KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Kf , 12 Sida 1 av 26 KRISLEDNINGSPLAN FÖR MARKS KOMMUN

Transkript

1 Kf , 12 Sida 1 av 26 KRISLEDNINGSPLAN FÖR MARKS KOMMUN

2 Kf , 12 Sida 2 av 26 Innehållsförteckning Del 1 Grunder 3 Bakgrund och syfte... 3 Tillämpning... 3 Roller och ansvar... 3 Uppbyggnad... 3 Mål... 3 Övergripande inriktningsmål... 3 Effektmål... 4 Aktivitetsmål vid samhällsstörningar och extraordinära händelser... 4 Krisledningsnämnden i Marks kommun... 4 Kompetensutveckling, utbildning och övning... 4 Planering... 5 Regionala nätverk... 5 Geografiskt områdesansvar... 5 Del 2 Ledningsarbete vid händelser 6 Politisk organisation 6 Förvaltningsorganisation... 6 Aktivering... 6 Krisledningsnämnd... 6 Krisledningsgruppen... 6 Tillämpning... 6 Roller och uppgifter... 6 Grundläggande arbetsmönster... 7 Intern support, lokaler och teknik... 7 Intern support... 7 Lokaler... 7 Teknik... 7 Befattningskort Checklista Del 3 Kriskommunikation 23 Grundläggande principer och riktlinjer för kommunikationsarbetet Organisation Roller och uppgifter Aktivering Upplysningscentral Intern information Extern kommunikation Samverkan Omvärldsbevakning Schematisk skiss - krisledningsorganisation... 26

3 Kf , 12 Sida 3 av 26 DEL 1 GRUNDER Bakgrund och syfte Samhällets krisberedskap bygger i hög grad på att kommunerna har en grundläggande robusthet och en förmåga att hantera kriser och större störningar. Fokus i Marks kommuns krisberedskap ligger på händelser som utgör eller kan eskalera till samhällsstörningar av olika slag. Det handlar främst om situationer som innebär att grundläggande värden hotas eller som kan leda till att kommunens verksamhet utsätts för stora störningar eller inte kan fullföljas gentemot allmänheten. Erfarenheterna under senare år visar att situationerna kan vara av mycket varierande slag: omfattande olyckor, samhällsstörningar med lokal eller regional omfattning, händelser även utanför kommunen som berör kommunens invånare, mindre fysiska händelser som kan få stort genomslag i media och opinion etc. Denna krisledningsplan är ett politiskt styrdokument som fastställs av kommunfullmäktige i Marks kommun. Den har som syfte att på ett samlat sätt ange grunderna för kommunens beredskap, mål och strategier för krisberedskapen. Planen svarar mot kraven i lagen (2006:544) och förordningen (2006:637) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Tillämpning Krisledningsplanen skall användas när krisledningsnämnden är aktiverad och i tjänst samt i tillämpliga delar vid situationer där kommunens krisledningsnämnd inte har trätt i funktion, men där ett samlat agerande behövs inom ramen för ordinarie nämnd och förvaltningsorganisation. I dessa lägen skall den kunna användas som handbok och stöd vid hantering av akuta händelser bidra till uthållig och kvalitet inom krisledning och kriskommunikation Roller och ansvar Kommunfullmäktige har det yttersta ansvaret för att kommunen har en fungerande krisorganisation. Krisledningsplanen skall revideras och återbeslutas varje mandatperiod. Kommunstyrelsen har ansvaret för att årligen tillse att planen revideras och vid behov ändras. Kommunstyrelsen har också ansvaret för att organisationen utvecklas samt övas. Uppbyggnad Planen är uppbyggd så att den innehåller såväl mer formella delar som grunder, mål och inriktningar liksom mallar, handledning och stöd för medarbetare vid akut lednings- och stabsarbete. Mål Övergripande inriktningsmål Marks kommun skall vara en trygg och säker kommun för människor som bor, vistas och verkar i kommunen samt löpande säkra en grundläggande robusthet i sin verksamhet.

