RUTIN. Datum Kriskommunikationsplan för Härnösands kommun

Transkript

1 Diarienummer 1(10) Katarina Lundqvist, Antagen av kommunfullmäktige , 152 Kriskommunikationsplan för Härnösands kommun Innehållsförteckning 1. Inledning När planen ska användas Syfte & mål När larmet går Informationsorganisation Generella arbetsuppgifter Uthållighet Lokaler och utrustning Viktiga informationskanaler Intern information Extern information Dokumentation Samverkan Informationskvalité Personalvård Utvärdering Dokumentansvarig Kompetensutveckling Dokumentförteckning...10 Postadress Kommunledningskontoret Härnösand Besöksadress Rådhuset Nybrogatan 8 Webbplats E-post kommun@harnosand.se Telefon vx Fax Organisationsnr Bankgiro

2 2(10) 1 Inledning Vid en allvarlig samhällsstörning eller extraordinär händelse kan vi förvänta oss ett informationsbehov både externt hos allmänhet, media och olika samverkansparter men också internt inom kommunens egen verksamhet. En samhällsstörning är en händelse som avviker från det normala och som innebär en allvarlig störning (eller överhängande risk för allvarlig störning) i viktiga samhällsfunktioner, som kan komma att innebära fara för, eller direkt påverkan på liv, hälsa, miljö eller annan omfattande materiell skada, och som kräver brådskande insatser av kommunen. En extraordinär händelse är en samhällsstörning som är så pass allvarlig att det fattats beslut om att kommunens krisledningsnämnd aktiveras. Vid en extraordinär händelse har kommunen ett geografiskt områdesansvar för information, vilket innebär att kommunen har ett samordningsansvar för informationsarbetet hos samtliga aktörer som verkar inom kommunens geografiska område. För mer information om begrepp och kommunens ansvar, se Härnösands kommuns krisledningsplan för extraordinära händelser. 1 När planen ska användas Kriskommunikationsplanen ska användas vid en samhällsstörning, vid en extraordinär händelse eller vid överhängande fara för dessa för att möta ett ökat informationsbehov. Användandet av planen bör anpassas till det behov som föreligger eller förväntas uppstå. Vid all informationsverksamhet bör strävan vara att så långt det är möjligt följa de normala rutinerna. Fackförvaltningarna svarar för information inom sina verksamhetsområden och kan få stöd och hjälp från informationsavdelningen. 2 Syfte & mål Syftet med kriskommunikationsplanen är ett skapa en plan som hjälper kommunen att på ett snabbt och sömlöst sätt kunna utöka den ordinarie informationsverksamhet för att möta ett ökat informationsbehov vid en samhällsstörning eller extraordinär händelse. Genom att stödja krisledningen med sammanställning, produktion och distribution av kommunens interna såväl som externa kommunikation med allmänhet, massmedia, och samverkande aktörer under samhällsstörningar och extraordinära händelser. Utifrån det övergripande målet att leverera korrekt och relevant information till de som behöver den när de behöver den. 2 När larmet går Krisledningsstabens informationsfunktion kan aktiveras vid behov av

