Nora kommun. Uppföljning av kommunens arbete med intern kontroll Revisionsrapport. KPMG AB Antal sidor: 13

Transkript

1 Uppföljning av kommunens arbete med intern kontroll Revisionsrapport KPMG AB Antal sidor: 13

2 Innehåll 1. Sammanfattning 2. Bakgrund 2.1 Definition av intern kontroll 2.2 Exempel på uppföljning av den interna kontrollen 3. Syfte 4. Avgränsning 5. Revisionskriterier 6. Ansvariga nämnder 7. Metod 8. Projektorganisation 9. Resultat av granskningen 9.1 Styrdokument gällande intern kontroll i Kommentarer 9.2 Samordning av internkontrollfrågor Kommentarer 9.3 Nämndernas ansvar Kommentarer 9.4 Uppföljning av intern kontroll Kommentarer 10. Slutsats och rekommendationer

3 1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska hur kommunens arbete med den interna kontrollen bedrivs. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Utifrån revisionsfrågorna konstaterar vi i granskningen att det finns styrdokument som definierar intern kontroll. Vi anser dock att reglementet för intern kontroll skulle kunna förtydligas på vissa punkter eftersom det i dag tycks råda en del oklarheter om hur arbetet rent praktiskt ska skötas. det finns system och rutiner för den interna kontrollen. Vi menar emellertid att dessa skulle behöva utvecklas för att säkerställa en tillfredsställande intern kontroll. uppföljningen av den interna kontrollen fungerar på olika sätt i de olika nämnderna. I vissa avseenden fungerar uppföljningen i enlighet med de system och rutiner som finns i kommunen medan den i andra avseenden inte gör det. Gemensamt för all uppföljning i kommunstyrelse och nämnder är att den i huvudsak inte är baserad på en aktuell risk- och väsentlighetsanalys. I granskningen konstaterar vi även att politikerna i förhållandevis liten utsträckning är inblandade i arbetet med den interna kontrollen. I vissa nämnder är politikerna dock mer delaktiga än i andra nämnder. Antagandet av internkontrollplaner och valet av områden för uppföljning föregås generellt inte av någon dialog mellan nämndernas politiker och tjänstemännen. I vilken utsträckning resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen redovisas i nämnden skiljer sig mellan olika nämnder. I barn- och utbildningsnämnden förefaller ingen redovisning över huvud taget ske, medan kommunstyrelsen och kultur- och fritidsnämnden får en muntlig genomgång av resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen. Socialnämnden får under året löpande rapportering i skriftlig form medan det samlade resultatet från uppföljningen endast kommenteras i verksamhetsberättelsen. Nämndernas rapporteringar redovisas inte i kommunstyrelsen. Vi anser att politikerna i bör involveras i arbetet med den interna kontrollen i betydligt större utsträckning än vad som är fallet i dagsläget. Enligt vår syn finns det ett utvecklingsbehov vad gäller s arbete med den interna kontrollen. I ett utvecklingsarbete är det viktigt med ett starkt engagemang från politiken. Exempelvis menar vi att politikerna bör vara mer delaktiga i arbetet med risk- och väsentlighetsanalyser. Vidare anser vi att arbetet med risk- och väsentlighetsanalyser behöver utvecklas och dokumenteras på ett tydligare sätt. Likaså behöver nämndernas rapportering till kommunstyrelsen utvecklas. Därtill menar vi att kommunstyrelsen bör efterleva reglementet genom att årligen utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. Enligt vår mening bör kommunstyrelsen generellt ha en mer aktiv roll i internkontrollarbetet. Exempelvis menar vi att kommunstyrelsen årligen skulle kunna ta fram kommunövergripande granskningsområden som alla nämnder ska följa upp. Vidare menar vi att kommunstyrelsen bör se allvarligt på om nämndernas rapportering av den genomförda uppföljningen av internkontrollen nedprioriteras och därmed inte sker i enlighet med reglementet. I dagsläget får 1

