Hällefors kommun. Uppföljning av intern kontroll Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 13

Transkript

1 Revisionsrapport Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 13

2 Innehåll 1. Sammanfattning 2. Bakgrund 2.1 Definition av intern kontroll 2.2 Exempel på uppföljning av den interna kontrollen 3. Syfte 4. Avgränsning 5. Revisionskriterier 6. Ansvariga nämnder 7. Metod 8. Projektorganisation 9. Resultat av granskningen 9.1 Styrdokument gällande intern kontroll i 9.2 Organisation Risk- och väsentlighetsanalys Internkontrollplaner 9.4 Övriga iakttagelser 10. Slutsats och rekommendationer

3 1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska hur kommunens arbete med den interna kontrollen bedrivs. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år I granskningen konstaterar vi att kommunstyrelsen och nämnderna i dagsläget inte fullt ut lever upp till de regler och riktlinjer som finns för den interna kontrollen, exempelvis när det gäller rapporteringen av uppföljningen av den interna kontrollen. Beträffande de kommunala bolagen har ingen rapportering avseende den interna kontrollen skett över huvud taget. Vidare har kommunstyrelsen inte utvärderat kommunens samlade system för intern kontroll vilket de ska göra enligt kommunens styrdokument på området. Nämnderna och kommunstyrelsen har heller inte jobbat med risk- och väsentlighetsanalyser fullt ut enligt det sätt som styrdokumenten föreskriver. Bildningsnämnden har inte gjort någon riskoch väsentlighetsanalys alls i den bemärkelsen som anges i kommunens styrdokument, vilket har att göra med att de arbetat med årets internkontrollplan på samma sätt som föregående års plan. När det gäller 2013 års uppföljning av den interna kontrollen konstaterar vi att det snarare handlade om en uppföljning av nämndernas resultatmål än någon uppföljning av nämndernas olika kontrollsystem och rutiner. I granskningen konstaterar vi också att det, åtminstone bland vissa av kommunens politiker, finns ett behov av utbildning gällande intern kontroll. 1

4 2. Bakgrund Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska hur kommunens arbete med den interna kontrollen bedrivs. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Styrelser och nämnders ansvarar för den interna kontrollen enligt kommunallagens (KL) 6 kap 7 : Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheterna bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Kommunstyrelsen har således, i likhet med övriga nämnder, ansvar för att se till att den interna kontrollen är tillräcklig i den egna verksamheten. Därtill har styrelsen ett särskilt uppdrag att leda och samrodna förvaltningen av kommunens angelägenheter samt att ha uppsikt över de andra nämnderna. Kommunstyrelsen ska också uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling eller ekonomiska ställning. Detta innebär att styrelsen innehar en kontrollfunktion och har således till uppgift att bedriva löpande tillsyn. Formerna för tillsynen bestämmer styrelsen själv. Vidare framgår av KL 9 kap 9 : Revisorerna granskar årligen i den omfattning som följer av god revisionssed all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden. De prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. 2.1 Definition av intern kontroll En vanlig definition av intern kontroll 1 är: Intern kontroll är en process genom vilken kommunens styrelse och nämnder, ledning och annan personal skaffar sig rimlig säkerhet för att kommunens mål uppnås inom följande områden: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. En viktig del av den interna kontrollen är också att ringa in, bedöma och förebygga möjliga risker. För att ovanstående ska kunna säkerställas behöver den interna kontrollen vara en integrerad del av det vardagliga arbetet, där flera aktörer samverkar, dvs. politiker, ledande tjänstemän och övrig personal. Intern kontroll bör inte ses som en isolerad aktivitet utan snarare som en naturlig del av det systematiska förbättringsarbetet i kommunen. 1 Enligt COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) med anpassning för den kommunala verksamheten 2

