Revisionsrapport 6/2015 Genomförd på uppdrag av revisorerna Södertälje kommun. Uppföljning av avtal gällande SSK Arena och fotboll

Transkript

1

2

3

4 Revisionsrapport 6/2015 Genomförd på uppdrag av revisorerna 2015 Södertälje kommun Uppföljning av avtal gällande SSK Arena och fotboll

5 Innehåll 1 Sammanfattning, bedömning och rekommendationer Inledning Bakgrund Syfte Revisionsfrågor Revisionskriterier Ansvarig nämnd Metod, genomförande och avgränsning Bakgrund till avtalen Förvärv av arenor Rinken Rinken Hyresavtal mellan Telge Fastigheter och kultur- och fritidsnämnden Avtal med föreningar Södertälje Sportklubb (SSK) Assyriska FF och Syrianska FC Förhandlingar och undertecknande Svar på revisionsfrågorna Hur har avtalen utformats? Har avtalen efterlevts? Hur sker uppföljning av avtalen?...7

6 1 Sammanfattning, bedömning och rekommendationer EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en kartläggning och uppföljning av avtal gällande SSK Arena och Fotboll. Syftet med uppdraget är att beskriva de ingångna avtalen samt i vilken mån de uppfyllts. Fullmäktiges beslut samt avtal och överenskommelser bygger på genomarbetat underlag med ekonomiska och juridiska genomlysningar. Vid avtalens upprättande har med ett undantag en advokatbyrå anlitats. Avtalen har utformats i enlighet med den tjänsteskrivelse som var underlag för kommunfullmäktiges beslut. Det finns köpebrev och avtal om tomträttsöverlåtelse mellan Telge Fastigheter AB och SSK Arena AB respektive AB Fotbollsarena i Södertälje. Telge Fastigheter har därefter tecknat hyreskontakt med kultur- och fritidskontoret för de båda arenorna. Kultur- och fritidskontoret har i sin tur upprättat hyresavtal för kansli och driftavtal med föreningarna Södertälje Sportklubb, Assyriska FF och Syrianska FC. Avtal mellan kommunen och Södertälje Sportklubbs eventföretag är inte på plats, på grund av att förutsättningarna för avtalet ändrades i och med att klubben flyttades ned till lägre division. Självkostnadshyran som föreningarna betalar enligt justeras utifrån anläggningarnas faktiska kostnader. Normalt sker justeringar vart tredje år. Föreningarnas ersättningar till kommunen enligt avtal omförhandlas om förutsättningarna förändras, främst om lagen byter division uppåt eller nedåt. Avtalen är skrivna så att justeringar av ersättningar ska kunna ske vid förändringar av anläggningarnas faktiska kostnader och ändrade intäktsförutsättningar för föreningarna. Kommunen (kultur- och fritidskontoret) genomför löpande möten med föreningarna tillsammans med Telge Fastigheter där de olika avtalens olika aspekter gås igenom. Mötena genomförs med innehåll och periodicitet enligt avtalen, dock är de inte formaliserade i tillräcklig utsträckning. I övrigt har inga avvikelser från avtalen noterats. För en befattningshavare borde den lämplighetsbedömning, som kommunens säger sig ha gjort, av befattningshavarens olika roller ha dokumenterats. Efter genomförd kartläggning och uppföljning har vi följande förslag för fortsatt utveckling: För att efterleva avtalen bör mötena med föreningarna formaliseras. Bedömningar i frågor där jäv och olämpliga bisysslor kan aktualiseras bör alltid dokumenteras. 2