4 kommunstyrelsens politiker inte ens kännedom om nämndernas rapportering är försenad eftersom rapporteringen endast hanteras på tjänstemannanivå. Kommunstyrelsen bör å det snaraste säkerställa att man får tillräcklig information om den interna kontrollen i de kommunala bolagen. Oavsett hur tillsynen av bolagen hanteras i praktiken är det viktigt att komma ihåg att uppsiktsplikten gäller varje enskild ledamot i kommunstyrelsen. Det bör således finnas tydliga rutiner som säkerställer informationsöverföringen från bolagen till kommunstyrelsen. 2. Bakgrund Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska hur kommunens arbete med den interna kontrollen bedrivs. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Styrelser och nämnders ansvarar för den interna kontrollen enligt KL 1 6 kap 7 : Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheterna bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Vidare framgår av KL 9 kap 9 : Revisorerna granskar årligen i den omfattning som följer av god revisionssed all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden. De prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. 2.1 Definition av intern kontroll En vanlig definition av intern kontroll 2 är: Intern kontroll är en process genom vilken kommunens styrelse och nämnder, ledning och annan personal skaffar sig rimlig säkerhet för att kommunens mål uppnås inom följande områden: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. En viktig del av den interna kontrollen är också att ringa in, bedöma och förebygga möjliga risker. För att ovanstående ska kunna säkerställas behöver den interna kontrollen vara en integrerad del av det vardagliga arbetet. Intern kontroll bör inte ses som en isolerad aktivitet utan snarare som en naturlig del av det systematiska förbättringsarbetet i kommunen. 1 Kommunallagen 1991:900 2 Enligt COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) med anpassning för den kommunala verksamheten 2

5 2.2 Exempel på uppföljning av den interna kontrollen I detta stycke ges några exempel på hur delar av den interna kontrollen inom socialnämndens ansvarsområde skulle kunna se ut. I figuren nedan visar vi tre exempel på rutiner kopplade till verksamhetsmässiga processer inom socialtjänsten och försöker åskådliggöra var uppföljningen/tillsynen av den interna kontrollen kommer in. Socialtjänst Internkontrollgranskning av att rutiner fungerar på avsett vis Handläggningsrutiner för försörjningsstöd Rutiner för framtagande av genomförandeplaner inom äldreomsorgen Rutiner för rättssäker biståndshandläggning Ett stort antal verksamhetsmässiga och ekonomiska processer sker i kommunen. Genom de rutiner och arbetssätt som finns ska det säkerställas att dessa processer fungerar på avsett vis. En internkontrollgranskning innebär att det görs en bedömning av vilka processer som är mest riskfyllda och ger allvarliga konsekvenser för att sedan testa, t.ex. genom stickprov, att de fungerar enligt rutinerna. Utifrån figuren ovan kan vi exemplifiera med handläggningsrutiner för försörjningsstöd. I den årliga risk- och väsentlighetsanalysen bör en bedömning göras av hur stor risk det är att dessa rutiner inte fungerar på avsett vis samt vilken konsekvens det kan leda till. Om risken bedöms vara stor och/eller konsekvensen bedöms vara allvarlig bör handläggningsrutinerna bli föremål för en internkontrollgranskning och därmed föras in i nämndens internkontrollplan för det aktuella året. 3

6 3. Syfte Internkontrollgranskningen kan sedan göras på det sätt som bedöms vara lämpligt, det kan exempelvis vara i form av stickprov. Om internkontrollgranskningen visar på brister ska dessa åtgärdas snarast. I så fall kan det även vara lämpligt att följa upp samma område året därpå för att kontrollera om det fungerar bättre då. Om internkontrollgranskningen däremot visar att handläggningsrutinerna fungerar som de ska är en uppföljning året därpå inte lika angelägen. Förutom internkontrollgranskningen ska det i verksamheten finnas inbyggda kontroller och uppföljningar av att rutiner fungerar som de ska. Exempelvis bör det inom äldreomsorgen finnas kontroller och uppföljningar av att alla brukare har aktuella genomförandeplaner precis som det inom skolan bör finnas uppföljning av åtgärdsprogrammens kvalitet. Dessa inbyggda kontroller och uppföljningar är en del av verksamhetens interna kontroll. Vid den årliga uppföljningen/tillsynen av den interna kontrollen granskas att rutiner och kontrollsystem fungerar på ett ändamålsenligt vis. Syftet med granskningen har varit att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig och ändamålsenlig. Vi har därför granskat om om om det finns styrdokument som definierar intern kontroll, samt om det finns system och rutiner för en tillfredsställande intern kontroll system och rutiner fungerar på ett ändamålsenligt sätt nämnden har en fungerande uppföljning av den interna kontrollen och om uppföljningen baseras på en ändamålsenlig risk- och väsentlighetsbedömning 4. Avgränsning Granskningen omfattar planer och uppföljning för 2011 och I denna typ av granskning har vi ingen möjlighet att göra en fullständig genomlysning av kommunens interna kontroll eftersom det skulle innebära att i stort sett varenda rutin kontrolleras. Fokus blir snarare på huruvida nämnderna följer det reglemente som finns samt en bedömning av om den årliga uppföljningen av internkontrollen fungerar på ett tillfredsställande sätt. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna uppfyller Kommunallagen (6 kap 7 ) Kommunens reglemente för intern kontroll Övriga tillämpbara interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut 4