3 3(10) stabschef, kommunchef eller krisledningsgrupp, i enlighet med kommunens krisledningsplan. Kommunchefen har också möjlighet att ge i uppdrag till informationsansvarige att inrätta en upplysningscentral utan att dra igång hela informationsorganisationen. Om resurser behövs från andra förvaltningar sker det i samråd med förvaltningscheferna. När ett beslut är fattat att starta upp krisledningsstabens informationsfunktion eller delar av den, larmas först informationschefen som i sin tur larmar den ställföreträdande chefen som gemensamt ska kalla in relevant bemanning för information i fullmäktigesalen i Rådhuset. Larmlista finns i FirstClass, samt i krisberedskapspärm i kommunreceptionen och hos den informationsansvarige. Efter ett inledande skede skall en uppdelning ske av resurserna till två arbetslag. Detta för att få uthållighet genom att arbetslagen tjänstgör växelvis enligt schema som upprättas i samband med start av verksamheten. 3 Informationsorganisation Informationsfunktionen är en av fem stödfunktioner som ingår i kommunens krisledningsstab. Informationsfunktionen kan vara aktiverad utan att övriga krisledningsorganisationen trätt i kraft. En av kommunens informatörer ansvarar för informationsfunktionen och är direkt underställd chefen för krisledningsstaben. Det svenska systemet för krishantering bygger på tre grundläggande principer: Enligt ansvarsprincipen så har den som ansvarar för en verksamhet under normala förhållanden ansvaret för verksamheten också i kris. Enlighet likhetsprincipen så ska en verksamhet så långt det är möjligt fungera på samma sätt och på samma plats under en kris som under normala förhållanden. Enlighet närhetsprincipen ska en kris hanteras av dem som är närmast berörda och ansvariga. Till vardags arbetar fem personer inom information och marknadsföring. Två informatörer varav en är krisinformationsansvarig, två webbredaktörer som utvecklar och underhåller hemsida och intranät, och en assistent. Dessa personer kommer utifrån likhetsprincipen och ansvarsprincipen att utgöra stommen i krisledningsstabens informationsfunktion. Om en händelse inträffar som inte bedöms vara en extraordinär händelse men som ändå kräver extra informationsinsatser ligger ansvaret hos berörd förvaltning, men informationsenheten kan stödja utifrån behov och tillgängliga resurser. 1 Generella arbetsuppgifter Det övergripande målet med krisledningsstabens informationsfunktionen är

4 4(10) att stödja krisledningen genom att ansvara för sammanställning, produktion och distribution av kommunens interna såväl som externa kommunikation med allmänhet, massmedia, och samverkande aktörer under såväl samhällsstörningar som extraordinära händelser. Informationschef huvudansvarig för informationsorganisationen, Informationschefen ansvarar för att upprätta ett mötesschema för informationsorganisationen. Informationschefen beslutar om eventuell uppstart av krisstartsidan på Webbredaktörernas uppgift är att aktivera och uppdatera sidan kontinuerligt. Informationschefen ingår i kommunens krisledningsstab och ansvarar för strategiska informations- och kommunikationsfrågor. Informationschefen ansvarar även för att ledningsstaben får information från upplysningscentralen samt att information från ledningen ges till ansvarig för upplysningscentralen, webbredaktörerna och massmedia. Informationschefen är också huvudansvarig för kontakter med massmedia och ansvarar för att media får kontinuerliga uppgifter om händelsen via pressmeddelanden och presskonferenser. Informationschefen är också ansvarig för att få till stånd möten enligt fastlagt schema med informationsorganisationen, förutom upplysningscentralen som krävs i bruk kontinuerligt. Ställföreträdande informationschef Ställföreträdande informationschef ska kunna agera ersättare för informationschefen. Upplysningscentralen Upplysningscentralen har till uppgift att svara på frågor i telefon från drabbade, anhöriga och allmänhet. De skall fortlöpande ges aktuell information från redaktörerna. Alla frågor telefoninformatörerna tar emot ska registreras på särskilda meddelandeblanketter som finns i FirstClass. Informationen ska lämnas vidare till redaktörerna och analysgruppen. Redaktör och ansvarig för upplysningscentralen Arbetar operativt med insamling och vidareförmedling av information. På informationschefens uppmaning får denne ansvaret för att inrätta en upplysningscentral och ett arbetsschema för informatörerna i upplysningscentralen. Ansvarig för upplysningscentralen ska se till att informatörerna i upplysningscentralen och växeln får uppgifter de kan lämna ut till allmänheten samtidigt som denne ska kunna vidarebefordra uppgifter från upplysningscentralen till informationschefen och ledningsstaben. Redaktören ska även vid behov kunna utforma pressmeddelanden och informationstexter. Redaktör och ansvarig för presscenter och mediabevakning Arbetar med att bevaka den information som går ut i medierna och att det stämmer överens med den information som gått ut från kommunen. Denne

