Revisionsrapport Fördjupad uppföljning av ärendehantering och diarieföring inom nämnden för teknik

Transkript

1 Kommunfullmäktige Revisionsrapport Fördjupad uppföljning av ärendehantering och diarieföring inom nämnden för teknik Kommunrevisionen har vid sitt möte den 14 december 2015 antagit bifogad revisionsrapport. Revisorerna genomförde år 2012 en granskning av ärendehanteringen och diarieföringen inom nämnden för teknik. I granskningen gjordes bedömningen att det fanns brister avseende hanteringen av allmänna handlingar. Nämnden för teknik beslutade 2013 att under året genomföra ett antal åtgärder med anledning av de uppmärksammade bristerna. År 2014 konstaterade revisionen att åtgärderna ännu inte hade genomförts. Mot bakgrund av detta beslutade revisionen att under 2015 genomföra en uppföljande granskning. 1 (1) Datum Syftet med den uppföljande granskningen har varit att granska om nämnden för teknik har åtgärdat tidigare uppmärksammade brister så att beredning och hantering av ärenden och allmänna handlingar uppfyller lagkrav och övriga riktlinjer. Granskningen visar att nämnden inte har vidtagit samtliga beslutade åtgärder utifrån granskningen som genomfördes Den sammanfattande bedömningen utifrån granskningen är att det finns anmärkningsvärt stora brister i ärendehantering och diarieföring inom nämnden för teknik. Kommunrevisionen ser allvarligt på att det fortfarande finns brister inom området. Om nämnden för teknik inte vidtar åtgärder kommer revisionen att beakta detta i kommande ansvarsprövning. Granskningsrapporten översänds till kommunfullmäktige för kännedom. För revisorerna i Kungsbacka kommun Birgitta Litsegård Kommunrevisionens ordförande Christine Lindeberg Vice ordförande kommunrevisionen uniform KUB100 v 1.0, Kommunrevision Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset Telefon vx Fax kommunrevision@kungsbacka.se

2 Revisionsrapport 2015 Genomförd på uppdrag av revisorerna December 2015 Kungsbacka kommun Fördjupad uppföljning av ärendehantering och diarieföring inom nämnden för teknik

3 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Revisionskriterier Avgränsningar Metod Uppföljning av ärendehantering och diarieföring Genomförda och återstående åtgärder utifrån nämndens beslut Stickprov Samlad bedömning Slutsatser Bedömning utifrån revisionsfrågorna Identifierade förbättringsområden och rekommendationer...11 Bilagor: Bilaga 1Bakgrund Bilaga 2 Revisionskriterier Bilaga 3 Källförteckning Bilaga 4 Stickprovsgranskning 1

4 1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kungsbacka kommun har EY genomfört en fördjupad uppföljande granskning av ärendehantering och diarieföring inom nämnden för teknik. Syftet har varit att granska vilka åtgärder nämnden vidtagit utifrån den granskning av ärendehantering och diarieföring som kommunrevisionen genomförde Granskningen har även omfattat ett stickprov om tio slumpvis utvalda ärenden. Granskningen visar att nämnden genomfört ett antal av de åtgärder som beslutades efter granskningen Exempelvis antog nämnden under 2014 en kommunikationsplan. Under har ett nytt diarie- och ärendehanteringssystem (Lex) införts. Under 2015 inleddes därtill ett arbete för att ta fram ny dokumenthanteringsplan, men arbetet har ännu inte slutförts. Flera av åtgärderna kvarstår dock. Förvaltningen har inte tagit fram någon skriftlig rutin för kvalitetssäkring av tjänsteskrivelser i enlighet med de rekommendationer som lämnades i granskningen Nämndens rådande dokumenthanteringsplan strider mot kommunövergripande riktlinjer om diarieföring. Nämnden har därtill inte genomfört kompetensinventering eller utbildningssatsningar i syfte att bygga upp kompetensnivån inom området. Mot bakgrund av ovanstående bedömer vi att nämnden för teknik arbetat för att åtgärda de brister som identifierades i granskningen 2012, men att vissa åtgärder fortfarande kvarstår. Genomfört stickprov visar avvikelser i sex av tio ärenden. Avvikelserna består bland annat i allmänna handlingar som inte registrerats, en handling som registrerats på fel ärende och en handling som inte registrerats som allmän och offentlig trots att den expedierats. Utifrån granskningens syfte och grunderna för ansvarsprövning är vår sammanfattande bedömning att det finns brister i ärendehantering och diarieföring inom nämnden för teknik. Nämnden för teknik rekommenderas att: Prioritera att åtgärder vidtas för att hanteringen av allmänna handlingar är i enlighet med ställda lagkrav samt kommunens egna riktlinjer och rutiner. Tillse att rutiner för hantering av allmänna handlingar kommuniceras till medarbetare vid förvaltningen. Tillse att dokumenthanteringsplanen överensstämmer med kommunövergripande riktlinjer om diarieföring. Säkerställa att kommunikationsplanens tillhörande aktivitetsplan uppdateras löpande i enlighet med instruktioner i kommunikationsplanen. 2