7 6. Ansvariga nämnder Granskningen avser kommunstyrelsen och samtliga nämnder. Rapporten har saklighetsgranskats av kommunchef Jan Norlund samt förvaltningschefer Anders Danielsson och Mona Forsberg. 7. Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän 8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Andreas Wendin, konsult, under ledning av Karin Helin Lindkvist, certifierad kommunal yrkesrevisor. 9. Resultat av granskningen 9.1 Styrdokument gällande intern kontroll i Kommunfullmäktige i fastställde ett reglemente för intern kontroll Till reglementet finns även kommentarer. Syftet med kommentarerna är, såsom vi uppfattar det, att närmare förtydliga reglementet. Vid intervjun med kommunchefen framfördes att internkontrollreglementet är aktuellt och att det är väl känt i organisationen eftersom internkontrollplaner fastställs i kommunstyrelsen och nämnderna en gång om året. När kommunen antog sitt reglemente år 2006 skedde en relativt omfattande informationsinsats enligt kommunchefen. Någon egentlig utbildning hölls dock inte och det har det inte gjort därefter heller. Kommunchefen påpekar dock att det är möjligt att nyvalda politiker får lite utbildning om intern kontroll inom ramen för utbildningen som hålls för nyvalda politiker i samband med varje ny mandatperiod. Denna utbildning hålls tillsammans med övriga KNÖL-kommuner (kommunerna i norra Örebro län, vilka förutom Nora är Hällefors, Lindesberg och Ljusnarsberg). Eftersom kommunchefen i Nora inte deltagit vid dessa utbildningar kan han inte uttala sig om det ingår information om intern kontroll vid dessa utbildningar. Kommunchefen påpekar att det bytts ut en hel del politiker sedan reglementet antogs år 2006 och eftersom kommunen inte haft någon mer utbildning eller informationsinsats sedan dess är frågan om alla politiker känner sig delaktiga och insatta i arbetet med intern kontroll. Utifrån våra intervjuer kan vi konstatera att det är förhållandevis stora skillnader på hur de olika nämnderna arbetar utifrån internkontrollreglementet. 5