5 2.2 Exempel på uppföljning av den interna kontrollen I detta stycke ges några exempel på hur delar av den interna kontrollen inom socialnämndens ansvarsområde skulle kunna se ut. I figuren nedan visar vi tre exempel på rutiner kopplade till verksamhetsmässiga processer inom socialtjänsten och försöker åskådliggöra var uppföljningen/tillsynen av den interna kontrollen kommer in. Socialtjänst Internkontrollgranskning av att rutiner fungerar på avsett vis Handläggningsrutiner för försörjningsstöd Rutiner för framtagande av genomförandeplaner inom äldreomsorgen Rutiner för rättssäker biståndshandläggning Ett stort antal verksamhetsmässiga och ekonomiska processer sker i kommunen. Genom de rutiner och arbetssätt som finns ska det säkerställas att dessa processer fungerar på avsett vis. En internkontrollgranskning innebär att det görs en bedömning av vilka processer som är mest riskfyllda och ger allvarliga konsekvenser för att sedan testa, t.ex. genom stickprov, att processerna fungerar enligt rutinerna. Utifrån figuren ovan kan vi exemplifiera med handläggningsrutiner för försörjningsstöd. I den årliga risk- och väsentlighetsanalysen bör en bedömning göras av hur stor risk det är att dessa rutiner inte fungerar på avsett vis samt vilken konsekvens det kan leda till. Om risken bedöms vara stor och/eller konsekvensen bedöms vara allvarlig bör handläggningsrutinerna bli föremål för en internkontrollgranskning och därmed föras in som kontrollområde i nämndens internkontrollplan för det aktuella året. 3

6 3. Syfte Internkontrollgranskningen kan sedan göras på det sätt som bedöms vara lämpligt, det kan exempelvis vara i form av stickprov. Om internkontrollgranskningen visar på brister ska dessa anmälas till nämnden och åtgärdas snarast. I så fall kan det även vara lämpligt att följa upp samma område året därpå för att kontrollera om det fungerar bättre då. Om internkontrollgranskningen däremot visar att handläggningsrutinerna fungerar som de ska är en uppföljning året därpå inte lika angelägen. Det är dock alltid risk- och väsentlighetsanalysen som avgör nya kontrollområden. Förutom uppföljningen av den interna kontrollen ska det i verksamheten finnas inbyggda kontroller och uppföljningar av att rutiner fungerar som de ska. Exempelvis bör det inom äldreomsorgen finnas kontroller och uppföljningar av att alla brukare har aktuella genomförandeplaner precis som det inom skolan bör finnas uppföljning av åtgärdsprogrammens kvalitet. Dessa inbyggda kontroller och uppföljningar är en del av verksamhetens interna kontroll. Vid den årliga uppföljningen/tillsynen av den interna kontrollen granskas att rutiner och kontrollsystem fungerar på ett ändamålsenligt vis. Syftet med granskningen har varit att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig och ändamålsenlig. Vi har därför granskat om om om det finns styrdokument som definierar intern kontroll, samt om det finns system och rutiner för en tillfredsställande intern kontroll system och rutiner fungerar på ett ändamålsenligt sätt kommunstyrelsen och nämnderna har en fungerande uppföljning av den interna kontrollen och om uppföljningen baseras på en ändamålsenlig risk- och väsentlighetsbedömning 4. Avgränsning Granskningen omfattar planer och uppföljning för 2013 och I denna typ av granskning har vi ingen möjlighet att göra en fullständig genomlysning av kommunens interna kontroll eftersom det skulle innebära att i stort sett varenda rutin kontrolleras. Fokus blir snarare på huruvida nämnderna följer de styrdokument som finns samt en bedömning av om den årliga uppföljningen av internkontrollen fungerar på ett tillfredsställande sätt. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna uppfyller Kommunallagen (6 kap 7 ) Kommunens Verksamhets- och ekonomistyrningspolicy med tillhörande riktlinjer 4