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund De förtroendevalda revisorerna har i årets risk- och väsentlighetsanalys bedömt det väsentligt att genomföra en fördjupad uppföljande granskning av ärendehantering och diarieföring inom nämnden för teknik. Bakgrunden till granskningen beskrivs i bilaga Syfte och revisionsfrågor Syftet är att granska om nämnden för teknik har åtgärdat tidigare uppmärksammade brister så att beredning och hantering av ärenden och allmänna handlingar uppfyller lagkrav och övriga riktlinjer. Granskningen har varit inriktad på följande revisionsfrågor: Har nämnden för teknik vidtagit åtgärder för att säkerställa att hanteringen av allmänna handlingar sker i enlighet med ställda lagkrav och kommunens egna rutiner och riktlinjer? Har nämnden för Teknik vidtagit åtgärder för att det ska finnas ändamålsenliga rutiner avseende registrering, diarieföring och utelämnande av allmänna handlingar? o Har nämnden för teknik tillsett att det finns kännedom inom förvaltningen om dessa rutiner? Har nämnden för teknik tillsett att rutinen för kvalitetssäkring av tjänsteskrivelser och eventuella krav på vad handläggarnas beredning/utredning av ett ärende ska omfatta har tydliggjorts? Har nämnden för teknik säkerställt att samtliga av de beslutade åtgärderna under 2013 har genomförts? 2.3. Revisionskriterier Revisionskriterier är de bedömningsgrunder som bildar underlag för granskningens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna för denna granskning framgår av bilaga Avgränsningar Granskningen omfattar de övergripande rutiner och arbetssätt som nämnden för teknik tillämpar avseende ärendeberedning och hantering av allmänna handlingar. Granskningen inriktas på vilka åtgärder som nämnden har genomfört med anledning av de brister som uppmärksammades i kommunrevisionens granskning från Granskningen omfattar även en fördjupad granskning av hanteringen av ett urval av ärenden Metod Granskningen har genomförts genom dokumentstudier, intervjuer och stickprov. Källförteckning framgår av bilaga 3 och sammanställning och beskrivning av stickprov framgår av bilaga 4. Samtliga intervjuade har getts tillfälle att sakfelsgranska rapporten. 3

6 3. Uppföljning av ärendehantering och diarieföring I detta kapitel beskrivs resultat av genomförd granskning utifrån de iakttagelser vi bedömer som mest relevanta utifrån vad som framkommit i granskningen. För varje iakttagelse framgår en beskrivning av vår bedömning och därefter en beskrivning av underlagen för bedömningen. Avsnitt Våra iakttagelser 3.1 Sedan granskningen 2012 och uppföljningen 2014 har stora förändringar skett inom nämnden för teknik. Organisation och personal har förändrats, ett nytt diarie- och ärendehanteringssystem har införts och nya rutiner och riktlinjer har tillkommit. Vi kan konstatera att några av de åtgärder nämnden beslutade om 2013 har genomförts men att några åtgärder kvarstår. Till exempel har dokumenthanteringsplanen ännu inte reviderats och medarbetarnas kompetensnivå inom området inte kartlagts. 3.2 I granskningen har vi genomfört stickprov på tio slumpvis utvalda ärenden. Vi har noterat avvikelser i sex av tio stickprov. Avvikelserna rör handlingar som inte diarieförts, diarieförts fel eller inte registrerats som allmänna trots att de expedierats Genomförda och återstående åtgärder utifrån nämndens beslut Vår bedömning Granskningen visar att nämnden genomfört ett antal av de åtgärder som beslutades Exempelvis antog nämnden under 2014 en kommunikationsplan. Under har ett nytt diarie- och ärendehanteringssystem (Lex) införts. Under 2015 inleddes därtill ett arbete för att ta fram ny dokumenthanteringsplan, men arbetet har ännu inte slutförts. Nämndens beslutade åtgärd att kartlägga kompetensnivån bland förvaltningens medarbetare har inte genomförts. Riktade utbildningar i syfte att bygga upp kompetensnivån inom området har inte hållits. Nämnden har inte heller gjort någon översyn av befintliga riktlinjer och rutiner i syfte att kartlägga om de uppfyller lag- och policykrav. Mot bakgrund av ovanstående bedömer vi att nämnden för teknik arbetat för att åtgärda de brister som identifierades i granskningen 2012, men att vissa åtgärder fortfarande kvarstår. Exempelvis strider nämndens rådande dokumenthanteringsplan mot kommunövergripande riktlinjer om diarieföring och den stämmer inte överens med nuvarande rutiner för diarieföring inom förvaltningen. Vi bedömer att nämnden bör säkerställa att samtliga åtgärder genomförs Underlag för bedömning Förändringar inom förvaltningen och nämnden för teknik Följande avsnitt har utgångspunkt i granskningen av ärendehantering och diarieföring som genomfördes 2012 och de åtgärder nämnden 2013 beslutade om som en följd av denna. Sedan granskningen 2012 har ett antal förändringar skett inom både nämnd och förvaltning, 4