5 5(10) är även ansvarig för att kontakta informationschefen när felaktigheter eller ryktesspridning upptäcks för att sedan kunna hanteras. Inkommen ny information om läget och förändringar skall även lämnas till informationschefen och ledningsstaben. Redaktören ska även vid behov kunna utforma pressmeddelanden och informationstexter. Redaktören är också ansvarig för att upprätta ett presscenter om så behövs. Centret ska fungera som en central för journalisterna och där kommer även alla presskonferenser att hållas. Webbredaktör Webbredaktörerna har som uppgift att aktivera krisstartsidan för hemsidan och att lägga ut information på hemsidan och intranätet. De skall fortlöpande ges aktuell information från redaktörerna f.v.b. till hemsidan. 4 Uthållighet Efter ett inledande skede skall en uppdelning ske av resurserna till två arbetslag. Detta för att få uthållighet genom att arbetslagen tjänstgör växelvis enligt schema som upprättas i samband med start av verksamheten. Informationsansvarig ansvarar för att schema upprättas. Vid avlösning bör både avgående och pågående skift delta i stabsorientering. Om informationsinsatsen får ett utdraget förlopp och funktionen behöver extra förstärkning är det även möjligt att rekrytera informationspersonal från andra kommuner som ej är belastade av krisen. Informationsfunktionen skall kunna möta bortfall av el, teleförbindelser och Internet. 5 Lokaler och utrustning I enlighet med likhetsprincipen så bör verksamheten så långt det är möjligt fortgå vid ordinarie arbetsplatser med undantag för upplysningscentralen som inte har någon ordinarie arbetsplats. Arbetsplatser och utrustning för upplysningscentralen och vid behov informationschef och redaktörer finns redovisade i dokument för lokaler och utrustning som är bifogade kommunens krisledningsplan. Där framgår också vem som är ansvarig för dess funktion. Lokaler vid bortfall av elförsörjning Rådhuset och stadshuset har reservkraft varför de delar av informationsorganisationen som inte redan är lokaliserade där flyttas dit i händelse av elbortfall. Presscenter kan vid behov upprättas vid Johannesbergsskolan. Presskonferenser skall hållas i aulan på översta planet enligt tidsplan som upprättas av informationsavdelningen så snart som möjligt. En av Komvux datasalar kan upplåtas för att journalister skall kunna koppla upp sig på Internet.

6 6(10) Elevcafeterian kan ställas till förfogande för journalisterna. Lokalt informationscentrum Vid behov kan ett begränsat, mobilt informationscentrum anordnas vid platsen för den aktuella händelsen. Informationsställen vid el- och telefonbortfall Se viktiga informationskanaler nedan. 6 Viktiga informationskanaler Val av informationskanal skall göras utifrån den målgrupp man vill nå med informationen. Informationsbehovet hos särskilda målgrupper som funktionshindrade eller personer som inte talar eller förstår svenska ska särskilt beaktas. 1 Intern information Förutom information riktad till kommunens medarbetare ska all information som går ut till allmänheten också spridas internt inom kommunen. För intern information till hela personalen används i första hand intranätet och FirstClass. 2 Extern information Information till allmänheten skall enbart lämnas genom informationsorganisationen och upplysningscentralen för att undvika att budskapen från kommunen blir otydliga. Valet av kanal avgörs utifrån vilken målgrupp som skall nås och informationens art. Kommunens hemsida En förberedd krisstartsida finns för där kan medborgarna hitta aktuell information om händelseförloppet och viktiga telefonnummer. Webbredaktionen har en förberedd startsida för krissituationer där information skall läggas ut löpande och minst en gång per timme även om inget nytt har inträffat eller tillkommit. Den förberedda startsidan kan ha följande texter förberedda: Vad som hänt samt vem som är ansvarig för informationen. Källan för informationen bör också anges. Tidpunkt för informationen och när händelsen inträffade. När sidan senast uppdaterades Tid för nästa uppdatering Konsekvens på kort sikt Konsekvens på lång sikt: Länk till ev. pressmeddelande Namn på kontaktpersoner

