Ånge Fastighets och Industri AB Kommunstyrelsen. För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium. Revisionsrapport: Granskning av bisysslor

Transkript

1 Revisorerna 1 (1) Ånge Fastighets och Industri AB Kommunstyrelsen För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Revisionsrapport: Revisorerna har uppdragit till KPMG att genomföra en granskning av bisysslor, se bifogad rapport. Revisionen önskar att kommunstyrelsen lämnar synpunkter på de slutsatser som finns redovisade i rapporten senast den 18 februari Av svaret bör det framgå vilka eventuella åtgärder som ska vidtas och när de beräknas vara genomförda. För Ånge kommuns revisorer Roger Sundin Ordförande Postadress Besöksadress Webb Telefon Bankgiro Organisationsnummer Ånge Torggatan

2 Revisionsrapport KPMG AB Advisory Antal sidor: 7 Rapport bisysslor ÅFA.docx

3 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 1 3. Syfte 2 4. Avgränsning 2 5. Revisionskriterier 2 6. Ansvarig styrelse 2 7. Metod 2 8. Projektorganisation 2 9. Granskningsresultat Lagar, avtal och styrdokument Rutiner Stickprov 4 Rapport bisysslor ÅFA.docx

4 1. Sammanfattning Vi har av Ånge kommuns revisorer, i egenskap av lekmannarevisorer i kommunens bolag, fått i uppdrag att granska Ånge Fastighets- & Industri ABs (ÅFA) regelverk och rutiner för bisysslor. Ånge kommuns revisorer bedömer att det är viktigt att det finns riktlinjer för bisysslor, bl.a. att det framgår vilka bisysslor som är tillåtna och hur bisysslor ska anmälas. Revisorerna bedömer att det finns en risk för att det saknas sådana riktlinjer eller att riktlinjerna inte efterlevs. Syftet med granskningen är att granska om det finns riktlinjer för bisysslor samt om dessa är kända i organisationen och efterlevs. Sammanfattning av våra iakttagelser/rekommendationer: Vi konstaterar att bolaget inte har egna riktlinjer för bisysslor men att bolaget enligt VD ska följa kommunens. Vi anser att kommunens riktlinjer bör anpassas till ÅFA, bl a att kommunspecifika formuleringar ändras. Vi anser också att det är viktigt att ÅFA gör en riskbedömning som leder fram till en dokumenterad bedömning om vad som är tillåtet respektive inte, t ex utifrån förtroendeskadligt perspektiv, se avsnitt 9.1. Vi anser att rutinerna bör formaliseras, t ex genom att frågan om bisysslor tas upp och dokumenteras i samband med medarbetarsamtalet, i likhet med kommunens rutiner. Vi anser vidare att styrelsen årligen bör ta upp frågan med VD om dennes eventuella bisyssla, se avsnitt 9.2. Vi konstaterar att det finns bisysslor som inte är anmälda och att rutinerna därmed inte efterlevts. Vi ser allvarligt på att en av ÅFAs högsta chefer har vad vi bedömer en bisyssla som kan vara konkurrerande och som enligt vår kännedom inte är anmäld eller godkänd av VD. Vi anser därför att styrelsen bör vidta åtgärder för att säkerställa att rutiner kring bisysslor efterlevs. Se avsnitt Bakgrund Vi har av Ånge kommuns revisorer, i egenskap av lekmannarevisorer i kommunens bolag, fått i uppdrag att granska Ånge Fastighets- & Industri ABs (ÅFA) regelverk och rutiner för bisysslor. För Ånge kommun finns Riktlinjer för bisyssla i Ånge kommun 1. Det framgår inte av riktlinjerna om dessa även gäller kommunens bolag. Ånge kommuns revisorer bedömer att det är viktigt att det finns riktlinjer för bisysslor, bl.a. att det framgår vilka bisysslor som är tillåtna och hur bisysslor ska anmälas. Revisorerna bedömer att det finns en risk för att det saknas sådana riktlinjer eller att riktlinjerna inte efterlevs. 1 Fastställdes av kommunstyrelsen juni 2012 och reviderade av personal- och organisationsutskottet december 2012 Rapport bisysslor ÅFA.docx 1