7 vilket påverkat förvaltningens arbete med att genomföra beslutade åtgärder. Enligt uppgift från förvaltningschef är omkring hälften av förvaltningens handläggare anställda efter Förvaltningschef, samtliga verksamhetschefer förutom en, samtliga enhetschefer samt nämndsekreteraren är nya i organisationen eller i sin befattning. Under våren 2014 genomfördes en omorganisering på förvaltningen då VA- samt trafik och parkverksamheten delades upp i en planerings- respektive driftsverksamhet. Majoriteten av ledamöterna i nämnden är nya sedan 1 januari Genomförda åtgärder och förändringar i ärendehantering Under 2014 infördes diarie- och ärendehanteringssystem Lex i Kungsbacka kommun. Lex har ersatt det tidigare diariesystemet Docs. Lex fungerar dels som diarium och dels som dokument- och ärendehanteringssystem. Tanken är att Lex ska fungera som ett handläggarstöd där handläggaren själv ska kunna ha översikt över sitt ärende, handlägga och skapa tjänsteskrivelser, rapporter, utredningar med mera direkt i systemet. Sedan 2014 har förvaltningen arbetat med implementering av Lex. Enligt intervjuad förvaltningschef har samtliga handläggare på förvaltningen utbildats i systemet. En överföring har skett från Docs till Lex. Cirka två tredjedelar av handlingarna har dock inte kunnat överföras från det gamla ärendehanteringssystemet på grund av tekniska problem enligt intervjuad nämndsekreterare och förvaltningschef. Dessa finns dock fortfarande tillgängliga i Docs eller arkivet. Lex har fler funktioner i jämförelse med sin föregångare enligt de intervjuade. Exempelvis kan tjänsteskrivelser skapas direkt i Lex 1. I Lex finns en inbyggd kvalitetssäkring där verksamhetschef och förvaltningschef kan godkänna tjänsteskrivelsen. Funktionen med kvalitetssäkring används inte för närvarande men ska enligt intervjuad nämndsekreterare implementeras. I systemet finns ingen spärr som hindrar tjänsteskrivelsen från att skickas om kvalitetssäkring saknas, enligt intervjuad nämndsekreterare. Förvaltningen använder sig även av andra verksamhetsystem. Ett exempel är VA-banken där det finns uppgifter kopplat till varje fastighet. Enligt intervjuad nämndsekreterare och förvaltningschef är det inte tydliggjort vilka handlingar som ska finnas i vilket system. Detta uppges vara ett utvecklingsområde. Sedan granskningen 2012 och uppföljningen 2014 har ett antal nya riktlinjer och rutiner upprättas. I december 2014 fastställdes Hantering av inkommen och upprättad information i Kungsbacka kommun med tillhörande bilaga. Dokumentet är kommunövergripande och beskriver hur allmänna-, offentliga och sekretessbelagda handlingar hanteras. I bilagan ges exempel på vad som anses vara allmänna handlingar, se exempel i tabellen nedan. 1 På kommunens intranät finns en lathund för hur tjänsteskrivelse skapas i Lex. 5

8 Inkomna handlingar Upprättade handlingar Icke offentliga handlingar Handling från någon Protokoll Tjänsteskrivelser som som finns utanför den mottagande nämnden Tjänsteskrivelse som utgör grund till beslut lämnats till annan myndighet för konsultation Färdig rapport som Handlingar som lämnar Minnesanteckningar beställts av myndigheten (t.ex. e- Elektroniska kalendrar nämnd/förvaltning från post). Post till politiker som rör konsult blir allmän Förteckning över in- och det partipolitiska arbetet handling när den utgående e-post inkommer Globalfiler, d.v.s. uppgifter om vilka sidor som besökts på internet Tabell 1: Exempel från rutindokument om hantering av inkommen och upprättad information. Nämnden för teknik antog i april 2014 en kommunikationsplan för perioden Kommunikationsplanen beskriver ansvarsfördelning, målgrupper och riktlinjer för kommunikationen. I planen finns en checklista för direktkommunikation med kommuninvånare som bland annat beskriver att meddelanden ska besvaras skyndsamt. Därtill står i kommunikationsplanen att inkomna och upprättade allmänna handlingar ska registreras innan handläggning. Till kommunikationsplanen hör en aktivitetsplan som ska uppdateras löpande. Nämnden antog en aktivitetsplan för januari till juni 2014 i samband med kommunikationsplanen. Därefter har nämnden inte antagit någon ny aktivitetsplan. I maj 2015 anställdes en registrator med uppgift att ta fram en ny dokumenthanteringsplan. Registratorn fick kort efter anställningen en ny tjänst inom kommunen. Nämndsekreteraren är i dagsläget även registrator, men rekrytering av ny registrator pågår enligt de intervjuade. Arbetet med att ta fram en ny dokumenthanteringsplan är för närvarande vilande enligt de intervjuade. Gällande dokumenthanteringsplan är från 2012 och stämmer inte överens med nu gällande rutiner för registrering av allmänna handlingar. I en översiktlig granskning av nämndens protokoll från 2014 och 2015 framgår att nämnden under perioden inte fattat beslut i ärenden som rör ärendehantering eller diarieföring, utöver kommunikationsplanen. Nämnden har antagit en intern kontrollplan för 2015 där nämnden identifierat ett antal risker kring ärendehantering, diarieföring och kommunikation. Till riskerna finns åtgärder kopplade enligt beskrivning nedan. Risk Åtgärd Risk att dokument på förvaltningen inte Dokumenthanteringsplan hanteras korrekt Risk att ärenden och diarium inte hanteras Skriftliga rutiner korrekt Risk att förvaltningens kommunikation internt Kommunikationsplan och aktivitetsplan och externt inte fungerar Tabell 2: Risker ur nämnden för tekniks intern kontrollplan Dokumenthanteringsplan och aktivitetsplan har ännu inte uppdaterats. 6