7 7(10) Länk till POSOM-gruppen Telefonnummer där information kan ges till allmänheten Att sidan är tillfällig och används vid krissituationer En länk till ordinarie startsida. Upplysningscentralen Upplysningscentralen lämnar information via telefon till allmänheten. Telefonväxeln ska slussa frågor kring den aktuella händelsen vidare till upplysningscentralen men växeln ska även vara uppdaterade om läget. En annan mycket viktig uppgift för upplysningscentralen är att ta emot information om händelseutvecklingen och vidarebefordra informationen till resten av krisledningsorganisationen. Mediakontakter I alla lägen där massmedia fungerar normalt blir tidningar, radio och TV viktiga kanaler för att nå ut till allmänheten. Informationsavdelningen skall därför omedelbart upprätta kontakt med länets tidningar, radio och TV vid en krissituation. Vid den första kontakten ges information om vem som kommer att ha det primära ansvaret för kontakterna med massmedia. Normalt är det kommunens informatör tillika chef för informationsavdelningen. Lokalradio För att snabbt nå ut med information. För att få ett bredare spridningsområde, använd myndighetsmeddelande. Myndighetsmeddelande Det är en myndighets rätt att få ut information kostnadsfritt i Sveriges Radio, Sveriges Television, TV4 och lokalradion. Radio-och TV-lagen ger alla myndigheter rätt att begära sändning av viktiga meddelanden. Det kan vara t.ex. inställda skolskjutsar, störning i vatten, avlopp eller el. Dock är det mediet som bestämmer hur det ska sändas till skillnad från VMA (nedan) som media är bundna till att sända. VMA - Viktigt meddelande till allmänheten Det finns två typer av VMA: Varningsmeddelande sänds omedelbart på begäran av behörig räddningsledare, räddningsledare för statlig räddningstjänst, Statens strålinstitut, polismyndighet, smittskyddsläkare, anläggningar med farlig verksamhet eller SOS alarm. Det ska sändas ut i situationer då omedelbar risk bedöms föreligga för skada på liv, egendom eller i miljön. Ett 15-tal teleoperatörer samt myndigheter och företag som får begära sändning av varingsmeddelande. Ett varningsmeddelande skall upprepas inom fem minuter. Varningsmeddelandet sänds alltid i samtliga medverkande radiooch TV-kanaler. Informationsmeddelande sänds, dock utan krav på omedelbarhet, på begäran av behörig räddningsledare, regeringen, alla myndigheter med

8 8(10) ansvar och skyldigheter för krishantering, kommuner och landsting, Svenska kraftnät. Ett informationsmeddelande ska upprepas inom tio minuter. Vilka massmedia sänder ut VMA? Informationsmeddelandet kan begäras bli sänt i alla medverkande radio- och TV-kanaler. Överenskommelser finns med Sveriges Radio, Sveriges Television, Sveriges Utbildningsradio, SVT Text, TV4 och den privata lokalradion. Även de satellitsändande TV-kanalerna TV3, TV 6, Kanal 5, TV8 och ZTV har också förbundit sig att sända viktiga meddelanden. Sociala medier Löpande information ska läggas ut på de sociala medier där Härnösands kommun finns officiellt representerade. Webbaserat Informationssystem (WIS) Kan användas för information som ska till samverkansparter efter samråd med krisledningsstabens grupp för lägesbild. Anslagstavlor, tex skolor äldreboenden etc I en situation där teleförbindelser, Internet och massmedia inte fungerar skall kommunen ha reservförfaranden. Förskolor, skolor och allmänna mötesplatser skall kunna förses med skriftlig information och allmänheten skall där kunna hämta information. Information skall lämnas minst två gånger per dygn även om inget nytt har tillkommit. För detta skall kommunen ha reservtryckmöjligheter i tryckeriet. På informationsplatserna skall allmänheten också kunna lämna meddelanden till ledningsgruppen. Flygblad När ingenting annat fungerar är flygblad och muntlig information ett sätt att nå ut till medborgarna. Tryckeriet ska vara behjälpliga på samma sätt som vid information på anslagstavlor och frivilliga kan hjälpa till med distribution. Specialanpassade informationskanaler Information på andra språk. Informationsavdelningen skall så snart som möjligt kontakta tolkförmedlingen vid integrationsavdelningen vid en krissituation, så att tolkar kan förberedas. Sveriges Radio har program på olika språk där meddelanden kan sändas till målgrupper på andra språk än svenska. Texttelefon för hörselskadade, döva, dövblinda eller personer med talsvårigheter finns tillgänglig hos upplysningscentralen. Landstingets tolk- och taltjänst erbjuder tolk till personer med hörselnedsättning, döva, dövblinda, vuxendöva samt hörande personer. Landstingets inläsningstjänst kan användas för informationsspridning till synskadade.