8 Reglementets innehåll presenteras mer ingående i avsnitten 9.2 till Kommentarer Vi ser positivt på att kommunfullmäktige fastställt ett reglemente för intern kontroll. Vi ser gärna att reglementet kompletteras med ett inledande avsnitt om vad intern kontroll avser, t.ex. genom COSO-definitionen. Vidare anser vi att reglementet skulle kunna förtydligas på vissa punkter eftersom det tycks råda en del oklarheter om hur arbetet rent praktiskt ska skötas. Eftersom inte har anordnat någon utbildning om intern kontroll sedan informationsinsatsen 2006 i samband med antagandet av internkontrollreglementet anser vi att kommunstyrelsen bör överväga en utbildningsinsats. Vi menar att det är viktigt att såväl politiker som tjänstemän är väl insatta i ansvaret för den interna kontrollen. Som vi kommer att återkomma till nedan ska det enligt reglementet finnas en fastställd rutin för introduktion av nyanställda om vad intern kontroll innebär. Så länge kommunen uppfyller det som står i reglementet bör tjänstemännen således ha en god inblick i arbetet med den interna kontrollen. Trots det menar vi att det kan vara på sin plats med en utbildningsinsats för både tjänstemän och politiker. Vidare anser vi att det vore lämpligt med en utbildningsplan för politiker vad gäller intern kontroll. 9.2 Samordning av internkontrollfrågor Av reglementet framgår att kommunstyrelsen är övergripande ansvarig för att tillse att det finns en god intern kontroll. I ansvaret ingår även att se till att det finns en organisation kring intern kontroll. Kommunchefens tolkning av reglementet är att det är han som har huvudansvaret för arbetet med internkontrollen. Ansvaret för detta finns emellertid inte dokumenterat eller närmare preciserat vid sidan av reglementet. Kommunens ledningsgrupp är det forum där frågor kopplade till kommunens interna kontroll kan diskuteras. Intern kontroll är dock ingen fråga som regelbundet tas upp för diskussion. Kommunchefen lyfter fram att man under våren 2013 har diskuterat huruvida det finns anledning att göra en generell översyn av internkontrollplanerna. Resultatet blev en uppmaning till respektive chef att göra en översyn av sin internkontrollplan för Ledningsgruppen såg inget behov av att göra någon övergripande förändring. Inom de olika förvaltningarnas ledningsgrupper diskuteras intern kontroll i olika stor omfattning, från att knappt diskuteras alls till att vara uppe för diskussion på i princip varje ledningsgruppsmöte Kommentarer Vi anser att det är viktigt att det finns ett forum, under ledning av den som har huvudansvaret för internkontrollen, för att samordna såväl arbetet vid nämnderna som erfarenhetsutbyte vad gäller internkontrollen. En vanlig missuppfattning är att intern kontroll endast avser ekonomi och administrativa rutiner vilket i många kommuner innebär att frågor om intern kontroll endast diskuteras bland ekonomer. Mot den bakgrunden ser vi positivt på att kommunens ledningsgrupp 6

9 är det forum där frågor kopplade till intern kontroll kan diskuteras. Vi menar dock att intern kontroll bör vara en regelbundet återkommande punkt på dagordningen samt att förvaltningscheferna bör göras ansvariga för att föra information om intern kontroll vidare till respektive förvaltnings ledningsgrupp. Vidare anser vi att ansvaret för intern kontroll bör dokumenteras vid sidan av reglementet alternativt förtydligas i reglementet. 9.3 Nämndernas ansvar Av reglementet framgår att nämnderna är ytterst ansvariga för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Nämnden ska bl.a. upprätta en organisation för intern kontroll samt tillse att det finns regler och anvisningar för den interna kontrollen. Varje nämnd ska enligt reglementet minst ha en fastställd rutin för hur planering och rapportering av internkontrollarbetet ska gå till introduktion av nyanställda om vad intern kontroll innebär I kommunstyrelsen och nämnderna finns inte några separata regler och anvisningar för den interna kontrollen. Det som finns är det av fullmäktige fastställda reglementet samt nämndernas egna internkontrollplaner. Rutinen för planering och rapportering av internkontrollarbetet ser enligt kommunchefen ut enligt följande. I samband med beslut om bokslutsanvisningar, oftast i november, uppmanar kommunstyrelsen nämnderna att rapportera den interna kontrollen i samband med inlämnandet av verksamhetsberättelsen till ekonomikontoret. Rutinen finns enligt kommunchefen dokumenterad såtillvida att den framgår av reglementet samt av bokslutsanvisningarna. Utöver detta har socialnämnden, som enda nämnd i, antagit en separat rutin för planering och rapportering av internkontrollarbetet. Av denna rutin framgår bl.a. information om när och hur rapportering ska ske till nämnden, vilken funktion som ansvarar för vad etc. När det gäller introduktion av nyanställda om vad intern kontroll innebär uppger kommunchefen att det är varje chefs uppgift att introducera nyanställda om vad det innebär att arbeta i Nora kommun. I den introduktionen ingår information om intern kontroll. Varje nämnd har fastställt introduktionsplaner för de olika yrkesgrupperna inom respektive nämnds ansvarsområde. Förvaltningschefen är enligt reglementet skyldig att löpande rapportera till nämnden hur den interna kontrollen fungerar. Minst årligen ska förvaltningschefen skriftligt rapportera till nämnden och ge en samlad bedömning om hur den interna kontrollen fungerar. Enligt kommunchefen sker rapporteringen en gång om året, såvida inte något anmärkningsvärt uppdagas i den interna kontrollen. Enligt våra intervjuer sker dock ingen rapportering över huvud taget till barn- och utbildningsnämnden medan socialnämnden vid varje nämndsammanträde får delgivningar om delar av den interna kontrollen. 7