7 2 Inledning 2.1 Bakgrund Under 2014 beslutade Södertälje kommun att förvärva fotbollsarenan och hockeyarenan via Telge Fastigheter AB i syfte att säkerställa idrottens förutsättningar i kommunen. Hyresavtal har upprättats mellan Telge Fastigheter AB och kultur- och fritidsnämnden som i sin tur tecknar avtal med olika föreningar 2.2 Syfte Syftet med kartläggningen är att beskriva de ingångna avtalen samt i vilken mån de uppfyllts. 2.3 Revisionsfrågor I granskningen besvaras följande delfrågor för att uppnå syftet: Hur har avtalen utformats? Har avtalen efterlevts? Hur sker uppföljning av avtalen? 2.4 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen för analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas ifrån lagar och förarbeten eller interna regelverk, policyer och fullmäktigebeslut. Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen Delegationsordning 2.5 Ansvarig nämnd Kultur- och fritidsnämnden 2.6 Metod, genomförande och avgränsning Granskningen har genomförts genom intervju med verksamhetschefen på kultur- och fritidskontoret, kommunens ekonomi- och finansdirektör och lokal- och ekonomistrateg vid kommunledningskontoret. De köpehandlingar, avtal samt annan relevant dokumentation som inhämtats och gåtts igenom framgår av 3 Bakgrund till avtalen. 3 Bakgrund till avtalen Kommunförvaltningen beskriver i en tjänsteskrivelse daterad förslaget att förvärva Rinken 8 & 9 Fotbollsarenan & Hockeyarenan. Bilagt till tjänsteskrivelsen finns: PM Rinken 9 Kommunförvaltningen med bilagor PM Rinken 8 Kommunförvaltningen med bilagor Bilagorna innehåller bland annat ekonomiska och juridiska genomlysningar genomförda av NAI Svefa, G Grönbergs Advokatbyrå och KPMG..

8 Med tjänsteskrivelsen, de två PM med bilagor och kommunstyrelsens protokoll som beslutsunderlag beslutade Kommunfullmäktige om förvärven i enlighet med beslutsunderlagen. 4 Förvärv av arenor 4.1 Rinken 8 Enligt köpebrev överlåter och försäljer säljaren SSK Arena AB till köparen Telge Fastigheter AB tomträtten Södertälje Rinken 8 för köpeskillingen kronor. Som underlag för köpebrevet ligger ett avtal om tomträttsöverlåtelse (daterad ) mellan SSK Arena AB och Telge Fastigheter AB. Avtalet har upprättats med hjälp av Grönbergs advokatbyrå. Avtalet villkorades av godkännande av styrelsen i Telge fastigheter, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. 4.2 Rinken 9 Enligt köpebrev överlåter och försäljer säljaren AB Fotbollsarena i Södertälje i likvidation till köparen Telge Fastigheter AB tomträtten Södertälje Rinken 9 för köpeskillingen kronor. Som underlag för köpebrevet ligger ett avtal om tomträttsöverlåtelse (daterad ) mellan AB Fotbollsarena i Södertälje och Telge Fastigheter AB. Avtalet har upprättats med hjälp av Grönbergs advokatbyrå. Avtalet villkorades av godkännande av styrelsen i Telge fastigheter, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. 5 Hyresavtal mellan Telge Fastigheter och kultur- och fritidsnämnden Hyreskontrakt för lokal har tecknats mellan Södertälje kommun, kultur- och fritidskontoret, och Telge Fastigheter AB för hockeyarenan Rinken 8 och fotbollsarenan Rinken 9. Hyreskontrakten är upprättade enligt Fastighetsägarna Sveriges standardformulär och löper mellan och Uppsägning ska ske skriftligt minst 60 månader före avtalstidens utgång, annars förlängs avtalet med 60 månader för hockeyarenan och 12 månader för fotbollsarenan. 6 Avtal med föreningar Avtal med föreningarna Södertälje Sportklubb, Syrianska FC och Assyriska FF avseende arenorna har inhämtats. Enligt uppgift har inte avtal tecknats med andra föreningar avseende de aktuella arenorna. 6.1 Södertälje Sportklubb (SSK) Ett hyreskontrakt för kansli har tecknats ( ) mellan Södertälje kommun, kultur- och fritidskontoret och SSK. Hyreskontraktet är upprättat enligt Fastighetsägarna Sveriges standardformulär och löper på tre år. Uppsägning ska ske skriftligt minst nio månader före avtalstidens utgång, annars förlängs avtalet med tre år. Ett avtal tecknades mellan Södertälje kommun, kultur- och fritidskontoret och SSK avseende tillgång till Axa Sports Center. Avtalet reglerar SSKs tillgång till arenan för föreningens aktiviteter, huvudsakligen träningar och matcher för SSKs olika lag. Avtalet som upprättats med hjälp av Grönbergs advokatbyrå löper till Uppsägning ska ske 4