7 Övriga tillämpbara interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut 6. Ansvariga nämnder Granskningen avser kommunstyrelsen, bildningsnämnden samt omsorgsnämnden. Rapporten har saklighetsgranskats av kommunchef, ekonomichef, förvaltningschefer inom bildningsförvaltningen och omsorgsförvaltningen samt utvecklingsstrateg inom bildningsförvaltningen. 7. Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med kommunchef, ekonomichef, förvaltningschefer inom bildningsförvaltningen och omsorgsförvaltningen samt utvecklingsstrateg inom bildningsförvaltningen 8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Andreas Wendin, konsult, under ledning av Karin Helin Lindkvist, certifierad kommunal yrkesrevisor. 9. Resultat av granskningen 9.1 Styrdokument gällande intern kontroll i Det styrdokument som i huvudsak reglerar s arbete med den interna kontrollen är Verksamhets- och ekonomistyrningspolicy med tillhörande riktlinjer. Policyn fastställdes av fullmäktige och ersatte då kommunens internkontrollpolicy. Därefter har verksamhets- och ekonomistyrningspolicyn reviderats I policyn finns inskrivet när den ska revideras nästa gång vilket i nuläget innebär revidering en gång per år. Av verksamhets- och ekonomistyrningspolicyn framgår att kommunstyrelsen är övergripande ansvarig för att tillse att det finns en god intern kontroll. I ansvaret ingår även att se till att det finns en organisation kring intern kontroll. Vår granskning har visat att det övergripande ansvaret för kommunens arbete med intern kontroll ligger på tjänstemännen inom kommunförvaltningen, främst på ekonomichefen. Enligt verksamhets- och ekonomistyrningspolicyn ska kommunstyrelsen vidare upprätta förvaltningsövergripande anvisningar och regler. Dessa anvisningar finns i kommunens mallar för arbetet med den interna kontrollen. I de aktuella mallarna (mall för dokumentation av risk- och väsentlighetsbedömning, mall för sammanställning av risk- och väsentlighetsplan, mall för upprättande av internkontrollplan, mall för kontrollrapport för kontrollansvarig, mall för kontrollrapport för linje 1-chef samt mall för kontrollrapport för förvaltningschef) finns 5

8 anvisningar som anger hur de olika internkontrollmomenten ska utföras samt hur mallarna ska fyllas i. Verksamhets- och ekonomistyrningspolicyns innehåll och hur kommunens internkontrollarbete är tänkt att fungera i praktiken presenteras mer ingående i avsnitten 9.2 och 9.3 nedan. Innan verksamhets- och ekonomistyrningspolicyn antogs hade internkontrollarbetet i Hällefors kommun snarare karaktären av måluppföljning än en uppföljning av hur nämndens olika kontrollsystem fungerade. Då gjordes exempelvis inga fullständiga risk- och väsentlighetsanalyser inom de olika nämndernas ansvarsområden utifrån vilka nämnderna sedan valde ut kontrollmoment att följa upp. Kontrollmomenten var i stället helt låsta till respektive nämnds resultatmål. Internkontrollplanerna för år 2013 är därför utformade som måluppföljningsdokument medan 2014 års internkontrollplaner är av en helt annan typ. För bildningsnämndens vidkommande är emellertid även 2014 års internkontrollplan utformad som en uppföljning av resultatmålen. Kommentarer Vi ser positivt på att kommunfullmäktige har fastställt en policy som tydligt definierar ansvaret för den interna kontrollen. Vidare ser vi positivt på att policyn innehåller en tidpunkt för när den ska revideras nästa gång. Vi anser även att de mallar som finns för det praktiska internkontrollarbetet innehåller tydliga förvaltningsövergripande anvisningar vilket vi ser positivt på. I granskningen har vi dock noterat att internkontrollarbetet i vissa delar inte bedrivs i enlighet med gällande styrdokument. När det gäller karaktären på kommunens arbete med den interna kontrollen ser vi positivt på att man har gått ifrån det tidigare arbetssättet eftersom det snarare handlade om en uppföljning av måluppfyllelsen än en uppföljning av olika kontrollsystem inom respektive nämnds ansvarsområde. Vi ser inga problem med att internkontrollen är kopplad till nämndens mål, snarare tvärtom. Däremot menar vi att den typ av uppföljning av måluppfyllelsen som Hällefors kommun gjort inom ramen för den interna kontrollen bör ske på andra sätt. Vilka kontrollområden som ska följas upp inom ramen för den interna kontrollen ska enligt vår mening alltid avgöras av en aktuell risk- och väsentlighetsanalys och inte vara låsta till resultatmålen på det sätt som tidigare var fallet. 9.2 Organisation Som framgår ovan är det kommunstyrelsen som har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll i kommunen. Vid våra intervjuer har det framförts att det, mot bakgrund av rollfördelningen på tjänstemannasidan, är kommunchefen som har huvudansvaret för den interna kontrollen i kommunen men att det är ekonomichefen som rent praktiskt håller i det mesta av arbetet på övergripande nivå. Enligt våra intervjuer ingår det i ekonomichefens uppdrag att utveckla kommunens internkontrollarbete. 6

