Uppföljning - Ägarstyrning av kommunens företag

Transkript

1 Revisionsrapport Uppföljning - Ägarstyrning av kommunens företag Nyköpings kommun Februari 2009 Lars Wigström Certifierad kommunal revisor

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund Revisionsfrågan Metod Vidtagna åtgärder Anpassning av bolagsordningar Företagspolicy Ägardirektiv Kommunstyrelsen uppsiktsplikt Samordning Slutsats...8 Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bolagsordningar - sammanställning Kommunstyrelsens reglemente Utdrag styrning och ledning Beskrivning av kommunens företag

3 1 Inledning Kommunens förtroendevalda revisorer har givit Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att göra en uppföljning av granskningen Ägarstyrningen av kommunens företag som gjordes under hösten Bakgrund Resultatet av granskningen 2006 visade att kommunens styrning, ledning och uppföljning av de kommunala företagen kan förbättras inom flera områden. Granskningen inriktades i huvudsak på de helägda bolagen då dessa bolags tillgångar och omsättning är betydande. Övriga intresseorganisationer har kommunen liten ägarandel i och/eller att deras verksamhet är av ringa omfattning. Kommunens hel- resp. delägda bolag samt kommunalförbund redovisas i bilaga 3. Kommunstyrelsens uppdrag framgår av dess reglemente, se bilaga Revisionsfrågan Revisionsfråga: Vilka åtgärder har kommunstyrelsen vidtagit utifrån de förslag till åtgärder som revisorerna rekommenderade i revisionsrapporten 2006? 1.3 Metod Uppföljningen har skett genom en genomgång av kommunstyrelsens protokoll för åren 2007 och 2008, kommunstyrelsens reglemente, aktuella bolagsordningar, kommunens årsredovisning. Dessutom har avstämning av gjorda iakttagelser gjorts med kommundirektören, kanslichef och VD för Nyköpingshem. 2 Vidtagna åtgärder Utifrån revisorernas förslag till åtgärder redovisas nedan vilka åtgärder som vidtagits. Revisorernas förslag 2.1 Anpassning av bolagsordningar En anpassning görs av bolagsordningarna utifrån förändrad lagstiftning Vidtagna åtgärder Inga bolagsordningar har anpassats utifrån förändrad lagstiftning. En översyn pågår dock av de helägda bolagens bolagsordningar. Målsättningen är att reviderade bolagsordningar 3

4 skall föreläggas på bolagens årsstämmor under våren En översikt av innehållet i de hel-. respektive delägda företagens gällande bolagsordningar framgår av bilaga 1. Kommentarer De kommentarer som lämnades i revisionsrapporten daterad december 2006 framgår nedan. I flertalet av bolagsordningarna framgår att fullmäktige skall beredas tillfälle att yttra sig i frågor av principiell beskaffenhet och större vikt. Fr o m 1 juli 2002 framgår av KL att kommunfullmäktige skall se till att fullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. I bolagsordningarna för Gästabudsstaden AB och Östersjöcentrum i Nyköping AB framgår ej att fullmäktige skall utse minst en lekmannarevisor. Synpunkter i övrigt på bolagsordningar i kommunens helägda bolag. Inspektionsrätt. Kommunstyrelsens rätt att inspektera bolaget har ej intagits i bolagsordningen för Nyköpings Sport- och Mässcentrum AB. Offentlighetsprincipen. I bolagsordningen för Nyköpingshem AB framgår att offentlighetsprincipen gäller. Detta är numera inskrivet direkt av lag och är således ej längre beroende av fullmäktiges beslut. Ändring av bolagsordning. Det framgår inte i bolagsordningen för Nyköpings Sport- och Mässcentrum AB att ändringar får ske i bolagsordningen endast efter fullmäktiges godkännande. Vid ändring av bolagsordningar gäller även fr o m 2006 att begreppet ordinarie bolagsstämma ersätts med årsstämma, att systemet med en akties nominella belopp ej längre gäller och att ändringar har skett vad som gäller vid hembudsförbehåll. Bolagsordningen för Nyköpings fastighetsförvaltning AB som är dotterbolag till Nyköpingshem AB innehåller inte en ändamålsbeskrivning, att fullmäktige skall utse samtliga styrelseledamöter, att fullmäktige får ta ställning till beslut av principiell beskaffenhet och att fullmäktige utser lekmannarevisor. Fr o m 1 januari 2007 gäller att fullmäktige skall ha inflytande även i indirekt ägda företag (3 kap 17 ) oavsett om verksamheten bedrivs av moderbolaget eller av något av dess helägda dotterbolag. En anpassning av bolagsordningarna bör ske utifrån de ändringar som skett i aktiebolagslagen och kommunallagen. Bedömning Vår tidigare bedömning att bolagsordningarna skall anpassas till den förändrade lagstiftningen kvarstår. Det är positivt att det för närvarande pågår en översyn av de helägda bolagens bolagsordningar. 4