4 Kf , 12 Sida 4 av 26 Kommunen skall också minimera sannolikhet och konsekvenser av störningar, avsiktliga eller oavsiktliga ha en förmåga att hantera krissituationer eller störningar som ligger på samma nivå som i kommuner med motsvarande storlek och riskbild. Effektmål Vid samhällsstörningar och olyckor Kommunens service till de som bor, verkar och vistas i Marks kommun ska så långt som möjligt upprätthållas, vid behov med reservförfaranden av olika slag Nödvändig kommunalteknisk försörjning (vatten, el samt värme etc) skall upprätthållas så långt som möjligt, vid behov genom att kommunen samordnar dessa funktioner genom sitt geografiska områdesansvar Kommunen skall stödja kommuninvånare som själva agerar för att minimera skador och konsekvenser Marks kommun ska tidigt och uthålligt i en händelseutveckling kommunicera med invånare, myndigheter och näringsliv som berörs av händelserna Aktivitetsmål vid samhällsstörningar och extraordinära händelser Kommunen skall ha omedelbar förmåga att påbörja ledning och samordna krisledningsarbetet, även om krisledningsnämnd inte är beslutad Kommunen skall kunna verka i en krisledningsorganisation under sju dygn i följd Efter beslut av KS ordförande skall: Kommunens krisledningsorganisation kunna utöva viss ledning från ledningsplats inom två timmar. Krisledningsnämnden kunna vara i funktion inom 24 timmar. Efter beslut av kommunchef skall: Kommunens telefonväxel vara bemannad inom två timmar samt upplysningscentral vara i viss drift inom fyra (4) timmar Kommunens ledningsgrupp kunna sammanträda inom två (2) timmar Kommunens externa hemsida kunna uppdateras inom en (1) timmar Krisledningsnämnden i Marks kommun Krisledningsnämndens ordförande eller dennes ersättare fattar beslut om krisledningsnämndens sammankallande. Krisledningsnämnden kan vid behov ta över nämnders beslutanderätt. Krisledningsnämnden fullgör sina uppgifter under extraordinära händelser enligt bestämmelserna i Lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (2006:544). Med extraordinära händelser avses en sådan händelse som avviker från det normala, innebärande en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och som kräver skyndsamma insatser av kommunen. Ordföranden får besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut ska snarast anmälas till nämnden, d v s så snart den samlats. För ytterligare detaljer se Krisledningsnämndens reglemente. Kompetensutveckling, utbildning och övning En av förutsättningarna för att nå målen för krisledningsarbetet är att det finns en medveten och regelbunden kompetensuppbyggnad, utbildning och övning i organisationen. Krisledningsorganisationen skall i sin helhet övas en gång vart tredje år.

5 Kf , 12 Sida 5 av 26 Krisinformation med upplysningscentral skall övas en gång per år Kommunchefen anger närmare detaljer kring övningsverksamheten Planering Kommunchefen ansvarar för ramar och inriktningen av kommunens planering i dessa frågor. Säkerhetsutvecklaren skall under kommunchefen initiera och samordna kommunens planering Förvaltningschefer (motsv.), chef för kommunala bolag samt ämnesexperter inom kommunen skall medverka i planeringen och ställa erforderliga resurser till förfogande för planeringsarbetet. Regionala nätverk Extern samverkan och förankring är av stor betydelse för säkerhets- och krisberedskapsarbetet. Marks kommun skall delta i det regionala nätverk för kommunal krisberedskap som finns i Sjuhärad delta i det regionala nätverk för kriskommunikation som finns i Västra Götalands län. delta i de nätverk och råd som finns för kärnkraftsberedskapen i Hallands län. Marks kommun skall i övrigt efter kommunchefens bedömning delta i de aktiviteter som ordnas av främst Länsstyrelsen i Västra Götalands län. Geografiskt områdesansvar Marks kommun har ett geografiskt områdesansvar inom såväl planering, förberedelser som hantering av inträffade händelser i Marks kommun. Detaljer framgår bl.a. i lagen om extraordinära händelser etc. Marks kommun skall under perioden närmare utveckla detta arbete. Särskilt skall frågor som rör samhällsviktig verksamhet, infrastrukturrisker, kriskommunikation och samverkan med näringslivet ingå i denna planering.