9 Kommunens ledningsgrupp lyfts fram som det forum där frågor kopplade till kommunens interna kontroll kan diskuteras. Ledningsgruppen består av kommunchefen, förvaltningscheferna, ekonomichefen, IT-chefen, personalchefen samt kommunsekreteraren. Intern kontroll uppges inte ha varit en fråga som regelbundet tagits upp för diskussion i ledningsgruppen hittills. Av verksamhets- och ekonomistyrningspolicyn framgår att nämnderna är ytterst ansvariga för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Respektive nämnd ska bland annat upprätta en organisation för intern kontroll samt tillse att regler och anvisningar för den interna kontrollen antas. Inom respektive nämnds ansvarsområde är det främst förvaltningschefen och utvecklingsstrategen som på en övergripande nivå arbetar med den interna kontrollen. Utvecklingsstrategernas ansvar för den interna kontrollen finns inte dokumenterat på annat sätt än att det anses ingå i deras tjänst. Det har i granskningen framkommit att det inom bildningsnämnden och omsorgsnämnden inte finns några antagna regler och anvisningar för den interna kontrollen vid sidan av de kommunövergripande reglerna. Kommentarer Vi anser att det är viktigt att det finns ett forum, under ledning av den som har huvudansvaret för internkontrollen, för att samordna såväl arbetet vid nämnderna som erfarenhetsutbyte vad gäller internkontrollen. En vanlig missuppfattning är att intern kontroll endast avser ekonomi och administrativa rutiner vilket i många kommuner innebär att frågor om intern kontroll endast diskuteras bland ekonomer. Mot den bakgrunden ser vi positivt på att kommunens ledningsgrupp lyfts fram som det forum där frågor kopplade till intern kontroll kan diskuteras. Vi menar dock att intern kontroll bör vara en regelbundet återkommande punkt på dagordningen samt att förvaltningscheferna bör göras ansvariga för att föra information om intern kontroll vidare till respektive förvaltnings ledningsgrupp. Vi konstaterar att det inom bildningsnämnden och omsorgsnämnden inte finns några regler och anvisningar för den interna kontrollen trots att verksamhets- och ekonomistyrningspolicyn anger att respektive nämnd ska tillse att sådana finns. Enligt vår bedömning finns det inget behov av ytterligare regler och anvisningar än de kommunövergripande. Så länge kommunens styrdokument anger att nämnderna ska anta regler och anvisningar måste nämnderna dock förhålla sig till det. Vi menar därför att respektive nämnd bör fatta ett beslut där man tar ställning till huruvida de kommunövergripande reglerna och anvisningarna ska kompletteras med nämndspecifika regler och anvisningar eller ej. 9.3 Nämnderna är skyldiga att styra och löpande följa upp internkontrollsystemet inom det egna verksamhetsområdet. Resultatet av uppföljningen ska rapporteras till nämnden i enlighet med nämndens internkontrollplan. Senast i samband med ekonomiberedningens första dialogträff (början av februari) ska resultatet från respektive nämnds uppföljning rapporteras till kommunstyrelsen och till kommunens revisorer. Enligt verksamhets- och ekonomistyrningspolicyn ska kommunstyrelsen med utgångspunkt från nämndernas uppföljning utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. 7