9 skriftligt minst tre månader före avtalstidens utgång, annars förlängs avtalet automatiskt med ett år. För SSKs elitlag betalar föreningen till kommunen en ersättning som motsvarar kommunens självkostnad. Ersättningen följer av kommunens pris- och avtalsmodell som ska användas för samtliga verksamhetslokaler. För andra än elitlagen utgår ingen ersättning till kommunen. För 2015 beräknas ersättningen till kronor. Kommunen erhåller vidare 10 % av matchintäkterna. Eftersom avtalet är ettårigt kan ersättningarna omförhandlas till följd av, främst, förändringar av division som elitlaget spelar i. Ett driftavtal tecknades mellan Södertälje kommun, kultur- och fritidskontoret och SSK Arena AB (helägt av SSK). Avtalet, som reglerar driften av arenan Axa Sports Center, gäller till och med Enligt avtalet ersätter kommunen föreningen SSK för det arbete SSK utför enligt avtalet. SSK ska enligt avtalet regelbundet avrapportera hur förvaltningen fortlöper och vid behov kalla till förvaltar möten med kommunen. Ett avtal angående drift av Axa Sports Center har tecknats mellan Södertälje kommun, kultur- och fritidsnämnden och SSK. Avtalet gäller för perioden till Avtalet avser drift och underhåll av Axa Sports Center och SSK erhåller från kultur- och fritidsnämnden ett årligt driftsbidrag. SSK förbinder sig att bedriva drift och underhåll i den omfattning som framgår av avtalet. Samråd, mellan nämnden, SSK och Telge Fastigheter, ska ske minst fyra gånger per år angående verksamhetens innehåll och utformning. Enligt ansvarig chef inom kultur-och fritidskontoret hålls möten mellan kontoret, Telge Fastigheter och SSK ungefär en gång per månad, med Telge Fastigheter som sammankallande. Södertälje kommun och eventbolaget SSK Marknad AB (helägt av SSK) tecknade en överenskommelse om övergripande principer för ett avtal mellan parterna. Avtalet skulle vara villkorat av att SSK spelar i Hockeyallsvenskan. Om SSK skulle gå upp i SHL (högsta ligan) skulle ersättningen till kommunen enligt avtalet höjas. Säsongen 2014/2015 åkte SSK ur Hockeyallsvenska och spelar 2015/2016 i Hockeyettan någon skrivning om effekter av nedflyttning finns inte i överenskommelsen. Enligt uppgift pågår diskussioner mellan kommunledningskontoret och SSK med anledning av att föreningen spelar i Hockeyettan, vilket kommer att påverka intäkterna. Till följd av de pågående diskussionerna har inte avtal tecknats mellan parterna. 6.2 Assyriska FF och Syrianska FC Identiska hyreskontrakt och avtal har tecknats mellan Södertälje kommun, kultur- och fritidskontoret och Assyriska FF respektive Syrianska FC. Hyreskontrakt för kansli har tecknats ( ) mellan Södertälje kommun, kultur- och fritidskontoret och Assyriska FF respektive Syrianska FC. Hyreskontrakten är upprättade enligt Fastighetsägarna Sveriges standardformulär och löper på fyra år. Uppsägning ska ske skriftligt minst nio månader före avtalstidens utgång, annars förlängs avtalen med tre år. Avtal tecknades mellan Södertälje kommun, kultur- och fritidskontoret och Assyriska FF respektive Syrianska FC avseende tillgång till Södertälje Fotbollsarena. Avtalet reglerar föreningarnas tillgång till arenan för föreningarnas aktiviteter, huvudsakligen träningar och matcher för föreningarnas olika lag. Avtalen har upprättats med hjälp av Grönbergs advokatbyrå och löper till Uppsägning ska ske skriftligt minst en månad före avtalstidens utgång, annars förlängs avtalet automatiskt med ett år.