10 9.3.1 Kommentarer I granskningen har framkommit att det finns system och rutiner för den interna kontrollen. Vi menar dock att det finns behov av en viss utveckling, vad gäller exempelvis uppföljningen av den interna kontrollen och rapporteringen från nämnderna till kommunstyrelsen. Detta återkommer vi till nedan. Vi tolkar de svar vi fått vid våra intervjuer som att det förvisso finns rutiner för hur planering och rapportering av internkontrollarbetet ska gå till. Dessa rutiner förefaller dock inte vara fastställda av nämnderna, vilket de enligt reglementet ska vara. Undantaget är socialnämnden som årligen fastställer rutiner för detta. Då det i den allmänna introduktionen av nyanställda i finns med information om intern kontroll torde det finnas goda förutsättningar för att kommunens arbete med intern kontroll är känt bland samtliga medarbetare i kommunen. När det gäller den löpande rapporteringen av hur den interna kontrollen fungerar uppfyller kommunstyrelsen och kultur- och fritidsnämnden minimikravet i sitt internkontrollreglemente genom att en gång per år rapportera detta. Vi menar dock att det vore önskvärt med rapportering till nämnder och styrelse vid fler tillfällen än i samband med den årliga uppföljningen av internkontrollen. Barn- och utbildningsnämnden uppfyller inte reglementet eftersom det från förvaltningen inte sker någon rapportering över huvud taget till nämnden. Denna uteblivna rapportering ser vi som en brist och är något vi återkommer till nedan. Socialnämnden utgör återigen ett undantag eftersom det är den enda nämnden som vid varje sammanträde får rapporter om hur delar av den interna kontrollen fungerar. Denna typ av löpande rapportering ser vi som ett gott exempel. 9.4 Uppföljning av intern kontroll Nämnderna är skyldiga att följa upp den interna kontrollen. Uppföljning ska ske enligt en särskild plan som ska antas av nämnden. Senast i samband med årsanalysens upprättande ska nämnden rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. Nämndens rapport ska innehålla omfattning av utförd uppföljning, utfallet och eventuellt vidtagna åtgärder. Enligt reglementet ska kommunstyrelsen med utgångspunkt från nämndernas uppföljning utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. Generellt sker nämndernas rapportering i samband med årsbokslutet. Kommunchefen uppger dock att det i vissa fall har varit problem att få in rapporterna i tid. På politisk nivå hanterar kommunstyrelsen, i likhet med nämnderna, endast den egna interna kontrollen. Nämndernas rapportering presenteras alltså inte för kommunstyrelsens ledamöter. Anledningen uppges vara att materialet är allt för omfattande för att i sin helhet presenteras för kommunstyrelsen. I kommunstyrelsen och nämnderna presenteras rapporteringen från uppföljningen av föregående års interna kontroll muntligen samtidigt som beslut fattas om innevarande års internkontrollplan, enligt kommunchefen. Vid intervjuerna med företrädare för barn- och utbildningsnämnden framkom dock, vilket vi tidigare nämnt, att det inte sker någon rapportering över huvud taget till barn- och utbildningsnämndens ledamöter. Socialnämnden får skriftliga rapporter vid varje 8