5 2.2 Företagspolicy Kommunens företagspolicy omarbetas och förtydligas Vidtagna åtgärder En översyn pågår av dokumentet Policy & Ägardirektiv för Nyköpings kommuns företag. Ett nytt dokument planeras att antas i fullmäktige under våren Kommentarer De kommentarer som lämnades i revisionsrapporten daterad december 2006 framgår nedan. Vår bedömning är att kommunens styrning och ledning kan förbättras inom flera områden. De övergripande ägardirektiven som framgår i dokumentet Policy och Ägardirektiv för kommunens företag utgör ett bra grunddokument som beskriver hur kommunens relation med de hel- och delägda företagen är tänkt att fungera. Dokumentet bör dock omarbetas och förtydligas i vissa delar för att anpassas till dagens behov. Rutiner för hur ägardirektiv skall delges på årsstämmorna fungerar mindre bra. Vår bedömning är att förutsättningarna för kommunstyrelsen att utöva en aktiv ledning och styrning av företagen har lämnats i KS reglemente och i dokumentet Policy & Ägardirektiv för Kommunens Företag. Vår bedömning är att kommunstyrelsens ledning och styrning skall utgå från styrelsen och tydliggöras. Vår bedömning är att kommunstyrelsen utifrån sitt uppdrag mer aktivt bör verka för samordning inom hela kommunkoncernen. Bedömning Vår tidigare bedömning att kommunens företagspolicy skall omarbetas och förtydligas kvarstår. Det är positivt att det för närvarande pågår en översyn av kommunens företagspolicy. 2.3 Ägardirektiv Särskilda ägardirektiv tas fram och anger vilka mål och ambitioner som kommunen har för sina hel- respektive delägda företag 5

6 Vidtagna åtgärder Nya ägardirektiv har beslutats av fullmäktige i april 2008 för Nyköpingshem AB. I övrigt har inte särskilda ägardirektiv tagits fram för de enskilda bolagen. Kommentarer De nya ägardirektiv som beslutats för Nyköpingshem AB har på ett bra sätt tydliggjort kommunens mål och ambitioner med bolaget. En förutsättning för att styrningen skall fungera är att direktiven förankras i bolagen och kommunstyrelsen och föreläggs på årsstämmorna och att formella och regelbundna möten sker mellan kommunen och dess företag på olika nivåer. En aktiv dialog är nödvändig och har stor betydelse för att styrdokumenten skall få acceptans och förankras både politiskt och i företagen. Vår bedömning är att det saknas tydliga direktiv om vilka mål och ambitioner som kommunen har med sina hel- resp delägda företag. Bedömning Vår tidigare bedömning att kommunen i särskilda ägardirektiv tas fram och anger vilka mål och ambitioner som kommunen har för sina hel- respektive delägda företag kvarstår, med undantag för Nyköpingshem AB. 2.4 Kommunstyrelsen uppsiktsplikt Kommunstyrelsen uppsiktsplikt tydliggörs genom att rutiner skapas för hur information skall överföras till de kommunala företagen, när den skall överföras och vilken information som skall lämnas från de hel- respektive delägda företagen Vidtagna åtgärder En förbättring har skett när det gäller rapportering till kommunstyrelsen av bolagens verksamhet. Tre av de helägda bolagen har vid två tillfällen och ett delägt bolag vid ett tillfälle under 2008 informerat kommunstyrelsen. Återrapportering sker i begränsad omfattning i kommunens delårsrapport och årsredovisning och ingen strukturerad återrapportering till fullmäktige. Löpande uppföljning av bolagens protokoll, stämmoprotokoll, delårsrapporter och årsredovisningar sker inte från de hel- resp delägda bolagen till kommunstyrelsen. Kommentarer De kommentarer som lämnades i revisionsrapporten daterad december 2006 framgår nedan. 6