10 För föreningarnas A-lag och U21-lag betalar föreningarna till kommunen en ersättning som motsvarar kommunens självkostnad, enligt pris- och avtalsmodellen. För andra än A-lag och U21-lag utgår ingen ersättning till kommunen. För 2015 beräknas ersättningen till kronor per förening Ersättningen ska i den omfattning det är möjligt avräknas föreningarnas verksamhetsbidrag från kommunen. Verksamhetsbidraget ersätter tidigare driftsbidrag och uppgår till en miljon kronor per förening och år. Med bidraget följer vissa krav på föreningarna, som att utveckla tjejidrotten, organisera Drive in fotboll m.m. Föreningarna ska två gånger per år återredovisa verksamheten enligt kraven. Enligt avtalen ska samrådsmöten hållas med kommunen, föreningen och Telge Fastigheter en gång per kvartal om parternas samarbete och arenan, och dess löpande och standardhöjande underhåll. Kommunen ska vara sammankallande. Enligt ansvarig chef inom kultur-och fritidskontoret hålls möten mellan kontoret, Telge Fastigheter och föreningarna ungefär en gång per kvartal. Vid de mötena följs även kraven för verksamhetsbidraget upp. Mötena sker informellt och ingen formell återrapportering sker. 7 Förhandlingar och undertecknande Vid intervju framfördes att kommunens ekonomi- och finansdirektör ansvarat och genomfört de förhandlingar med bolag och föreningar som legat till grund för avtalen, samt har även skött förankringen av förhandlingsresultatet inom kommunen. Ekonomi- och finansdirektören har enligt kommunens delegationsordning skrivit under hyreskontrakten mellan kommunen och Telge Fastigheter. Övriga avtal har skrivits under av behöriga befattningshavare inom kultur- och fritidskontoret. En av dessa befattningshavare, som skrivit under avtal för kultur- och fritidskontorets räkning, är samtidigt styrelseledamot i en av föreningarnas bolag, och har i den egenskapen skrivit under överlåtelse- och driftsavtal med kommunen. Vid intervju framfördes att befattningshavarens olika roller var kända inom kommunen och att man för de olika avtalen tagit ställning till vem som bör underteckna avtalen för kommunens räkning. De bedömningar och ställningstaganden som kommunen säger sig ha gjort om styrelsebefattningen i bolaget är förenlig med befattningen i kommunen och om undertecknande av avtalen har inte dokumenterats. 8 Svar på revisionsfrågorna 8.1 Hur har avtalen utformats? Avtalen har utformats i enlighet med den tjänsteskrivelse som var underlag för kommunfullmäktiges beslut. Det finns köpebrev och avtal om tomträttsöverlåtelse mellan Telge Fastigheter AB och SSK Arena AB respektive AB Fotbollsarena i Södertälje. Telge Fastigheter har därefter tecknat hyreskontakt med kultur- och fritidskontoret för de båda arenorna. Kultur- och fritidskontoret har i sin tur upprättat hyresavtal för kansli och driftavtal med föreningarna Södertälje Sportklubb, Assyriska FF och Syrianska FC. Avtal mellan kommunen och Södertälje Sportklubbs eventföretag är inte på plats, på grund av att förutsättningarna för avtalet ändrades i och med att klubben flyttades ned till lägre division. 6

11 8.2 Har avtalen efterlevts? Avtalen föreskriver en mer formell ordning vid de löpande mötena och vid fotbollsföreningarnas återrapportering mot kraven för verksamhetsbidrag. Av intervjuer framgår att möten hålls med ett innehåll och periodicitet enligt avtal, men de sker mer informellt. I övrigt har inga avvikelser från avtalen noterats. 8.3 Hur sker uppföljning av avtalen? Kommunen (kultur- och fritidskontoret) genomför löpande möten med föreningarna tillsammans med Telge Fastigheter där de olika avtalens olika aspekter gås igenom. Självkostnadshyran som föreningarna betalar enligt justeras utifrån anläggningarnas faktiska kostnader. Normalt sker justeringar vart tredje år. Föreningarnas ersättningar till kommunen enligt avtal omförhandlas om förutsättningarna förändras, främst om lagen byter division uppåt eller nedåt. Stockholm den 10 december 2015 Curt Öberg Executive Director