9 Återstående åtgärder I granskningen av ärendehantering och diarieföring som genomfördes 2012 hölls en fokusgrupp med verksamhetschefer. Cheferna identifierade flera förbättringsområden avseende ärendehantering och registrering av allmänna handlingar. Exempelvis bedömde cheferna att vad som är allmän handling, när hänvisning kan ges till sekretess och arbetsmaterial samt hur inkomna mail ska hanteras behövde tydliggöras. Förvaltningschef uppger vid intervju att förvaltningen inte genomfört beslutad åtgärd från 2013 om att göra en kompetensinventering i syfte att kartlägga kompetensnivån på förvaltningen. Som en följd av det har inte heller några riktade utbildningar i syfte att bygga upp kompetensnivån inom området hållits. Nämndsekreterare uppger vid intervju att kommunen årligen erbjuder samtliga medarbetare en frivillig utbildning om sekretess och allmänna handlingar med extern föreläsare. Nämnden har inte gjort någon översyn av befintliga riktlinjer och rutiner i syfte att kartlägga om de uppfyller lag- och policykrav. Då detta inte gjorts har heller inga handlingsplaner kopplat till översynen upprättats. Som ovan nämnts har arbetet med att uppdatera dokumenthanteringsplanen påbörjats men inte slutförts Stickprov Vår bedömning Enligt offentlighets- och sekretesslagen ska allmänna handlingar som inkommit eller upprättats registreras utan dröjsmål. I kommunens gemensamma handbok för ärendeprocessen 2 står att alla handlingar och underlag till ett ärende ska registreras. Därtill står i nämndens kommunikationsplan att inkomna och upprättade allmänna handlingar ska registreras innan handläggning. Vår granskning visar avvikelser i sex av tio stickprov. Bland annat tre fall av handlingar som inte registrerats, en handling som registrerats på fel ärende och en handling som inte registrerats som allmän och offentlig trots att den expedierats. Det sistnämnda innebär att handlingen inte visas som vid sökning i diariet på kommunens hemsida. Av stickprovet framgår att det finns tre ärenden där det inte framgår att avsändaren fått svar på inkomna skrivelser eller liknande. En återkoppling kan självklart ha skett muntligt till avsändaren, vilket vi inom ramen för denna granskning inte undersökt. Enligt nämndens Kommunikationsplan ska invånarna få svar senast inom två arbetsdagar. Vår bedömning mot bakgrund av upptäckta avvikelser i stickprovsgranskningen är att nämnden har brister i hantering och diarieföring av allmänna handlingar Underlag för bedömning I granskningen har tio ärenden valts ut slumpmässigt för en fördjupad granskning. En beskrivning av ärendena samt bedömningsgrunder beskrivs i bilaga 4. Resultatet från granskningen redovisas i tabellerna nedan. Stickproven kommenteras vid behov. 2 Handbok i Kungsbackas kommungemensamma ärendeprocess för kommunstyrelse, nämnd och utskott (Kungsbacka 2011). 7

10 Frågor Ärende 1. Informationsutskick detaljplan 2. LTF: förbud mot trafik Sjöallén 3. Anmälan om dagvattenanläggning 4. Önskemål om fartdämpande åtgärder *Handlingar som är arbetsmaterial får datum för registrering först när de expedieras. 5. Projektering och byggnation av busshållplatser Typ av handling Inkommen Inkommen Inkommen Inkommen Inkommen Antal kända handlingar i ärendet Från inkommet / upprättat datum till registrering Samma dag (2), 5 dagar (1) Inkommen handling ej diarieförd (1), 18 dagar (1) Inkommen handling ej Samma dag (1) (antal handlingar inom parentes)* arbetsmaterial (1) arbetsmaterial (3) diarieförd (1) Framgår avsändare? Ja Ja Ja Ja Ja Innehåll i korthet? Ja Ja Ja Ja Ja Vidarebefodrats till handläggare? Nej Ja Ja Ja Ja Svar till avsändare? Ja Nej E/T Nej Nej Status Pågående Pågående Pågående Pågående Pågående I ärende 1 är en handling markerad som arbetsmaterial trots att den blivit expedierad. Detta innebär att handlingen inte blivit allmän och offentlig trots att den skulle varit det. Utöver detta hade ärendet vid tidpunkten för stickprovet ingen registrerad handläggare. Detta ska enligt nämndsekreterare läggas in av registrator när ett ärende upprättas i Lex. I ärende 2 är en inkommen handling som hör till ärendet inte registrerad. Den inkomna handlingen avser synpunkter som inkommit till förvaltningen via mail och telefonsamtal. Enligt nämndsekreterare är synpunkterna ännu inte diarieförda då dialogen är pågående. Av vad som framkommer i Lex har avsändaren ännu inte fått svar, men ärendet är pågående. I ärende 3 är en handling felregistrerad. Den felregistrerade handlingen hör till ett annat ärende. Utöver den felaktiga handlingen har en handling registrerats 18 dagar från att den inkommit. Handlingen har även registrerats med fel handlingsdatum och fel inkomstdatum i Lex. Svar till avändaren är inte tillämpligt då det rör sig om dagvattenanläggningar, vilka endast är anmälningspliktiga från brukaren till förvaltningen. I ärende 4 är en inkommen handling som hör till ärendet inte registrerad. Handlingen avser synpunkter som inkommit till förvaltningen via telefonsamtal. Nämndsekreterare uppger att handläggaren gjort skriftliga tjänstenoteringar vilka inte registrerats i Lex. Av vad som framkommer i Lex har avsändaren ännu inte fått svar, men ärendet är pågående. I ärende 5 har en uppdragsbekräftelse från ett konsultföretag inkommit. I uppdragsbekräftelsen skriver avsändaren att ett exemplar ska undertecknas och sändas 8

