordna och utarbeta intern och extern information.

6 6 3.2 Informationsorganisationens funktioner I informationsfunktionen finns förutom kommunikationschef följande specifika funktioner: Ersättare för kommunikationschefen och biträdande i initialskedet Ansvarig för upplysningscentral Webb- och WIS-redaktör Omvärldsbevakare Ansvarig presscenter Personal i upplysningscentralen Tryck och distribution 3.3 Talespersoner Talesperson vid extraordinär händelse: Kommunalrådet eller den person denne utser. Talesperson vid samhällsstörning: Kommunchefen i första hand eller den person denne utser. Pressmeddelanden och VMA (Viktigt meddelande till allmänheten) ska alltid godkännas av krisledningsgruppen eller kommunchefen. 4. Uthållighet Informationsfunktionen ska vara bemannad för möjlighet till tvåskift. Samtliga personer ska alltså ha minst en ersättare. 4.1 Förstärkning av personal Om krisen blir långvarig ska personer rekryteras från kommunens övriga enheter. De lyder sedan under kommunikationsansvarig så länge denna anser att behovet av förstärkning finns. Resurser kan också rekvireras från andra kommuners medarbetare för kriskommunikation, om de inte själva är belastade av krisen. 5. Lokaler och utrustning Informationsfunktionen har sina lokaler i Förvaltningsbiblioteket, Torggatan 2, plan 3. Upplysningscentralen har sina lokaler i den inre delen av växelrummet, Biblioteksgatan 4, entréplan.

7 7 Lokaler för press är planerade i utställningsutrymmet på Biblioteket samt i biografen Royal. 5.1 Informationsställen i kommunen vid el- och telefonbortfall Anslagstavlor ska användas: skolor, bibliotek, större mataffärer, vid kommunikationsnav (järnväg, buss, flyg). Flygblad ska användas: sprids fysiskt i det offentliga rummet på gator och torg. 5.2 Ansvar för lokalernas funktionalitet I krisledningsorganisationen är det funktionen service som ansvarar för att utrustning till lokalerna iordningställs och fungerar. Det finns förberedd låda med material som telefoner, switchar med mera i kommunhusets källare. Lokalerna är försedda med reservkraft. 6. Kanaler för kommunikation Information lämnas i följande kanaler: Kommunens webbplats: Kommunens officiella Facebooksida Kommunens meddelandebox Boxen tar emot 500 samtidiga samtal och uppdateras av informationsfunktionen. Om upplysningscentralen är i funktion har den tillgång till eget telefonnummer, med två bakomvarande externa linjer. Postturer går från Kommunservice till bibliotek, lokala kontor samt till kommunens informatörer. Tryckning och distribution av informationsmaterial utförs av kommunservice. 6.1 Övriga kanaler VMA Viktigt meddelande till allmänheten. Två typer av meddelanden finns inom VMA: - Varning: sänds genast när det är omedelbar risk för skada på liv, hälsa, egendom eller miljö. - Information: sänds utan krav på omedelbarhet för att förebygga eller begränsa skador på liv, hälsa, egendom eller miljö. Myndighetsmeddelande Vid mindre allvarliga händelser kan myndigheter begära att få sända så kallade myndighetsmeddelanden. Det kan handla om till exempel trafiksvårigheter på grund av oväder, svaga isar, ett giftutsläpp eller

8 8 liknande situationer som i ett kort perspektiv inte bedöms som livsfarliga. Läs mer på: Media- och presskontakter. Intern information på intranät (Portalen) Webbaserat Informationssystem (WIS) WIS är ett nationellt webbaserat informationssystem som underlättar informationsdelning mellan aktörerna i det svenska krishanteringssystemet före, under och efter en kris. Support för WIS: Radio Västernorrland E-post Sociala medier Anslagstavlor. Primär anslagstavla är fysisk och digital anslagstavla i kundtjänsten Kom in. Flygblad Övriga informationskanaler 7. Specialanpassad information Informationsbehovet hos särskilda målgrupper som funktionshindrade eller personer som inte talar eller förstår svenska bra ska särskilt beaktas. Sveriges Radio har program där meddelanden kan sändas till målgrupper som talar andra språk än svenska. Publicering av meddelanden kan begäras på text-tv för att öka tillgängligheten till information för hörselskadade. KGD Norr (Krisgrupp för döva) kan vara behjälpliga med personer som kan teckenspråk och har utbildning i psykiskt och socialt omhändertagande Landstingets tolk- och taltjänst erbjuder tolk till personer med hörselnedsättning; döva, dövblinda, vuxendöva samt hörande personer. Applikationen Talande webb ska användas på kommunens hemsida för att möta de synskadades behov. Taltidningen och landstingets inläsningstjänst kan användas för informationsspridning till synskadade.