5 3. Syfte Syftet med granskningen är att granska om det finns riktlinjer för bisysslor samt om dessa är kända i organisationen och efterlevs. Vi har därför att granskat om om styrelsen för ÅFA har fastställt ändamålsenliga riktlinjer, riktlinjerna efterlevs. 4. Avgränsning Granskningen omfattar år Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna uppfyller Eventuella riktlinjer för bisysslor och andra interna regelverk. Kollektivavtalet allmänna bestämmelser (AB) Lagen om offentlig anställning (LOA) 6. Ansvarig styrelse Granskningen har avsett ÅFAs styrelse. Joakim Persson, VD, har tagit del av rapporten för saklighetsgranskning men inte lämnat några synpunkter. 7. Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän Stickprovsvis registerkontroll främst gällande ledande tjänstemän 8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Kristoffer Bodin, kommunal revisor, under ledning av Lena Medin, certifierad kommunal yrkesrevisor. Rapport bisysslor ÅFA.docx 2

6 9. Granskningsresultat 9.1 Lagar, avtal och styrdokument För aktiebolag regleras regler om bisysslor i kollektivavtalen. För ÅFAs del är det Fastigos avtal som gäller. Enligt Fastigos F-avtal 3 gäller följande för bisysslor: Konkurrens och bisyssla m m Mom 4. En arbetstagare får ej utföra arbete eller direkt eller indirekt bedriva ekonomisk verksamhet för ett företag, som konkurrerar med arbetsgivaren. Arbetstagaren får ej heller åta sig uppdrag eller bedriva verksamhet, som kan inverka menligt på hans arbete i tjänsten. Om en arbetstagare avser att åta sig uppdrag eller bisyssla av mera omfattande slag, bör han därför först samråda med arbetsgivaren. För anställda inom kommuner finns regler angående bisysslor i kollektivavtalet Allmänna bestämmelser, AB, och lagen om offentlig anställning, LOA. Dessa är anpassade utifrån de förutsättningar som kommer av offentlig verksamhet t ex när det gäller förtroendeskadliga bisysslor. Ånge kommun har riktlinjer för bisysslor 2 som förtydligar tillämpningen av LOA och AB. Det finns även en tillhörande checklista som stöd i bedömningen om en bisyssla är förtroendeskadlig. I ÅFAs ägardirektiv framgår att bolaget ska följa de policys och riktlinjer som kommunfullmäktige beslutar om och som omfattar bolaget. Det framgår inte i riktlinjer för bisyssla i Ånge kommun att bolaget omfattas av dessa riktlinjer. Dock uppger VD att det är kommunens riktlinjer som de anställda ska förhålla sig till. Enligt VD har bolaget inga egna riktlinjer kring vilka bisysslor som är tillåtna respektive otillåtna utan det är sunt förnuft som gäller och ett känsligt område är t.ex. egen förvaltning av fastigheter. Han känner dock till kommunens checklista för förtroendeskadliga bisysslor och kan använda den i svårbedömda fall. Kommentarer Vi konstaterar att bolaget inte har några egna riktlinjer för bisysslor men att bolaget enligt VD ska följa kommunens. I avsnittet 14. Budget och verksamhetsplan i ägardirektivet framgår att policy i personalfrågor ska vara densamma i hela koncernen. Vi är osäkra på om det är en specifik policy eller om det gäller samtliga styrdokument inom personalområdet, och därigenom inkludera riktlinjer för bisyssla trots att det inte särskilt har angetts i riktlinjerna. Vi konstaterar vidare att det finns reglerat i kollektivavtalet vad som avses med bisyssla. Det framgår däremot inte i kollektivavtalet vilka bisysslor som kan anses vara olämpliga ur ÅFAs perspektiv. 2 Kommunstyrelsen , 95. Rev. i POU , 97. Rapport bisysslor ÅFA.docx 3