10 Vidare ska kommunstyrelsen informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala bolagen. Enligt de till verksamhets- och ekonomistyrningspolicyn hörande riktlinjerna ska bolagen skriftligen rapportera om hur den interna kontrollen fungerar. När det gäller uppföljningen av 2013 års interna kontroll skedde rapportering till respektive nämnd i enlighet med internkontrollplanerna. Bildningsnämndens och omsorgsnämndens rapporter gick dock inte vidare till kommunstyrelsen. För de kommunala bolagens del har någon skriftlig rapportering gällande internkontrollen inte skett till kommunstyrelsen. Mot bakgrund av att nämndernas rapporter inte skickats vidare till kommunstyrelsen samt att de kommunala bolagen inte har lämnat någon skriftlig rapport avseende den interna kontrollen har kommunstyrelsen följaktligen inte heller utvärderat kommunens samlade system för intern kontroll för verksamhetsåret Kommentarer Vi ser allvarligt på att nämndernas rapportering av uppföljningen av den interna kontrollen avseende år 2013 inte har nått kommunstyrelsen. Likaså ser vi allvarligt på att de kommunala bolagen inte har rapporterat till kommunstyrelsen i enlighet med gällande styrdokument. Enligt vår mening är kommunstyrelsen, i enlighet med KL 6:1, skyldig att säkerställa att rapporteringen sker på det sätt som fullmäktige bestämt. Vi ser också allvarligt på att kommunstyrelsen inte har utvärderat kommunens samlade system för intern kontroll i enlighet med verksamhets- och ekonomistyrningspolicyn. Beträffande den interna kontrollen i de kommunala bolagen är det viktigt att vara medveten om att varje enskild kommunstyrelseledamot ska vara informerad om hur den hanteras. För att kommunstyrelsen ska fullgöra sin uppsiktsplikt krävs således tydliga och väl fungerande rutiner för hur samtliga ledamöter ska få information om bolagens verksamheter, inklusive system för intern kontroll. Det räcker inte med att endast vissa av kommunstyrelsens ledamöter är informerade genom att de sitter i ett bolags styrelse. Vi har noterat att kommunstyrelsen på senare tid har krävt in olika typer av rapporteringar som tidigare inte har skett i enlighet med kommunens regler och riktlinjer. Det gäller dock främst andra typer av rapporteringar (delegationsbeslut och anmälan av protokoll exempelvis). Vi ser positivt på att kommunstyrelsen har börjat kräva in denna rapportering. Vi menar dock att kommunstyrelsen också borde ha uppmärksammat och krävt in den uteblivna rapporteringen av nämndernas och bolagens interna kontroll. Utan ett fungerande system för uppföljning och rapportering av nämndernas och bolagens interna kontroll anser inte vi att kommunstyrelsen fullgör sin uppsiktsplikt i enlighet med KL 6:1. 8