6 Kf , 12 Sida 6 av 26 DEL 2 LEDNINGSARBETE VID HÄNDELSER Politisk organisation Är kommunens krisledningsnämnd aktiverad arbetar den efter reglemente för krisledningsnämnd. Är den inte organiserad svarar kommunstyrelsen för det politiska ledningsarbetet. Förvaltningsorganisation Så långt som möjligt används ordinarie förvaltningsorganisation. Är kommunens krisledningsnämnd aktiverad har den mandat att göra erforderliga förändringar i förvaltningsorganisationen som kan vara nödvändiga mot bakgrund av händelsernas art, kommunens prioriteringar och behovet av särskilda arbetsformer. Aktivering Krisledningsnämnd Kommunchefen har mandat att begära att krisledningsnämnden skall aktiveras. Detta görs till kommunstyrelsens ordförande eller den som är i dennes ställe. Krisledningsgruppen Kommunchefen eller den som denne utser, har mandat att aktivera kommunens krisledningsgrupp. Vid aktivering av krisledningsgruppen sker detta enligt turordning i bilaga. Tillämpning Krisledningsplanen skall användas när krisledningsnämnden är aktiverad i tillämpliga delar vid situationer där ett samlat kommunalt agerande behövs inom ramen för ordinarie nämnd- och förvaltningsorganisation, även om krisledningsorganisationen inte är aktiverad som handbok och stöd vid hantering av akuta händelser som kvalitetsunderlag inom krisledning och kriskommunikation Roller och uppgifter Roller och uppgifter inom krisledningsgruppen är följande: Kommunchef/chef för krisledningsgrupp leder och fördelar arbetet Chef för kriskommunikation samordnar informationen internt och externt Dokumentationsansvarig ansvara för att loggbok förs över händelsen och det löpande arbetet Fältrepresentant för krisledningen stödfunktion till krisledningsgruppen, kan vara ute på plats som representant för kommunen. Telefonväxelansvarig ansvarar för växeln Chef för upplysningscentral ansvarar för att upplysningscentralen upprättas Chef för berörd sektor/förvaltning ansvarar för krishanteringen i berörd förvaltningen Chef för omvärldsbevakning ansvarar för analysgruppen Stabschef biträder kommunchef i arbetet i krisledningsgruppen Chef för stödgruppen - ansvarar för stödgruppens arbete

7 Kf , 12 Sida 7 av 26 Grundläggande arbetsmönster Kommunledningens arbete vid samhällsstörning, större avvikelser och kriser innehåller huvudsakligen följande moment. Arbetet kräver långsiktighet, uthållighet och egenkontroll Identifiera vad som har inträffat Värdera konsekvenser på kort och lång sikt Sammanfatta och välja mål, kvalitet och syfte med kommunens agerande Löpande följa en eller flera händelseutvecklingar Identifiera ansvar för åtgärder hos olika aktörer inom och utom kommunens organisation Bereda och prioritera t.ex. möjliga åtgärder på kort och lång sikt Arbeta med både korta och längre perspektiv på händelse Undvika att fastna i det akuta skeendet Dokumentera I arbetet bör den ordinarie förvaltningsorganisationen bibehållas. Ledningsorganisationen och kommunikationsresurser anpassas däremot tydligt till händelsen och kommunens behov. En sådan anpassning kan kallas övergripande lednings- och stabsarbete i former som delvis avviker från sedvanliga situationer. Intern support, lokaler och teknik Intern support Med hjälp av den stödgrupp som finns skall intern support kunna upprätthållas. Lokaler Krisledningslokaler upprättas i kommunhuset, Kinna. Örestensrummet disponeras av krisledningsgruppen. Mellbyrummet disponeras av krisledningsnämnden Upplysningscentralen upprättas i Svansjörummet. De delar av kommunhuset som avses användas för krisledning vid en extraordinär händelse skall vara försedd med reservkraft. Som reservplats kan räddningstjänstens lokaler fungera. Teknik Stödgruppen ansvarar för, med hjälp av IT-avdelningen, att tekniken för att uträtta krisledning fungerar vid en extraordinär händelse. Bilagor Som komplement till krisledningsplanen för Marks kommun finns underliggande material såsom telefonlistor för krisledningsnämnden, krisledningsgruppen, externa resurser etc. Detta material uppdateras kontinuerligt.