11 sammanträde. De löpande rapporterna sker i form av delgivningar medan det samlade resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen endast rapporteras i form av en kommentar i verksamhetsberättelsen. I likhet med barn- och utbildningsnämnden får alltså inte socialnämnden någon sammanställd skriftlig rapport avseende uppföljningen av den interna kontrollen. Följaktligen sker inte heller någon sammanställd rapportering till kommunstyrelsen bortsett från kommentaren i verksamhetsberättelsen. Om det uppdagas brister inom någon av nämndernas interna kontroll rapporteras inte dessa brister till kommunstyrelsen enligt kommunchefen. Det hanteras helt inom respektive nämnds ansvarsområde. Någon utvärdering av kommunens samlade system för intern kontroll sker inte. Det finns inga rutiner för hur kommunstyrelsen ska agera om en nämnd inte lämnar in sin rapportering i enlighet med reglementet. Eftersom rapporteringen hanteras på tjänstemannanivå får kommunstyrelsens ledamöter i praktiken ingen information om huruvida rapporteringen inkommer i tid eller ej. Kommunstyrelsen ska enligt reglementet informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala företagen. Kommunchefen uppfattar att Nora Rådhus AB i praktiken har övertagit det mesta av tillsynen av de kommunala företagen från kommunstyrelsen. I denna tillsyn ingår uppsikt över bolagens interna kontroll. Kommunchefen uppger dock att det efter att Nora Rådhus AB bildades under 2012 inte har etablerats någon rutin för informationsöverföring till kommunstyrelsen. I dagsläget finns det således inte någon fungerande rutin för detta. Vidare uppger kommunchefen att det inte heller innan Nora Rådhus AB bildades egentligen fanns någon tydlig rutin hur kommunstyrelsen skulle informera sig om den interna kontrollen i bolagen. VD för Norabostäder AB och Nora Fastigheter AB framför å sin sida att bolagen rapporterar enligt vad som finns angivet i ägardirektiven. Vid intervjuerna har framkommit att kommunstyrelsens, kultur- och fritidsnämndens samt barnoch utbildningsnämndens internkontrollplaner ser i stort sett likadana ut år från år. Vissa mindre förändringar har emellertid skett under de dryga sex år som kommunen haft ett internkontrollreglemente. Socialnämnden har i större utsträckning gjort förändringar i sina internkontrollplaner eftersom socialförvaltningen årligen går igenom samtliga rutiner som finns med i socialnämndens internkontrollplan i syfte att hålla planen aktuell. I såväl kommunstyrelsen som i nämnderna är det endast tjänstemän som är delaktiga i framtagandet av förslag till områden för uppföljning. När det gäller de risk- och väsentlighetsanalyser som ligger till grund för internkontrollplanerna uppger kommunchefen att berörd chef kan ha gjort någon förändring under åren men att det i grunden är samma risk- och väsentlighetsanalyser som gjordes När risk- och väsentlighetsanalyserna togs fram 2006 gjordes det av projektledaren för internkontrollen tillsammans med berörda chefer. Även om socialnämnden årligen går igenom sin internkontrollplan för att hålla den aktuell görs enligt nämndsekreteraren inga nya risk- och väsentlighetsanalyser. 9

12 9.4.1 Kommentarer Vår uppfattning är att det är viktigt att ledamöter i kommunstyrelse och nämnder är delaktiga i arbetet med den interna kontrollen i allmänhet och valet av områden för uppföljning i synnerhet. Mot den bakgrunden ser vi det som ett problem att uppföljningen av internkontrollen till så stor del hanteras på tjänstemannanivå. Enligt våra intervjuer förefaller internkontrollen vara uppe för beslut i styrelse och nämnder endast vid fastställandet av innevarande års internkontrollplan. Vi menar att även styrelsens och nämndernas årliga rapporter borde komma upp till beslut i respektive nämnd/styrelse. Därtill är vår uppfattning att rapporteringen skulle behöva utvecklas, exempelvis anser vi att en kort kommentar i verksamhetsberättelsen näppeligen kan betraktas som en fullgod rapportering. Enligt våra intervjuer förefaller det som att nämndledamöterna i barnoch utbildningsnämnden inte ens får en muntlig dragning av resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen, vilket vi anser vara anmärkningsvärt. Dels för att det av reglementet framgår att nämnderna minst en gång per år ska få en skriftlig rapportering om hur den interna kontrollen fungerar. Men främst för att en utebliven rapportering innebär att politikernas delaktighet därmed blir starkt begränsad. Vidare anser vi att nämndernas rapporter även borde presenteras i kommunstyrelsen. Vi ser allvarligt på att kommunstyrelsen, i strid med reglementet, inte utvärderar kommunens samlade system för intern kontroll. När systemet för intern kontroll till så stor del sköts på tjänstemannanivå och när det dessutom inte sker någon utvärdering av systemet riskerar den interna kontrollen att endast bli någonting som bockas av utan att någon större vikt egentligen fästs vid syftet med den interna kontrollen eller hur systemet för intern kontroll faktiskt fungerar. För att den interna kontrollen ska bli aktiv och varierad anser vi att risk- och väsentlighetsanalysen samt valet av områden för uppföljning skulle behöva utvecklas. Vi menar även att rapportering och utvärdering är i behov av utveckling. Även om det från de kommunala bolagen framförs att rapportering sker enligt ägardirektiven förefaller kommunstyrelsens uppsikt över den interna kontrollen i de kommunala bolagen inte vara till fyllest vilket vi anser vara bekymmersamt. Även om tanken är att Nora Rådhus AB i praktiken ska sköta tillsynen av de kommunala bolagen så är det viktigt att vara medveten om att varje enskild kommunstyrelseledamot ska vara informerad om hur den interna kontrollen i de kommunala bolagen hanteras. För att kommunstyrelsen ska fullgöra sin uppsiktsplikt krävs således tydliga och väl fungerande rutiner för hur samtliga ledamöter ska få information om bolagens verksamheter, inklusive system för intern kontroll. De internkontrollplaner vi tagit del av är förhållandevis omfattande. Vår uppfattning är att många av de kontrollpunkter som framgår av planerna borde hanteras inom den ordinarie verksamhetsuppföljningen snarare än inom ramen för uppföljningen av den interna kontrollen. När nämnder och styrelse, som i, i det närmaste mekaniskt kontrollerar samma punkter år efter år och återanvänder en tidigare genomförd risk- och väsentlighetsanalys blir inte internkontrollen aktiv. Om det är så att dessa kontroller anses vara så viktiga att de behöver återkomma år efter år menar vi att de borde integreras i organisationens processer. För att internkontrollen enligt vår mening ska vara aktuell krävs alltså att nämnden kontinuerligt värderar risker i verksamheten. 10