9 9 Lärare och civila samhället (kyrkor, frivilligorganisationer) kontaktas för att sprida information i nätverk vidare till föräldrar/medborgare som har svenska som andraspråk. 8. Dokumentation Dokumentation skall ske löpande i hela krisledningsorganisationen: krisledningsnämnden (vid extraordinär händelse) krisledningsstaben respektive stödfunktion Varje funktion skall dokumentera händelseförlopp och fattade beslut med mera i dagbok. Dokumentationen skall ske i i lämpligt format och de delar som är lämpliga ska föras över till WIS (Webbaserat informationssystem). Reservsystem med blanketter skall kunna användas om datasystemet inte fungerar. Blanketter skall förvaras i den för ledningsrummet särskilt i ordningsställda beredskapslådan. 9. Samverkan Vid behov ska kommunikationsansvarig söka stöd hos andra kommuners informations- och kommunikationsstaber (i de fall de inte själva är en del av krisen). Nätverket för informationschefer ska aktiveras för stöd. Egna medarbetares och förvaltningars kompetens ska nyttjas vid en kris. Gäller det en miljöförstöring ska expertkompetens anlitas från miljö- och byggförvaltningen. Gäller det oegentligheter vid vård- och omsorgsboende ska socialförvaltningen (BAS) anlitas som expertkompetens. Kommuner ska inom sitt geografiska område i fråga om extraordinära händelser i fredstid verka för att: 1. Olika aktörer i kommunen samverkar och uppnår samordning i planerings- och förberedelsearbete. 2. De krishanteringsåtgärder som vidtas av olika aktörer under en sådan händelse samordnas. 3. Information till allmänheten under sådana förhållanden samordnas. 10. Informationskvalitet I ett krisläge är det viktigt att budskapen är korrekta, entydiga och trovärdiga. Information ska lämnas omedelbart. Om det inte finns något nytt att meddela skall information i så fall lämnas regelbundet om att ny information för närvarande inte finns.

10 10 Att upprepa informationen ökar genomslagskraften för budskapen. Alla budskap som lämnas från Kramfors kommun skall förses med tydlig information om att Kramfors kommun är avsändare: - dokument ska ha kommunens logotyp i övre vänstra hörnet - dokument ska i sidhuvudet märkas med Information från Kramfors kommun 10.1 Dokumentation av information Den information som tas emot och som lämnas skall dokumenteras med: Avsändare Mottagare Tidpunkt för informationen skall alltid noteras 10.2 Massmedia I alla lägen där massmedia fungerar normalt blir tidningar, radio och TV viktiga kanaler för att nå ut till allmänheten. Kommunikationsenheten ska vid en krissituation omedelbart kontakta länets tidningar, radio och TV. Vid den första kontakten ges information om vem som kommer att ha det primära ansvaret för kontakterna med massmedia. Det är mycket viktigt att kommunens syn på vad som har hänt ges till massmedia. Vilken osäkerhet som gäller för den första bedömningen av den inträffade händelsen, vilka åtgärder kommunen har gjort eller kommer att göra. De som arbetar med massmediakontakter i kris skall ha särskilda telefonnummer för dessa kontakter. Numren skall lämnas ut via pressmeddelanden och via telefonväxlarna. 11. Personalvård Servicefunktionen ska se till att hela krisledningsorganisationen regelbundet får mat och kaffe. Servicefunktionen ansvarar också för att säkerställa att personalbehovet täcks (stabschef/beslutsfattare bedömer personalbehov). Servicefunktionen organiserar personalavlösning för staben samt ser till att registrering sker av insatt personal. Om en händelse är så pass påfrestande för berörd personal att psykosocialt stöd, krisbearbetning eller avlastande samtal behövs, ordnas detta via kommunens företagshälsovård genom ansvarig chef.

11 Utvärdering En utvärdering av informationsarbetet under extraordinär händelse eller samhällsstörning ska göras så snart verksamheten återgår till det normala. Kommunikationsenheten ansvarar för att en utvärdering utförs. 13. Dokumentansvarig Kommunstyrelsens arbetsutskott är ytterst ansvarig för att krisledningsplanen revideras vid behov, minst en gång per mandatperiod. Om eventuella brister i krisledningsplanen framkommer, vid exempelvis utvärdering av övning eller vid en samhällsstörning/extraordinär händelse, skall planen uppdateras utifrån de erfarenheter som gjorts. Kommunstyrelsen ansvarar för bilagorna Kommunikationsplan och POSOM-plan. Kommunledningsavdelningen ansvarar för övriga dokument angivna i dokumentförteckningarna.

12 12 Dokumentförteckning: Checklista för start av informationsorganisation Larmlista kommunens krisledning Funktionskort informationsansvarig Funktionskort ansvarig för upplysningscentral Funktionskort upplysningscentral Funktionskort webbredaktör Funktionskort omvärldsbevakare Funktionskort ansvarig presscenter