8 Kf , 12 Sida 8 av 26 Befattningskort Kommunchef/chef för krisledningsgrupp Roll Du är nu chef för krisledningsgruppen Ansvar Ditt ansvar är att leda och fördela arbetet inom krisledningsgruppen Arbetsuppgifter 1. Samordna krisledningsgruppen arbete och se till att gruppen har back up och stöd 2. Genomför uppstartsmöte se checklista uppstartsmöte 3. Håll krisledningsnämnden informerad 4. Säkerhetsställ att kontakt med informationschefen har upprättats 5. Säkerhetsställ kontakten med berörda myndigheter 6. Samordna och led statusmötena se checklista statusmöte 7. Följ upp och återkoppla vad gjorde vi bra? a. kan något i vårt arbetssätt förändras till det bättre? b. vilka erfarenheter har händelsen gett oss? 8. Vid gruppens avslut genomför gemensam debriefing med hjälp av utbildad debriefer

9 Kf , 12 Sida 9 av 26 Befattningskort Stabschef Roll Du är nu stabschef och arbetar operativt med krisledning. Du är underställd kommunchefen/chef för krisledningsgruppen. Ansvar Du biträder kommunchef/chef för krisledningsgruppen med arbetet i krisledningsgruppen Arbetsuppgifter 1. Hjälp till att samordna krisledningsgruppens arbete och se till att gruppen har backup och stöd 2. Biträd chefen för krisledningsgruppen vid uppstartsmöte se checklista uppstartsmöte 3. Hjälp chefen för krisledningsgruppen att samordna informationen som skall delges till krisledningsnämnden 4. Säkerhetsställ att kontakt med informationschefen har upprättats 5. Säkerhetsställ kontakten med berörda myndigheter 6. Bistå chefen för krisledningsgruppen vid samordning och ledning av statusmötena se checklista statusmöte

10 Kf , 12 Sida 10 av 26 Befattningskort Chef för kriskommunikation Roll Du är nu chef för kriskommunikation. Du är underställd stabschefen. Ansvar Ditt ansvar är att samordnar informationen internt och externt Arbetsuppgifter 1. Kontakta två telefonister och öppna växeln. Informera om läget. Information till telefonväxeln vilka samtal som får kopplas igenom samt vilken information som kan ges 2. Sammankalla all personal som ingår i informationsgruppen och upplysningscentralen. 3. Samordna informationen som skall publiceras externt och internt. 4. Informera externa aktörer som blivit direkt eller indirekt påverkade av händelse 5. Planera och samordna informationen för en presskonferens tillsammans med kommunchef/chef för krisledningsgrupp 6. Kontakta förvaltningschefer för att samordna informationsverksamheten. 7. Samordna informationen till upplysningscentralen. 8. Rapportera på statusmötena

11 Kf , 12 Sida 11 av 26 Befattningskort Chef för upplysningscentral Roll Du är nu chef för upplysningscentralen. Du är underställd chefen för kriskommunikation Ansvar Du ansvarar för att upplysningscentralen upprättas, fungerar och att den delges korrekt och tillräcklig information. Arbetsuppgifter 1. Hjälp till att ställa i ordning lokalen för upplysningscentralen 2. Samordna informationen för upplysningscentralen tillsammans med chefen för kriskommunikation 3. Dela ut befattningskort Kommunikatör i upplysningscentralen till samtliga och säkerhetsställ att samtliga kommunikatörer inom upplysningscentralen vet vilken arbetsuppgift och roll de har. 4. Starta upp WIS 5. Säkerhetsställ att samtliga kommunikatörer i upplysningscentralen har fått korrekt information 6. Säkerhetsställ att bemanningen är tillräcklig och förbered för plan för avlösning av personal. 7. Rapportera till chefen för kriskommunikation.

12 Kf , 12 Sida 12 av 26 Befattningskort Samverkansassistent/lägesuppdaterare för upplysningscentralen Roll Du är nu samverkansassisten/lägesuppdaterare i upplysningscentralen. Du är underställd chefen för upplysningscentralen. Arbetsuppgifter 1. Hjälp till att ställa i ordning lokalen för upplysningscentralen 2. Ta del av den informationen som delges av chefen för upplysningscentralen. 3. Hjälp chefen för upplysningscentralen att samordna och utforma informationen som skall delges till kommunikatörerna. 4. Hjälp kommunikatörerna att sök information vid nya frågor. 5. Vid FAQ samordna informationen och skriv upp på storskärm via projektor, whiteboard alternativt blädderblock så att samtliga kan ta del av informationen.