7 Vi anser att kommunens riktlinjer bör anpassa till ÅFA, bl a att justeringar görs gällande de kommunspecifika formuleringarna. Vi anser vidare att det är viktigt att ÅFA gör en riskbedömning som leder fram till en dokumenterad bedömning om vad som är tillåtet respektive inte, t ex utifrån förtroendeskadligt perspektiv. Detta bör då dokumenteras och göras tillgängligt för personalen på ett systematiskt sätt. 9.2 Rutiner De rutiner som finns är att en blankett om anmälan av bisyssla skickas ut en gång per år. Dessa samlas sedan in av administratören och om det finns en anmälan lämnas den till närmaste chef som gör en preliminär bedömning för att sedan lämna ett yttrande till VD som fattar beslutet. Utöver det informeras enligt uppgift personalen om bisysslor två gånger per år på personalmöten. Enligt uppgift finns två bisysslor anmälda varav den ena är dokumenterad och godkänd av VD. Ena bisysslan berör ett entreprenadföretag men enligt uppgift finns inte entreprenadföretaget med i ÅFAs leverantörsregister. Den andra bisysslan är muntligt godkänd av VD och gäller tillfällig caféverksamhet. Det finns ingen dokumentation kring detta. Några stickprov mot offentliga register, för att kontrollera om det finns ej anmälda bisysslor, har inte genomförts av bolaget. Kommentarer Vi ser positivt på att det finns årliga rutiner men anser att rutinerna bör formaliseras, t ex genom att frågan om bisysslor tas upp och dokumenteras i samband med medarbetarsamtalet, i likhet med kommunens rutiner. Vidare anser vi att det bör framgå att personalen är skyldiga att löpande anmäla bisyssla, också det i likhet med kommunens rutiner. Vad vi vet finns inga särskilda rutiner för att hantera VDs bisysslor. Vi anser att styrelsen årligen bör ta upp frågan om bisyssla med VD. 9.3 Stickprov Det finns inga formella riktlinjer för vilka bisysslor som kan tillåtas respektive vilka som är direkt förbjudna, se avsnitt 9.2. Vi har via söktjänsten Infotorget kontrollerat vilka styrelseuppdrag och företag m.m. som finns registrerade för VD, ekonomichef, förvaltningschef, förvaltare samt två anställda som har rätt att göra inköp. Vi har funnit att förvaltningschefen sedan har ett aktivt handelsbolag som är registrerat att bedriva bland annat; handel med värdepapper och fastigheter samt förvaltning av fastigheter. Konsultuppdrag inom fastighets- och anläggningsbranschen. Rapport bisysslor ÅFA.docx 4

8 Vi har även funnit att ekonomichefen sedan har en enskild firma inom skogsförvaltning. Firman är inte registrerad för F-skatt men är momsregistrerad sedan starten. Firman är avregistrerad som arbetsgivare Det finns inga uppgifter på att dessa två verksamheter är anmälda som bisysslor. Flera personer är registrerade som ledamöter i Ånge Energi AB, vilket är ett helägt dotterbolag till ÅFA eller Ångefallen Kraft AB vilket är ett av kommunen delägt bolag. Vi har tolkat att dessa uppdrag ingår i tjänsten och är därmed inte att betrakta som bisyssla. Kommentarer Vi konstaterar att ovanstående verksamheter inte är anmälda som bisysslor och att rutinerna därmed inte efterlevts. Vi ser allvarligt på att en av ÅFAs högsta chefer har vad vi bedömer en bisyssla som kan vara konkurrerande och som enligt vår kännedom inte är anmäld eller godkänd av VD. Vi anser därför att styrelsen bör vidta åtgärder för att säkerställa att rutiner kring bisysslor efterlevs. KPMG, dag som ovan Kristoffer Bodin Kommunal revisor Lena Medin Certifierad kommunal revisor Rapport bisysslor ÅFA.docx 5