11 tillbaka. Den inkomna handlingen är undertecknad av en enhetschef på förvaltningen men något svar till avsändaren finns inte registrerat. Frågor Ärende 6. Intyg enskild avloppsansläggning 7. Fråga om dagvattenhantering i Vallda Park 8. LTF: upphävande av förbud att parkera 9. Gemensam sopbehållare Guntofta 1: Åtgärder vid dagvattenledning Typ av handling Inkommen Inkommen Upprättad Inkommen Upprättad Antal kända handlingar i ärendet Från inkommet / upprättat datum till registrering (antal dagar) Framgår avsändare? dagar (1) 1 dag (1), 3 dagar (1) Samma dag (4) Samma dag (1) Upprättad handling ej diarieförd (1) Ja Ja Ja Ja Nej Innehåll i korthet? Ja Ja Ja Ja Ja Vidarebefodrats till handläggare? Ja Ja Ja Ja Ja Svar till avsändare? E/T Ja E/T E/T E/T Status Avslutad Avslutad Avslutad Avslutad Pågående I ärende 6 har ett intyg om enskild avloppsanläggning inkommit till förvaltningen för kännedom. Svar till avsändare är inte tillämpligt eftersom detta ärende inte handläggs på förvaltningen för Teknik utan av förvaltningen för Miljö & Hälsoskydd. I ärende 8 är svar till avsändare inte tillämpligt då ärendet avser en upprättad handling. I ärende 9 har ett intyg om gemensam sopbehållare inkommit till förvaltningen för kännedom. Svar till avsändare är inte tillämpligt eftersom detta ärende inte handläggs av förvaltningen för Teknik utan av förvaltningen för Miljö & Hälsoskydd. I ärendet är en inkommen handling registerad med fel handlingsdatum. I ärende 10 finns inga handlingar registrerade. Enligt nämndsekreterare avser ärendet en upprättad handling som skickats till en annan förvaltning inom kommunen, men handläggaren har glömt att registrera handlingen i Lex. Svar till avsändare är inte tillämpligt eftersom ärendet avser en upprättad handling. 9

12 4. Samlad bedömning I detta kapitel framgår våra slutsatser utifrån granskningens syfte och grunderna för ansvarsprövning. Svar ges också på ställda revisionsfrågor i granskningen. Utifrån identifierade förbättringsområden i granskningen framgår våra rekommendationer Slutsatser Utifrån granskningens syfte och grunderna för ansvarsprövning är vår sammanfattande bedömning att det finns brister i ärendehantering och diarieföring inom nämnden för teknik. Granskningen visar att nämnden inte har viditagit samtliga beslutade åtgärder utifrån granskningen som genomfördes Bedömning utifrån revisionsfrågorna Revisionsfrågor Bedömning Har nämnden för teknik vidtagit åtgärder för att säkerställa att hanteringen av allmänna handlingar sker i enlighet med ställda lagkrav och kommunens egna rutiner och riktlinjer? Samtliga åtgårder sedan 2012 har inte vidtagits. Mot bakgrund av detta och utifrån resultaten av genomförda stickprov har nämnden för teknik enligt vår bedömning inte vidtagit tillräckliga åtgärder för att säkerställa att hanteringen av allmänna handlingar sker i enlighet med ställda lagkrav och kommunens egna rutiner och riktlinjer. Har nämnden för teknik vidtagit åtgärder för att det ska finnas ändamålsenliga rutiner avseende registrering, diarieföring och utelämnande av allmänna handlingar? Har nämnden för teknik tillsett att det finns kännedom inom förvaltningen om dessa rutiner? I Kungsbacka kommun finns kommungemensamma riktlinjer för hantering av allmänna handlingar. Riktlinjerna har förtydligats sedan granskning 2012, bland annat med vad som är att betrakta som allmän handling och inte. Nämnden för teknik beslutade 2013 att en kompetensinventering skulle genomföras i syfte att kartlägga kompetensnivån bland de av tekniks anställda som berörs. Därefter skulle riktade utbildningar planeras i syfte att bygga upp kompetensnivån inom området. Detta har inte genomförts. Mot bakgrund av detta och utifrån resultaten av genomförda stickprov har nämnden för teknik enligt vår bedömning inte tillsett att det inom förvaltningen finns tillräcklig kännedom om rutiner avseende registrering, diarieföring och utelämnande av allmänna handlingar. Har nämnden för teknik tillsett att I Lex finns en funktion för kvalitetssäkring av 10