11 9.3.1 Risk- och väsentlighetsanalys Enligt riktlinjerna till verksamhets- och ekonomistyrningspolicyn ska nämnderna göra en riskoch väsentlighetsanalys över de huvudsakliga arbetsmomenten som finns under respektive nämnds ansvar som grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet. Analysen ska årligen uppdateras. En motivering ska framgå till varför de olika arbetsmomenten lyfts in eller inte lyfts in i analysen. Som tidigare nämnts bedrivs internkontrollarbetet till vissa delar inte i enlighet med gällande styrdokument. Detta gäller främst bildningsnämnden. De har exempelvis inte arbetat med någon risk- och väsentlighetsanalys i den bemärkelsen som avses i styrdokumenten. Anledningen till det är att bildningsnämnden, vilket vi tidigare varit inne på, även för år 2014 har utformat sin interna kontroll som en uppföljning av resultatmålen. Vid våra intervjuer har framkommit att bildningsnämnden uppfattat att årets interna kontroll kunde utformas på samma sätt som 2013 års interna kontroll eftersom tjänstemännen inom bildningsförvaltningen inte hunnit sätta sig in i det nya systemet än. Omsorgsnämnden har å sin sida gjort en risk- och väsentlighetsanalys där tjänstemän från förvaltningen och politiker från nämnden tillsammans bedömt vilka risker som finns inom olika delar av nämndens verksamhet. Enligt uppgift har politiker och tjänstemän delats in i grupper utifrån nämndens målområden. För varje målområde har cheferna och politikerna i respektive grupp tillsammans tittat på vilka risker som finns inom det aktuella målområdet samt hur dessa risker kan förebyggas. Dessa gruppdiskussioner har legat till grund för nämndens internkontrollplan. För kommunstyrelsens del är risk- och väsentlighetsanalysen gjord på tjänstemannanivå. Dock har såväl kommunstyrelsens arbetsutskott som hela kommunstyrelsen enligt uppgift fått del av underlaget inför beslutet om internkontrollplanen. Kommunstyrelsen hade vid det tillfället möjlighet att ändra tjänstemannaförslaget. Enligt riktlinjerna till verksamhets- och ekonomistyrningspolicyn ska genomförd risk- och väsentlighetsanalys sammanställas i en risk- och väsentlighetsplan. Enligt våra intervjuer ska denna risk- och väsentlighetsplan innehålla i princip alla processer som finns inom respektive nämnds ansvarsområde. Tanken är sen att politikerna i de olika nämnderna, utifrån bedömd risk och väsentlighet och den sammanställda risk- och väsentlighetsplanen, ska kunna välja ut områden att följa upp inom ramen för den interna kontrollen. Vår granskning har visat att ännu inte börjat arbeta med dessa risk- och väsentlighetsplaner. Enligt uppgift är ambitionen att ha dem färdiga till november 2014 så att 2015 års internkontrollplaner kan baseras på dessa. Kommentarer Vi ser allvarligt på att bildningsnämnden inte har anpassat sin interna kontroll till rådande styrdokument inför 2014 års uppföljning av den interna kontrollen och därmed inte gjort någon risk- och väsentlighetsanalys i den bemärkelse som avses i verksamhets- och ekonomistyrningspolicyn med tillhörande riktlinjer. 9

12 Vi ser positivt på omsorgsnämndens sätt att arbeta med risk- och väsentlighetsanalysen där nämndens politiker samt chefer från verksamheterna i hög utsträckning är delaktiga i analysen. Beträffande den interna kontrollen i allmänhet och valet av områden för uppföljning i synnerhet är vår uppfattning att det är en fördel om ledamöter i kommunstyrelse och nämnder är delaktiga i arbetet med detta. Vi ser också positivt på det arbete med risk- och väsentlighetsplaner som enligt uppgift kommer att fungera i praktiken från och med november Mot bakgrund av att kommunstyrelsen och nämnderna enligt gällande styrdokument redan skulle ha tagit fram sådana risk- och väsentlighetsplaner finner vi emellertid anledning att rikta kritik mot att kommunstyrelsen och nämnderna ännu inte kommit igång med detta arbete Internkontrollplaner Som vi tidigare varit inne på var uppföljningen av internkontrollen för år 2013 utformad som en uppföljning av måluppfyllelsen. Internkontrollplanerna innehöll därför inga kontroller av respektive nämnds olika processer, rutiner och kontrollsystem. De mätningar/kontroller som gjordes var i de flesta fall endast en redovisning av nyckeltal hämtade från exempelvis SCB, SKL eller Arbetsförmedlingen. Eftersom bildningsnämnden inte uppfattat att uppföljningen av 2014 års interna kontroll skulle ske i enlighet med de nya styrdokumenten ser deras internkontrollplan för år 2014 näst intill identisk ut som 2013 års plan. Enligt riktlinjerna till verksamhets- och ekonomistyrningspolicyn ska internkontrollplanen, utöver de av nämnden prioriterade kontrollerna även innehålla gemensamma kontrollmoment utifrån rekommendationer från kommunstyrelsens bedömning. För år 2014 innebar detta att kommunstyrelsen bestämde att fyra olika konroller skulle finnas med i nämndernas internkontrollplaner. Dessa fyra kontroller finns dock inte med i bildningsnämndens internkontrollplan i och med att den i princip är identisk med 2013 års plan. Vår granskning har visat att det inte framgår i något beslut från kommunstyrelsen att bildningsnämnden och omsorgsnämnden skulle ha med de fyra kontrollerna i sina internkontrollplaner. Enligt uppgift var det dock något som kommunstyrelsen sade i samband med beslutet om 2014 års uppföljning av den interna kontrollen. Av riktlinjerna till verksamhets- och ekonomistyrningspolicyn framgår att kontrollmomenten bör varieras år från år om inga felaktigheter konstateras. När det gäller rapporteringen utifrån nämndens internkontrollplan framgår vidare att det ska framgå om respektive kontrollmoment ska finnas med i nästa års internkontrollplan eller inte. Bristfälliga moment ska tas med i nästa års internkontrollplan. Om nämnden inte anser att ett bristfälligt moment behöver med i nästa års internkontrollplan ska detta motiveras. Om brister i den interna kontrollen upptäcks framgår vidare av riktlinjerna att förslag på åtgärder för att förbättra kontrollen ska framgå av nämndens granskningsrapport. Det ska även finnas en tidplan för åtgärden. 10