7 Bolagens informationsskyldighet har inte tydliggjorts av kommunstyrelsen. Någon strukturerad och regelbunden rapportering från bolagen sker ej i KS vad avser verksamhet och ekonomi. Begärt underlag för den sammanställda redovisningen lämnas till ekonomiavdelning inför upprättande av kommunens delårsrapport och årsredovisning. När KF beslutade om kommunens budget framgår att kommunägda företag under 2008 skall avlämna delårsrapport till kommunstyrelsen per 31 augusti. De bolag som ingår i den sammanställda redovisningen lämnar med undantag av Elbranschens Utvecklings- o utbildningscenter AB sina årsredovisningar till fullmäktige för kännedom. Även kommunalförbundens årsredovisningar delges till fullmäktige. Övriga bolag med mindre ägarandel lämnar ej information till fullmäktige om sin verksamhet och ekonomi. Budget och flerårsplaner lämnas inte till kommunen från företagen. Inkommer dock från kommunalförbunden för godkännande. För perioden augusti fanns en Återrapporteringsplan för kommunstyrelsen Av planen framgick när kommunens företag och förbund skulle närvara och lämna information på kommunstyrelsens sammanträden. Någon ny plan har sedan inte tagits fram. Planer finns nu på att upprätta en ny återrapporteringsplan för att upprätthålla kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Bedömning Vår tidigare bedömning att rutiner skall skapas för hur information skall överföras resp återföras från de hel- respektive delägda företagen kvarstår. Detta trots att en viss förbättring av kommunstyrelsens uppsiktsplikt har skett genom återrapporteringar från de helägda bolagen till styrelsen. 2.5 Samordning Samordningen bör utvecklas mellan kommunen och dess företag Vidtagna åtgärder Under 2007 och 2008 kan vi inte utläsa att kommunstyrelsen har behandlat frågor som rör samordning av företagens och kommunens verksamheter. Kommentarer De kommentarer som lämnades i revisionsrapporten daterad december 2006 framgår nedan. Möjliga områden som kan bli föremål för samordning framgår i ägardirektiven. Vidare framgår av kommunstyrelsens reglemente att KS skall fästa stor vikt vid samordningen av 7

8 företagens och kommunens verksamheter. Någon precisering har dock inte skett av kommunstyrelsen. Vid intervjuer har framkommit att samordning sker inom följande områden: Koncernkonto IT Fastighetsskötsel i mindre Administration/Bokföring omfattning Inköp/upphandling i mindre Televäxel omfattning Samtliga helägda bolag ingår i kommunens koncernkonto. Samordningen sker i övrigt i större omfattning med de mindre helägda företagen i jämförelse med Nyköpingshem AB. Kommunstyrelsen har under hösten 2006 givit kommundirektören i uppdrag att se över ägandeform och förvaltning av kommunens fastighetsbestånd. Parallellt med denna översyn har Nyköpingshem AB och Tekniska divisionen genomfört överläggningar om att överföra boendelokaler till Nyköpingshem AB från Kommunfastigheter. Tanken är att genom en renodling av den kommunala fastighetsförvaltningen till verksamhetslokaler och Nyköpingshem AB:s förvaltning av bostäder kan bättre effektivitet uppnås. Samtliga intervjuade har en uppfattning om att samordningen kan förbättras. Bedömning Vår tidigare bedömning att samordningen bör utvecklas mellan kommunen och dess företag kvarstår. 2.6 Slutsats Vår bedömning är att kommunstyrelsen ska utveckla sin styrning och uppföljning av de kommunala bolagen och kommunalförbunden för att på ett tillfredsställande sätt utföra sin uppsiktsplikt. 8