13 Kf , 12 Sida 13 av 26 Befattningskort Kommunikatör i upplysningscentralen Roll Du är nu kommunikatör i upplysningscentralen. Du är underställd chefen för upplysningscentralen. Arbetsuppgifter 1. Se till att arbetslokalerna och utrustningen för upplysningscentralen iordningställs 2. Ta del av den informationen som delges av chefen för upplysningscentralen. 3. Säkra att Du har ett kvalitetssäkrat informationsunderlag som grund för Dina svar till allmänheten. 4. Tänk på att lämna korrekt och öppen information. 5. Om Du får en fråga Du inte kan svara på sök information hos samordningsassistenten. 6. Tänk på att försök behålla lugnet bättre få samtal som ges korrekt information än att stressa. Både för Dig själv och den som ringer. 7. Vid samtal från personer som vill till krisledningen ta namn och nummer. Uppgifterna ges till chefen för upplysningscentralen som vidarebefordrar meddelandet till efterfrågad person.

14 Kf , 12 Sida 14 av 26 Befattningskort Chef för berörd sektor/förvaltning Roll Du är chef för berörd förvaltning. Du är underställd kommunchefen/chef för krisledningsgruppen. Ansvar Du ansvarar för att krishanteringen i den egna förvaltningen samt att information sprids intern i den egna organisationen. Arbetsuppgifter 1. Informera den egna organisationen om händelsen 2. Delge krisledningen med information om Hur omfattande förvaltningen är berörd Vilka resurser som finns Vilka resurser som kommer behövas Etc 3. Säkerhetsställ att bemanningen är tillräcklig och förbered för plan för avlösning av personal. 4. Rapportera på statusmötena

15 Kf , 12 Sida 15 av 26 Befattningskort Dokumentationsansvarig Roll Du är nu dokumentationsansvarig. Du är underställd stabschefen. Ansvar Du ansvarar för att loggbok över händelsen och det löpande arbetet förs samt övriga funktioner inom sekretariatet. Arbetsuppgifter 5. Se till att loggningsfunktionen sätts igång. 6. Starta upp WIS 7. För upp på ett överskådligt sätt vad som beslutas (ex. whiteboard) 8. För upp på ett överskådligt sätt vad som skall göras (ex. whiteboard) 9. Förvarna och påminn så att inget glöms bort 10. Säkerhetsställ att bemanningen är tillräcklig och förbered för plan för avlösning av personal. 11. Rapportera på statusmötena

16 Kf , 12 Sida 16 av 26 Befattningskort Telefonväxelansvarig Roll Du är nu telefonväxelansvarig. Du är underställd chefen för kriskommunikation. Ansvar Du ansvarar för att växeln är bemannad och fungerar, samt att växeltelefonisterna har korrekt och tillräcklig information för att utföra sina arbetsuppgifter. Arbetsuppgifter 1. Se till att växeln blir bemannad 2. Samordna informationen för växeltelefonisterna tillsammans med chefen för kriskommunikation 3. Säkerhetsställ att samtliga växeltelefonister har fått korrekt information 4. Informera växeltelefonisterna vikten av att följande rutin följs: Vid samtal från personer som vill till krisledningen ta namn och nummer. Koppla inte vidare! Uppgifterna ges till Dig som vidarebefordrar meddelandet till efterfrågad person. 5. Klargör vilka samtal som får släppas igenom. 6. Sammanställ eventuella frågor och samordna med chefen för kriskommunikation. 7. Säkerhetsställ att bemanningen är tillräcklig och förbered för plan för avlösning av personal. 8. Rapportera till chefen för kriskommunikation

17 Kf , 12 Sida 17 av 26 Befattningskort Fältrepresentant för krisledningen Roll Du är nu fältrepresentant för krisledningen. Du är underställd stabschefen. Ansvar Du ansvarar för att vara kommunens representant på plats. Arbetsuppgifter 1. Du representerar kommunen på olycksplatsen 2. Upprätta kontakt med räddningsledare. 3. Samordning måste ske med övriga funktioner i krisledningsgruppen 4. Tänk på att inte lämna någon information som inte är bekräftad men chefen för kriskommunikation. 5. Samordna information från olycksplatsen och redogör för krisledningen 6. Ta reda på vilket resursbehov som finns, två steg framåt - dokumentera 7. Rapportera på statusmöten.