9 9(10) Text-TV kan användas för publicering av meddelanden för att öka tillgängligheten till information för hörselskadade. 7 Dokumentation Den information som tas emot och som lämnas skall dokumenteras på särskilda meddelandeblanketter. Avsändare, mottagare och tidpunkt för informationen skall alltid noteras. Kopia på meddelande skall förvaras i kronologisk ordning t.ex. i pärmar. Var och en i informationsgruppen, som upprättar eller tar emot information ansvarar för dokumentation av sin information. Efter händelsen har avslutats samlar dokumentationsgruppen in all information och sammanställer en slutrapport på lämpligt sätt. 8 Samverkan Vid en extraordinär händelse har kommunen ett geografiskt områdesansvar för de insatser som vidtas inom kommungränserna, detta ansvar gäller även information. I praktiken innebär detta att kommunen har ett samordningsansvar för informationsarbetet hos samtliga aktörer som verkar inom kommunens geografiska område vid en extraordinär händelse. För att underlätta sådan samverkan när behovet uppstår ingår Härnösands kommun idag i ett krisinformationsnätverk tillsammans med informationsansvariga från myndigheter, organisationer och företag i regionen. Ett samarbete mellan de kommunala bolagen och kommunen gällande information och marknadsföring sker redan idag och fortgår även vid en extraordinär händelse eller samhällsstörning. 9 Informationskvalité I ett krisläge är det viktigt att budskap är korrekta, entydiga och trovärdiga. Dessutom skall information lämnas utan dröjsmål. Om det inte finns något nytt att meddela skall information i så fall lämnas regelbundet om att ny information för närvarande inte finns. Genom upprepning av informationen ökas genomslagskraften för budskapen. Alla budskap som lämnas från Härnösands kommun skall förses med tydlig information om att kommunen är avsändare.till exempel genom att inleda en text med orden Information från Härnösands Kommun. 10 Personalvård För att informationsverksamheten skall fungera bra även under långvariga händelser som kan medföra en pressad situation krävs att personalen tas om hand på ett bra sätt. Därför är det viktigt med pauser i arbetet liksom tillgång

10 10(10) till mat och dryck. Informationschefen skall tillse att detta fungerar. Mat, dryck och annan service kan ordnas med hjälp av krisledningsstaben servicefunktion. Personal som arbetar med information om en svår händelse kan komma att påverkas psykiskt. Om påfrestningarna blir mycket stora skall informationschefen i god tid ta kontakt med företagshälsovården för att den skall kunna ge stöd med krisbearbetning, stödsamtal och andra insatser. 11 Utvärdering När verksamheten återgått till det normala ansvarar informationsenheten för att det görs en utvärdering av utfört informationsarbete utifrån planen som t.ex. externt: Information på hemsidan, media, pressmeddelanden, upplysningscentralen, m.m. internt: Information till medarbetare, firstclass, intranätet, etc. 12 Dokumentansvarig Kommunens beredskapssamordnare är ansvarig för att detta dokument och relaterade förteckningar av utrustning uppdateras vid varje uppdatering av krisledningsplanen. Krisledningsstabens informationsansvarige är ansvarig för innehållet i dessa uppdateringar. 13 Kompetensutveckling För att fungera bra i kris är övning och kompetensutveckling i vardagen en förutsättning. För detaljer, se kommunens krisledningsplan. 14 Dokumentförteckning Larmlista informationsorganisation Larmlista kommunens centrala krisledning Checklista för start av informationsorganisation (informationsansvarig) Checklista pressmeddelande Checklista presskonferens Checklista Att tänka på vid mediakontakter Förteckning över funktionskort med uppgiftsbeskrivningar för de olika funktionerna i informationsorganisationen. Förteckning över övriga relevanta dokument.