13 Kommentarer I de fall kommunstyrelsen ska ha inflytande över vilka kontroller som de olika nämnderna ska företa inom ramen för den interna kontrollen menar vi att det är viktigt att detta framgår av kommunstyrelsens beslut. När en sådan sak inte finns dokumenterad i något beslut finns risker för misstolkningar och missförstånd. Som framgår ovan hade kommunstyrelsen sagt att fyra olika kontroller skulle ingå i nämndernas internkontrollplaner för år Då detta inte finns dokumenterat i något beslut uppfattade dock inte bildningsnämnden att det gällde för innevarande år. Vi ser positivt på att det i kommunens styrdokument påpekas att kontrollmomenten bör varieras år från år om inga felaktigheter konstateras. För att internkontrollen enligt vår mening ska vara aktuell krävs att nämnderna kontinuerligt värderar risker i verksamheten och varierar sina uppföljningar. Genom att år efter år ha samma kontrollmoment i internkontrollplanen kan nämnden säkerställa att just dessa rutiner fungerar, men nämnden kan inte säkerställa att den interna kontrollen i övrigt fungerar. Vi ser också positivt på att kommunens styrdokument förtydligar att nämndernas granskningsrapporter, vid konstaterade brister i den interna kontrollen, ska innehålla tidssatta åtgärder för att förbättra de bristfälliga kontrollerna. Enligt vår mening är det viktigt att de åtgärder som styrelse och nämnder fattar beslut om för att komma tillrätta med uppdagade brister rutinmässigt följs upp. 9.4 Övriga iakttagelser Mot bakgrund av att internkontrollen i tidigare varit utformad som en uppföljning av resultatmålen har det i våra intervjuer framkommit att arbete med intern kontroll på det sätt som anges i verksamhets- och ekonomistyrningspolicyn är nytt för många av politikerna och tjänstemännen. Därav har vi frågat om det skett någon utbildning gällande intern kontroll. Våren 2011 fick såväl politiker som tjänstemän i kommunen en utbildning som innehöll bitar om intern kontroll. Enligt uppgift kom man dock aldrig riktigt igång med internkontrollarbetet i praktiken. När man väl tog tag i det utformades den interna kontrollen som en uppföljning av resultatmålen. Under det senaste året har förvaltningschefen för omsorgsförvaltningen hållit i en information/utbildning om intern kontroll för både politiker och tjänstemän inom omsorgsnämnden och omsorgsförvaltningen. Vidare har ekonomichefen för ekonomienhetens anställda tagit fram ett utbildningspaket gällande intern kontroll. Inom bildningsnämndens ansvarsområde har ingen ny utbildning hållits sedan utbildningen