18 Kf , 12 Sida 18 av 26 Befattningskort Chef för omvärldsbevakning Roll Du är nu chef för omvärldsbevakningen. Du är underställd stabschefen. Ansvar Du ansvarar för att analysgruppen och omvärldsbevakningen. Arbetsuppgifter 1. Arbeta problemorienterat med alla typer av omfall 2. Analysgruppen utgör en tankesmedja för att finna tänkbara strategier i syfte att stödja krisledningsarbetet Analysarbetet kan påbörjas med att svara på följande frågor vad vet vi? vad tror vi? worst case scenario 3. Utse representanter för att arbeta med omvärldsbevakning under pågående krisledningsarbete i form av analys av andra kommuner, myndigheters samt samverkanspartners åtgärder. 4. Tänk på att analysgruppen inte arbetar operativt 5. Analysgruppen ansvarar för utvärdering av krisledningsarbetet after avslutad händelse.

19 Kf , 12 Sida 19 av 26 Befattningskort Chef för stödgrupp Roll Du är nu chef för stödgruppen. Du är underställd stabschefen. Ansvar Du ansvarar för att underlätta arbetet för krisledningsgruppen. Arbetsuppgifter 1. Ta del av den informationen som delges av stabschefen. 2. Informera övriga i stödgruppen. 3. Ta reda på vilket resursbehov som finns, två steg framåt dokumentera 4. Hjälp till med det som behövs 5. Rapportera på statusmöten

20 Kf , 12 Sida 20 av 26 Checklista Uppstartsmöte i krisledningsgrupp Tid/Sign KONTROLLERA att hela gruppen är samlad STARTA loggningsfunktionen INFORMERA om följande vad som har hänt omfattning ev. skadade vidtagna åtgärder SÄKERHETSSTÄLL att det finns ansvariga för samtliga funktioner KONTROLLERA att informationschefen har informerats, SÄKERHETSSTÄLL att växeln är bemannad och informerad om händelsen SÄKERHETSSTÄLL att TIB Länsstyrelsen har blivit informerad, SE TILL att kontakt med andra externa resurser, vid behov, etableras PLANERA in regelbundna statusmöten

21 Kf , 12 Sida 21 av 26 Checklista Lokaler och teknik Konferenstelefon Datorer GIS underlag, kartor och skisser Loggningsverktyg Whiteboard och pennor Mobiltelefoner Block och pennor Radio och TV Fasta telefoner Ritning över verksamheten Vatten, kaffe och frukt Övrigt:

22 Kf , 12 Sida 22 av 26 Checklista Mall för ledningsmöte/stabsorientering NÄRVARANDE Tid/sign AKTUELLA LÄGET personskador/ev. omkomna verksamhet miljö konsekvenser risker och hot PROGNOS HÄNDELSEUTVECKLING vad vet vi? vad tror vi? worst case scenario INFORMATION/MEDIA intern information extern information pressmeddelande presskonferens DRIFT logistik resurser PRIORITERINGAR OCH ÅTGÄRDER DIREKTIV FRÅN HÖGRE INSTANS ÖVRIGT NÄSTA STATUSMÖTE KL

23 Kf , 12 Sida 23 av 26 DEL 3 KRISKOMMUNIKATION Grundläggande principer och riktlinjer för kommunikationsarbetet Kommunens krisledning ansvara för ledning och samordning av all krisinformation. Grundläggande principer och riktlinjer för kriskommunikationsarbetet redogörs mer i detalj i Marks kommuns kriskommunikationsplan. Krisinformationens betydelse 80 procent av en kris är information och kommunikation. Hur väl en organisation lyckas hantera informationsfrågorna är en av de viktigaste faktorerna för en framgångsrik krishantering. I ett krisläge har informationshanteringen en avgörande betydelse för förtroendet för organisationen. Organisation Det operativa arbetet leds av informationschefen/chef för kriskommunikation. Informationschefen sammankallas vid behov och svara för all information utom den som är räddningstjänstsrelaterad. Roller och uppgifter Chefen för kriskommunikationen svarar för följande Telefonväxelansvarig Chef för upplysningscentral Information och massmedia produktionsenhet Aktivering Chefen för kriskommunikation ansvarar för att samtliga funktioner inom kriskommunikation aktiveras. Upplysningscentral Om belastningen på ordinarie växel blir för hög sammankallas upplysningscentralen. Chefen för kriskommunikation ser till att upplysningscentralen sammankallas med hjälp av chefen för upplysningscentralen samt lägesuppdaterare/samverkansassistent. Upplysningscentralen har till uppgift att via telefon dels samla in frågeställningar från allmänheten, dels föra ut information från krisledningsgruppen. Intern information Det är viktigt att de anställda hålls väl informerade om läget i kommunen. Välinformerade anställda fungerar som ambassadörer ut mot allmänheten. För att få korrekt information ut i organisationen är det viktigt med en tidig, regelbunden och korrekt lägesinformation. Även vid en kris är det viktigt att utnyttja de ordinarie kanalerna för intern information, dvs intranät och chefsbrev. Utgångspunkter: Förvaltningschefen är ansvarig för information till de anställda på sin förvaltning Arbetsplatsträffen är basen för informationsspridning Cheferna ska föra informationen vidare och öppna upp för dialog på arbetsplatsen.