13 rutinen för kvalitetssäkring av tjänsteskrivelser och eventuella krav på vad handläggarnas beredning/utredning av ett ärende ska omfatta har tydliggjorts? tjänsteskrivelser där överordnad chef kan godkänna tjänsteskrivelsen. Funktionen är ännu inte implementerad på förvaltningen. Förvaltningen har inte tagit fram någon skriftlig rutin för kvalitetssäkring av tjänsteskrivelser i enlighet med de rekommendationer som lämnades i granskningen Vi bedömer att nämnden inte tillsett att rutinen för kvalitetssäkring av tjänsteskrivelser har tydliggjorts. Har nämnden för teknik säkerställt att samtliga av de beslutade åtgärderna under 2013 har genomförts? Nämnden har inte genomfört kompetensinventering eller utbildningssatsningar i syfte att bygga upp kompetensnivån inom området. Arbetet med att se över dokumenthanteringsplanen har påbörjats men inte slutförts. Vi bedömer därmed att nämnden inte säkerställt att samtliga åtgärder genomförts Identifierade förbättringsområden och rekommendationer Under granskningen har vi identifierat vissa förbättringsområden och våra rekommendationer framgår nedan. Nämnden för teknik rekommenderas att: Prioritera att åtgärder vidtas för att hanteringen av allmänna handlingar är i enlighet med ställda lagkrav samt kommunens egna riktlinjer och rutiner. Tillse att rutiner för hantering av allmänna handlingar kommuniceras till medarbetare vid förvaltningen. Tillse att dokumenthanteringsplanen överensstämmer med kommunövergripande riktlinjer om diarieföring. Säkerställa att kommunikationsplanens tillhörande aktivitetsplan uppdateras löpande i enlighet med instruktioner i kommunikationsplanen. Göteborg den 14 december 2015 Mikaela Bengtsson Certifierad kommunal yrkesrevisor Ernst & Young AB Elin Cronholm Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Hans Gavin Certifierad kommunal yrkesrevisor Kvalitetssäkrare 11

14 Bilaga 1: Bakgrund Offentlighetsprincipen är en grundläggande princip för den svenska förvaltningen i stat, landsting och kommun. Medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar endast med undantag om det är påkallat utifrån bland annat rikets säkerhet eller skydd för uppgifter om enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden. Lagstiftningen kräver att allmänna handlingar ska registreras utan dröjsmål så snart de inkommit eller upprättats. Kommunernas skyldigheter regleras av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och i förvaltningslagen (1986:223). Revisorerna genomförde år 2012 en granskning av ärendehanteringen och diarieföringen inom nämnden för teknik. I granskningen gjordes bedömningen att det fanns brister avseende hanteringen av allmänna handlingar. Följande rekommendationer lämnades: Prioritera att åtgärder vidtas för att hanteringen av allmänna handlingar är i enlighet med ställda lagkrav och kommunens egna rutiner och riktlinjer. Säkerställa att rutinerna och kunskapen avseende registrering, diarieföring och utelämnande av allmänna handlingar förbättras. Tillse att det tydliggörs hur förvaltningens kommunikation till allmänheten under en ärendeprocess ska ske. Tillse att rutinen för kvalitetssäkring av tjänsteskrivelser och eventuella krav på vad handläggarnas beredning/utredning av ett ärende ska omfatta tydliggörs, exempelvis i en skriftlig rutin. Nämnden för teknik beslutade 2013 att under året genomföra ett antal åtgärder med anledning av de uppmärksammade bristerna. Dessa åtgärder var bland annat: En översyn av riktlinjer och rutiner görs med hjälp av interna och externa resurser. Syftet är att kartlägga om befintliga riktlinjer och rutiner uppfyller lag- och policykrav och därefter upprätta handlingsplaner. En översyn av kommunikationsplanen görs med stöd av Serviceområde Kommunikation. En översyn av dokumenthanteringsplanen görs med stöd av extern rådgivare. En kompetensinventering genomförs i syfte att kartlägga kompetensnivån bland de av Tekniks anställda som berörs. Därefter kommer riktade utbildningar planeras i syfte att bygga upp kompetensnivån inom området. År 2014 efterfrågade revisorerna skriftliga svar på vilka åtgärder som nämnden för teknik vidtagit med anledningen av de uppmärksammande bristerna. Av de skriftliga svaren från nämnden framgick att de beslutade åtgärderna som nämns ovan ännu inte genomförts. Revisorerna har under 2014 följt frågan och har inte kunnat se på vilket sätt nämnden för teknik har åtgärdat de uppmärksammade bristerna avseende ärendehantering och diarieföring. Revisorerna har i årets risk- och väsentlighetsanalys därför bedömt det väsentligt att genomföra en uppföljande granskning. 12