13 Även om kommunstyrelsen och nämnderna tycker sig ha bra kontrollsystem kan de inte med säkerhet säkerställa detta så länge de inte har ett utvecklat och varierat internkontrollsystem som följer upp hur verksamheternas rutiner och kontrollsystem fungerar. För att kunna göra det krävs ett aktivt internkontrollarbete där nämnderna gör återkommande risk- och väsentlighetsanalyser och varierar sina uppföljningar. Att återanvända en flera år gammal risk- och väsentlighetsanalys är inte tillräckligt för att säkerställa en god intern kontroll. Genom att år efter år följa upp samma rutiner kan nämnden/styrelsen säkerställa att just dessa rutiner fungerar, men nämnden/styrelsen kan inte säkerställa att den interna kontrollen i övrigt fungerar. Vår uppfattning är att det kan vara en fördel att välja ut färre områden för uppföljning än vad som är fallet i men att det sker en variation av kontrollmoment mellan olika år. 10. Slutsats och rekommendationer Detta stycke inleds med några resonemang kopplade till sådant som tidigare framkommit i denna rapport. I dessa resonemang lämnas vissa rekommendationer. Därefter presenteras våra slutsatser utifrån granskningens revisionsfrågor innan vi avslutar stycket med ett antal rekommendationer i punktform. Dessa punkter baseras dels på det vi lyft fram tidigare i denna rapport, dels på det vi lyfter fram i resonemangen nedan. Vi anser att antagandet av internkontrollplanerna med fördel kan föregås av en dialog mellan politiker och tjänstemän eftersom det då fordras ett mer aktivt förhållningssätt vad gäller internkontrollen. Då det är politikerna som är ytterst ansvariga för verksamheten är det viktigt att de i ett tidigt skede får inflytande över vilka områden som bör följas upp. Vi menar också att det skulle vara en fördel om kommunstyrelsen generellt tog en mer aktiv roll i internkontrollarbetet. Exempelvis skulle kommunstyrelsen årligen kunna ta fram kommunövergripande granskningsområden som nämnderna ska följa upp. Genom att göra det tar kommunstyrelsen ett övergripande ansvar och visar vad som anses vara viktigt för kommunen som helhet. Detta kan ses som en del i kommunstyrelsens ansvar att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter samt att ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Som vi tidigare nämnt anser vi att nämndernas rapportering till kommunstyrelsen inte enbart ska hanteras på tjänstemannanivå. Vi menar att rapporteringen bör presenteras för ledamöterna i kommunstyrelsen eftersom de annars svårligen kan uppfylla sin uppsiktsplikt över nämnderna. Därtill bedömer vi alltså att rapporteringen skulle kunna utvecklas betydligt. För att utveckla rapporteringen menar vi dels att nämnderna i sin rapportering skulle kunna ha med en motivering till varför respektive nämnd valt att följa upp de rutiner som valts ut. Dels menar vi att rapporten skulle kunna innehålla ett resonemang kopplat till verksamhetens mål kring de eventuella brister som uppdagats vid uppföljningen av den interna kontrollen. Vad kan dessa brister få för konsekvenser? Genom att i rapporten till kommunstyrelsen föra ett resonemang kring de brister som uppdagats och dess potentiella konsekvenser blir kopplingen till verksamhetens mål tydligare. Vi är av uppfattningen att det skulle vara en pedagogisk vinst att tydligare koppla den interna kontrollen till fastställd verksamhetsidé och mål. På samma sätt anser vi att internkontrollplanerna med fördel skulle kunna innefatta en motivering till varför nämnden/styrelsen valt att följa upp just de rutiner som valts ut samt ett resonemang om 11