14 Kommentarer Eftersom aldrig kom igång med internkontrollarbetet på ett bra sätt efter utbildningsinsatsen 2011 och eftersom vissa politiker och tjänstemän hunnit bytas ut sedan dess anser vi att en ny kommunövergripande utbildning gällande intern kontroll bör övervägas. Behovet av utbildning kring intern kontroll visade sig tydligt i samband med revisorernas övergripande granskning 2013 då det föreföll som att kännedomen om nämndens/styrelsens interna kontroll generellt skulle behöva förbättras. Om en sådan utbildningsinsats initieras kan det med fördel ske under början av 2015 med tanke på höstens kommunalval samt den kommande förändringen av s politiska organisation. 10. Slutsats och rekommendationer I denna granskning konstaterar vi att det finns ett antal brister kopplade till kommunens system för intern kontroll. Det handlar främst om att kommunstyrelsen och nämnderna ännu inte har implementerat gällande styrdokument fullt ut. Vi konstaterar emellertid att kommunens regler och anvisningar för den interna kontrollen borgar för en god intern kontroll. Vår bedömning är således att förutsättningarna är goda för en tillfredsställande intern kontroll inom kommunstyrelsens och nämndernas ansvarsområden. För att kunna säkerställa en tillfredsställande intern kontroll är det dock viktigt att styrdokumenten efterlevs. Utifrån revisionsfrågorna konstaterar vi i granskningen att Det finns styrdokument som definierar intern kontroll. Det finns även system och rutiner som enligt vår mening borgar för en god intern kontroll. Hittills har kommunstyrelsen och nämnderna dock inte till fullo arbetet i enlighet med gällande styrdokument. Som en följd av att kommunstyrelsen och nämnderna till vissa delar inte följer gällande styrdokument har man inte heller efterlevt alla de system och rutiner som finns. Nämndernas rapportering av uppföljningen av den interna kontrollen har exempelvis inte nått kommunstyrelsen medan de kommunala bolagen inte har rapporterat sin interna kontroll över huvud taget. Kommunstyrelsen har inte heller utvärderat kommunens samlade system för den interna kontrollen. Med gällande styrdokument som kriterium kan vi således konstatera att de system och rutiner som finns för den interna kontrollen hittills inte fungerat på ett ändamålsenligt sätt. Uppföljningen av den interna kontrollen har enligt vår mening inte varit ändamålsenlig när det gäller 2013 års interna kontroll, bland annat eftersom den inte varit baserad på en ändamålsenlig risk- och väsentlighetsbedömning. När det gäller 2014 års uppföljning av den interna kontrollen är kommunstyrelsens och omsorgsnämndens uppföljningar baserade på ändamålsenliga risk- och väsentlighetsbedömningar medan bildningsnämndens uppföljning inte är det. 12

15 Utifrån vad som framkommit i denna granskning rekommenderar vi: - Att kommunstyrelsen säkerställer att nämndernas och de kommunala bolagens rapportering gällande den interna kontrollen sker i enlighet med verksamhets- och ekonomistyrningspolicyn samt att rapporterna når kommunstyrelsen - Att kommunstyrelsen utvärderar kommunens samlade system för intern kontroll i enlighet med verksamhets- och ekonomistyrningspolicyn - Att kommunstyrelsen i de fall det är aktuellt fattar ett formellt beslut om vilka områden som nämnderna ska föra in i sina internkontrollplaner - Att nämnderna tar ställning till huruvida de kommunövergripande reglerna och anvisningarna ska kompletteras med nämndspecifika regler och anvisningar eller ej - Att såväl politiker som tjänstemän utbildas i intern kontroll KPMG, dag som ovan Andreas Wendin Konsult, offentlig sektor Karin Helin Lindkvist Certifierad kommunal revisor 13