24 Kf , 12 Sida 24 av 26 Extern kommunikation Kommunen information skall vara korrekt, begriplig, entydig och samordnad och lämnas regelbundet. Information skall vid behov riktas direkt till grupper med särskilda behov. Allmänhet, massmedier och myndigheter kommer att ställa stora krav på informationsspridningen. Det krävs bland annat information om nya och ändrade förhållanden. Det är viktigt att massmedia ges möjlighet att ge allmänheten en korrekt lägesinformation. Korrekta pressuppgifter bidrar till att hålla allmänheten välinformerad, därigenom minskar risken för ryktesspridning och spekulationer. Kommunens webbplats och upplysningscentral är två andra viktiga informationskällor. Konkreta informationsinsatser kan vara att arrangera presskonferens, ta fram pressmaterial, informera via webben, ansvara för omvärldsbevakning och analys av mediebilden av händelsen och återkoppla omvärldsanalysen till krisledningen. För att säkerställa att uppgifterna som sprids är korrekta ska all från kommunen utgående information styras via krisledningsgruppen. Samverkan Det är av största vikt att informationen från kommunen och andra myndigheter samordnas. Trovärdigheten ökar av samstämmiga budskap och fakta från olika myndigheter. Motstridiga budskap kan vara förödande för trovärdigheten. Eftersom parterna äger olika delar av informationen behövs samverkan för att skapa en helhetsbild av krisen. Därför bör myndigheterna sträva efter att samverka och koordinera sitt informationsarbete. Genom att samverka med andra myndigheter som är berörda av händelsen kan man på ett bättre sätt uppfylla uppdraget att ge snabb och korrekt information till medborgare, massmedia och andra myndigheter. Berörda parter ska därför utbyta relevant information före, under och efter en kris, samt ta initiativ till gemensamma informationsinsatser när det främjar informationsuppdraget. En krissituation ställer också mycket stora krav på snabb informationshantering. Därför är det viktigt med gemensamma förberedelser och en gemensam syn på vad samverkan innebär, principiellt och i praktiken. Krisinformationsråd Från hösten 2009 inrättar länsstyrelsen ett krisinformationsråd. Krisinformationsrådets syfte är att främja samverkan mellan myndigheternas informationsansvariga och att vara en bas i länets nätverk för krisinformationsansvariga.

25 Kf , 12 Sida 25 av 26 Omvärldsbevakning Analysgruppens uppgift är att under pågående krisledningsarbete parallellt med krisledningsorganisationen arbeta problemorienterat med alla typer av omfall, d.v.s. svara på frågan vad är det som kan inträffa under rådande omständigheter som ännu inte inträffat? Detta arbete innebär också omvärldsbevakning i form av analys av andra kommuner, myndigheter och samverkanspartners åtgärder.

26 KOMMUNAL Kf , 12 Blad 26(26) Sida 1 av 1 sekreterare krisledningsnämnd Krisledningsgrupp Kommunchef (sammankallande) Stabschef (sammankallande) Förvaltningschef Representant från räddningstjänsten (sammankallande) Dokumentations ansvarig Chef för kriskommunikation (sammankallande) Fältrepresentant för krisledningen Chef för omvärldsbevakning verksamheter Räddningstjänsten Sekretariat Chef för upplysningscentralen upplysningscentralen Stödgrupp Telefonväxelansvarig växeltelefonister Analysgrupp Information och massmedia (produktionsenhet)