14 hur nämnden/styrelsen kommit fram till just den riskbedömningen. Genom att ha med en sådan motivering och ett sådant resonemang blir det tydligare för läsaren varför nämnden väljer ut just dessa rutiner. Uppföljningen får då också en mer konkret koppling till verksamheten. Utifrån revisionsfrågorna konstaterar vi i granskningen att det finns styrdokument som definierar intern kontroll. Vi anser dock att reglementet för intern kontroll skulle kunna förtydligas på vissa punkter eftersom det i dag tycks råda en del oklarheter om hur arbetet rent praktiskt ska skötas. det finns system och rutiner för den interna kontrollen. Vi menar emellertid att dessa skulle behöva utvecklas för att säkerställa en tillfredsställande intern kontroll. uppföljningen av den interna kontrollen fungerar på olika sätt i de olika nämnderna. I vissa avseenden fungerar uppföljningen i enlighet med de system och rutiner som finns i kommunen medan den i andra avseenden inte gör det. Gemensamt för all uppföljning i kommunstyrelse och nämnder är att den i huvudsak inte är baserad på en aktuell risk- och väsentlighetsanalys. Utifrån vad som framkommit i denna granskning rekommenderar vi 3 : - Att uppdatera reglementet för intern kontroll. - Att ge internkontrollfrågor högre prioritet. Det kan exempelvis ske genom att intern kontroll regelbundet återkommer som en diskussionspunkt i kommunens ledningsgrupp. Ett annat exempel är att kommunstyrelsen årligen tar fram kommunövergripande granskningsområden som alla nämnder ska följa upp. Ett tredje exempel är att ha riskoch väsentlighetsanalys som en årlig punkt på kommunstyrelsens och nämndernas dagordningar. - Att göra återkommande risk- och väsentlighetsbedömningar och variera områdena för uppföljning mer än vad som är fallet i dag. Som en del i detta menar vi att antalet områden för uppföljning bör minskas. Gäller även samtliga nämnder. - Att göra kommunstyrelsens och nämndernas ledamöter mer delaktiga i arbetet med den interna kontrollen, i synnerhet när det gäller valet av områden för uppföljning. Det gäller även rapporteringen av uppföljningen av den interna kontrollen, som enligt oss skriftligen bör presenteras för kommunstyrelsens och nämndernas ledamöter i enlighet med kommunens reglemente. - Att delge kommunstyrelsens ledamöter nämndernas rapportering. - Att utveckla arbetet med utvärderingen av kommunens samlade system för intern kontroll. - Att säkerställa att samtliga kommunstyrelseledamöter får tillräcklig information om den interna kontrollen i de kommunala bolagen. 3 Rekommendationerna riktar sig i regel till kommunstyrelsen. I de fall rekommendationerna även gäller nämnderna framgår det under varje punkt. 12

15 - Att initiera en utbildningsinsats för såväl politiker som tjänstemän gällande arbetet med intern kontroll samt att ta fram en utbildningsplan för politiker vad gäller intern kontroll. KPMG, dag som ovan Karin Helin Lindkvist Certifierad kommunal revisor Andreas Wendin Konsult, offentlig sektor 13