15 Bilaga 2: Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna i denna granskning styrs av tillämpliga delar av kommunlagen, tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, förvaltnings Kommunallagen Tryckfrihetsförordningen Offentlighets- och sekretesslagen Förvaltningslagen Arkivlagen Handbok i Kungsbackas kommungemensamma ärendeprocess för kommunstyrelse, nämnd och utskott Kommunikationsplan Kommunallagen (1991:900) Enligt 6 kap 7 kommunallagen har nämnderna ansvar för att var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Likaså skall nämnderna se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett övrigt tillfredställande sätt. Beredningskrav I kommunallagens 5 kap finns bestämmelser kring beredning av ärenden till kommunfullmäktige. Det finns inte några särskilda beredningsregler för styrelser och nämnder och beredningstvånget gäller således inte för nämnder och styrelser. Av Kungsbacka kommuns Allmänna stadga för nämnder och styrelser i Kungsbacka kommun (KF 90/99) framgår att förvaltningschef ansvarar för att ärenden bereds och överlämnas till nämnden. Likställighetsprincipen Kommunallagens 2 kap. 2 reglerar den så kallade likställighetsprincipen, det vill säga att kommuner och landsting ska behandla sina medlemmar lika, om det inte finns särskilda skäl till något annat. Tryckfrihetsförordningen (1949:105) I Tryckfrihetsförordningen anges att för att främja ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att ta del av allmänna handlingar. I 2 kap 3 framgår att med handling avses framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. En handling är allmän om den förvaras hos myndighet eller är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. 13

16 Av 2 kap. 4 framgår att brev eller annat meddelande som är ställt personligen till den som innehar befattning vid myndighet anses som allmän handling, om handlingen gäller ärende eller annan fråga som ankommer på myndigheten och inte är avsedd för mottagaren endast som innehavare av annan ställning. Offentlighets och sekretesslagen (2009:400) Enligt offentlighets- och sekretesslagen ska allmänna handlingar utan dröjsmål registreras när de inkommit eller upprättats (5 kap. 1 ). Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Beträffande handlingar som registreras enligt 5 kap 1 OSL ska det av registret framgå: 1. datum då handlingen kom in eller upprättades, 2. diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen, 3. i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare, och 4. i korthet vad handlingen rör. Enligt 4 kap 1 ska en myndighet ta hänsyn till rätten att ta del av allmänna handlingar när den organiserar hanteringen av sådana handlingar och vid övrig hantering av allmänna handlingar. Myndigheten ska särskilt se till att: 1. allmänna handlingar kan lämnas ut med den skyndsamhet som krävs enligt tryckfrihetsförordningen, 2. allmänna handlingar kan skiljas från andra handlingar, 3. rätten att ta del av allmänna handlingar enligt tryckfrihetsförordningen säkerställs samtidigt som sekretesskyddet upprätthålls, och 4. automatiserad behandling av uppgifter hos myndigheten ordnas med beaktande av det intresse som enskilda kan ha av att själva utnyttja tekniska hjälpmedel hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar. En myndighet ska vidare särskilt beakta att: 1. enskilda bör ges goda möjligheter att söka allmänna handlingar, 2. det bör framgå när uppgifter har tillförts en allmän handling och, om de har ändrats eller gallrats, vid vilken tidpunkt detta har skett, samt att 3. allmänna handlingar inte bör innehålla förkortningar, koder eller liknande som kan försvåra insynen enligt tryckfrihetsförordningen. Förvaltningslagen (1986:223) I förvaltningslagen framgår krav på förvaltningsmyndigheternas handläggning av ärenden. Bestämmelserna i 4-6 om myndigheternas serviceskyldighet, samverkan mellan myndigheter och allmänna krav på handläggning av ärenden gäller också annan förvaltningsverksamhet. 4-5 reglerar myndigheternas serviceskyldighet. Av 4 framgår att varje myndighet skall lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Hjälpen skall lämnas i den utsträckning som är lämplig 14

17 med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Frågor från enskilda skall besvaras så snart som möjligt. Om någon enskild av misstag vänder sig till fel myndighet, bör myndigheten hjälpa henne/honom till rätta. Arkivlagen (1990:782) Arkivlagen anger grundläggande bestämmer för hur myndigheterna ska hantera sina arkiv. Av arkivlagen framgår bland annat att handlingar som ska bevaras ska framställas med arkiv- och åldersbeständiga skrivmaterial och metoder. Vilka handlingar som ska bevaras ska framgå av nämndens dokumenthanteringsplan. Handbok i Kungsbackas kommungemensamma ärendeprocess för kommunstyrelse, nämnd och utskott Kungsbackas kommunövergripande handbok för ärendeprocessen togs fram I handboken finns riktlinjer för registrering, anslag och expediering. Enligt riktlinjerna ska alla handlingar och underlag till ett ärende ska registreras. Kommunikationsplan Nämnden för teknik antog i april 2014 en kommunikationsplan. I kommunikationsplanen står att inkomna och upprättade allmänna handlingar ska registeraras innan handläggning. 15