9 Bolagsordningar Bilaga 1 Fullmäktige har beslutat om bolagsordningar för bolagen. Av bolagsordningarna framgår bl a följande: Bolag Bolagsordning beslut i KF Ändamål KF utser styrelseledamöter KF får ta ställning KF utser lekmannarevisor Nyköpingshem AB Ja, 1999 Ja Ja Yttra sig Ja Ja Nyköpings fastighetsförvaltning AB? Nej Nej Nej Nej Ja Gästabudsstaden AB Ja, 1999 Ja Ja KF skall godkänna åtgärden/ OK Står revisor, inte lekmannarevisor KS har inspektionsrätt Ja Östersjöcentrum i Nyköping AB Ja, 1997 Ja Ja Yttra sig Står revisor, inte lekmannarevisor Ja Nyköpings Sportoch Mässcentrum AB Ja, 2002 Ja Ja Yttra sig Ja Nej Elbranschens Ja, 2004 Nej 1 av 6 Nej Nej Nej utvecklings- och utbildningscenter (24%) Onyx AB (20%) Ja, 2002 Ja 1 av 5 Yttra sig Nej Nej 9

10 Bilaga 2 Kommunstyrelsens reglemente I kommunstyrelsen reglemente framgår i avseende på styrning och ledning bl.a. Allmänt 1 Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Kommunen och de kommunala bolagen (nedan tillsammans benämnda koncernen) skall i kommunstyrelsens styrnings- och ledningsperspektiv ses som en ekonomisk och verksamhetsmässig helhet. Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för koncernens utveckling och ekonomiska ställning samt leder och samordnar planeringen och uppföljningen av koncernens ekonomi och verksamheter. Styrfunktionen 2 I kommunstyrelsens styrfunktion ingår att leda arbetet med, och samordna utformningen av, övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten (koncernen) och göra framställningar i målfrågor, som inte i lag är förbehållna annan nämnd eller företag övervaka de av fullmäktige fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs samt att kommunens löpande förvaltning och produktion handhas rationellt och ekonomiskt tillse att uppföljning och resultatanalys görs och redovisas till fullmäktige från samtliga nämnder (inkl styrelsen själv) och företag om hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret med de undantag som följer av bestämmelserna i kommunallagen 3 kap (och med beaktande av de riktlinjer som fastlagts i kommunens företagspolicy samt fullmäktiges ägardirektiv till företagen) ta hand om kommunens ägarfunktion eller motsvarande såvitt gäller verksamheten i de företag eller andra associationer, som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intressen i och därvid företräda kommunen vid bolags- och föreningsstämmor eller motsvarande sammanträden 10

11 i syfte att nedbringa kostnaderna i den totala kommunala organisationen (koncernen) fästa stor vikt vid samordningen av företagens och kommunens verksamheter. Ledningsfunktionen 3 I kommunstyrelsens ledningsfunktion ligger att leda och samordna bl.a.: Kommunens insatser för sysselsättningen och näringslivet Personalpolitiken för koncernen Den översiktliga planeringen och användningen av mark och vatten Miljö- och naturvårdspolitiken Utveckling och effektivisering av informationssystem, IT och övrig administration 11

12 Beskrivning av kommunens företag Bilaga 3 Kommunen har valt att driva viss kommunal verksamhet i bolagsform för att tydliggöra avgränsningarna mellan verksamheterna. Det är även ett sätt att effektivisera och tydliggöra dessa verksamheter. De företag som ingår i kommunens sammanställda redovisning är de företag som kommunen har ett bestämmande eller betydande inflytande i. Följande företag och förbund har Nyköpings kommun i sin sammanställda redovisning: Helägda bolag: Nyköpingshem AB Nyköpings Fastighetsförvaltning AB (vilande dotterbolag) Gästabudsstaden AB Östersjöcentrum i Nyköping AB (vilande) Nyköpings Sport- och Mässcentrum AB Delägda bolagen(ägarandel i parantes): Elbranschens utvecklings- o utbildningscenter AB (24 %) Onyx AB(20 %) Kommunalförbund: Nyköping- Oxelösunds Vattenverksförbund (57 %) Utöver de företag och förbund som ingår i den sammanställda redovisningen har kommunen intressen i följande företag och organisationer. Ägarandel redovisas i parantes: Nyköpings- Östgötalänken AB (18 %) Europa korridoren AB (10 %) Skavsta flygplats AB (9,9 %) Energikontoret i Mälardalen AB (9,8 %) Länstrafiken i Sörmland AB (9 %) Sörmlandsturism AB Samordningsförbundet RAR i Sörmland 12