18 Bilaga 3: Källförteckning Intervjuer Förvaltningschef förvaltningen för teknik Nämndsekreterare/tillförordnad registrator vid förvaltningen för teknik. Dokumentation Bilaga till Hantering av inkommen och upprättad information i Kungsbacka kommun : Exempel på allmänna handlingar, inkomna och upprättade samt icke allmänna handlingar ( , reviderad ) Bilaga till Kommunikationsplan Aktivitetsplan januari juni 2014 (Nämnden för Teknik ) Dokumenthanteringsplan (Nämnden för teknik ). Handbok i Kungsbackas kommungemensamma ärendeprocess för kommunstyrelse, nämnd och utskott. Kungsbacka Hantering av inkommen och upprättad information i Kungsbacka kommun (Kommunstyrelsens förvaltning ) Kommunikationsplan (Nämnden för Teknik ) Nämnden för tekniks budget inklusive intern kontroll plan Nämnden för Tekniks protokoll januari december 2014 Nämnden för Tekniks protokoll januari november

19 Bilaga 4: Stickprovsgranskning Stickprovet har omfattat tio ärenden. Ärendena har valts ut slumpmässigt utifrån en lista med de 892 av nämnden för tekniks ärenden som fram till den 14 oktober 2015 var registrerade i Lex. I stickproven har undersökts om ärendet har registrerats i enlighet med kraven i offentlighets- och sekretesslagen samt om ärendet därefter vidarebefordrats till handläggare och utretts. Bedömning har gjorts utifrån checklistan nedan: Typ av handling. Detta avser om första handlingen i ärendet är inkommande eller upprättad Antal dagar från inkommet/upprättat datum till registrering Avsändare Innehåll i korthet Om det vidarebefordrats till handläggare Svar till avsändare Status på ärendet, om det är pågående eller avslutat De ärenden som granskats presenteras kortfattat nedan. Ärende 1 (TE/2015:606) är ett informationsutskick gällande detaljplan för Foss 1:337 (Basunens förskola). Informationsutskicket har skickats från Plan & Bygg. En verksamhetschef på tekniska förvaltningen svarat på informationsutskicket. Plan & Bygg skickade två månader senare ut samrådshandlingar för samma detaljplan. I samband med det fick teknik ett e-postmeddelande från administratören på Plan & Bygg under vilken tidsperiod samrådet pågick. Ärende 2 (TE/2015:876) avser en Lokal trafikföreskrift (LTF) om förbud mot trafik med fordon på Sjöallén. I ett utkast till remiss till polismyndigheten skriver en av kommunens trafikingenjörer att förvaltningen fått in synpunkter och klagomål från boende i området. Synpunkterna var vid tiden för stickprovet inte diarieförda i Lex. I ärendet fanns vid stickprovsgranskningen även ett utkast till tjänsteskrivelse samt utkast till beslut. Ärende 3 (TE/2015:227) avser en anmälan om dagvattenanläggning på fastigheten Tölö 4:13. Vid stickprovskontrollen upptäcktes en felregistrerad handling på ärendet. Handlingen avsåg ett beslut om bygglov på samma fastighet, vilket borde varit registrerat under ett annat diarienummer. Ärende 4 (TE/2015:836) avser önskemål om fartdämpande åtgärder på Bärnstensvägen. Vid stickprovskontrollen fanns inga handlingar eller arbetsmaterial upprättade ännu. Enligt kompletterande uppgifter från nämndsekreteraren har ärendet initierats av två telefonsamtal vilka inte registrerats i Lex. Ärende 5 (TE/2015:32) avser projektering och byggnation av busshållplatser i nya linjenätet. I ärendet finns en inkommande handling registrerad vilken utgörs av en uppdragsbekräftelse från Ramböll. 17

20 Ärende 6 (TE/2015:583) avser intyg för enskild avloppsanläggning på Oleträ 1:16. Intyget har skickats för kännedom från Miljö- och hälsoskydd. Ärendet registrerades som avslutat samma dag som det skapades då det inte handläggs på tekniska förvaltningen. I ärende 7 (TE/2015:339) har en kommuninvånare ställt frågor till anställda på tekniska förvaltningen rörande VA-ledningar på tomten Buera 5:99. Två registrerade handlingar finns kopplade till ärendet. Den ena är ett mail från kommuninvånaren till förvaltningen. Den andra handlingen är förvaltningens svar. Ärende 8 (TE/2015:693) är en LTF avseende upphävande av förbud att parkera på Trumpetvägen. Till ärendet finns en tjänsteskrivelse om att upphäva en tidigare föreskrift om förbud att parkera på Trumpetvägen. Ärendet togs upp i nämnden för tekniks arbetsutskott som i september 2015 beslutade att upphäva föreskriften. Ärende 9 (TE/2015:659) är ett delegationsbeslut från Miljö & Hälsoskydd som ger fastigheten Guntofta 1:45 tillstånd att använda gemensam sopbehållare. Ärendet har skickats till nämnden för teknik för kännedom och avslutades samma dag som det registrerades då det inte handläggs på teknik. Ärende 10 (TE/2015:842) avser ett ärende om åtgärder vid dagvattenledning. Vid stickprovskontrollen fanns inga upprättade handlingar eller arbetsmaterial kopplade till ärendet. Enligt kompletterande uppgifter från nämndesekreteraren har handläggaren glömt att lägga in upprättad handling i Lex efter att den skickats till Miljö & Hälsoskydd. Ärendet är enligt nämndsekreterare pågående då förvaltningen inväntar svar från Miljö & Hälsoskydd. 18